Modelo

A utilização de novas tecnologias esteve sempre presente no universo digital do mercado financeiro. Os organismos de supervisão do mercado de valores mobiliários cada vez mais dependem de informação produzida eletronicamente. Da mesma forma, foram produzidos alguns modelos teóricos que se constituem como escopo dos processos de Gestão da Informação.

Choo (1995) apresenta um modelo de GI que é composto por seis processos de informação. O autor identifica primeiro os diferentes elementos constituintes do processo de negócio e tenta transmitir, o máximo possível, o alcance e, principalmente, os limites dos seus principais contributos, na expectativa de encontrar os principais argumentos que

30Considerando o autor por exemplo é muito importante que a gestão do topo tenha em conta em o ato de aquisição na gestão da informação ser apoiada em sistema eletrónico de gestão arquivística de documentos.

É importante que este sistema adote os requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metainformação estabelecidos pelo organismo responsável pela política de gestão da informação e que são conhecidos e familiarizados pelo profissional de informação e não por profissionais das tecnologias da informação, bem como tudo o mais que vise garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo aos documentos produzidos ou recebidos e utilizados pela organização. Outro aspeto importante, os gestores de topo que considere os profissionais de arquivo na tomada de decisão são prudentes, poderão evitar, no longo prazo, sistemas descontinuados. Outro aspeto importante que ressalta é que as novas gerações de profissionais do arquivo são maioritariamente jovens e ligadas às tecnologias.

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conduzem a origem da elaboração dos processos de negócios. Assim, os processos de negócios são baseados na cadeia de valor da organização.

Todavia, era importante a existência de um documento Manual de Organização para ver qual o peso dado a cada uma das unidades organizacionais cuja cadeia de valor da organização define o peso da unidade organizacional, tendo em conta o core business. O qual implica descrever como foi construído o organograma da instituição e como estão definidas as responsabilidades de cada um, a sua relação hierárquica, assim como o fluxo de informação através de notas explicativas também são importantes. Impõe-se, porém uma questão prévia. Quem define que as áreas existentes são as que realmente o negócio necessita? Como definiram que a estrutura orgânica em vigor é a correta? Como elas interagem entre si? Que responsabilidades têm? Estas e outras perguntas, são registadas o que chamamos Manual da Organização. Tem de haver este documento tal como referenciado no ponto 3. A descrição dos planos e dos procedimentos (Carlos Guardado, p.3)

Os processos de negócios permitem identificar o ciclo de vida da informação e consequentemente leva-nos aos intervenientes das atividades. Esta identificação só é possível quando se conhece a natureza da organização, as funções/ações em que a organização realiza a sua atividade. De facto, é imprescindível conhecer o que está a acontecer na organização. Este autor dá igualmente algumas indicações acerca dos elementos a especificar nos sistemas de informação a partir dos processos de negócio, sendo: a identificação das necessidades de informação, aquisição de informação, Organização e armazenamento de informação, desenvolvimento de produtos e serviços informacionais, Distribuição da informação e uso da informação. Assim, o ciclo de informação compreende o caminho por onde a informação percorre até ao seu destino final, que pode ser a conservação permanente ou eliminação, sendo que, se o destino final for a conservação permanente o ciclo de informação não termina. Mormente assume uma especial importância na prevenção da perda da informação, o que torna a recuperação da informação de modo eficaz e eficiente, e identifica ação em tempo real, mantendo a capacidade de identificar a proveniência de uma informação em caso de fusão e migração de sistemas ou formato (NP 4438-1,2005, p.24).

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Já anteriormente se indicou que perceber o mundo dos processos é complexo pelo facto de existir informação escondida em outra informação³¹, e que esta abordagem faz ainda mais sentido quando os arquivistas participam na elaboração e mapeamento das funções dos processos de negócios desde e sobretudo o seu records continuum³² na medida em que conhece as funções e as atividades da organização, identifica todos elementos necessários envolvidos em cada fluxo de informação contribuindo assim para uma tramitação mais realista, facilitando a automatização, consequentemente a recuperação da informação e gerando assim conhecimento da memória institucional mas nem sempre acontece.

