Para a entrega relacionada a este agrupamento de ações foram reunidas as informações relativas ao entendimento do problema inicial, sendo sequenciada pela etapa de conscientização do mesmo e efetuando-se, a partir dos dados levantados, a busca de conceitos que apoiam a solução proposta.
3.1.1 Aplicação para o Projeto de Gestão de O.S.
Nesta etapa foram direcionados os esforços para a identificação do problema ligado ao Processo de Gestão de Ordem de Serviço, realizando estudos sobre este processo nas formas como são executados pelas diversas Secretarias e Departamentos ligados a Prefeitura de Porto Alegre.
Desta maneira, os esforços das equipes envolvidas foram inicialmente direcionados a validação da premissa de que a falta de organização e método padronizado pode gerar reflexos nas execuções de demandas da população. Como materialização da análise, foi proposto o estudo do processo de Gestão de Ordens de Serviço (O.S.) executadas pelos diversos agentes municipais.
Para a consecução desta tarefa foram feitas reuniões com gestores dos agentes municipais envolvidos, promovendo discussões que serviram de interface entre as diferentes disciplinas profissionais envolvidas, buscando entender a diversidade de funções executadas pelos profissionais nos seus âmbitos de atuação,
aspectos técnicos e administrativos ligados à manutenção de ativos urbanos, consertos e expansão de rede de distribuição de água e coleta de esgoto.
Como técnica de reunião, foi proposta a construção do mapeamento de percepções através da utilização do Canvas de Proposta de Valor (VPC – representado na figura 18 desta dissertação). Durante estas dinâmicas de trabalho em grupo foram elencadas as tarefas executadas no processo (tarefas do cliente), as causas do problema (dores) e os valores que o processo agrega (ganhos), de outra parte no mesmo diagrama, foram levantados os efeitos esperados (produtos & serviços), quais fatores acrescentam valor ao processo (criadores de ganho) e quais as ações que encaminham soluções (aliviam as dores).
Complementando o levantamento obtido através da utilização desta ferramenta, é possível definir os pontos de possível falha na execução, construindo assim a plataforma de conhecimento que embasa a etapa de conscientização dos efeitos relacionados à inoperância ou inconformidade com os requisitos definidos.
Após o levantamento dos efeitos e a respectiva conscientização dos envolvidos, é possível a mensuração de quais ativos (tangíveis ou não) podem ser mais importantes para execução, relacionando-os com os efeitos a que podem dar causa.
3.1.2 Aplicação para a Construção do Framework de Avaliação
Da mesma forma como descrito no subcapítulo anterior, foram desenvolvidas reuniões objetivando entender e mensurar as consequências da carência de método e padronização na execução do processo decisório. Delimitou-se o escopo desta análise à decisão sobre projetos orientados a construção de soluções corporativas de investimento em ativos intangíveis de TI que atenderão as Secretarias e Departamentos ligados a Prefeitura de Porto Alegre.
Em similaridade ao processo anterior, foi proposta como técnica de reunião a construção do mapeamento de percepções através da utilização do Canvas de Proposta de Valor (VPC – representado na figura 18 desta dissertação).
Como resultante desta tarefa foi possível entender quais são os ativos prioritários (através do aumento dos ganhos ou da mitigação de perdas) para a execução do processo decisório, tendo assim a estruturação das necessidades conceituais a serem atendidas por esta proposta de framework. A partir deste
levantamento foi gerado o mapa de necessidades de conceituação que está representado no quadro a seguir:
Quadro 10 – Levantamento de conceitos para realização da pesquisa teórica Fonte: Elaborado pelo autor
Partindo desta identificação de necessidades foi feita a pesquisa em fontes bibliográficas, artigos publicados em journals nacionais e internacionais, buscando organizar a base conceitual para a realização do projeto de proposta deste framework, disponibilizando a todos os envolvidos nos diversos órgãos o acesso ao conhecimento.
Juntou-se a estas fontes de conceituação formal, a pesquisa realizada através da Análise Documental e da Observação Participante por parte do pesquisador, procurando conhecer as formas como o processo decisório tem sido executado (fluxos de trabalho e tramitação de documentos) e a maneira como estas ações são registradas. Constatou-se que o processo carece de padrão documental em razão de cada órgão envolvido ter sua padronização interna, ainda não havendo um processo formal que perpasse e normatize estes registros entre os diversos agentes envolvidos. Como fechamento da construção deste agrupamento metodológico foi feita nova reunião com os envolvidos, tendo como pauta a validação da base de conhecimento compilada e a comunicação das constatações da carência de padrão e norma nos fluxos e documentos utilizados. Excetuando a reunião para a construção do VPC, todas as outras reuniões foram realizadas através da utilização de ferramenta eletrônica de conferência por software específico (Skype®), aplicando o conceito de
Construção da Espiral de Conhecimento conforme descrito por Nonaka e Takeuchi (1986) onde se pode transformar o conhecimento tácito em conhecimento explícito.
Como resultado deste agrupamento de ações descrito na metodologia DSR, foi obtido um alinhamento e padronização da base conceitual e procedural, objetivando apoiar as ações dos próximos passos do processo de construção da proposta deste framework.
3.1.3 Considerações finais da Compilação do Conhecimento
No que tange a construção do Projeto de Unificação de Gestão de Ordens de Serviço, detectou-se a necessidade de melhorias nos processos de definição de fluxos dos serviços executados, refletindo no aprimoramento das alocações de pessoal e equipamentos. Buscando aprimorar a gestão sobre este problema, poderá haver uma redução nos custos e nos tempos de execução dos serviços.
Levantou-se também que as decisões ligadas a projetos de investimento em ativos de TI no cenário descrito podem agregar erros de avaliação nos retornos projetados, podendo não atender aos requisitos iniciais do projeto em avaliação e também podendo causar divergência no total de recursos alocados.
Juntam-se a estes aspectos a responsabilidade na operacionalização de investimentos em ativos de TI, que geralmente podem configurar a alocação de um montante elevado de recursos financeiros, podendo gerar desequilíbrio no processo orçamentário da organização e assim, vir a comprometer a alocação de recursos orçamentários que foi definida no planejamento estratégico em relação ao atendimento desta demanda ou de outras que sejam prioritárias.
Por fim, considerou-se adequado o levantamento de conceitos teóricos requeridos apresentados no quadro 11, sendo sinalizado como uma base conceitual que atende aos projetos propostos e que apoia ações de gestão do conhecimento, gestão financeiro-orçamentária e gestão dos serviços públicos prestados.