A comunicação faz parte da vida e do modo como nos relacionamos em sociedade e por isso está em todo o lado (Ferin 2002:25). Daqui aferimos que o ser humano comunica constantemente, ainda que por vezes o faça de forma involuntária. É através da comunicação que o ser humano interage com o mundo que o rodeia, procedendo, desta forma, à socialização e à criação da sua própria cultura.
Segundo Beaudichon (2001:14), a comunicação é conceito-chave na sociedade, não só na vida social e pública, como na vida económica, portanto das organizações também.
A comunicação é um fenómeno que tem acompanhado a história do homem ao longo de toda a sua existência. Nesse sentido, e tendo em conta uma abordagem generalizada, esse processo acontece quando o emissor transmite alguma informação ao recetor, desencadeando portanto uma interação social (resposta), uma vez que para que a comunicação ocorra são pelo menos necessários dois indivíduos. Segundo Castro (2007:27) “… a comunicação não pode ser desligada dos hábitos e práticas sociais que lhes estão associadas (…) não é um processo abstracto e frio de troca de informação: relaciona-se com uma teia de acções humanas que a condicionam e que por ela, por sua vez, contribui para conformar”.
A comunicação é intrínseca a todas as áreas, e por isso torna-se uma componente importantíssima para todas as organizações. Dessa forma, e do ponto de vista do papel da comunicação na dinâmica organizacional, sendo estrategicamente planeada e executada, contribuirá para facilitar parcerias, estabelecer boas relações e atingir os objetivos das organizações.
Para Santos (1998), a comunicação tem três níveis: a comunicação interpessoal, de massas e organizacional. No âmbito deste trabalho de relatório de estágio, interessamo-nos, essencialmente, pela comunicação organizacional.
A comunicação organizacional ocorre dentro de um grupo coeso, e “… permite a troca de pontos de vista internos e a sua orientação face a objetivos externos, com regras para evitar a desordem e os conflitos de grupos” (Sebastião 2009:28).
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No esforço integrado de comunicar, as organizações devem promover boas relações internas, de forma a promover a confiança interna e assim potenciar a imagem externa em relação a todos os seus atributos.
As organizações, tal como os seres humanos, comunicam. Comunicar nas organizações pressupõe construir confiança através do valor, da eficácia e da sua própria competência, permitindo que funcionários e clientes e/ou utentes conforme uma determinada imagem. Segundo Westphalen (1993), esta ação pode ser ativa e reativa, ou seja, ativa porque uma imagem forte possibilita obter melhores resultados, reativa, no sentido de evitar rumores e situações de crise.
Para que a comunicação seja efetiva, as organizações devem preocupar-se em estabelecer canais de comunicação que funcionem em conformidade, por forma a manter os trabalhadores motivados, evitando assim ambiente crispados, onde facilmente se instala o rumor, e criam condições insatisfatórias. Essa função é assegurada pela comunicação interna.
Almeida (2000:36) garante que “… pensar a comunicação interna enquanto função é reconhecê-la numa dupla vertente, como modo de relação entre as pessoas, bem como instrumento estratégico da empresa”, por isso consideramos que seja indispensável para conceber uma cultura organizacional que permita interligar os interesses individuais dos funcionários com os objetivos da empresa.
Por outro lado, e dentro da dinâmica organizacional, a comunicação externa tem também um papel fundamental. Cada organização deve unir os seus esforços em torno dos seus clientes e/ou utilizadores, captando-os e incorporando-os nos seus projetos. Rego assevera que “Na área externa, o sistema de comunicação empresarial deverá irradiar informações integradas aos compromissos de desenvolvimento e identificadas com as aspirações dos consumidores” (1986:75).
A comunicação constituiu-se como um instrumento fundamental para o sucesso das organizações, independentemente da sua dimensão. Dentro deste contexto, apresentamos de seguida algumas ferramentas que nos foram muito úteis aquando da realização do estágio.
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2.2.1. As Relações Públicas
Dentro do eixo da comunicação, as Relações Públicas têm uma importância fundamental na área da comunicação.
Existem diversas definições, porém para este trabalho basta-nos ficar com apenas uma que consideramos se adapta àquilo que foi parte do nosso trabalho no local de estágio. Nesse sentido, para Rasquilha (2009 : 34) Relações Públicas são “… o esforço deliberado, planeado e deliberado para estabelecer e manter o entendimento mútuo entre a organização e os seus públicos”.
