De 24 de outubro de 2013
"Dispõe sobre a Reforma Administrativa da Câmara Municipal de São José dos Campos, instituindo Plano de Cargos, Carreiras e Vencimento e dando providências correlatas."
A Mesa Diretora da Câmara Municipal de São José dos Campos, no uso de suas atribuições legais aprova a seguinte Resolução:
TÍTULO I
DA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA CAPÍTULO I
Da Estrutura Administrativa e Subordinação dos Órgãos da Câmara Municipal de São José dos Campos
Art. 1º. A estrutura administrativa da Câmara Municipal de São José dos Campos fica assim constituída:
I – Mesa Diretora da Câmara Municipal II – Chefia de Gabinete da Presidência
A. Assessoria de Relações Públicas e Cerimonial III – Assessoria Jurídica
IV – Secretaria Geral:
A. Secretaria Técnico Legislativa A.1. Diretoria Técnico Legislativa A.1.1. Divisão de Atas e Anais A.1.2. Divisão Legislativa
A.1.3. Divisão de Apoio Legislativo e Consultoria A.2. Diretoria de Expediente
A.2.1. Divisão de Arquivo e Protocolo A.2.2. Divisão de Serviços Internos A.2.3. Divisão de Expediente
A.2.4. Divisão de Cópias e Expedição B. Secretaria de Administração e Finanças B.1. Diretoria de Informática
B.2. Diretoria de Infraestrutura, Administração e Patrimônio B.2.1. Divisão de Transporte
B.2.2. Divisão de Administração
B.2.3. Divisão de Patrimônio e Manutenção Patrimonial B.2.4 Divisão de Recursos Materiais
B.3. Diretoria de Finanças
B.3.1. Divisão de Contabilidade B.3.2. Divisão de Tesouraria
B.3.3. Divisão de Gestão de Contratos
B.3.4. Divisão de Compras, Licitações e Almoxarifado B.4. Diretoria de Gestão de Pessoal
B.4.1. Divisão de Gestão de Pessoal B.4.2. Divisão de Formação e Qualificação C. Secretaria de Comunicação
C.1. Diretoria de Imprensa
C.1.1. Divisão de Áudio e Vídeo C.1.2. Divisão de Mídias C.1.3. Divisão de Imprensa C.2. Diretoria de TV C.2.1. Divisão de Operações C.2.2. Divisão de Produção C.2.3. Divisão de Planejamento C.2.4. Divisão de Programação Capítulo II
Da Competência dos Órgãos Integrantes da Estrutura Administrativa
Art. 2º. Aos órgãos integrantes da estrutura administrativa da Câmara Municipal são atribuídas as seguintes competências gerais:
I – Mesa Diretora da Câmara Municipal:
a)as atribuições e competências previstas na Lei Orgânica do Município e no Regimento Interno.
II – Chefia de Gabinete da Presidência:
a) Coordenar as atividades de relacionamento da Câmara Municipal com outros órgãos públicos e privados, de representação social, audiências, de informações, divulgação de expediente de sua área de atuação, organização;
b) Orientar as atividades do Gabinete da Presidência e dos demais setores a ele subordinados;
c) Executar os demais serviços determinados pela Presidência; II. A – Assessoria de Relações Públicas e Cerimonial:
a) Organizar detalhadamente e com a antecedência necessária, o cerimonial de todas as sessões solenes da Câmara;
b) Registrar o nome das autoridades presentes às sessões solenes visando à formação da mesa;
c) Organizar e orientar o serviço de Protocolo nos dias de sessões solenes;
d) Informar à Secretaria Geral sobre a convocação de servidores para o trabalho de apoio às sessões solenes;
e) Organizar sob a orientação do Chefe de Gabinete e do Secretário Geral, a recepção às autoridades que visitam a Câmara;
f) Organizar e coordenar todas as visitas à Câmara, oferecendo-lhes as informações necessárias ao perfeito entrosamento do encontro, especialmente quanto aos seus motivos;
g) Promover o registro de todas as visitas à Câmara;
h) Programar e recepcionar alunos de escolas de todos os graus, sociedades e entidades públicas e privadas, em visita à Câmara, oferecendo-lhes dados sobre o Legislativo como parte integrante do Governo Municipal;
i) Informar à Presidência e ao Secretário Geral, com a necessária antecedência, sobre as visitas à Câmara, e;
j) Executar outras tarefas afins determinadas pela Presidência no âmbito de sua competência.
