CORREIO ELETRÔNICO

Microsoft Office Outlook

Envie e receba email; gerencie sua agenda, contatos e tarefas; e registre suas atividades usando o Microsoft Office Outlook.

Iniciando o Microsoft Office Outlook

Clique em Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office, Microsoft Office Outlook.

Esta versão do Outlook inclui novos recursos criados pa- ra ajudá-lo a acessar, priorizar e lidar com comunicação e informações, de forma a otimizar o seu tempo e facilitar o gerenciamento do fluxo crescente de emails recebidos.

Experiência de Email Dinâmica. O Outlook ajuda você a ler, organizar, acompanhar e localizar emails com mais eficiência do que antigamente. O novo layout da janela exibe mais informações na tela de uma só vez, mesmo em monito- res pequenos. A lista de mensagens foi reprojetada para utilizar o espaço de forma mais inteligente. Como resultado disso, você perderá menos tempo com a navegação e dedi- cará mais tempo à realização de suas tarefas. O agrupamen- to automático de mensagens ajuda o usuário a localizar e a ir para emails em qualquer lugar da lista com mais rapidez do que antes. E você ainda pode mover ou excluir todas as mensagens em um grupo de uma vez.

Filtro de Lixo Eletrônico. O novo Filtro de Lixo Eletrôni- co ajuda a evitar muitos dos emails indesejáveis que você recebe todos os dias. Ele usa a tecnologia mais avançada desenvolvida pelo Centro de Pesquisa da Microsoft para avaliar se uma mensagem deve ser tratada como lixo eletrô-

nico com base em vários fatores como, por exemplo, o horá- rio em que a mensagem foi enviada e o seu conteúdo. O filtro não identifica nenhum remetente ou tipo de email espe- cífico; ele se baseia no conteúdo da mensagem e faz uma análise avançada da estrutura da mensagem para determi- nar a probabilidade de ser ou não lixo eletrônico. Qualquer mensagem detectada pelo filtro é movida para a pasta Lixo Eletrônico, de onde ela pode ser recuperada ou revisada posteriormente. Você pode adicionar emails à Lista de Re- metentes Confiáveis para garantir que as mensagens desses remetentes nunca sejam tratadas como lixo eletrônico e pode ainda bloquear mensagens de determinados endere- ços de email ou nomes de domínio adicionando o remetente à Lista de Remetentes Bloqueados.

Painel de Navegação. O Painel de Navegação é mais do que uma simples lista de pastas: ele combina os recursos de navegação principal e compartilhamento do Outlook em um local de fácil utilização. Em Email, você encontrará mais pastas de email do que antigamente. Além disso, poderá adicionar suas pastas favoritas ao início da lista. Em Calen- dário, você poderá exibir os calendários compartilhados de outras pessoas lado a lado com o seu próprio calendário. Em Contatos, você verá a lista de todas as pastas de contatos que poderá abrir (estejam elas armazenadas no seu compu- tador ou em um local da rede), bem como maneiras aperfei- çoadas de exibir os contatos. Todos os oito módulos do Outlook possuem uma interface de usuário criada para aju- dá-lo a encontrar rapidamente o que você está procurando, na forma como você gosta de ver essa informação.

Painel de Leitura. O Painel de Leitura é o local ideal pa- ra ler emails, sem a necessidade de abrir uma janela sepa- rada para cada mensagem. Como um pedaço de papel, o Painel de Leitura é posicionado verticalmente. Esse layout é mais confortável e, em conjunto com a nova lista de mensa- gens de várias linhas, significa que você pode ver quase o dobro do conteúdo de um email em um monitor do mesmo tamanho, se comparado com o Painel de Visualização das versões anteriores do Outlook.

Sinalizadores Rápidos. Se você precisar responder a um email, mas não tiver tempo agora, clique no ícone do sinalizador ao lado da mensagem para marcá-la com um Sinalizador Rápido. Os diversos sinalizadores coloridos facilitam a categorização das mensagens. A pasta denomi- nada – Para Acompanhamento" sempre contém uma lista atualizada de todas as mensagens marcadas com sinaliza- dores rápidos em cada pasta da caixa de correio.

