As organizações tinham até Setembro de 2018 para realizar as alterações necessárias ao seu SGQ, de formar a que este se tornasse conforme com os requisitos da norma ISO 9001:2015. Todas as organizações que queriam manter a sua certificação já o devem ter feito, uma vez que o período de transição já expirou. A Valinox iniciou o seu processo de certificação em Maio de 2017 e acabou por ter a sua auditoria de transição nos dias 26 e 27 de Julho de 2018, pelo que o seu processo já se encontra finalizado. Conseguiu adquirir a certificação, tendo sido identificadas algumas não conformidades de caracter menor e algumas oportunidades de melhoria.
Contudo, foram-se encontrando algumas dificuldades durante o processo de transição. A Valinox tardou em iniciar este processo, começou a avaliar os requisitos da norma com alguma antecedência, no entanto, acabou por esperar até 2017 para elaborar a análise às faltas do seu SGQ. Optou também por participar num programa de consultoria, com o objetivo de facilitar a transição, o que se veio a revelar uma mais-valia ao amenizar o processo.
A Valinox embarcou neste projeto com algum entusiasmo, escolheu para além de realizar as faltas provindas da transição de norma, concretizar também uma desburocratização do seu SGQ e dos seus processos. No entanto, acabou por sentir a determinada altura do processo de transição que talvez teria sido demasiado ambiciosa, a equipa envolvida no projeto sentiu uma sobrecarga para conseguir conciliar as suas atividades do dia-a-dia, com a realização das alterações a que se propôs.
As dificuldades sentidas pela Valinox no processo de transição diferem um pouco das que podemos identificar na literatura, onde se identificam como pontos problemáticos a implementação do pensamento baseado no risco e a identificação do contexto da organização e das necessidades e expetativas das suas partes interessadas. Isto não quer diz que a empresa também não tenha sentido dificuldades nesses pontos, o que não iria corresponder à verdade, contudo, pode-se dizer que de entre os pontos enunciados sentiu mais dificuldade na implementação do pensamento baseado no risco. A organização não atribui grande dificuldade à definição do seu contexto e à identificação das necessidades e expectativas das partes interessadas, uma vez que já o fazia de alguma maneira.
Apesar dos percalços previamente mencionado, conluiem-se inúmeros aspetos positivos advindos da transição. Um deles corresponde ao envolvimento da gestão de topo, esta esteve extremamente participativa no processo de melhoria do SGQ, incentivando a melhoria, sendo a primeira a sugerir e tentar desenvolver o que quer que fosse necessário.
Algumas das alterações realizadas ao SGQ, apesar de terem sido implementadas há pouco tempo, já conseguiram demonstrar o seu valor. No que diz respeito à disponibilização dos documentos, a organização já se encontrava conforme com os requisitos da norma nesse ponto, no entanto, era necessário um sobre esforço para conseguir que não ocorressem falhas, tendo-se vindo a verificar ao longo do tempo sempre algumas incoerências. As alterações realizadas vieram facilitar os acessos e reduzir o risco de erro no que diz respeito à utilização da documentação desatualizada, esta alteração tem-se vindo a provar aos poucos como uma mais-valia. A automatização do controlo dos equipamentos, também tem vindo a mostrar-se como uma melhoria real, sente-se
por parte do DQUA que isto facilitou significativamente a sua tarefa de gestão, tendo-se um melhor controlo sobre os equipamentos existente e melhorando-se o controlo das calibrações e das cedências dos equipamentos. Relativamente ao tratamento das não conformidades do sistema, isto não resultou da forma esperada, a sua utilização não se revelou prática, mas de qualquer forma, mostrou-se promissora. No futuro vão ser introduzidas melhorias a esta ferramenta para viabilizar a sua utilização. Contudo, esta alteração mostrou-se como sendo positiva na medida em que possibilita ao DQUA ter um maior controlo e perceção sobre as suas não conformidades e oportunidades de melhoria, o que anteriormente não era tão fácil. No que diz respeito à restruturação dos indicadores, apesar de o objetivo corresponder à sua restruturação total, isso não foi possível, apenas se associou a cada um dos indicadores o processo a que esta associado. Pelo que no futuro será necessário realizar a melhoria prevista. Relativamente ao procedimento adotado para avaliação das competências, espera-se com algum cuidado que se deem resultados positivos, no entanto, ainda é um pouco cedo para tirar quaisquer conclusões.
Pode-se ainda mencionar um dos temas mais relevantes desta versão da ISO 9001, o pensamento baseado em risco. A introdução deste conceito veio reforçar a necessidade do pensamento preventivo, sendo que a sua realização poderá potenciar a identificação dos fatores suscetíveis de provocar desvios em relação aos resultados planeados com alguma antecedência, para que se consigam implementar controlos preventivos para minimizar efeitos negativos e aproveitar ao máximo as oportunidades que vão surgindo. Apesar da sua potencialidade, a introdução deste conceito ainda é recente para que se possam tirar conclusões acerca dos benefícios ou das inconveniências da sua aplicação na organização.
Em relação à perceção dos seus colaboradores quanto às alterações realizadas. A Valinox tem notado ao longo dos últimos anos que possui falta de capacidade de implementação das melhorias a que se propõe. Esta possui muitos recursos úteis, no entanto, detém certa incapacidade, já identificada, de concretizar a 100% a implementação das melhorias, não no sentido de as realizar, mas sim na capacidade de conseguir estimular todos os trabalhadores a empregar essas melhorias, de as por em prática. Sente-se também que alguns dos colaboradores não estão cientes das alterações das exigências da norma, assim como das alterações realizadas pela organização durante o processo de transição. O SGQ continua a ser encarado como sendo algo burocrático pelo que a revisão veio acrescentar mais entraves ao funcionamento da organização. Este processo tem sido levado a cabo de forma morosa e com recurso a apoio e formação continua para a utilização das ferramentas desenvolvidas. Tendo-se vindo a registar a mudança da mentalidade e reconhecimento do valor das ferramentas, mas apenas em algumas pessoas.
Em comparação com a análise realizada, verificou-se que, apesar de a organização ter conseguido atingir o seu objetivo final, existem ainda alguns pontos em que esta se encontra em inconformidade, os quais deveriam ser tratados para que a organização obtenha a conformidade total com os requisitos da norma.
A organização poderá agora abraçar novos projetos. No futuro, a organização poderia pensar em concluir um dos objetivos que tinha definidos para este projeto, aumentar o âmbito da norma, de
forma a incluir o departamento de Automação e Controlo Industrial. Também terá que enfrentar outro processo de transição, relativamente ao seu Sistema de Gestão de Segurança, que terá que realizar a transição da OHSAS 18001 para a norma ISO 45001.
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