Classificação da Pesquisa

Este trabalho consiste em um estudo de natureza descritiva com abordagem qualitativa, utilizando-se o método de investigação documental, e também o estudo orgânico-funcional. Havendo, naturalmente, diferentes teorias e modelos para o alcance da metodologia, procurou perceber-se, seguindo de perto uma abordagem qualitativa nas

59 A Ciência da Informação não é multidisciplinar, mas transdisciplinar e una. Integra várias disciplinas e agrega o contributo de cada uma delas, acrescentando-se um cunho científico que, cada uma isoladamente não tem. CI é, também, por natureza, uma ciência interdisciplinar, embora as suas relações com outras disciplinas estejam mudando (Studies, 1996). O objetivo do curso visa responder a necessidades sociais de informação produzidas pelas transformações socio-tecnológicas, que caracterizam o mundo contemporâneo em particular a CMC, procurando interagir e agregar valor nos processos de negócios, geração, transferência e uso da informação, em todo e qualquer ambiente e contribuir para manter a memória patrimonial, cultural, recorrendo a uma pluralidade de fontes de informação suscetíveis de preservação.

60 Miraldina Wanga da Silva José Correia do Quental, Diretora do Centro de Documentação do Mercado

de Capitais, entre 2013-2018.

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fases de produção da investigação (Corujo, 2017, p. 46 Apud Mackenzie e Knipe, 2006, adaptado).

Segundo o autor Corujo (2017) o rumo a uma abordagem qualitativa é caracterizado por encarregar a forma a prática do mundo real para «adquirir informação e conhecimento em busca dos fins desejados, por influência dos valores e ideias políticas do investigador»

(Idem, 2017, p. 46). Ou seja, o investigador questiona quais os problemas práticos que ainda precisa resolver. Tal permite que as relações na investigação sejam previamente definidas pelo o que o investigador considera apropriado para cada estudo em particular, o que demonstra a importância de procurar adequar os métodos às questões e propósitos específicos da investigação

Os autores Lessard-Hébert, et al. (2005, p. 95) deduzem que a abordagem qualitativa privilegia o contexto da descoberta, associada a uma abordagem indutiva construída ao longo do tempo em que a realidade vai sendo estudada. Isto é, a investigação passa por etapas de ligação entre o teórico e empírico, o investigador consolida o conhecimento teórico e o prático. Nesse sentido, apoia-se na definição e na estrutura organizativa e o modelo de sistema de informação, que melhor se possa aplicar à realidade da CMC, com o intuito de criar um modelo, com foco no resultado (organização), foco nos processos prioritários, foco nas pessoas no qual as variáveis de especialização e metodologia não se sobreponham ao ambiente externo. Deste modo, aponta para as necessidades e perfil da organização e do arquivista com predominância na qualidade percebida dos serviços e na gestão integrada do sistema de informação que, de forma direta, criam as condições técnicas à garantia de prova de que o documento de arquivo é aquilo que pretende ser, e de forma organizacionais que criam normas, políticas, iniciativas para a normalização dos processos, diminuição do tempo de espera, disponibilização de conteúdos, preservação e segurança da informação digital.

Investigação documental

Compreendemos a investigação documental enquanto método de investigação (Bowen, 2009, p. 29), que visa a análise, escolha, identificação, levantamento e a interpretação de dados analítico existentes em fontes de informação credível para a construção de conhecimento empírico e para o desenvolvimento da compreensão técnico informacional.

Tal aponta para duas vertentes. A primeira consiste na identificação, seleção, recolha, exame e avaliação sistemática dos dados relevantes para a elaboração de respostas aos

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problemas identificado. Para o problema ser respondido, é importante fazer uma análise crítica positiva orientada por critérios de plausibilidade, e uma interpretação que consiste, num dado momento, no trabalho de síntese das perspetivas elaboradas heuristicamente (Rüsen, 2007, p. 118-133). A função do investigador é estar preparado para as quatros fases da ação hermenêutica, que poderá ser vista na segunda vertente a escolha, a justificação e a interpretação (1.ª fase), a compreensão do seu contexto (2.ª fase), a interligação com o contexto socio histórico (3.ª fase) e a apropriação-aplicação do significado e significância (4.ª fase) (Gadamer, 1999, pp. 459-460).

