O processo de auditoria realizado no momento permitiu observar o potencial de desempenho e melhoria da Biblioteca Central dessa instituição com relação aos serviços ofertados pelo SISTEMOTECA, em virtude da descentralização e dimensão do sistema de bibliotecas da instituição.
As etapas de pesquisa foram responsáveis por mensurar as lacunas do sistema vigente, além de nortearem a elaboração de medidas voltadas à eliminação, ou redução, destas lacunas, como plano para uma futura auditoria em todo o sistema de bibliotecas da instituição. Em um processo de auditoria é importante que seja mantida uma regularidade para que eventuais ausências de informação identificadas sejam detectadas e solucionadas com o propósito de que as inconsistências encontradas não venham interferir na execução dos trabalhos desenvolvidos pela instituição. A autonomia do usuário na busca pela informação deverá ser primordial, para isso será necessária uma melhor adequação pela gestão da BC com relação à sinalização das estantes da biblioteca.
Os problemas encontrados na biblioteca devem ser elencados e comunicados a gestão da UFCG e a direção da Biblioteca Central. A pesquisa viabilizou a avaliação do desempenho do SISTEMOTECA da UFCG, e deverá ter constância, com o intuito de monitorar e identificar as lacunas existentes, viabilizando onde será necessária a intervenção da gestão na busca constante pela qualidade e aperfeiçoamento dos serviços executados e prestados em todo o sistema de bibliotecas da UFCG de maneira a corrigir falhas como fator de prevenção.
No decorrer desta pesquisa, as limitações foram recorrentes devidos a fatores como férias acadêmicas, que antecederam a pandemia COVID-19 e que levou ao fechamento de todas as bibliotecas do sistema e consequente a paralisação de todas as atividades da UFCG, deste modo interferindo na coleta de dados, já que a proposta inicial para obtenção dos dados se daria através de visitas em todas as instalações das bibliotecas que compõem o SISTEMOTECA, com o intuito de subtrair maiores conclusões generalistas para a pesquisa; por se tratar de um sistema de bibliotecas com grandes dimensões e que abrange várias áreas do conhecimento e em diversos campi situados em cidades distintas do estado da Paraíba e com características de cada biblioteca que lhe são peculiares, já com relação aos processos técnicos estes mantém o mesmo padrão em todo o sistema das bibliotecas da instituição. É de interesse deste pesquisador a continuidade do estudo em auditoria da informação dentro da instituição, visto que a necessidade de uma pesquisa mais ampla e que venha incluir mais indicadores de desempenho em conformidade com a ISO 11620:2014 na realização de futuras auditorias no sistema de bibliotecas da UFCG, só irá enriquecer a
qualidade da gestão de informação da instituição promovendo dessa maneira a ascensão do SISTEMOTECA para que possa continuar buscando elevar a qualidade do seu desempenho para toda a comunidade acadêmica e sociedade.
Contudo é importante destacar a necessidade da norma ISO 11620:2014 para nortear futuras auditorias com a utilização de mais indicadores capazes de fornecer de forma mais ampla a interpretação de dados para alicerçar avaliação em pesquisas futuras.
Foi detectada a necessidade de estabelecer a missão e visão do SISTEMOTECA em conformidade com as já estabelecidas no planejamento estratégico institucional.
As recomendações e sugestões geradas nesse trabalho serão devidamente apresentadas em formato de relatório para que possam ser apreciadas e avaliadas pela gestão da instituição. Dentre as sugestões está à criação de um calendário de execução das recomendações e que sejam realizadas auditorias periodicamente para medir o desempenho do SISTEMOTECA. Para, além disso, é sugerida a elaboração de um plano estratégico onde o bibliotecário auditor possa ser incluído no PAINT da instituição, com objetivo de auditar a gestão da informação no sistema de bibliotecas da UFCG, detectando as eventuais ausências de informação e consequentemente detectando lacunas que possam interferir na execução dos trabalhos desenvolvidos.
