Considerações iniciais

Durante o período de elaboração desta proposta a Emprel realizou, por intermédio de licitação, a contratação de duas empresas para auxiliar no desafio de melhorar a eficiência de sua gestão. A primeira foi contratada para conceber um Plano Diretor de Informática – PDI e a segunda para rever, atualizar e propor melhorias Metodologia Emprel de Desenvolvimento de Softwares – MEDS, objetivando adequar o processo produtivo de produção de sistemas na DNC à realidade do mercado.

Ambas as contratações estão em curso e possivelmente não estarão concluídas até o término desta pesquisa, mesmo assim faremos uso de artefatos preliminares já produzidos pelas empresas para enriquecer nossas propostas.

De acordo com o diagnóstico realizado no capítulo dois, percebemos que a Emprel necessita adotar uma metodologia que permita dar suporte ao processo de prestação de serviços quando da produção dos seus produtos e serviços a seus usuários, para garantir eficiência e efetividade em sua gestão. A prestação dos serviços deve seguir um padrão de qualidade, fornecendo à Empresa uma maior flexibilidade na alocação de seus recursos e conseqüentemente uma redução em seus custos operacionais.

Ressaltamos a importância da definição de um conjunto de processos a serem utilizados por toda a organização, evitando que, para as mesmas condições, sejam seguidos processos diferentes. Esses processos devem estabelecer as atividades padrões, as técnicas, métodos, ferramentas e os tipos de recursos a serem utilizados em cada caso. Com a criação de padrões para os processos de produção de seus produtos e serviços, os técnicos terão um roteiro a seguir. Estes padrões permitirão a Emprel, por intermédio de indicadores, realizar uma gestão baseada em resultados, principalmente, nos processos atinentes a Diretoria de Negócios e Sistemas Corporativos.

No capítulo um, por intermédio da fundamentação teórica, realizamos a descrição das principais estruturas do sistema de Gestão Econômica – GECON e do sistema de Medidas Balanced Scorecard – BSC. Os dois sistemas utilizam os elementos da estratégia empresarial como a Missão, a Visão, os Valores e o Planejamento Estratégico como princípios basilares de suas construções.

O GECON foca suas atenções para os eventos ocorridos na organização decorrente de cada transação efetuada, na análise de orçamentos (planejado e realizado) e de práticas contábeis utilizadas para o registro dos eventos e transações nas datas de suas ocorrências. O acompanhamento do desempenho e a avaliação dos resultados são realizados por áreas da organização, cada área é considerada uma empresa com responsabilidades e competências atribuídas.

O BSC foca nos objetivos da organização, nos acionistas e na sociedade, utilizando uma cadeia de relações de causa e efeito que estabelecem indicadores de desempenho que são capazes de traduzir e desdobrar as estratégias organizacionais em resultados por intermédio mapa estratégico, possibilitando o estabelecimento de uma base sustentável fomentando o processo de aprendizagem organizacional.

Diante das nossas análises entendemos que os dois sistemas são indicados para o desenvolvimento da proposta para mensuração de resultados no processo físico-operacional de atendimento às demandas da Diretoria de Negócios e Sistemas Corporativos da Emprel, optamos por utilizar, na proposição do modelo de mensuração de resultado, o sistema de medidas Balanced Scorecard – BSC, tendo em vista os insumos que detínhamos, no momento da escolha, serem mais favoráveis a utilização do referido modelo

Para a elaboração de uma proposta de um modelo de gestão baseada em resultados para a Emprel necessitamos, em nossas avaliações e conforme indicações preliminares do Plano Diretor de Informática, de cinco ações concretas que devem ser realizadas em paralelo, objetivando garantir melhor eficiência em suas ações. A seguir relacionamos as mesmas:

• Criação, no governo Municipal, de um Comitê Gestor de TIC - CGTIC, de acordo com os seminários dePlanejamento Estratégico (2006 - 2007), PDI e nossas constatações, há necessidade da criação deste Comitê que, deve ser por princípio, uma entidade perene, com agenda própria, atribuições específicas e reserva de tempo por parte de seus representantes, dirimindo conflitos entre demandas concorrentes e alinhando as políticas de TIC com as estratégias aplicadas nas políticas públicas do Governo Municipal;

• Criação de uma Gerência de Negócios, na Emprel, área estratégica, única, ligada a Diretoria da Presidência, com o objetivo de estruturar a recepção de todas as demandas por produtos e serviços requeridas à Emprel. Esta estrutura precisaria estar, constantemente, buscando a qualidade do relacionamento entre a Emprel e Órgãos Usuários, conforme os acordos estabelecidos;

• Criação, em cada uma das secretarias, fundações, autarquias e Empresas, de um núcleo de TIC, com foco organizacional, que possa instituir prioridades internas das demandas de TIC e discutir com o Comitê Gestor suas implicações e aplicações nas políticas públicas Municipais;

• Rever, atualizar e adequar o processo de produção e aquisição de softwares utilizados pela Diretoria de Negócios e Sistemas Corporativos – DNC. A Emprel utiliza em seu processo de desenvolvimento de sistemas uma metodologia desenvolvida no ano de 2001, denominada: Metodologia Emprel de Desenvolvimento de Softwares - MEDS que, de acordo com nossas constatações, precisa ser atualizada e adequada aos atuais padrões e normas adotadas pelas empresas de TIC do mercado; e

• Construção de um modelo que permita a mensuração de resultados da Emprel baseado no sistema de Medida Balanced Scorecard.

Estes conjuntos de ações farão, em nossa avaliação, com que a Emprel possa, efetivamente, criar um modelo de gestão baseado em resultados que permita melhorar sua eficiência gerencial sobre o conjunto de demandas que, comprovadamente, esgotam a sua capacidade produtiva, utilizando para tanto,

indicadores estratégicos distribuídos nas quatro perspectivas do balanced scorecard, que serão posteriormente descritos.

Cabe ressaltar que, o modelo deve permitir que as experiências vivenciadas sejam divulgadas com todos os colaboradores e que seus custos sejam mensurados de forma objetiva pois, conforme o diagnóstico, atualmente todas estas estimativas são feitas de forma subjetiva, sem utilizar nenhum método formal sistematizado.

A figura 19, a seguir, ilustra graficamente o modelo proposto por esta pesquisa para possibilitar à Emprel o aumento da eficiência em seu processo de gestão, podemos notar que todas as ações aqui referidas estão contidas no modelo, inclusive os indicadores pertinentes a cada uma da perspectivas, segundo as orientações conceituais vistas no balanced scorecard.

Fonte: Elaboração própria

FIGURA 19: Proposta de um novo modelo de gestão das demandas.

Usuários Sociedade Processos Internos Aprendizado e Crescimento Educação Planejamento Saúde Obras Finanças Limpeza urbana

SOCIEDADE

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Missão - Visão - Valores

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Núcleo Organizacional de TIC

Políticas de TIC x Prioridades do Governo

Gerência de Negócios

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