Ainda os autores Quivy e Campenhoudt (2005, p. 187) referem que a investigação documental é um método que «prescreve a recolha ou de análise das fontes de informação capaz de obter hipóteses de investigação vantajosa e benefícios diretos e indiretos provenientes do próprio objeto de estudo». Os documentos como fonte de informação assumem total relevância nessa pesquisa porque contém conteúdo e forma produzidos no contexto organizacional que foram «registado sem a intervenção do investigador» (são considerados «factos sociais» (Bowen, 2009, p.27).

Fontes de informação

Faria e Pericão (2008, p.564) identifica a fonte de informação como «o documento original (…) a partir dos quais são tratados os elementos para determinados estudos e investigação», mas também pode ser considerado «os lugares onde pode localizar-se informação que pretende consultar». Quanto à localização, o investigador deve pesquisar as fontes de informação existentes tendo em conta os utilizadores e os objetivos a que destinam. Segundo Silva (2019, p.145) os utilizadores de primeira linha são os orientadores, professores e investigadores, sobretudo e principalmente nas dissertações de mestrado e tese de doutoramento e, de seguida, o investigador aluno. Ainda o mesmo autor apresenta os tipos de fonte de informação adequadas a escolher e a organizar pelo investigador, nomeadamente o Centro de Documentação da própria instituição em estudo em que o investigador possa contactar, entidades congéneres da organização, Portais, Repositórios, Arquivos, bibliotecas que permitem a pesquisa da fonte primária, seminários, congressos temáticos e outras decorrentes de pesquisas em motores de pesquisa. Deste modo, o sucesso da recuperação da informação está no investigador, mas é necessário criar estratégia de pesquisa e usar as fontes de informação correta. Quanto ao documento original, a sua utilização na investigação documental é primordial para a

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«construção da revisão da literatura» (Tuckman, p. 48, 2002) à medida que o investigador tem contacto com as fontes primárias, compara-os com os da revisão de literatura, para que o edifício possa ser «construído em cima do conhecimento científico já produzido ou existente» dando lugar até mesmo à propostas e recomendações consequentemente, de

«mudanças organizacionais⁶¹» (Quivy e Campenhoudt, 2005).

Revisão de literatura

Do ponto de vista de Denscombe (1998 apud Silva, 2020, p.108), a revisão da literatura prende-se na

- Obtenção de conhecimento nos estudos já realizados e disponíveis na área do sistema de informação arquivística;

- no conhecimento de problemas teóricos e também práticos do dia-a-dia que ainda precisam de ser resolvidos; e

- dinamização de uma visão realista na base da investigação e na caminhada do investigador.

- interpretação de cada estudo trazer novas reflexões

O investigador nunca parte do desconhecido, existindo todo o «corpo de conhecimento que foi estabelecido por outros investigadores» referentes na área, e permite entender se o estudo se afasta ou se aproxima dos estudos já encontrados, que no fundo remete a uma abertura e desenvolvimento na «planificação, implementação e interpretação dos resultados da investigação» iniciada como pano de fundo (Coutinho, 2014, p. 126). Esse corpo de conhecimento é a discussão de ideias (e não pessoas) em torno de um determinado tema, sistema de informação, gestão da informação, arquivo digital, CMC e que o investigador demonstra preferências de um conceito em detrimento de outros e explica o contributo do autor no nosso trabalho. Muitos estudos foram encontrados.