A presente pesquisa pretende contribuir na área de auditoria da informação dentro da instituição, visto que o pesquisador se propõe a dar continuidade à pesquisa, como forma de inserir no contexto do SISTEMOTECA, futuros estudos que possam utilizar outros indicadores de desempenho conforme a ISO 11620:2014 para uma melhor avaliação do sistema de bibliotecas da instituição com pretensão de identificar e pontuar lacunas existentes nas bibliotecas do sistema, e que os estudos futuros reflita a realidade que se encontram toda a gestão da informação das bibliotecas que fazem parte da UFCG.
Referências bibliográficas
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 154489-1: Informação e documentação – Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Conceitos e princípios. Rio de Janeiro. 2018.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR ISO 19011: Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão. Rio de Janeiro. 2019.
BARSOTTI, Roberto. A informática na biblioteconomia e na documentação. São Paulo: Polis; APB, 1990.
BUCHANAN, S.; GIBB, F. The Information audit: an integrated strategic approach. International Journal of Information Management, v. 18, n 1, p. 29–47, 1998.
BRASIL. Ministério da Educação. Instrumento de avaliação institucional externa. Brasília, DF: MEC, 2010a.
BRASIL. Ministério da Educação. Instrumento de avaliação para credenciamento de Instituição de Educação Superior (Faculdade). Brasília, DF: MEC, 2010b.
BRASIL. Ministério da Educação. Instrumento de Avaliação de Cursos de Graduação presencial e a distância. Brasília, DF: MEC, 2012.
BREEDING, M. The New Frontier: Libraries seek new Technology Platforms for and End- user Discovery, Collection Management, and Preservation. In: CONFERENCE OF THE INTERNATIONAL GROUP OF EX LIBRIS USERS, 6., 2011, Haifa. Proceedings... Haifa: IGeLU, 2011.
CEREZO, M. E. V. La seguridad en bibliotecas universitarias: normas y auditoría. Trabajo de investigación tutelado (Departamento de Patrimonio Artistico y Documental), Universidad de León. Espanha, 2008.
CARVALHO, A. V. Auditoria e gestão da informação e do conhecimento: interações e perspectivas teórico-práticas. Ci. Inf., v. 48, n. 2, p. 53-73, 2019.
COUTO, F. Uso de softwares para o gerenciamento de bibliotecas: um estudo de caso da migração do sistema Aleph para o sistema Pergamum na Universidade de Santa Cruz do Sul. Ci. Inf., v. 34, n. 2, p.105-111, 2005.
CHALMERS, M.; LIEDTKA, T.; BEDNAR, C. A library communication audit for the twenty- first century. Libraries and the Academy, v. 6, n. 2, p. 185-195, 2006.
GROSSI, M. G. R. Estudo das características de software e implementação de um software livre para o sistema de gerenciamento de bibliotecas universitárias federais brasileiras. Tese (Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação), Escola de ciência da informação da Universidade Federal de Minas Gerais. Belo Horizonte, 2008.
HENCZEL, S. The Information audit: a practical guide. München: K.G. Saur, 2001. ISBN 3-598- 24367-7.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 2789:2013. Information and documentation: International library statistics. ISO, 2013.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 5127:2001. Information and documentation: Vocabulary. ISO, 2001.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 9000:2005. Quality management systems: Fundamentals and vocabulary. ISO, 2005.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO/TR 11219:2012. Information and documentation: Qualitative conditions and basic statistics for library buildings — Space, function and design. ISO, 2012.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 11620:2014. Information and documentation: Library performance indicators. ISO, 2014.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO 16028:2014. Information and documentation: Library Perfomance indicators. ISO, 2014.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. ISO/TR 28118:2009. Information and documentation: Performance indicators for national libraries. ISO, 2009.
LIRA, R. A. de; VALE, M. M. do; BARBALHO, C. R. S Indicadores de
desempenho para bibliotecas universitárias: o caso do Sistema de
Bibliotecas da Universidade Federal do Amazonas. In: Congresso Brasileiro
de Biblioteconomia, Documentação e Ciência da Informação, 25., 2013. Florianópolis.