Organizar por Conversação. Se você receber muitos emails diariamente, poderá se beneficiar da opção de agru- pamento denominada Organizar por Conversação. O modo de exibição Organizar por Conversação mostra a lista de mensagens de uma forma orientada a conversação ou "segmentada". Para que você leia os emails com mais rapi- dez, esse modo de exibição mostra primeiro apenas as mensagens não lidas e marcadas com Sinalizadores Rápi- dos. Cada conversação pode ser ainda mais expandida para mostrar todas as mensagens, inclusive os emails já lidos. Para organizar as mensagens dessa forma, clique em Orga- nizar por Conversação no menu Exibir.

Pastas de Pesquisa. As Pastas de Pesquisa contêm re- sultados de pesquisa, atualizados constantemente, sobre todos os itens de email correspondentes a critérios específi- cos. Você pode ver todas as mensagens não lidas de cada pasta na sua caixa de correio em uma Pasta de Pesquisa denominada "Emails Não Lidos". Para ajudá-lo a reduzir o tamanho da caixa de correio, a Pasta de Pesquisa "Emails Grandes" mostra os maiores emails da caixa de correio, independentemente da pasta em que eles estão armazena- dos. Você também pode criar suas próprias Pastas de Pes-

quisa: escolha uma pasta na lista de modelos predefinidos ou crie uma pesquisa com critérios personalizados e salve-a como uma Pasta de Pesquisa para uso futuro.

Calendários Lado a Lado,.Agora você pode exibir vá- rios calendários lado a lado na janela Calendário do Outlo- ok.Todos os calendários podem ser vistos lado a lado: ca- lendários locais, calendários de pastas públicas, calendários de outros usuários ou lista de eventos da equipe do Micro- soft Windows® SharePoint™ Services. Os calendários são codificados por cores para ajudá-lo a distingui-los.

Regras e Alertas. O Outlook o alertará da chegada de novos emails na sua Caixa de Entrada exibindo uma notifi- cação discreta na área de trabalho, mesmo quando você estiver usando outro programa. É possível criar rapidamente regras para arquivar emails com base na mensagem, sele- cionando a mensagem e clicando em Criar Regra.

Modo de Transferência em Cachê. Se você usa o Mi- crosoft Exchange Server não precisa mais se preocupar com problemas causados por redes lentas ou distantes. O Outlo- ok pode baixar a caixa de correio para o seu computador, reduzindo a necessidade de comunicação com o servidor de email. Se a rede ficar indisponível, o Outlook continuará utilizando as informações já baixadas — e talvez você nem perceba a queda da rede. O Outlook se adapta ao tipo de rede disponível, baixando mais itens de email em redes mais rápidas e oferecendo mais controle sobre os itens baixados em redes lentas. Se usar o Outlook com o Microsoft Ex- change Server, você se beneficiará de uma redução signifi- cativa no tráfego da rede, que o ajudará a obter as informa- ções com mais rapidez.

Ícones de listas de mensagens do Outlook Express Os ícones a seguir aparecem nos e-mails e indicam a prioridade das mensagens, se as mensagens possuem ar- quivos anexados ou ainda se as mensagens estão marcadas como lidas ou não lidas. Veja o que eles significam:

Como criar uma conta de e-mail

Para adicionar uma conta de e-mail em seu Outlook faça o seguinte:

1. Entre em contato com seu provedor de serviços de In- ternet ou do administrador da rede local e informe-se sobre o tipo de servidor de e-mail usado para a entra- da e para a saída dos e-mails.

2. Você precisará saber o tipo de servidor usado : POP3 (Post Office Protocol), IMAP (Internet Message Ac- cess Protocol) ou HTTP (Hypertext Transfer Protocol). Precisa também saber o nome da conta e a senha, o nome do servidor de e-mail de entrada e, para POP3 e IMAP, o nome de um servidor de e-mail de saída, geralmente SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Vamos à configuração:

3. No menu Ferramentas, clique em Contas.

Logo a seguir visualizaremos o assistente de configura- ção do Outlook, posteriormente clique no botão adicionar- Email.

Clique em Email e o Assistente para conexão com a In- ternet irá se abrir. Basta seguir as instruções para estabele- cer uma conexão com um servidor de e-mail ou de notícias e ir preenchendo os campos de acordo com seus dados.

Observação:

Cada usuário pode criar várias contas de e-mail, repetin- do o procedimento descrito acima para cada conta.

