Business Process Management Systems

A complexidade das organizações está cada vez mais elevada, refletindo isso nos seus processos de negócio. Devido a esse facto é cada vez mais importante a utilização de ferramentas que permitam a sua gestão, sendo na sua maioria estas ferramentas baseadas em tecnologias de informação. Nos dias de hoje as tecnologias que mais se destacam para este fim e que cobrem todo o ciclo de gestão de processos de negócio (ou o ciclo BPM) são definidas como Business Process Management Systems (Magalhães, 2008).

Para Verner (2004), estes sistemas são um conjunto de técnicas que procuram a constante otimização do sistema de gestão, contribuindo com a definição de um conjunto de alterações que levem a organização a um patamar mais competitivo, com a definição clara e refletida dos processos e fluxos de trabalho bem como a sua automatização. Acima de tudo estas ferramentas procuram ser complementares às estruturas informáticas tradicionais na procura de promover a satisfação junto dos clientes e consumidores dos bens da organização. As BPMS procuram a interação constante entre pessoas e processos, definem os acessos à informação, gerem as exceções e suportam o fluxo de processos.

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As BPMS beneficiam a gestão organizacional, facilitando a comunicação e integração das pessoas em todos os sectores organizacionais, apoiando e simplificando o planeamento, a estruturação e o controlo de todas as tarefas e atividades organizacionais. Permitem ainda uma maior agilidade e flexibilidade em alterações no contexto funcional do negócio (Verner, 2004). Para Reijers (2006), as BPMS podem se tornar claramente mais-valias, promovendo excelentes resultados para as organizações que as utilizem. São exemplos destes resultados a redução nos tempos de resposta dos processos, a diminuição de erros ao longo das inúmeras transações de informação, a maior agilidade e predisposição na alteração das estruturas dos processos organizacionais, entre outras capazes de reduzir custos e otimizar o funcionamento organizacional (Reijers , 2006).

Estas ferramentas tecnológicas são vistas de uma forma genérica como ferramentas de software responsáveis por suportar atividades como a modelação, analise, otimização e execução funcional, interfuncional ou inter-organizacional dos processos de negócio.

A implementação destas ferramentas nas organizações, necessita de uma metodologia responsável que incorpore um aglomerado de métodos e técnicas adequadas ao apoio das várias atividades que constituem a BPM (Magalhães, 2008).

Uma ferramenta BPMS segundo Oliveira (2008) deve garantir:

 A identificação e modelação dos processos críticos e fulcrais à gestão do negócio;

 O entendimento, aceitação e execução do esquema de identificação, o sequenciamento e a interação desses processos;

 A criação de bases para a integração do sistema de gestão de processos com o ambien- te de tecnologias de informação;

 A aceitação do conjunto de critérios e métodos seguidos pela organização, procurando assegurar a efetiva execução e monitorização dos processos organizacionais;

 O fornecimento e disponibilização das informações sobre os processos organizacionais no devido e adequado tempo;

 A possibilidade de monitorização sobre as atividades, acompanhando o desempenho e funcionamento dos processos organizacionais;

 A disponibilização de funcionalidades para a análise da estrutura atual, simulação e oti- mização dos processos organizacionais;

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 A disponibilização de recursos e facilidades para a adoção de ações que procurem a ob- tenção de resultados planeados e melhoria contínua dos processos de negócio;

Para Puntar (2009), as ferramentas BPMS, devem ainda garantir um conjunto de quatro de funcionalidades indispensáveis para dar cobertura ao ciclo de vida de um qualquer projeto de BPM, estas funcionalidades resumem-se às seguintes.

Definição de processos - corresponde à fase de implementação da ferramenta, ou seja,

suporta o desenho do modelo de processos, que se espera que apresente todas as informações necessárias para que o sistema consiga executar os processos, entre estas informações destacam-se por exemplo, as relativas às atividades que sustentam os processos, as condições de início e de finalização dos mesmos, as regras presentes nos processos, os utilizadores que eles englobam e até sobre os documentos que cada atividade envolve (Puntar et al., 2009).

Controlo da execução de processos - esta funcionalidade surge depois da implementação

dos processos, sendo estes executados através da interpretação do BPMS que acompanha e coordena toda a execução destes. Esta execução dos processos significa a ativação das instâncias dos mesmos. Estas instâncias podem ser várias associadas a um único processo ou a processos diferentes e estarem simultaneamente em execução num BPMS, estando o BPMS responsável pelo encaminhamento das diferentes atividades para a sua execução nos tempos certos (Puntar et al., 2009).

Controlo de interações - quando faz o encaminhamento das atividades para os responsáveis

que as executam a ferramenta BPMS, adiciona pontos às listas de trabalho do registo desses responsáveis. Estas listas contêm diversas instâncias dos diversos processos em execução. Os responsáveis, quando acedem às suas listas de trabalho selecionam as tarefas que pretendem executar no momento. As execuções dessas tarefas envolvem manipulação de documentos, tomadas de decisões e preenchimento de dados. A finalização da tarefa por parte do seu responsável recoloca o processo no fluxo e ativa novas atividades conforme os resultados esperados (Puntar et al., 2009).

Gestão e acompanhamento dos processos em execução - a ferramenta BPMS disponibiliza ainda ferramentas que permitem realizar a gestão e monitorização dos processos em execução, apresentando o próprio modelo de processos, várias informações sobre o estado das diversas atividades realizadas, em execução ou por realizar. Algumas ferramentas BPMS

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dispõem mesmo de recursos que permitem realizar medidas de desempenho e produção de estatísticas que permitem projeções para otimizações dos processos (Puntar et al., 2009). Normalmente existe diferenciação entre utilizadores comuns e administradores de processos na utilização da ferramenta, desta forma a definição e instanciação dos processos devem ser realizadas apenas por utilizadores com tais responsabilidades.

Existem ainda algumas dificuldades em identificar nas organizações quando é necessário recorrer a ferramentas BPMS. Estas devem adotar estas tecnologias quando desejam ter um ambiente integrado para suportar eventuais projetos de BPM. Cenários convenientes à implementação destas tecnologias são:

 As estratégias organizacionais vão de encontro à orientação por processos, sistemas e aplicações são formas de apoio utilizadas para os processos;

 Gestão de processos holística e unificada, integrando a coordenação de pessoas, siste- mas, informações e máquinas;

 Existe uma consciência de necessidade de interação e de integração entre os responsá- veis do negócio e os elementos das TI ao longo de todo o ciclo de vida dos processos;

 Processos requerem um elevado nível de transparência e consistência através dos varia- dos tipos de interação;

 Processos necessitam de coordenação entre seus recursos, como as pessoas, maqui- nas, informação, etc…;

 Processos precisam de elevados níveis de agilidade, o negócio não pretende apenas so- breviver de uma forma de trabalhar;

 Consciencialização da necessidade de melhorias contínuas nos processos por parte da organização;

 Os responsáveis do negócio querem assumir funções e responsabilidades nas mudanças dos seus processos organizacionais;

 Os responsáveis do negócio sentem necessidade de visualizarem em tempo real o pro- gressos das transações e terem possibilidade de alterar o comportamento da execução; Existem dois fatores críticos que determinam a necessidade de implementação de uma solução BPMS nas organizações, são eles, a vontade de ter responsabilidade nas mudanças nos processos e a frequência de alterações nos mesmos (Puntar et al., 2009).

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