MACHADO, A. M. Modalidades de avaliação de serviços em bibliotecas universitárias: estudo exploratório. Dissertação (Programa de Pós-graduação em Ciências da Informação e da Documentação), Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa. Lisboa, 2011.
MAIA, L. C. G.; SANTOS, M. S. L. Gestão da biblioteca universitária: análise com base nos indicadores de avaliação do MEC. Perspectivas em Ciência da Informação, v. 20, n. 2, p. 100-119, 2015.
MATTOS-FILHA, M. H. F.; CIANCONI, R. B. Critérios para avaliação de bibliotecas na educação superior a distância. Inf. Inf., v. 20, n. 3, p. 410-432, 2015.
MERLO VEGA, J. A. El Servicio Bibliotecario de Referencia. Anales de Documentación, Salamanca, n. 3, p. 93-126, 2000.
PAIVA, S. B.; SILVA, S. A.; SANTOS, L. R. S. Auditoria da Informação e auditoria do conhecimento: um olhar sobre a produção científica no Brasil. XVI Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação, v. 1, n. 1, 2015.
PESTANA, O. Auditoria da Informação: definição e evolução da atividade no contexto da gestão da informação e das organizações. Páginas a&b, v. 3, n. 2, p. 49-64, 2014.
PEREIRA, C. P. C. Avaliação de desempenho e tomada de decisão em bibliotecas universitárias. Dissertação (Programa de Pós-graduação em Ciência da Informação), Universidade Federal de Santa Catarina. Florianópolis, 2013.
PIRES, E. A. N. Auditoria da informação no contexto biblioteconômico. Múltiplos Olhares em Ciência da Informação, v. 2, n. 2, 2012.
RIBEIRO, R. M. R. A tecnologia da informação e comunicação (TIC): Fator condicionante da inovação em bibliotecas universitárias. Revista Digital de Bibliotecnomia e Ciência da Informação, v. 9, n. 2, p. 41-48, 2012.
TEIXEIRA, C.; ANDRADE, M. G. O uso da internet em bibliotecas universitárias: analisando o caso da Biblioteca Central da Universidade Federal do Maranhão. In: SEMINARIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS, 16., 2010, Rio de Janeiro. Anais... Rio de Janeiro, RJ: UFRJ, 2010.
TORINO, L. P.; TORINO, E.; PAIVA, M. R.; NAKASATO, M. M. A satisfação dos alunos após a implantação do sistema Pergamum na Universidade Tecnológica Federal do Paraná, Campus de Campo Mourão. XV Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, São Paulo, 2008.
VIANA, M. M. M. Uma breve história da automação de bibliotecas universitárias no Brasil e algumas perspectivas futuras. Revista Ibero-Americana de Informação, v. 9, n. 1, p. 43- 86, 2016.
Anexo 1
Carta ao Reitor.
Campina Grande, 14 de Fevereiro de 2020.
Exmo. Sr. Magnífico Reitor da Universidade Federal de Campina Grande Vicemário Simoes
Prezado Reitor.
Respeitosamente, venho através desta agradecer imensamente à minha liberação para cursar o mestrado em Ciência da Informação na Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto e comunicar que estou desenvolvendo minha pesquisa no Brasil por ser um estudo de caso no SISTEMOTECA - UFCG.
Atenciosamente,
Anexo 2
Carta aos Diretores das bibliotecas.
Campina Grande, 15 de Fevereiro de 2020.
Caro Diretor do SISTEMOTECA da Biblioteca Central - UFCG
Jesiel Gomes,
Venho por meio desta, solicitar a vossa autorização para agendamento de
entrevista com relação à minha pesquisa de campo do Mestrado em Ciência
da Informação em realização na FEUP - Faculdade de Engenharia da
Universidade do Porto, que tem como estudo de caso o SISTEMOTECA -
UFCG; estendendo esta solicitação aos diretores de todas as bibliotecas que
fazem parte do SISTEMOTECA - UFCG.
