Captar, preservar e compartilhar conhecimento – As Comunidades de Prática

Identificar e integrar Pessoas de Conhecimento, qualificadas para influenciar e serem influenciadas pela sociedade global de hoje e de amanhã é a chave do sucesso para vencer o DESAFIO DO FUTURO da Organização e de seus clientes.

(Norberto Odebrecht)

Todo o referencial teórico abordado neste trabalho até o momento será ilustrado na proposta deste estudo de caso. Sabemos da dificuldade em mensurar e gerir o capital intelectual, ativo mais importante para as organizações na Era do Conhecimento. Ainda mais complicado que administrar esses bens intangíveis da organização é transformar os conhecimentos tácitos dos colaboradores em repostas, soluções e estratégias para questões da organização.

As organizações são compostas de vários indivíduos com especialidades distintas e conhecimentos específicos. Porém, se todo esse conhecimento intrínseco dos indivíduos não for comunicado, disseminado e compartilhado não terá nenhum valor para a organização.

As comunidades de prática, dentro do processo de gestão do conhecimento no ambiente corporativo, tendem a facilitar esse processo de compartilhamento do conhecimento. Segundo Stewart (1998, p.68): “As comunidades de prática, são oficinas do capital humano, o lugar onde as coisas acontecem.”

No ambiente das comunidades de práticas, os membros são os responsáveis por seu processo de aprendizagem, e ao compartilhar conhecimentos, estabelecem uma rede de novas oportunidades de conhecimento. Segundo Wenger (1998, p.5):

A aprendizagem é mais do que a mera aquisição de conhecimentos, habilidades e comportamentos; tem a ver com uma questão de identidade. O aprendizado muda quem somos e cria histórias pessoais no contexto das comunidades.

A geração do conhecimento e compartilhamento é sem dúvida mais eficaz a partir do momento que os colaboradores compartilham juntos as experiências Por este motivo, a circulação dos conhecimentos através das comunidades de prática é mais eficiente com a participação dos grupos focados.

Comunicar o conhecimento desenvolvido nas comunidades de prática por toda a organização para resultados de negócio é um outro grande desafio a fim de não permitir que o conhecimento fique restrito apenas ao grupo. Para otimizar esse processo de compartilhar conhecimento, a tecnologia da informação é uma importante parceira da Gestão do Conhecimento. Uma vez que proporciona aos integrantes da comunidade formas alternativas para discussão, rompe com as barreiras geográficas, unindo as pessoas que não teriam possibilidade de se encontrar nas reuniões presenciais. Ainda possibilita que o conhecimento seja explicitado e que as atividades realizadas e informações obtidas pelo grupo sejam registradas e armazenadas, através dos Portais Corporativos. Conforme Terra e Gordon (2002, p.73):

Está claro, então, que quando os portais corporativos são desenhados para ajudar o crescimentos dessas comunidades, os funcionários terão mais acesso a estas fontes de conhecimento (e soluções práticas de negócio) que tradicionalmente têm circulado apenas entre indivíduos que tenham tido a oportunidade de trabalhar lado a lado, ou ter, de forma freqüentes, encontros formais e informais.

É importante ressaltar que as comunidades de prática se autogerenciam. Na realidade, para esta estrutura não existe gestão e sim desenvolvimento. As comunidades se desenvolvem à medida que os membros que a compõem também atingem o seu desenvolvimento. Neste contexto, cabe à organização apenas apoiar essas estruturas, oferecendo ambiente adequado, estimulando e encorajando as pessoas para participação. Nas palavras de Stewart (1998, p.88): “As Comunidades de Prática não precisam de muitos recursos: deixe-lhes construir uma intranet, usar a sala de reuniões, realizar reuniões ocasionais para discutir despesas.”

E é esta a concepção da Braskem sobre o conceito de comunidades de prática; a área relacionada à gestão do conhecimento apenas suporta e estrutura os meios com os quais os participantes irão se comunicar.

Para a Braskem, as comunidades de prática são um canal estratégico para disseminação, compartilhamento e geração de novos conhecimentos.

O objetivo da constituição dessas comunidades é a possibilidade de desenvolver competências pessoais e coletivas, construir e compartilhar conhecimentos sobre temas de interesse para a Braskem.

Estrutura das Comunidades de Prática na Braskem

Todos os colaboradores e parceiros Braskem têm a oportunidade de participar desta estrutura, basta que para isso seja apresentado um domínio de interesse para o grupo e também para a Braskem. Conforme pudemos evidenciar no referencial teórico, o domínio é o tema que orienta a formação de uma comunidade, a identidade que gera interesse para a participação.

Os participantes devem estar interessados em estudar, aprofundar, trocar conhecimentos, informações e experiências sobre temas específicos através da participação

em reuniões presenciais ou virtuais, contribuindo com informações nos canais de informações disponíveis.