Todavia, reconhece-se a adoção de alguns livros, de que a coleção CI - Ciências da Informação, dirigida por Carlos Guardado da Silva (Edições Colibri & Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, Centro de Estudos Clássicos) é exemplo, procurando nestes a sua inspiração para um trabalho maior. Outro aspeto importante, é que a maior parte do

61 Problemas nas atividades que merecem mudanças simples ou não. O investigador depara-se, nos documentos analisados, com a ausência de instrumentos metodológico seguido para elaboração de um determinado modelo proposto pela entidade. Ou seja, nada consta, não se sabendo qual foi o referencial de competência seguido pela entidade que teve como resultado o modelo de avaliação de recursos humanos, ou se seguiu a sua prática e experiência. Este tipo de informação parece ser óbvio, mas, na maior parte das organizações. Ou também questões relacionadas com a ética.

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estudo sobre sistema de informação encontrados versa sobre arquivos histórico ou definito e outros sobre a organização e representação da informação.

Voltando à revisão de literatura, a sua comunicação consiste em construir um pensamento crítico da investigação sobre o nosso tema de interesse, oferecendo ao investigador bases científicas sólidas substanciadas na literatura teórica. Regra geral, preparada para colocar uma questão de investigação em contexto ou para identificar espaços em branco e/ou desfalecimento em estudos anteriores, de forma a justificar a uma nova investigação. A sua finalidade permite a validação externa sobre o assunto e perceber a razão na qual o nosso estudo é diferente de outros.

Ou seja, a investigação do sistema de informação arquivística CMC responde todas essas questões. Silva (2019, p, 28) refere que, no âmbito da investigação em CI, levaram a um crescimento de dimensão e complexidade da informação «tão grande e diversa que, para além do incremento de interpretações que cada estudo traz ou pode trazer é sempre possível desenvolver novas reflexões distintas das leituras anteriores», posição com a qual concordamos. Deste modo, tem claramente que ser feito, e está previsto que seja feito. O trabalho justifica-se porque é um trabalho que tem que ser feito e prova-se que sabemos fazê-lo. E também porque há um trabalho que precisa de ser feito e demonstramos como é que ele tem que ser feito. É sobre estas questões que nos debruçaremos, de um modo geral nos capítulos subsequentes.

A nossa investigação assenta, fundamentalmente, no campo disciplinar da Gestão da Informação. Como área disciplinar da gestão ou relacionada com os sistemas de informação, as suas origens remontam ao início do século XX, até se consolidar com área disciplinar na década de 80, integrada na ciência da informação. De acordo com Silva e Corujo (2019, pp.148-149), a GI se destaca nos EUA devido ao relatório da National Commission on Federal Paperwork (1977), que pretendia reduzir custos de contexto (papel, toner, impressoras, espaços de arquivo, renda do espaço) nas instituições na satisfação das necessidades burocráticas das entidades federais.

A partir de 1979, no Reino Unido, repentinamente se estabelece o conceito de mercado e concorrência na Administração pública, o que levou a que o relatório do Information Technology Advisory Panel (1983) se preocupasse somente em direcionar as atenções para as oportunidades de negócio no sector da informação. Resultou que, na década de 80 do século passado, a produção de recomendações e orientações técnicas para a Administração Pública lidarem com empresas e negócios que pretendessem retirar

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vantagem e benefício de informação transacionável (Department of Trade and Industry, 1990). Já na metade da década de 90 do século XX, a Definitions Task Group of the Information Resources Management Network, da Association for Information Management – ASLIB (1993), apresentou uma descrição concisa da natureza da GI e das ideias em seu torno, clarificando a relação entre GI e gestão de recursos de informação provenientes da tecnologia, notadamente a partir da implementação do sistema de gestão de informação.