III – Assessoria Jurídica:
a) Exarar pareceres sobre todas as matérias de tramitação legislativa e administrativa; b) Assistir a Mesa Diretora na elaboração de projetos de lei dispondo sobre assuntos de sua competência privativa;
c) Promover sua representação em juízo;
d) Prestar assistência à Mesa, inclusive às Sessões de Câmara e manter a biblioteca jurídica.
IV – Secretaria Geral:
a) Planejar, ordenar, orientar, controlar e fiscalizar as atividades administrativas; b) Executar as demais atribuições constantes de Resoluções e Regimento Interno, subordinado à Presidência da Câmara.
IV.A - Secretaria Técnico Legislativa:
a) Coordenar, orientar e fiscalizar todas as atividades relativas ao processo legislativo; b) Promover a integração da equipe técnica legislativa com a Presidência com vistas à realização do processo legislativo;
c) Estabelecer a relação entre as áreas técnicas dos poderes Executivo e Legislativo visando o bom trâmite do processo legislativo;
d) Promover a interação da área legislativa com as demais áreas da Casa, visando o bom funcionamento do processo legislativo;
e) Atuar junto às áreas de TI e às demais áreas para garantir a correção, a celeridade e a total transparência e acessibilidade do processo legislativo;
f) Coordenar todas as diretorias e demais áreas subordinadas à Secretaria. IV.A.1 - Diretoria Técnico Legislativa:
a) Coordenar, orientar e fiscalizar as atividades relativas ao processo legislativo, em especial os andamentos das sessões relacionada a esta diretoria, assinar os documentos pertinentes, visando a proteção do banco de dados sobre legislação em vigor;
b) Coordenar, orientar e fiscalizar as atividades relativas ao processo legislativo, garantindo assessoramento as comissões permanentes e temporárias, nos assuntos a elas submetidos, no sentido de que reúnam as condições necessárias paro o pleno desempenho de suas atividades;
c) Assessorar a Presidência durante as Sessões de Câmara sobre a votação de projetos e procedimentos regimentais;
d) Executar os demais serviços determinados pelo Secretário Geral, garantido o bom andamento do setor.
IV. A.1.1 - Divisão de Atas e Anais:
a) Coordenar, fiscalizar e executar todos os atos necessários a feitura e arquivo das atas e anais das Sessões de Câmara;
b) Executar os procedimentos que entender necessários para a feitura das respectivas atas e anais, arquivos, gravações das sessões legislativas e solenes, quando encaminhado a este setor pelo setor de gravação;
c) Elaborar certidões de pronunciamento dos vereadores ou de documentos constantes de arquivo do setor;
d) Encaminhar à Mesa Diretora as atas, anais e demais documentos que sejam necessários para assinatura eletrônica, disponibilizando no sistema GED, (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e arquivar digitalmente;
e)Executar os demais serviços determinados pela Diretoria Técnico Legislativa. IV. A.1.2 - Divisão Legislativa:
a) Coordenar o banco de dados sobre legislação; executar os atos pertinentes ao processo legislativo, em especial o monitoramento do sistema digital GED, promovendo as inclusões relacionadas aos processos até seu findo, visando garantir sua efetividade e transparência;
b) Elaborar certidões referentes aos projetos ou documentos constantes deste setor; c) Assessorar os membros da Mesa Diretora durante as Sessões de Câmara Legislativa e a votação de projetos;
d) Encaminhar para publicação todos os atos relacionados ao setor, inclusive as leis e demais atos administrativos;
e) Executar os demais serviços determinados pela Diretoria Técnico Legislativa. IV. A.1.3 - Divisão de Apoio Legislativo e Consultoria:
a) Ter como estratégia o acompanhamento em todas as reuniões e buscar entendimento para que os membros das comissões participem de forma programada visando cumprir os dispositivos regimentais;
b) Trabalhar com as demais áreas buscando interagir os setores, buscando a eficiência dos trabalhos com a participação dos membros desta divisão;
c) Acompanhar todo o processo legislativo, fiscalizando as ações pertinentes, buscando a legalidade, constitucionalidade das matérias que tramitam na casa e seus desdobramentos e as soluções dos problemas, excetuando elaboração de peças; d) Atender aos munícipes que procuram a casa para obter informações sobre questões relacionadas aos seus direitos, indicar instituições para efetivar o atendimento aos munícipes;
e) Assessorar os vereadores, em suas relações com a comunidade e entidades representativas e também em situações em que os mesmos sejam atingidos perante a comunidade em razão de suas funções institucionais ou do exercício do respectivo mandato;
f) Assessorar as comissões permanentes, fazendo acompanhamento das reuniões, auxiliando a inclusão dos pareceres no sistema digital, GED, elaborando suas respectivas atas e monitorando nos sistema os prazos das comissões informando os gabinetes, garantindo celeridade e transparência dos processos;
g) Coordenar e assessorar Comissões Temporárias no sentido de que reúnam as condições necessárias paro o pleno desempenho de suas atividades.