Os autores de referência, McGee e Prusak (1993) citado por Silva e Corujo (2019, p. 160) definiram um modelo de GI, considerado como ativo importante, que as organizações devem gerir como elemento estratégico para a tomada de decisão. Esse modelo definido por McGee e Prusak é composto por seis fases flexíveis e que dependem das necessidades informacionais da organização: a) identificação de necessidades e requisitos de informação; b) aquisição e recolha de informação; c) classificação, armazenamento, tratamento e apresentação da informação; d) desenvolvimento de produtos e serviços de informação; e) distribuição e disseminação da informação; f) análise e utilização da informação.

Tal como referenciado, esse modelo pode estimular um ritmo de estratégia que força um método específico das necessidades informacionais para resolução e tomada de decisões.

Esse elemento estratégico para a tomada de decisão está pautado na filosofia empresarial, composto por: negócio, missão, visão e valores. Esses pontos são importantes pois ajudam a definir a razão de ser da gestão da informação e em que área se deve atuar.

As distintas fases do modelo de McGee e Prusak proporcionam instrumentos, que auxiliam o gestor da informação no estabelecimento da razão de ser da gestão da informação, e orientam as suas ações em direção aos resultados pretendidos conforme a sua finalidade básica e o seu compromisso com a organização, de acordo com as crenças, os valores, as convicções e as expectativas do mesmo, da sua maneira de pensar e agir,

31 metainformação

32 Que se começa antes da produção

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bem como do seu posicionamento e relacionamento com todas as partes que compõem seus ambientes internos e externos. Abordagem do modelo McGee e Prusak é sistemática.

Corujo (2020) refere que a «utilização do processo de negócio, decorre do facto da informação de arquivo ser informação vinculada aos processos de negócio e que lhe dão origem e contexto» (Corujo, 2021, p. 14). Podendo encontrar-se, por exemplo, no manual de procedimentos³³ toda a tramitação associada a cada procedimento, bem como as diversas atividades desenvolvidas nos serviços administrativos capaz de identificar quem faz o quê, como, quando. A otimização de fluxos de informação é muito importante e deve, obrigatoriamente, estabelecer os trâmites, os prazos e o conteúdo das comunicações a eles subjacentes. Todas as atividades são organizadas em um fluxo moderno e integrado, na produção ou criação e receção da informação.

Um documento de arquivo deve refletir tudo o que foi comunicado (NP 4438.1, 2005, p.

14). O sistema de informação³⁴ considera simultaneamente o tratamento técnico dos documentos arquivísticos, e engloba várias etapas de trabalho, como a classificação, a descrição, a avaliação, a conservação e a restauração de documentos e a definição dos próprios formulários, trabalho em curso.

A análise dos processos de negócio permite verificar as funções e as atividades da orga-nização, numa época em que a análise baseada na documentação já não é suficiente para perceber o contexto de produção e utilização da informação registada, até porque esta informação se encontra, por vezes, registada em sistemas eletrónicos que são utilizados para o desenvolvimento de várias tarefas e funções (Corujo, 2020, p. 360)

Deste modo, considerando o autor, a organização definirá normas e utilizará procedimen-tos técnicos para produção, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivo de docu-mentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou seleção para con-servação permanente. Daí a importância de os procedimentos serem bem desenhados. O arquivista nem sempre participa na construção dos processos de negócios da organização.

No mesmo estudo, o autor Corujo (2020, p. 14) recorre a Thomassen (2001) para revelar que a gestão da informação faz a representação da sequência de produção. Ela constitui-se como vestígio da tramitação do processo de negócio por ele identificada e analisada.