Cada participante desenvolve um papel na comunidade, que lhe designa atribuições específicas para otimizar a comunicação, não necessariamente para criar uma estrutura hierárquica, já que as comunidades de prática acontecem de forma espontânea. Conforme Stewart (1998, p.86):

Talvez o mais intrigante seja o fato de as comunidades de prática serem responsáveis por si mesmas Ninguém as possui, são como sociedades profissionais. As pessoas entram e ficam porque têm algo a aprender e algo com que contribuir. O trabalho que realizam é propriedade conjunta do grupo, coisa nossa.

Papéis e responsabilidades dos Participantes das Comunidades de Prática

Braskem

Sponson / Mentor: Designado o padrinho da comunidade, o que acompanha todo o desenvolvimento e evolução da comunidade.

Facilitador: Eleito pelos membros, tem o importante papel de estimular a colaboração e a troca de conhecimento, responsável pela promoção da participação e comprometimento dos membros para que a comunidade possa se consolidar e alcançar seus objetivos.

Membros: Os membros são responsáveis por manter a vitalidade da comunidade, detalhar o domínio a ser explorado (objetivo, papéis, responsabilidades e “regras”).

As Comunidades de Prática ativas atualmente na Braskem são:  Comunidade de Comunidades

 Piloto Braskem + na Área 700  Piloto Braskem + na UTA

 Redução do consumo de Nitrogênio na UNIB  Monitoramento de Benzeno

 Sopragem da Caldeira

 Aplicação de “SMED” no Pier  Recuperação de Perdas da A-1000

A comunidade de prática, com o título Comunidades de Comunidades, foi à precursora do projeto, com ela foi possível definir com clareza o que era uma comunidade de prática, qual o seu papel e como desenvolvê-la.

No momento as comunidades de prática ativas têm gerado para a Braskem resultados bastante efetivos, na identificação de melhores práticas e na promoção da socialização dos conhecimentos.

Canais de Comunicação

Os meios de comunicação e interação das pessoas é um dos fatores primordiais para o sucesso das comunidades de prática, afinal, através desses encontros e discussões coletivas é que o conhecimento sobre determinado domínio é gerado. É também por meio do grupo que as novas práticas identificadas podem ser aplicadas ao negócio.

As comunidades podem ser estruturadas nas formas presenciais ou virtuais, ou seja, as reuniões entre os participantes podem acontecer presencialmente ou através de meios virtuais, descritos como:

 Grupo de Correio: comunicação através de grupos de e-mails criados para comunicação entre todos os membros da comunidade;

 Intranet: Página de Gestão do Conhecimento;

 Sistema de Gestão do Conhecimento Braskem: canal que promove a integração das diversas informações que afetam diretamente o negócio, auxiliando a gestão do conhecimento gerado no ambiente interno e externo à organização.

 RIC: área que atua na gestão das informações e de conhecimento da Braskem, assegurando a preservação das informações geradas dos processos de trabalho, especificamente nos aspectos de integridade e disponibilidade. Apóia os integrantes das comunidades de prática esclarecendo suas dúvidas mais freqüentes e promovendo a integração de novos integrantes.

 Seminário do Conhecimento “Saber e Fazer”: Neste seminário, são apresentadas as melhores práticas da Braskem, algumas alcançadas através do desenvolvimento das comunidades.

O mais recente meio de comunicação implantado para promover a integração entre os membros das comunidades de prática é a criação de um novo espaço dedicado a eles no “Nosso Portal” – portal Braskem.

Durante entrevistas com uma das coordenadoras da RIC, a Sra. Mafalda Franco, analista de sistemas e pós-graduada em gestão documental, esclareceu-se que o portal corporativo é apenas mais um instrumento para garantir uma estrutura adequada de comunicação entre os membros das comunidades de prática. O fundamental é a interação entre as pessoas e sua disponibilidade em compartilhar e gerar novos conhecimentos.

O portal, além de disponibilizar conceitos sobre a constituição de uma comunidade de prática, proporciona às pessoas acesso direto ao conhecimento já desenvolvido em comunidades que estão em andamento, apresentando seus membros. Permite que as pessoas com interesses comuns, mas alocadas em unidades distantes possam

se comunicar através de um fórum, que também é mais uma forma de registro da troca de experiência entre os membros.

O lançamento do portal é recente, em outubro de 2006, porém a aceitação dos públicos envolvidos já é bem significativa, gerando e comunicando conhecimento para identificar melhores práticas para os processos da Braskem.

É recomendado para as comunidades de prática que efetuem registro e disseminação do conhecimento desenvolvido a partir da realização dos trabalhos. A comunidade transforma os resultados em um documento a ser disponibilizado no Sistema do Conhecimento Braskem e também se compromete a divulgar esses resultados no Seminário do Conhecimento “Saber e Fazer”.

A Braskem reconhece que a geração e o compartilhamento do conhecimento é um recurso estratégico para a organização e que as pessoas que a compõem - integrantes e parceiros - são as detentoras deste ativo precioso, conseqüentemente, repensáveis pelo diferencial competitivo da empresa.