Para Lesly (1995), o profissional de Relações Públicas trabalha com o fim de favorecer a imagem da organização com a qual colabora. Esse desígnio é conseguido através da promoção de produtos e/ou serviços, através da deteção de oportunidade dentro e fora da organização, da determinação do posicionamento da organização, relacionamento saudável com todos os públicos de interesse, resolução de problemas através da comunicação, pesquisa interna e externa, no estabelecimento de princípios e regras no interior da organização.
Este profissional de comunicação gere toda a comunicação da organização (desde a comunicação interna à externa). Beirão et al. (2008:38) consideram que
Devido à sua grande abrangência, as relações públicas são um excelente suporte à comunicação e à gestão da empresa porque nos dão a ‘atitude face a…’ em que o interesse das pessoas se sobrepõe aos interesses da organização. Neste sentido, a empresa, quando define os seus objectivos, deve ter preocupações em função dos interesses dos colaboradores, clientes, fornecedores, distribuidores, acionistas ou outros. É a consciência social da moderna gestão empresarial.
Um profissional de Relações Públicas deve ser conhecedor de toda a dinâmica organizacional (identidade, filosofia, cultura, missão, visão…).
Segundo Tojal et al., os serviços de relações públicas, quanto às técnicas de comunicação “(…) imaginam, organizam, promovem, avaliam diversas acções depois de aturada investigação e de cuidado planeamento, acções essas que servem para informar
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convenientemente e adequadamente os público-alvo, e deles receber as indicações consideradas necessárias à administração para a elaboração e controlo das suas políticas.” (2006:26).
São várias as áreas de atuação do profissional de Relações Públicas, tais como: assessoria de imprensa; organização de eventos; gestão de comunicação de crise; criação de políticas de responsabilidade social; planeamento da comunicação interna; entre outras que por tão variadas e extensas deixamos fora desta contextualização teórica das atividade do nosso estágio.
Dentro das áreas de atuação das Relações Públicas, damos evidência à organização de eventos.
Este tipo de organizações permite conquistar a empatia dos públicos para os quais se orienta, desde que devidamente planeada, executada e avaliada.
Rasquilha (2009:35) afirma que eventos são “… acontecimentos de carácter cultural e de entretenimento que cumprem um objetivo específico de apresentação, demonstração ou partilha de informação com um público-alvo específico”.
A organização de evento tem vido a especializar-se e a adotar um caráter cada vez mais complexo e profissional, perdendo por isso o caráter da improvisação que muitas vezes estava presente. Para isso contribui o avanço tecnológico, o avanço na capacidade de organização e execução de eventos, e a importância que o mercado e os media lhes atribui. É uma área promissora em que a profissionalização é elementar.
O planeamento de um evento é uma tarefa que encerra em si uma grande complexidade, requerendo uma orientação firme e disponibilidade de tempo para o fazer.
Promover um evento não é tarefa que se possa realizar sem sistematização. Trata-se do desenvolvimento de um pensamento complexo que envolve finalidades comerciais, no caso do marketing, e também da avaliação da disposição das pessoas para o diálogo e entendimento, no caso das relações públicas (…). Torna-se indispensável conhecer cada denominação para que se possa extrair da classificação um tipo particular de evento
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compatível com o que se pretende empreender (Fortes e Silva 2011:16).
Segundo os mesmos autores, todas as providências devem ser previstas e toda a gente deve ter exato conhecimento de qual é ou são as suas tarefas.
Um evento traduz-se, normalmente, numa estratégia de comunicação eficaz na manutenção e recuperação da imagem de uma organização junto de todos os seus públicos de interesse, permite divulgar a marca ou uma corporação, promover serviços ou produtos contribuindo decisivamente para o sucesso da organização. Segundo Gimenez (2008:13) “… por meio do evento (…) tem-se a oportunidade de atrair o público de interesse para a organização que o realiza”. Isto acontece por inúmeras razões, não obstante a principal é porque o evento pode ter a capacidade de atrair os meios de comunicação social e tornar-se notícia, divulgando desta forma o organizador.
A realização de um evento pode constituir-se como um forte diferencial competitivo permitindo dessa forma acrescentar valor às organizações.
Sendo uma área cada vez mais explorada e com franca expansão, torna-se imperativo que a organização de eventos prime por uma conduta qualificada, designadamente no que concerne à parte técnica e formal de cada acontecimento em particular.
Em face do exposto, torna-se forçoso reconhecer a importância dos profissionais de comunicação em todas as áreas de atividade, inclusivamente num gabinete de Relações Externas de uma universidade que tem ainda a responsabilidade de pôr a funcionar o programa de mobilidade ERASMUS.
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