IV. A.2 - Diretoria de Expediente:
a) Auxiliar na coordenação, organização, orientação e fiscalização das atividades relativas ao expediente interno, compreendendo os serviços de secretaria, arquivo, protocolo, cópia e expedição de correspondência;
b) Assessoria à Mesa nas sessões durante a votação de requerimentos, indicações e moções e demais atos;
c) Coordenação juntamente com a secretaria de expediente de todas as sessões solenes, compreendendo: reunião com os gabinetes responsáveis pela solenidade em conjunto com a assessoria dos homenageados, reunião com os setores da Edilidade envolvidos, convocação de servidores, seleção de autoridades que comporão a Mesa Diretora, assessoria ao cerimonial até o término da solenidade;
d) Assessoria na coordenação das sessões institucionais; e) Leitura da pauta de indicações;
f) Atendimento e orientação aos munícipes e autoridades diversas; g) Demais serviços determinados pela Secretaria Geral.
IV. A.2.1 - Divisão de Arquivo e Protocolo:
a) Proceder ao recebimento, o protocolo e encaminhamento de documentos em geral; b) Proceder a classificação dos documentos segundo a sua natureza;
c) Proceder a elaboração da pauta das sessões;
d) Registrar ofícios e respostas, de origem interna e externa; e) Elaborar e encaminhar relatório mensal aos vereadores; f) Organizar a tramitação interna de processos;
g) Pesquisar documentos;
h) Controlar as certidões emitidas;
i) Proceder à manutenção de registros nos programas de protocolo em uso; j) Elaborar e controlar o cadastro de vereadores;
l) Organizar os antigos controles de processos existentes; m) Proceder ao arquivamento de documentos oficiais da Casa; n) Prestar assistência à Mesa durante as sessões;
o) Elaborar certidões de documentos constantes de seu arquivo e executar os demais serviços determinados pelo setor.
