Programa Formação-Ação “Academia de PME”

Com o objetivo de facilitar o seu processo de transição para a norma ISO 9001:2015, a Valinox inscreveu-se no programa de Formação-Ação “Academia de PME”. Tratava-se de um programa gerido pelo IAPMEI na qualidade de organismo intermédio e neste caso promovido pela Informesp, que tinha como objetivo fomentar o desenvolvimento e reforço das competências profissionais das PME (pequenas e médias empresas), contribuindo assim para a competitividade e para o crescimento empresarial. O programa pretendia promover o desenvolvimento das competências técnicas e a adoção de práticas que facilitem a atividade empresarial junto dos empreendedores e ativos das empresas.

Os objetivos do programa correspondiam:

• Aumento das capacidades de gestão dos empresários e dos gestores participantes para que consigam responder aos desafios provenientes dos processos de mudança e da inovação;

• Obtenção de melhorias no funcionamento, organização e competitividade das PME, através da resolução dos problemas diagnosticados.

O programa teve início a 19/04/2017, sendo que a data prevista para a finalização do processo seria a 18/05/2018. Era composto por workshops temáticos, consultoria e por ações na empresa, fundamentados na análise no Dossiê diagnóstico realizado à empresa no início do processo. A primeira visita foi a 18/05/2017, o processo começou pela recolha de informação para a caracterização da empresa e da sua atividade, assim como a identificação das suas necessidades e dos seus objetivos.

A Valinox apresentou como problema, o facto de o sistema existente ser um pouco complexo, confuso e burocrático. Referiu que o seu objetivo, para além da recertificação do seu SGQ, segundo o novo referencial normativo, seria aproveitar o programa, para rever e simplificar todo o Sistema de Gestão e os seus processos internos. Foi realizada uma análise da situação atual versus situação desejada, como se pode ver na Figura 17, identificando-se através do diferencial os objetivos e resultados pretendidos e as medidas de consultoria e formação que seriam necessárias para que os mesmos fossem alcançados.

Como resultado final do Dossiê de diagnóstico foi definido e facultado o Plano de Ação, que pode ser observado na Figura 18, em que se resumem os problemas/necessidades identificadas na fase de diagnóstico, as medidas a implementar e os resultados esperados.

SITUAÇÃO ATUAL SITUAÇÃO DESEJADA NECESSIDADES DE _FORMAÇÃO

• Sistemas de gestão revistos consecutivamente, resultam em ser pesados e muito burocráticos.

• Rever a “estrutura” inicial, muito burocrática e pesada do sistema de gestão.

• Implementar os novos requisitos normativos aplicáveis ao sistema de Gestão, tendo em conta a revisão da norma Qualidade (ISO 9001:2015).

• Gestão de risco • Gestão estratégica

• Processos administrativos muito pesados impedem eficiência da empresa

• Simplificar e desburocratizar o Sistema de Gestão;

• Otimizar o planeamento,

organização, execução e controlo dos processos • Gestão por processos – abordagem por processos; • Ferramentas de melhoria contínua • Perda de competitividade e de motivação de

trabalhadores por excessiva carga burocrática

Figura 17 - Análise da Situação Atual vs Situação Desejada pela Valinox [Fonte: Valinox- Indústrias Metalomecânicas, S.A.]

PROBLEMAS / NECESSIDADES IDENTIFICADOS NO

DIAGNÓSTICO

MEDIDAS A IMPLEMENTAR RESULTADOS

ESPERADOS (devidamente quantificados) Descrição da medida e das atividades

necessárias à sua implementação

Responsável na PME (pela implementação da medida e das atividades)

Período de implementação Data de início Data de fim

Rever a “estrutura” inicial, muito burocrática e pesada do sistema de gestão; Implementar os novos requisitos normativos aplicáveis ao sistema de Gestão, tendo em conta a revisão da norma Qualidade (ISO 9001:2015)