Aguardo e agradeço desde já toda a atenção dispensada.
Cumprimentos,
Anexo 3
Anexo 4
Anexo 5
Respostas obtidas nas perguntas subjetivas dos questionários realizados com os servidores das bibliotecas da UFCG.
5.
Existe organograma do SISTEMOTECA?RESPOSTAS
1 Não.2 Não que eu saiba. 3 Sim.
4 Sim.
5 Não existe em forma de ilustração tradicional, o texto do regulamento do Sistemoteca explicita as hierarquias apenas entre a Biblioteca Central e Setoriais e algumas Divisões. Faz-se necessário uma revisão/atualização.
6 Sim, mas algumas ações de calendário da Biblioteca do CSTR estão alinhadas com a programação da Biblioteca Central.
7 Sim. Existe uma hierarquia no Sistemoteca. 8 Não.
9 Existe um organograma simplificado, somente com os setores principais. 10 Sim.
11 Não existe em forma de ilustrAção tradicional, o texto do regulamento do Sistemoteca explicita apenas entre a Biblioteca Central e Setoriais e algumas divisões. Faz-se necessário uma revisão/atualização.
12 Sim, mas algumas ações de calendário da Biblioteca do CSTR estão alinhadas com a programação da Biblioteca Central.
6.
O regulamento oficial do SISTEMOTECA data de 2008, existe previsão para atualização?RESPOSTAS
1 Sim, acredito que com a atual gestão teremos atualizações. 2 Não sei.
3 Sim. 4 Sim. 5 Não.
6 Sim. Após uma análise da comissão de controle interno (CCI/UFCG), viu-se a necessidade de modificar o atual regulamento, pois não existe nele uma das bibliotecas da expansão assim como outros pontos importantes a serem considerados da gestão das bibliotecas setoriais. 7 As atualizações foram feitas entre 2015 e 2016, mas nunca foi
oficializada.
8 Entre os anos 2013 e 2014 foram realizadas reuniões sistemáticas entre os campi para reformular alguns itens do regulamento.
9 Não.
10 Desconheço.
11 Há uma atualização aguardando ser aprovada na reunião do Colegiado Pleno da UFCG.
7.
Quais os formatos de material existentes na biblioteca?RESPOSTAS
1 Temos materiais impressos, materiais eletônicos (CD-ROM), bem como materiais digitais, por meio de nossa Biblioteca Digital de Teses e Dissertações e da Biblioteca Virtual Pearson.
2 Físico e eletrônica. Temos livros impressos e DVD de trabalho acadêmicos para empréstimos. Agora em 2020 está começando funcionar a Biblioteca virtual.
3 Material Impresso: livros, periódicos, cordel, cds, dvds e Biblioteca Virtual.
4 Bibliográficos (os materiais tradicionais), não bibliográficos (dvd's, cd's) e agora a biblioteca digital com a BDTD e biblioteca virtual Pearson. 5 Físico e virtual.
6 Formato bibliográfico, impresso, tais como livros, atlas, manuais, dicionários, mapas. Bem como audiovisual (vídeos em DVDs e fitas em VHS) e ainda virtuais, como e-books, teses e dissertações em mídias físicas e online.
7 Material bibliográfico e não bibliográfico (multimídias). 8 Impresso, físico e digital.
9 Livros, Periódicos, mídias CDS DVDs - em sua maioria o acervo é predominantemente impresso.
10 BDTD e biblioteca virtual Pearson.
11 Impresso, digitais e pontos de acesso a virtuais. 12 Livros, periódicos, cds e material de referência.
8.