IV. A.2.2 - Divisão de Serviços Internos:
a) Inspeção dos serviços burocráticos desenvolvidos no âmbito da Secretaria de Expediente;
b) Redação da correspondência oficial da Câmara;
c) Encaminhamento das proposituras do expediente das Sessões da Câmara; d)Controle e arquivamento dos ofícios expedidos pela administração da Câmara; e)Controle e atualização do cadastro de entidades e autoridades;
f) Elaboração de certidões de documentos constantes do arquivo ou em tramitação; g) Mapeamento das licenças dos vereadores;
h) Convocação e posse dos suplentes;
i) Atendimento aos munícipes, autoridades, escolas e entidades diversas, prestando-lhes informações e/ou orientações;
j) Orientação aos gabinetes, na redação de Indicações, Requerimentos e Moções; l) Assistência à Mesa durante as sessões e atualização do resultado da sessão no site da Câmara;
m) Organização, controle e atuação nas Sessões , inclusive Solenes;
n) Elaboração e confecção de diplomas de “Honra ao Mérito” e “Reconhecimento Público” para concessão em homenagens diversas;
de prefeitos e vereadores e de declaração de bens. IV. A.2.3 - Divisão de Expediente:
a) Organização, orientação e implementação das atividades relativas ao expediente interno, compreendendo os serviços de secretaria, arquivo, protocolo, cópia e expedição de correspondência;
b) Manutenção do arquivo histórico;
c) Assessoria à Mesa nas sessões ordinárias; d) Coordenação de todas as sessões solenes;
e) Assessoria na coordenação das sessões institucionais;
f) Controle da indicação de vereadores e servidores que compõem as comissões externas;
g) Elaboração de certidões e atestados;
h) Redação de documentos oficiais, requerimentos, indicações e moções provenientes da Presidência e da de leitura da pauta;
i) Atendimento e orientação aos munícipes e autoridades diversas. IV. A.2.4 – Divisão de Cópias e Expedição:
a) Coordenar a distribuição interna e externa de correspondências; b) Coordenar a postagem de correspondência e extração de copiadas;
c) Coordenar e controlar a utilização das maquinas copiadoras, encadernadoras, plastificadoras e guilhotinas;
d) Coordenar os serviços burocráticos do setor e sua divisão; e) Elaborar certidões de documentos constantes de seus arquivos; f) Executar demais serviços determinados pela chefia.
IV.B - Secretaria de Administração e Finanças:
a) Planejar e implementar todas as medidas e ações de cunho administrativo e financeiro determinados pela Presidência e pela Secretaria Geral da Câmara Municipal; b) Coordenar e fiscalizar o recebimento dos repasses financeiros do Executivo e todas as despesas da Edilidade;
c) Coordenar, acompanhar a avaliar todas as atividades e processos relacionados às áreas administrativas e financeiras da Câmara;
d) Encaminhar e acompanhar os gastos com pessoal e processos de compras, licitações e despesas para que os mesmos ocorram com toda a lisura, transparência e buscando a racionalização dos recursos da edilidade;
e) Coordenar, de acordo com as diretrizes da Presidência e da Secretaria Geral, o processo de elaboração do PPA e orçamento da Câmara;
f) Propor e planejar a atualização e modernização da infraestrutura e equipamentos da edilidade;
g) Coordenar todas as diretorias e demais áreas subordinadas à Secretaria. IV. B.1 - Diretoria de Informática:
a) Elaboração de projeto conforme necessidades da Edilidade; b) Planejamento para execução de serviços;
c) Instalação de sistemas, manutenção de sistemas operacionais e aplicativos; d) Contato com prestadoras de serviço e acompanhamento de soluções de terceiros; e) Manifestar-se sobre a aquisição de equipamentos de informática e softwares, verificando sua adequação ao plano diretor de informática.
f) Planejar, organizar e gerenciar os serviços da área de tecnologia de informação; g) Elaborar e coordenar as políticas, normas e procedimentos relativos à tecnologia de informação zelando pelo seu cumprimento e a implementação de soluções;
h) Propor planos de investimentos visando atualização tecnológica;
i) Interagir com todas as áreas, garantindo o bom desempenho de equipamentos, redes e sistemas.
IV. B.1.1 - Divisão de TI:
a) Elaboração de cenários onde aponta o melhor custo/beneficio do projeto; b) Elaboração de descrição técnica de objeto de licitação;
c) Elaboração e aplicação de rotinas de segurança na utilização dos microcomputadores; d) Participação na comissão de apoio técnico para auxiliar ao pregoeiro ou comissões de licitação;
e) Participação na comissão de recebimento de serviços e equipamentos; f) Supervisão de estagiários;
g) Progressão de atividades de estagiários; h)Suporte e atendimento ao usuário local;
i) Suporte e manutenção de impressoras e microcomputadores. IV. B.1.2 - Divisão de Suporte Técnico, Manutenção e Treinamento:
a) Instalação física, manutenção, detecção de falhas e acionamento da garantia, análise diária e status e temperatura de ambiente;
b) Atendimento e suporte aos usuários;
c) Manutenção de microcomputador, impressoras e scanners;
d) Troca dos cartuchos de toner, drum, belt , fusor da impressora e demais suprimentos; e) Registro do atendimento efetuado nos sistemas;
f) Formatação e instalação de sistema operacional e aplicativos; g) Orientação na utilização de softwares;
h) Orientação aos usuários para uso da rede wireless; i) Configuração de contas de email.