«Uma vez que a organização da informação de arquivo faz a representação da sequência

33 O manual de procedimentos está hierarquicamente abaixo da política de gestão de informação.

34 Mais, estes devem satisfazer as necessidades do negócio e ser adaptáveis aos novos desafios e contextos informacionais e documentais, nomeadamente a dispersão de informação por diferentes sistemas e domí-nios legais, que colocam em causa a interoperabilidade e autoridade dos documentos, capaz de se «acoplar com sistemas de gestão documental existentes na organização e assegurar funções de preservação digital numa perspetiva de gestão administrativa» (Barbedo, 2007, p.2)

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de produção, ela constitui-se como vestígio da tramitação do processo de negócio»

(Thomassen, 2001 apud Corujo, 2021, p. 14 ). De acordo com autor, verifica-se que é muito importante que os instrumentos usados na utilização da implementação do plano de gestão da informação suportem as atividades desenvolvidas pelos diferentes órgãos e unidades de orgânicas responsáveis pela gestão da informação, pois estes processos de negócio são a forma como as entidades públicas ou privadas cumprem as tarefas derivadas do desempenho das suas funções e missão institucional. Estas tarefas também dizem respeito a importância de ações voltadas para a melhoria contínua do ambiente organizacional, para o fortalecimento da qualidade e para o aumento da produtividade, alinhadas ao plano estratégico, bem como no cumprimento de prazo de conservação administrativa evitando assim acumulação da informação.

Em suma, com a aplicação desses instrumentos técnicos de gestão de informação, espera-se maior agilidade na recuperação da informação, diminuição de custos operacionais e menor ocupação de espaço físico (caso dos documentos convencionais, ou seja, não digitais) e de espaço nos servidores de Tecnologia da Informação (caso dos documentos digitais), com a preservação apenas daqueles documentos considerados essenciais para o cumprimento da missão de uma organização. Só assim, cada vez mais, empresas dão conta da importância da gestão da informação e administrada por profissionais de informação capacitados e experientes, que sejam capazes de suprir todas as necessidades informacionais da organização.

O conceito de gestão da informação, seja qual for o método utilizado a sua recuperação, é predominantemente absoluto, isto é, relaciona os resultados obtidos com os meios utilizados para a sua consecução. Isto é a capacidade de adequação aos padrões previamente estabelecidos pela organização para o seu desempenho e, ao mesmo tempo, a adequação às expetativas do utilizador. Todos os autores dão ênfase da gestão da informação na sua capacidade de recuperar a informação.

Não obstante o facto de todos os modelos aqui apresentados terem características próprias bastante válidas, parece-nos que o modelo apresentado por Choo seria o de fácil enquadramento na instituição em estudo, uma vez que o ciclo de informação é baseado na cadeia de valor e permitiria não só o armazenamento da informação e uma pesquisa célere da informação, bem como uma rápida recuperação de dados. Assim, a adoção de um modelo de gestão da informação é importante na medida que a cada entidade trabalha com muita informação para a elaboração do seu plano estratégico, a organização e a

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classificação dessa informação, pois permite identificar a necessidade de informação de qualidade para dar resposta aos seus processos específicos, e que inclua a definição de políticas, gestão de recursos, estratégias de aplicação de métodos e atividades definidas.

Descobrir o negócio em um mundo em que está em constante mudança, entendemos a Gestão como o plano de princípios e diretrizes mais amplo cuja finalidade é a ação educativa e a Gestão da Informação visa a definição dos objetivos, conteúdos e atividades, de acordo com a natureza do organismo, estando este contido dentro das exigências da ciência da informação. Assim, as organizações têm uma enorme dependência em relação à informação. Se esta não for mantida e controlada adequadamente, as organizações certamente sofreriam prejuízos tanto em sua gestão quanto em sua operação.

Com base no acima exposto, fica patente a importância de criarmos uma estrutura, quer em termos de competências como de mecanismos de gestão, que permitam o cumprimento da obrigação de informarmos e sermos fonte de informação do mercado mobiliário, mas que para o efeito é necessário, como entidade supervisora, garantir a posse e o controlo da informação, e isto passa por convergir toda a informação, não em uma base de dados, meramente arquivística, técnica, mas em um sistema de informação útil, atual, funcional e disponível (respeitando todos os pressupostos da confidencialidade) a todos colaboradores, ao mercado dos valores mobiliários e a todos os seus intervenientes, como investidores e instituições governamentais e internacionais.