É feita pesquisa com os usuários da biblioteca, com relação aos serviços prestados?RESPOSTAS
1 Sim.2 Sim, acredito que semestral ou anualmente. 3 Ás vezes.
4 Sim. Além das pesquisas semestrais, temos as caixas de sugestões que são abertas a cada bimestre. Ainda, contamos com o canal do instagram que serve de feedback mais rápido para questões pontuais e que necessitam de ajustes mais rápidos, como foi com a implantação do SABI (sistema de empréstimo eletrônico). Temos desenvolvido e aguardando o momento da implantação o robozinho de atendimento por meio do Whatsapp. O nome dele será de Gute (referência a Gutenberg). 5 Sim, periodicamente deixamos no setor de circulação uma caixinha para
que os usuários deixem as suas sugestões. Muita coisa na unidade já foi implementada a partir das sugestões, como troca de mobiliário e compra de alguns livros. Pesquisa com formulários nunca foi realizada.
6 Sim, aplicação anual.
7 Sim, anualmente acerca dos serviços prestados e semestralmente, com solicitação de sugestões aos usuários.
8 É feita, mas não de forma períodica. E há uma caixa para sugestões que fica permanentemente disponível.
9 Sim. 10 Sim. 11 Sim. 12 Sim.
9.
Existe acesso para usuário com mobilidade reduzida?RESPOSTAS
1 Sim.2 Agora, sim. O acesso pela rampa para cadeirantes já está em uso. O elevador está quebrado.
3 Não. 4 Sim.
5 Sim, por meio de rampas, balcão de atendimento adaptado e banheiros. 6 Sim. Contudo até somente o primeiro andar. Para o piso do segundo
andar, em virtude do elevador está em processo de licitação para modernização, os usuários que necessitem de pegar ou devolver livros, contam com a ajuda dos servidores e colaboradores.
7 Sim, para quase todos os espaços.
8 Existe apenas uma rampa no acesso principal. 9 Sim.
10 Não.
11 A biblioteca passou por uma reforma a 3 anos, na qual foi contemplada a acessibilidade. Mas ainda há muito o que se adequar. Contamos com rampa e elevador (que está parado, aguardando licitação para modernizá- lo).
10.
Com relação às normas bibliográficas e orientações em trabalhos, como é oferecido esse suporte?RESPOSTAS
1 É oferecido por meio da Seção de referência da Biblioteca Central, o referido setor é responsável por esse serviço, contudo o uso é muito pouco, falta uma divulgação maior acerca desses serviços.
2 Presencial, direto com a bibliotecaria.
3 Através de orientações por parte dos bibliotecários. 4 Presencial, treinamentos e on-line.
5 O usuário detentor dúvida entra em contato por e-mail, telefone ou presencialmente e após a entrevista norteadora ou exposição da necessidade de informação encaminhamos a orientação mais adequada. 6 Por meio de e-mail e atendimento presencial na sala de referência e na
sala da BDTD.
7 Por meio dos bibliotecários de forma presencial.
8 Esse suporte é oferecido pela bibliotecária da unidade. 9 Orientações presencial.
10 Através de setor de referência ao usuário, de maneira presencial, com consultas agendadas, e através do oferecimento de cursos semestrais focado em público específico.
11 Há bibliotecários disponíveis para orientação dos usuários que necessitarem. Também são oferecidos aulões de normalização acadêmicos.
11.
A biblioteca oferece orientação aos usuários para utilização das estantes e do sistema oferecido? Se sim, de que forma?RESPOSTAS
1 Sim, por meio de sinalização, porém, esta precisa ser atualizada urgentemente. Quanto à orientação por parte dos profissionais, faz-se necessário uma reorganização nesse sentido, uma vez que não temos bibliotecários específicos que ficam exclusivamente com essa função. 2 Todo início de semestre fazemos treinamento de usuário.
3 SIM. Através de visitas dirigidas e diariamente quando do acesso do usuário ao ambiente do acervo.
4 Não.
5 Todo começo de semestre as novas turmas de alunos são trazidas à biblioteca para uma apresentação dos serviços e algumas regras e é nessa oportunidade que apresentamos a distribuição física do acervo e formas de recuperação da informação. Além deste primeiro contato inicial estamos à disposição diariamente para conduzi-los.
6 Sim, por meio dos servidores do serviço de empréstimo e dos colaboradores terceirizados que ficam na mesa de atendimento junto ao acervo no segundo andar.
