Este trabalho tinha como principal finalidade a análise do processo de candidatura do Jovem Agricultor ao PRODER. Para isso foram propostos quatro objetivos:
Efetuar um levantamento dos procedimentos prévios à apresentação do projeto de instalação de um Jovem Agricultor;
Identificar as interações com organismos da Administração Pública;
Analisar, criticamente, os processos prévios à apresentação da candidatura; Propor uma simplificação de processos.
Estes objetivos pretendiam responder a uma questão-chave deste estudo: feito o mapeamento do processo de candidatura à instalação de Jovens Agricultores quais são as etapas passíveis de serem redefinidas para obter maior eficiência eficácia?
Por sua vez esta questão comportava três sub-questões:
Quais são as etapas tidas como críticas e problemáticas pelos destinatários para a apresentação de candidatura à instalação de Jovens Agricultores?
Que etapas das acima contempladas poderão ser simplificadas sem colocar em causa a legalidade e a finalidade do processo?
Que ganhos se obterão em termos de recursos, adotando essa simplificação?
Para a persecução dos objetivos traçados recorreu-se a uma metodologia mista, adotando métodos e técnicas quantitativos e qualitativos.
Inicialmente foi construído um fluxograma com todas as fases consideradas do processo e as respetivas etapas de cada fase. Como base neste fluxograma recolheu-se
Analista de projetos da DRAP Centro e através de inquéritos disponibilizados on-line para todos os Candidatos poderem responder.
Todos os dados recolhidos foram tratados e analisados, conforme se pode ver em anexo, e a síntese dessa informação vertida na apresentação e discussão de resultados. Nesta análise de resultados foi tida em consideração toda a informação considerada relevante, quer seja por parte dos Jovens Candidatos, quer por parte dos Técnicos Analistas de projetos da DRAP Centro, de forma a ter uma visão 360 graus do processo e dos principais constrangimentos apresentados.
Tratada a informação, conclui-se que existem constrangimentos em todas as fases do processo (vide fluxograma, Anexo I), com exceção da contratualização (envolve apenas a assinatura do contrato por parte dos Jovens Candidatos e a aceitação das condições). A tabela seguinte (Tabela VII-1) apresenta a síntese desses principais constrangimentos detetados e sugestões de melhoria para os ultrapassar.
Nº Nome da fase Constrangimentos
detetados
Sugestões de melhoria
Fase I Requisitos do Candidato Falta de informação
sobre questões legais Pouca divulgação das ajudas disponíveis Falta de informação dada pelas entidades projetistas/encargos elevados/descoordenaç ão das entidades
Indisponibilidade de terreno para investimento
Melhorar a qualidade da informação disponível on- line Aumentar a divulgação Certificação/acreditação das entidades/técnicos projetista Avaliação da qualidade dos gabinetes de projetistas Criação de um gabinete do candidato
Criação de uma linha telefónica de apoio Obrigatoriedade dos proprietários limparem os
Nº Nome da fase Constrangimentos detetados
Sugestões de melhoria
Fase II Procedimentos prévios à
candidatura
Dificuldades na marcação do parcelário por mau funcionamento do sistema informático Dificuldades em reunir documentação Melhoria do sistema informático Simplificação burocrática
Fase III Requisitos específicos,
restrições especiais e licenciamento camarário Morosidade do processo REAP Morosidade de outros requisitos nomeadamente pareceres Dificuldade de obtenção da documentação Falta de informação/ desconhecimento das obrigações Melhorar a comunicação interna entre Divisões Melhorar a comunicação entre entidades
Criação de um gabinete do candidato
Criação de uma linha telefónica de apoio Dar prioridade ao licenciamento REAP dos projetos de investimento Redução do tempo para obtenção de pareceres Estabelecer prazos máximos de resposta Melhorar a comunicação ente entidades
Redução do tempo para emissão de pareceres Desburocratização Melhorar a qualidade da informação disponível on- line
Criação de um gabinete do candidato
Criação de uma linha telefónica de apoio
Fase IV Elaboração da
candidatura
Falta de Informação (sistematização/local onde obter/sites dos serviços)
Dificuldade na obtenção da Documentação
Melhorar a qualidade da informação disponível on- line
Criação de um gabinete do candidato
Criação de uma linha telefónica de apoio Redução da
Nº Nome da fase Constrangimentos detetados
Sugestões de melhoria
Insegurança para o candidato realizar a sua própria candidatura
Indisponibilidade de capital para investir
projeto Desburocratização Desmaterialização do dossier de candidatura Simplificação do processo de candidatura (Reengenharia de processos) Obrigatoriedade de frequência dos módulos de gestão e
procedimentos específicos (área de candidatura) Intervenção junto das instituições bancárias no sentido de criação de linhas de crédito
bonificadas e/ou melhoria da conceção de crédito ao investimento Fase V Submissão da candidatura Dificuldades de preenchimento dos formulários de candidatura Guia de apoio ao preenchimento não é totalmente esclarecedor Reengenharia do formulário de candidatura Criação de campos de validação com avisos claros
Remodelação do guia de apoio ao preenchimento Gabinete de apoio ao candidato
Criação de uma linha telefónica de apoio
Fase VI Análise da candidatura Dificuldades de
comunicação entre entidades Morosidade do processo Análise da candidatura "apenas burocrática" Melhorar a comunicação interna e entre as entidades Introdução do sistema de ajudas forfetárias Deslocação dos técnicos ao terreno em todas as candidaturas para análise "in loco"
Fase VII Aprovação/
indeferimento da candidatura
Demasiado tempo entre a submissão e a
aprovação das
Redução do tempo de análise
Nº Nome da fase Constrangimentos detetados
Sugestões de melhoria Redução de burocracia Maior coordenação entre entidade
Redução do tempo de obtenção de pareceres Introdução do sistema de ajudas forfetárias
Fase VIII Contratualização --- ---
Fase IX Execução do projeto Falta de
acompanhamento do projeto
Falta de
aconselhamento técnico
Reintrodução das "extensões rurais" onde os técnicos das DRAP´s pudessem acompanhar a implementação e desenvolvimento do projeto
Tabela VII-1 - Síntese dos Constrangimentos detetados por fase do projeto e sugestões para ultrapassar esses constrangimentos
De uma forma global, e como já acima se estabeleceu, os intervenientes no processo, quer sejam os Candidatos ou os Técnicos Analistas, são unânimes ao referirem que grande parte dos constrangimentos resolviam-se com: a criação de linhas de orientação estratégicas para cada região; a melhoria da informação; a melhoria de comunicação interna e entre entidades; desburocratização; centralização do processo e a criação de balcão do beneficiário. Para além disso uma eventual certificação/acreditação das entidades projetistas poderia melhorar o desempenho destas, e consequentemente a satisfação dos clientes.
Foram assim atingidos os objetivos delineados, dando-se resposta às questões-chave.
Como pistas para investigação futura, sugere-se o estudo de cada uma das etapas de forma a verificar a viabilidade técnica e económica de serem postas em prática as sugestões de melhoria e proceder à reengenharia de processos visando aumentar a qualidade do serviço e consequentemente a satisfação dos "clientes", melhorando