Concretização

O objectivo do trabalho de projecto, que agora chega ao terminus, consistia na Representação da Arquitectura da Informação de uma Organização Escolar, concretamente de uma escola secundária. Concluímos que o mesmo foi concretizado, dado que da leitura do projecto fica clara a representação informacional de uma organização escolar, sendo possível aplicar em plenitude as representações e/ou desenhos efectuados, que apresentam a organização escolar como um todo, e identificam os relacionamentos existentes e os itens e variáveis que a compõem.

Partindo da representação da arquitectura é obtida uma listagem das aplicações informáticas existentes e dos dados que circulam dentro da organização, assim como da forma como se relacionam as aplicações. Podemos, através da análise do presente projecto, inferir que é de vital importância para a tomada de decisões identificar as aplicações que possuem determinados dados para concretizar determinadas medidas.

Podemos considerar que as metodologias utilizadas baseadas em Frameworks foram de extrema utilidade no desenvolvimento da representação pretendida, representando a realidade em estudo. Neste momento, o conhecimento obtido poderá servir de base para os órgãos de gestão de uma qualquer organização escolar concretizarem a missão e objectivos estratégicos na organização, de uma forma mais rápida e eficaz.

No SI relacionado com a organização escolar, ainda encontramos vários fluxos de informação baseados em papel, nomeadamente entre o Director e os Chefes de Departamento e entre estes e os subcoordenadores, embora nos últimos meses o Director e os Chefes de Departamento privilegiem os emails para troca de informação.

Uma proposta que consideramos eficaz seria a utilização da plataforma de aprendizagem virtual para divulgação e disponibilização de documentos e informações gerais, quer em termos restritos na disciplina “Sala de Professores”, em que apenas os docentes da organização se encontram inscritos, quer em termos de divulgação à comunidade escolar na disciplina “Escola”, onde toda a comunidade escolar se encontra inscrita e que permite o acesso livre a todas as entidades e pessoas que queiram conhecer o que se passa e como é organizada a escola.

Igualmente, no que diz respeito ao correio físico, a digitalização dos documentos mais importantes e a sua divulgação aos docentes através de correio electrónico pode ser considerada como proposta para redução dos fluxos de papel entre a comunidade escolar, aumentando a eficiência e eficácia dos fluxos de informação.

Actualmente, a organização que serviu de base a este trabalho de projecto encontra-se em fase de remodelação de infra-estruturas, numa proposta nacional de requalificação e modernização dos edifícios escolares, inserida na modernização da rede pública de escolas secundárias e outras afectas ao Ministério da Educação. A representação das plataformas tecnológicas existentes irá proporcionar uma melhor ligação dos diferentes sistemas de informação, quer em termos tecnológicos, quer em termos de fluxos de informação, resultante da proximidade dos serviços administrativos com os órgãos de gestão e as entidades educativas de apoio, através da implementação de um servidor que contenha as diversas aplicações em utilização e que permita uma mais rápida e eficiente ligação aos diversos utilizadores.

No início de cada ano lectivo, é fundamental que haja formação para os novos docentes, ao nível da requisição de espaços TIC e de equipamentos informáticos e audiovisuais, para que se possa garantir que esta continue a ser efectuada através da plataforma electrónica, eliminando, assim, o papel, que durante tantos anos foi usado na organização.

Em resumo, e para melhor concretização do presente trabalho de projecto, consideramos que seria importante a enumeração das propostas:

1. Promover as trocas de documentos e informações entre os diversos órgãos de gestão, gestão intermédia e administração, através da plataforma de aprendizagem virtual.

2. Promover a troca de documentos e informações entre os chefes de departamento e os subcoordenadores, utilizando a plataforma de aprendizagem virtual.

3. Promover a troca de documentos e informações entre os subcoordenadores e os restantes elementos dos grupos disciplinares, utilizando a plataforma de aprendizagem virtual.

4. Promover a troca de documentos e informações entre os responsáveis do pessoal não docente e os restantes elementos do pessoal não docente, através da plataforma de aprendizagem virtual.

5. Divulgar, por email pelo pessoal administrativo e através da digitalização da correspondência física e a utilização do correio electrónico, informação que possa ser considerada relevante para os docentes.

6. Criar uma equipa de trabalho para divulgação das actividades e eventos, através da plataforma de aprendizagem virtual, no espaço “escola”, a toda comunidade escolar.

7. Criar uma equipa de trabalho composta por alunos, para divulgação a toda comunidade escolar das actividades e eventos com estes relacionados, através da plataforma de aprendizagem virtual, no espaço “sala de alunos”.

8. Promover a criação de wookshops no início de cada ano lectivo junto de novos docentes e docentes com menor capacidade de utilização das TIC, para aumentar a utilização da plataforma de aprendizagem virtual como ferramenta de apoio às áreas pedagógicas e logísticas.

9. Promover a criação de wookshops no início de cada ano lectivo junto de novos docentes para aumentar a utilização da plataforma GATO, ou outra que possa vir a ser utilizada, na requisição de equipamentos informáticos, meios audiovisuais e espaços TIC, por forma a eliminar a utilização do papel para efectuar as requisições.

10. Promover sessões de apresentação da plataforma de aprendizagem virtual junto da comunidade escolar, para massificar a sua utilização, quer em termos pedagógicos na relação aluno-professor, quer em termos de gestão na relação dos directores de turma com os pais e encarregados de educação.

Actualmente, muitas organizações ainda não assumem o alinhamento do SI com a organização. No entanto, o alinhamento das TI/SI na identificação e na implementação da estratégia organizacional começa a ser encarado como pilar essencial para o sucesso das organizações. Dessa forma o presente trabalho de projecto pretende servir de alavanca para melhorar os fluxos de informação nas organizações escolares e possibilitar a redução efectiva do papel que circula actualmente numa grande maioria das escolas do país.