7 Sim, mas esporadicamente.
8 Sim, todos os dias os servidores do setor de circulação prestam informações sobre a localização do itens nas estantes, também quanto ao uso da plataforma Auslib. A forma é a seguinte, o aluno apresenta alguma dúvida com relação a utilização desses sistemas e os funcionários o atendem no local. Para tanto, também há sinalizações e alguns "passo a passo" impressos nas paredes e quadros de aviso.
9 Sim. As orientações podem ser realizada por qualquer membro da equipe da Biblioteca .
10 Sim, através de visitas programadas.
11 Não diretamente. Há banners informando a forma de busca nas estantes. Mas se o usuário não conseguir encontrar o material, pode solicitar ajuda de um servidor da circulação.
12.
Qual o tipo de auditoria já foi realizada na biblioteca? E qual a frequência?RESPOSTAS
1 Desconheço.2 Nenhuma.
3 Estrutura física do prédio.
4 CGU. A frequência não é do meu conhecimento.
5 Em novos anos de trabalho foi realizada uma auditoria com a comissão de controle interno da UFCG.
6 Apenas a auditoria feita pela comissão de controle interno (CCI/UFCG). Realiza anualmente.
7 Interna e externa, da UFCG e CGU.
8 Anualmente, há uma reunião com todos os servidores da biblioteca no mês de dezembro, antes dos recessos. É nela que apontamos falhas e bônus observados durante o ano letivo e nessa pauta, costumam entrar os problemas dos fluxos de informação que podem ser ajustados e implementados.
9 Controle de multas, solicitaram comprovante da GRU. Frequência irregular.
10 Nos últimos anos a Biblioteca passou por 2 auditorias, tendo finalisada a última no ano de 2019.
11 Não tivemos auditoria no tempo em que estou à frente da biblioteca CCTA. Mas precisamente nos últimos três anos.
12 Auditoria do Ministério da educação e “autoavaliações” internas anuais de serviços e produtos, com vistas a preenchimento de censo institucional, relatório de avaliação bienal à direção de centro, e de melhorias interna de produtos e serviços.
13.
As recomendações feitas pós-auditoria são implementadas?RESPOSTAS
1 Sim. 2 Desconheço. 3 Desconheço. 4 A cargo da direção.5 Em sua maioria são sim. Algumas não são, pois não tem como atender por questões técnicas da biblioteconomia, interferindo na autonomia do serviço do bibliotecário, ou mesmo porque não há recursos financeiros para tanto. Neste segundo caso, encaminhamos a demanda para a reitoria realizar a viabilidade da aquisição. Um exemplo é a modernização do elevador, que vem há dois anos em processo. Em pontos vistos que são necessários, como o ajuste das demandas e encaminhamentos de processos, os ajustes são feitos de forma imediata. Um exemplo é o abono das multas geradas no sistema.
6 Em sua maioria sim.
7 Sim. Implementação e execução. 8 Sim.
9 Sim. Algumas de imediato, e outras mediante planejamento, já que precisamos de algumas medidas que dependem de outros setores da universidade.
10 Sim. 11 Sim. 12 Sim.
14.
Como é feita a encadernação e restauração da coleção?RESPOSTAS
1 É feita por um funcionário (assistente em administração), o qual adquiriu conhecimento com um outro servidor que já vinha fazendo essa atividade. Esse servidor tem muita experiência nessa atividade. Mas nçao temos um bibliotecário capacitado para isso.
2 Temos um colaborador terceirizado treinado para os trabalhos mais simples, também temos pouco material de restauração, é feito em uma das mesas da sala de processamento técnico.
3 De forma básica.
4 Um funcionário faz a colagem e costura do material impresso danificado.
5 Não possuímos serviço de restauração. Se necessário encaminhamos à biblioteca central onde existe o serviço.
6 Temos apenas um servidor que faz de forma artesanal a restauração da coleção. Não temos um setor e materiais específicos para tanto.
7 De maneira simples e básica, pois não se dispõe de materiais e treinamento para formas mais técnicas.