Compartilhar contatos

Para compartilhar contatos você tiver outras identidades (outras pessoas) usando o mesmo Outlook Express, poderá fazer com que um contato fique disponível para outras iden- tidades, colocando-o na pasta Contatos compartilhados. Desta forma, as pessoas que estão em seu catálogo de endereços "aparecerão" também para outras identidades de seu Outlook. O catálogo de endereços contém automatica- mente duas pastas de identidades: a pasta Contatos da identidade principal e uma pasta que permite o compartilha- mento de contatos com outras identidades, a pasta Contatos compartilhados. Nenhuma destas pastas pode ser excluída. Você pode criar um novo contato na pasta compartilhada ou compartilhar um contato existente, movendo um de seus contatos para a pasta Contatos compartilhados.

1. Clique em Ferramentas/ Catálogo de Endereços. Seu catálogo de endereços irá se abrir. Se você não estiver visualizando a pasta Contatos compartilhados à esquerda, clique em Exibir de seu Catálogo de En- dereços, clique em Pastas e grupos.

Na lista de contatos, selecione o contato que deseja compartilhar.

Arraste o contato para a pasta Contatos compartilhados ou para uma de suas subpastas.

Salvar um rascunho

Para salvar um rascunho da mensagem para usar mais tarde, faça o seguinte:

1. Com sua mensagem aberta, clique em Arquivo. 2. A seguir, clique em Salvar.

Você também pode clicar em Salvar como para salvar uma mensagem de e-mail em outros arquivos de seu com- putador no formato de e-mail (.eml), texto (.txt) ou HTML (.htm ou html).

Abrir anexos

Para ver um anexo de arquivo, faça o seguinte:

1. No painel de visualização, clique no ícone de clipe de papel no cabeçalho da mensagem e, em seguida, clique no nome do arquivo.

Ou apenas clique no símbolo de anexo

Na parte superior da janela da mensagem, clique duas vezes no ícone de anexo de arquivo no cabeçalho da men- sagem.

(Quando uma mensagem tem um arquivo anexado, um ícone de clipe de papel é exibido ao lado dela na lista de mensagens.)

Salvar anexos

Para salvar um anexo de arquivo de seu e-mail, faça o seguinte:

1. Clique na mensagem que tem o arquivo que você quer salvar.

2. No menu Arquivo, clique em Salvar anexos.

Uma nova janela se abre. Clique no(s) anexo(s) que você quer salvar.

4. Antes de clicar em Salvar, confira se o local indicado na caixa abaixo é onde você quer salvar seus anexos. (Caso não seja, clique em "Procurar" e escolha outra pasta ou arquivo.)

5. Clique em Salvar. Como redigir um e-mail

A competitividade no mundo dos negócios obriga os pro- fissionais a uma busca cada vez maior de um diferencial em sua qualificação. Sabe-se da importância de uma boa comu- nicação em nossos dias. Quantos não vivem às voltas com e-mails, atas, cartas e relatórios?

A arte de se comunicar com simplicidade é essencial pa- ra compor qualquer texto. Incluímos aqui todas e quaisquer correspondências comerciais, empresariais ou via Internet (correio eletrônico).

Uma correspondência tem como objetivo comunicar algo. Portanto, é fundamental lembrar que a comunicação só será eficiente se transmitir ao destinatário as idéias de modo simples, claro, objetivo, sem deixar dúvidas quanto ao que estamos querendo dizer.

O e-mail é uma forma de comunicação escrita e, portan- to, exige cuidado. A maior diferença entre um e-mail e uma correspondência via correio tradicional está na forma de transmissão, sendo a primeira, indubitavelmente, mais rápi- da e eficiente.

Ao escrevermos um e-mail, sobretudo com finalidade comercial ou empresarial, devemos observar alguns pontos:

1. A forma como você escreve e endereça o e-mail per- mite que o destinatário interprete seu interesse e o quanto ele é importante para você.

O bom senso deve sempre prevalecer de acordo com o tipo de mensagem a ser transmitida. A natureza do assunto e a quem se destina o e-mail determinam se a mensagem será informal ou mais formal. Em qualquer um dos casos, os textos devem ser curtos, bastante claros, objetivos.

O alinhamento à esquerda facilita a leitura.