Medida 1 Redefinição do SG 26/06/2017 18/04/2018 Recertificação do Sistema _{de Gestão da empresa} Atividades associadas

1.1 Revisão da cartografia dos processos da _{empresa e sua interligação} 26/06/2017 06/09/2017

1.2

Caracterização dos processos revistos (identificação de entradas e saídas, responsáveis, atividades e

responsabilidades)

26/06/2017 06/09/2017

1.3 Revisão do Manual do Sistema 08/09/2017 18/10/2017

1.4 Determinação do contexto interno e externo, necessidades e expetativas partes interessadas

20/10/2017 13/12/2017

1.5 Determinação de riscos e oportunidades e _{ações para o seu tratamento} 16/12/2017 24/01/2018

1.6 Revisão do Sistema pela Gestão 26/01/2018 07/03/2018

Simplificar e desburocratizar o Sistema de Gestão

Medida 2 Revisão dos processos e atividades da _empresa 08/09/2017 18/04/2018 Recertificação do Sistema _{de Gestão da empresa} Atividades associadas

2.1 Revisão/simplificação de atividades /procedimentos relacionados com cada processo

08/09/2017 18/04/2018

2.2 Revisão / análise de indicadores de _processo 08/09/2017 18/04/2018

Análise GAP

De forma a se obter uma análise mais detalhada do estado do SGQ da Valinox e a completar a análise facultada ao longo da participação no Programa de Formação-Ação “Academia de PME, assim como para se conseguir identificar as alterações necessárias para assegurar a conformidade do sistema, neste capítulo realiza-se a análise da conformidade do SGQ relativamente à norma ISO 9001:2015.

Deste modo foi desenvolvida uma checklist para a verificação da conformidade da organização, baseada nos requisitos da norma ISO 9001:2015. A checklist elaborada divide-se nas diversas cláusulas e subcláusulas da norma ISO 9001:2015, sendo que após a identificação de cada cláusula é apresentado um breve resumo descritivo do seu conteúdo. Cada requisito é expresso sob a forma de uma pergunta que é verificada, identificando-se sempre o seu estado, podendo estes assumir-se como Conformes, Pouco Conformes, Não Conformes ou Não Aplicáveis. Na coluna das observações são identificados os procedimentos aplicáveis ao requisito em questão, que justifiquem a atribuição do respetivo estado. No final de cada subcláusula, é ainda exposta uma breve comparação da norma ISO 9001:2015 com a norma ISO 9001:2008, com o objetivo de facilitar a análise, através da identificação das alterações sofridas em cada ponto da norma, de acordo com o descrito no Manual APCER (2015). Na Figura 19 é possível observar um exemplo parcial da checklist desenvolvida, no que diz respeito à análise realizada na cláusula 4. Contexto da Organização, para a subcláusula 4.1. Compreender a organização e o seu contexto, de modo a facilitar a compreensão do seu funcionamento. A totalidade da checklist pode ser consultada no Anexo 5.

Requisito

Estado

Obs.

4. Contexto da organização

Esta cláusula introduz duas novas subcláusulas relativas à compreensão da organização e do seu contexto e a compreensão das necessidades e expectativas das partes interessadas. Tem como propósito assegurar que o SGQ é apropriado à realidade da Organização, que consegue satisfazer as necessidades e expetativas de todas as partes interessadas e que é eficaz. É ainda abordado nesta cláusula, a necessidade da definição do âmbito do SGQ e da determinação dos processos

para alcançar os resultados pretendidos.

4.1 Compreender a organização e o seu contexto

A Valinox determina as questões externas e internas relevantes para o seu propósito e para a sua orientação estratégica e que afetam sua

capacidade de alcançar os resultados pretendidos do seu SGQ? PC

A Valinox revê e analisa a informação sobre as questões externas e

internas? NC

Comparação

ISO 9001:2008 Novo Requisito

Figura 19 - Exemplo parcial da Checklist desenvolvida [Elaboração própria]