É a finalidade da nossa investigação seguir de perto as boas ou melhores práticas para descrever, analisar e compreender as relações de processos de negócios e plano de classificação, que um sistema de informação encerra. Selecionamos o objeto de estudo SI. Assim, o projeto que mais se aproxima do nosso é o desenvolvido pelo grupo de trabalho das autarquias locais MEF à volta do plano de classificação, quer em torno da avaliação e suportado por processos de negócios, internacionalmente aceite e orientada para organizações públicas e privada e compartilhado entre investigadores de todo mundo, com a participação de Carlos Guardado da Silva. Este plano de classificação pode ser utilizado para descrever a futura representação dos processos de negócios da CMC, sendo possível alcançar o mesmo nível de cada um dos seus componentes. No entanto, nenhum método está isento de desvantagens, tem também fragilidades ou insuficiência que lhe são inerentes, como, por exemplo,

- Ausência de políticas organizacionais claras que apoiem à investigação de um modo geral, quando não acontece toda informação produzida independentemente do contexto é considerada confidencial,

- a escassez de detalhe derivado do facto de a documentação ter sido produzida com outros propósitos para além da investigação,

- as limitações decorrentes da dificuldade de recuperação ou acesso da documenta-ção, que não são alheias a investigação documental, incluindo o a seletividade tendenciosa sugerida por uma coleção incompleta de documentação (Bowen, 2009, p. 31-32).

Nessa perspetiva, a revisão da literatura uma vez conhecida aponta vários caminhos cabe ao investigador escolher o caminho em função do objetivo que se propôs a investigar inicialmente. Ainda na investigação, definir claramente a necessidade de informação, é um dos desafios que o investigador apresenta quando encontra fragilidades no objeto de estudo à medida que este serve a revisão da literatura e a necessidade de querer trazer e tratar de tudo em um só estudo. A revisão de literatura não pode ser genérica, por isso

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investigador se socorre a o uso de definição e critérios uma vez que o resultado depende da estratégia. Assim, definir tópicos de pesquisa, identificar os conceitos chaves, ter em conta os sinónimos, selecionar os termos de assunto, definir fatores de limites tais como o tipo de documento, as datas, limites foram os aspetos considerados pelo investigador, tal como referenciado na seção procedimento metodológico. Verifica-se que o cruzamento das duas dimensões gera novo conhecimento derivado da interpretação do investigador, revelando coerência, unidade ao longo do tempo. Deste modo, o sucesso da recuperação da informação está no investigador, mas é necessário criar estratégia de pesquisa e usar as fontes de informação correta.

Por sua vez, Costa (2017, p. 67) segue de perto Quivy e Campenhoudt (2008), que afirmam que o investigador deve sempre interrogar-se e ser capaz de responder a cinco questões fundamentais: «saber se a sua investigação é exequível de ser feita, se a mesma é clara, se é significativa para a área científica em questão, se é relevante e se é ética» e se é atualizada. Deste modo, para potenciar a gestão da informação do sistema de informação na CMC como valor estratégico, recorreu-se às ferramentas que suportam uma análise estratégica de planeamento estratégico de sistema de informação como Balanced Scorecard, Modelo de Análise estratégica Matriz de Ansoff, Modelo de Análise SWOT e o Modelo de Análise das cinco Forças de Porter (Competitive Forces) e a cadeia de valor.

Por conseguinte, estrutura-se a lista dos pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças da envolvente contextual interna e externa do Sistema de Informação Arquivística da CMC, que procuramos representar em uma tabela. A tabela de análise SWOT segue de perto a proposta de matriz para análise SWOT apresentada pela autora Luísa Carvalho, Maria Bernardo, Ivo Sousa e Mário Negas (2014, p. 86). O diagnóstico da situação atual foi realizado através do ambiente interno e externo da entidade. O ambiente interno foi obtido com a análise de SWOT, contando com a participação de colaboradores da CMC. A visão externa foi obtida através das aulas do mestrado. Assim fazendo, foi muito útil, no processo de encontrar a ideia chave no apoio de tomada de decisão na eventualidade de realizar uma redefinição do sistema de informação em estudo. Porque desta forma, o que estamos a fazer, não é nada mais, nada menos, do que encontrar a situação estratégica atual do sistema de informação CMC. Deste modo, o planeamento estratégico do Sistema de Informação CMC deve ser visto como um

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instrumento para desenvolver o alinhamento das necessidades de negócios da CMC com as estratégias de fornecimento de serviços nesse âmbito.