2. Quando vamos enviar um e-mail em nome de uma empresa ou organização, é conveniente deixar em destaque que se trata de uma comunicação institucional, o que não se

faz necessário na correspondência tradicional, uma vez que esse aspecto é evidenciado pelo timbre, nome ou marca já impresso no papel.

No caso dos e-mails, temos apenas os campos Para ou To e, para enviarmos com uma cópia para outra pessoa, preenchemos o campo CC (Cópia Carbono).

Convém ressaltar que existe um outro campo que pode utilizado para enviarmos uma cópia para outra pessoa, de modo que não seja exibido o endereço em questão: é o campo CCO (Cópia Carbono Oculta).

Às vezes, recebemos um e-mail com uma lista enorme de destinatários, o que não é nada recomendável. Se qui- sermos enviar uma mesma mensagem para um grande

Veja o exemplo:

Posteriormente basta clicar no botão enviar

Para grupos de endereços, é preferível colocarmos todos eles no campo CCO e apenas um endereço no campo Para. Estaremos fazendo um favor a quem recebe, além de não estarmos divulgando o endereço de outras pessoas desne- cessariamente.

3. É importante indicar no campo Assunto qual é o tema a ser tratado. Uma indicação clara nessa linha ajuda na recepção da mensagem. Lembre-se de que seu destinatário pode receber muitas mensagens e não presuma que ele seja um adivinho. Colocar, por exemplo, apenas a palavra “infor- mações” no campo assunto, não ajuda em nada. Especifique claramente o conteúdo. Por exemplo: Informações sobre novo curso.

4. No espaço reservado à mensagem, especifique logo no início o emissor e o receptor. Exemplo:

Prezado Cliente

Agradecemos aquisição de nossos produtos. Grato.

Podemos sintetizar assim: 1. Sempre colocar o assunto.

2. Indique o emissor e o destinatário no corpo da men- sagem.

3. Coloque apenas uma saudação.

4. Escreva a mensagem com palavras claras e objetivas. 5. Coloque em destaque (negrito, sublinhado, ou itálico)

os aspectos principais do e-mail.

6. Digite o seu nome completo ou nome da empresa. 7. Abaixo digite o seu e-mail (no caso do destinatário

querer responder para você, ou guardar seu endere- ço).

8. Envie a mensagem. Verificar novas mensagens

Para saber se chegaram novas mensagens, faça o se- guinte:

Com seu Outlook aberto, clique em Enviar/receber na barra de ferramentas.

Os e-mail serão recebidos na caixa de entrada do Outlo- ok, caso houver algum e-mail a ser enviado, o mesmo será enviado automaticamente.

Pastas Padrões

As pastas padrões do Outlook não podem ser alteradas. Você poderá criar outras pastas, mas não deve mexer nas seguintes pastas:

Caixa de Entrada: local padrão para onde vão as mensa- gens que chegam ao seu Outlook. (Você pode criar pastas e regras para mudar o lugar para o qual suas mensagens devam ser encaminhadas.).

2. Caixa de Saída: aqui ficam os e-mails que você já es- creveu e que vai mandar para o(s) destinatário(s). 3. Itens Enviados: nesta pasta ficam guardados os e-

mails que você já mandou.

4. Itens Excluídos: aqui ficam as mensagens que você já excluiu de outra(s) pasta(s), mas continuam em seu Outlook.

5. Rascunhos: as mensagens que você está escrevendo podem ficar guardadas aqui enquanto você não as acaba de compor definitivamente. Veja como salvar uma mensagem na pasta Rascunhos.

Criar novas pastas

Para organizar seu Outlook, você pode criar ou adicionar quantas pastas quiser.

1. No menu Arquivo, clique em Pasta. 2. Clique em Nova.

3. Uma nova janela se abrirá.

Na caixa de texto Nome da pasta, digite o nome que de- seja dar à pasta e, em seguida, selecione o local para a nova pasta.

Lembre-se de que o Outlook Express vai criar sua pasta nova dentro daquela que estiver selecionada no momento. Se você selecionar, por exemplo, "Caixa de Entrada" e solici- tar uma nova pasta, esta será posicionada dentro da Caixa de Entrada.

Se o que você quer é uma nova pasta, independente das que você já criou, selecione sempre o item Pastas Lo- cais

Dê um nome e selecione o local onde quer que fique esta nova pasta que você acabou de criar.

ORGANIZAÇÃO DE INFORMAÇÕES PARA USO NA IN-