IV. B.2 - Diretoria de Infraestrutura, Administração e Patrimônio: a) Coordenar todo o serviço do setor administrativo;
b) Coordenar serviços de transportes em geral; c) Comunicação entre os setores;
d) Informar a Divisão de Patrimônio e Manutenção Patrimonial quanto à necessidade de manutenção em equipamentos existentes na Edilidade;
e) Administrar gastos com empenhos globais com materiais de consumo e atas de registro de preços de produtos alimentícios;
f) Inspecionar os serviços burocráticos desenvolvidos no âmbito do setor;
g) Encaminhar necessidade de reparos estruturais à Diretoria de Manutenção Patrimonial;
h) Acompanhar e monitorar a prestação de Serviços às Sessões de Câmara. IV. B.2.1 - Divisão de Transporte:
a) Vistoriar os veículos oficiais, verificando validade dos equipamentos de segurança; b) Supervisionar o controle de diárias orientando-se quanto ao seu preenchimento e os serviços de lavagem, abastecimento, manutenção dos veículos, controle de diárias; c) Coordenar e manter em perfeita ordem as autorizações e prontuários dos motoristas; d) Proceder todas as etapas quanto ao controle de viagens e saída/entrada dos veículos oficiais;
g) Coordenar e acompanhar o prazo de validade da carteira nacional de habilitação – CNH dos motoristas efetivos e assessores autorizados a dirigir os veículos oficiais; h) Acompanhar os prazos para pagamento do seguro obrigatório (DPVAT), licenciamento e eventuais multas que recaiam sobre veículos da Câmara Municipal; i) Preparar e encaminhar os processos de acidentes envolvendo os veículos oficiais à Secretaria Geral;
j) Preencher a declaração de indicação de real condutor/infrator e encaminhar ao respectivo órgão competente dentro do prazo.
IV. B.2.2 - Divisão de Administração:
a) Analisar compras de equipamentos e serviços necessários às atividades do setor; b) Treinar e instruir os recepcionistas quanto ao cadastro de visitantes e também copeiros para prestarem serviços nas sessões ordinárias, extraordinárias e solenes; c) Coordenar a vigilância informando os fornecedores e serviços autorizados nos fins de semana;
d) Atualizar e elaborar memorial descritivo referente aos serviços contínuos para elaboração de edital licitatório;
e) Manter o claviculário evitando que as chaves sejam entregues a pessoas não credenciadas;
f) Coordenar treinamentos aos encarregados dos serviços contínuos;
g) Organizar, fiscalizar e controlar gastos com compras, entrega de alimentos, manutenção, monitoramento de câmeras, serviços contínuos terceirizados, limpeza e recepção, vigilância e portaria, auditórios, plenários, funcionamento dos caixas eletrônicos;
h) Encaminhar à gestão de contratos os fechamentos mensais de todos os contratos de serviços contínuos prestados e materiais entregues;
i) Controlar todos os relógios da Câmara, à exceção dos de ponto, levando-se por base o horário fornecido pela Telefônica;
j) Impedir o uso de dependências da Casa por pessoas não autorizadas;
l) Zelar, impedir, acompanhar e orientar o uso das bandeiras existentes no pátio e internas, atentando às normas de procedimento do manuseio da Bandeira Nacional; m) Orientar os porteiros ao cumprimento fiel de suas atribuições, notadamente nos dias de sessões de Câmara.
IV. B.2.3 - Divisão de Patrimônio e Manutenção Patrimonial: a) Controlar bens patrimoniáveis;
b) Proceder a registros nos livros fiscais, fichas e computador; c) Promover a manutenção dos bens patrimoniais;
d) Controlar os bens patrimoniais considerados inservíveis; e) Controlar as garantias dos bens patrimoniais;
f) Registrar e controlar as transferências dos bens patrimoniais; g) Registrar e controlar disquetes de software;
h) Registrar e controlar as licenças de uso de softwares; i) Elaborar certidões de documentos constantes de seu arquivo. IV. B.2.4 – Divisão de Recursos Materiais:
a) efetuar o controle e registro dos bens materiais e documentos da área;
b) zelar pela guarda, manutenção, conservação e materiais que estiverem afetos à área de atuação;
c) prestar assistência e despachar o expediente da área diretamente com as autoridades superiores;
IV. B.3 - Diretoria de Finanças:
a) Prestar conta regularmente ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo; b) Participar de inventário junto com o Setor de Patrimônio e dos processos licitatórios; c) Coordenar, orientar e fiscalizar as atividades financeiras;
d) Controlar as aplicações financeiras e proceder a conciliação bancária; e) Acompanhar a execução orçamentária e elaborar balancetes e balanços;
f) Preparar os processos de pagamento e emitir cheques para pagamento de fornecedores e funcionários;
g) Elaborar certidões de documentos constantes de seu arquivo;
h) Subsidiar a elaboração de projeto de lei de suplementações e de atos da mesa relativos à área financeira e contábil;
i) Emitir os relatórios exigidos pelo Tribunal de Contas;
j) Conferir as notas de empenho emitidas e conferir os processos de pagamento; l) Coordenar a triagem de documentos contábeis e trabalhistas;
m) Proceder ao acompanhamento financeiro e elaborar planilhas de calculo; n) Subsidiar a elaboração de projetos de lei de caráter orçamentário e financeiro; o) Elaborar certidões de documentos constantes de seu arquivo.
p) Elaborar editais de licitação. IV. B.3.1 - Divisão de Contabilidade:
a) Elaborar os demonstrativos definidos pela Lei de Responsabilidade Fiscal e acompanhar o planejamento orçamentário: Plano Plurianual - PPA, Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO, Lei Orçamentária - LOA e Projetos de Lei de Suplementações; b) Acompanhar o repasse de verbas do Executivo para o Legislativo;
c) Elaborar os balancetes mensais e os balanços orçamentário, financeiro, patrimonial e econômico anual;
d) Transmitir informação pelo sistema AUDESP; e) Empenhar e liquidar as despesas;
f) Preparar e conferir o processo de pagamento;
g) Escriturar as notas fiscais de serviços tomados, sujeito ou não à retenção de ISS; h) Acompanhar os limites de despesas com o pessoal sob a ótica da LRF 101/100 e Emenda 25 e legislação em vigor;
i) Realizar reavaliação e depreciação dos ativos;
j) Coordenar a triagem de documentos contábeis e trabalhistas;
l) Relacionar e elaborar ata dos documentos a serem eliminados de acordo com a legislação vigente;
m) Organizar o arquivo dos documentos contábeis;
n) Analisar balanços apresentados em processo licitatório, quando solicitado pela comissão.
IV. B.3.2 - Divisão de Tesouraria:
a) Preparar os processos de pagamento;
b) Emitir cheques para pagamento de fornecedores e funcionários; c) Emitir boletim de caixa;
f) Receber valores a serem consignados; g) Solicitar recursos financeiros à Prefeitura;
j) Elaborar certidões de documentos constantes de seu arquivo e demais controles exigidos pelo TCE.
IV. B.3.3 - Divisão de Gestão de Contratos:
a) Elaborar minutas, contratos, cartas contrato, ata de registro de preços e convênios, providenciando toda tramitação legal (conferencia da documentação para assinatura, publicação, solicitação de empenho e verificação da garantia dos contratos) acompanhando a tramitação junto aos setores pertinentes;
b) Acompanhamento contratual, recebimento provisório para elaboração do termo de recebimento definitivo;
c) Elaborar prorrogação, adiantamentos e apostilamento dos contratos;
d) No caso de descumprimento contratual: notificação da empresa para a sua manifestação, abertura de processo de penalidade, acompanhamento da tramitação de processo e rescisão contratual;
e) Elaborar atestados de capacidade técnica;
f) Fiscalização e guarda dos processos, solicitação de empenho, recebimento dos pedidos de reembolso e liberação de pagamento para o PROBESEM – Programa de