Em linhas gerais, a contabilização por centros de custos é feita de forma direta, ou seja, para cada lançamento contábil a ser feito deve ser identificado o setor a que se refere, seja pela identificação e relaciona- mento com um funcionário do setor, seja pela identificação e relacio- namento com algum outro recurso desse setor.
Tomando como referência os gastos evidenciados nos exemplos cita- dos, podemos alinhavar os principais critérios normalmente utilizados pelas empresas:
Salários
A identificação dos gastos com salários (e adicionais legais) é feita por meio do número de registro dos funcionários, lotados em cada setor, normalmente codificados e constantes do sistema de folha de pagamen- to. O sistema de folha de pagamento envia os dados para a contabilida-
GASTOS GERAIS POR DEPARTAMENTOS (CENTROS DE CUSTOS)
Caixa Cozinha Montagem Atendimento Chefia de Administração/Comercialização
POR CONTA CONTÁBIL Entrega Geral Produção Administração Comercialização Total Geral
Mão-de-Obra Direta 3280 3280 3280 0 0 0 0 9840 Salários 1600 1600 1600 0 0 0 0 4800 Encargos sociais 1680 1680 1680 0 0 0 0 5040 Mão-de-Obra Indireta 0 0 0 2460 3075 5125 4100 14760 Salários 0 0 0 1200 1500 2500 2000 7200 Encargos sociais 0 0 0 1260 1575 2625 2100 7560 Materiais Indiretos 190 460 460 190 140 140 140 1720 Materiais auxiliares 0 100 100 0 0 0 0 200 Utensílios 100 100 100 50 0 0 0 350 Combustíveis/Lubrificantes 0 100 100 0 0 0 0 200 de manutenção e conservação 20 120 120 100 20 20 20 420 de segurança 20 20 20 20 20 20 20 140 de expediente 50 20 20 20 100 100 100 410 Gastos Gerais 210 810 710 210 560 1060 7260 10820 Energia elétrica 100 500 400 100 100 100 100 1400 Água e esgoto 50 50 50 50 0 0 0 200 Aluguéis 0 0 0 0 0 0 1200 1200 Arrendamento mercantil 0 200 200 0 0 100 0 500 Viagens 0 0 0 0 200 200 200 600 Fretes/entregas 0 0 0 0 0 0 100 100 Publicações/Propaganda 0 0 0 0 0 100 2000 2100 Comunicações 0 0 0 0 200 500 600 1300 Treinamentos 50 50 50 50 50 50 50 350 Licenciamento 0 0 0 0 0 0 3000 3000 Outros 10 10 10 10 10 10 10 70 Depreciação 100 160 150 50 50 500 50 1060 Equipamentos diretos 50 110 100 0 0 0 0 260 Demais imobilizados 50 50 50 50 50 500 50 800 Total Geral 3780 4710 4600 2910 3825 6825 11550 38200 C LÓVIS L UÍS P ADO VEZE MM C APÍTULO 4 MM E STR UTURAÇÃO DAS I NFORMAÇÕES MM 103
de de formato setorizado, já que o sistema de folha de pagamento tam- bém incorpora o conceito de departamentalização/centros de custos.
Encargos sociais
Os encargos sociais específicos de cada funcionário são contabilizados também por meio do sistema de folha de pagamento, por centro de custo. Alguns encargos genéricos, como transporte coletivo, assistência social e recreativa coletiva, contribuições sindicais etc., são rateados para os centros de custos por um percentual obtido por meio de estudos his- tóricos e/ou prospectivos.
Materiais indiretos
São contabilizados por meio do sistema de requisição de materiais, do sistema de controle de estoques, por alocação direta, ou seja, o sistema de controle de estoques exige que cada material requisitado tenha a identificação do centro de custo, do funcionário requisitante ou do equi- pamento a que se destina o material indireto.
Gastos gerais
A maior parte dos gastos gerais também é contabilizada por meio da alo- cação direta. Cada lançamento, via caixa, bancos ou fornecimento de serviços e materiais, exige a identificação do funcionário ou recurso do setor onde incorre a despesa. Enquadram-se nesse tipo os gastos com despesas de viagens, comunicações, arrendamento mercantil de equipa- mentos, fretes, publicações, a maior parte dos gastos com comunicações, treinamentos etc.
Gastos de caráter genérico em muitas empresas, como energia elétri- ca, água e esgoto, aluguéis de imóveis, gastos com telefonia central, com correio centralizado, com licenciamentos etc., possibilitam duas formas de contabilização:
a) em um único centro de custo, considerando-se que o responsável pela administração do gasto assuma também o débito da despesa (no nosso exemplo fizemos essa sugestão com os gastos de aluguéis, fretes/entregas e licenciamento);
b) rateio para os principais centros de custos consumidores, por meio de critérios associados com a lógica do consumo (no nosso exem-
plo fizemos essa sugestão com os gastos de energia elétrica, água e esgoto e parte dos gastos com comunicações).
Depreciação
Os critérios são similares aos gastos gerais. A maior parte das deprecia- ções são identificáveis aos setores, já que os equipamentos podem e devem ser controlados por setor; portanto, a contabilização é por aloca- ção direta. A depreciação de alguns imóveis de utilização genérica pode- rá ser atribuída a um setor ou sofrer um processo de rateio.
4.3 Estrutura do Produto
Estrutura do produto é um conceito de engenharia de desenvolvimento de produto que representa a lista de todos os materiais diretos necessá- rios para a obtenção de uma quantidade padrão de determinado produ- to ou serviço final. Em inglês, a estrutura de produto é conhecida pela siga BOM (bill of material) e, de um modo geral, as empresas controlam a estrutura de todos os seus produtos em softwares especializados, nor- malmente também com a mesma denominação BOM.
Exceto em alguns produtos de produção por processo contínuo, a maior parte dos produtos não é fabricada de uma vez só, e sim em par- tes, até a montagem final. Essas partes vão se aglutinando em conjuntos de peças, até a formação do produto final. Dessa maneira, a visão mais comum de estrutura do produto é a identificação do produto final e, a partir daí, a estrutura é apresentada em níveis de detalhamento ou que- bras (breakdown), partindo dos conjuntos gerais, passando por conjuntos mais detalhados, chegando até o nível de maior quebra da estrutura do produto, que é a matéria-prima ou uma parte ou peça única e específica, sem nenhum grau ou nível de aglutinação.
Em linhas gerais, a estrutura do produto é assim apresentada: Nível 0 – Produto ou serviço final especificado
Nível 1 – Conjuntos básicos que formam o produto ou serviço final Nível 2 – Subconjuntos que formam os conjuntos básicos
Nível 3 – Partes ou peças que formam os subconjuntos Nível 4 – Material base da parte ou peça
Nível 5 – Matérias-primas que formam o material base
Tomemos como exemplo um computador montado e vejamos como podemos fazer os níveis da estrutura de produto, o seu processo de detalha- mento e aglutinação, obviamente de maneira simplificada e não precisa.
Nível 0 Produto ou serviço final Computador montado
especificado modelo XYZ
Nível 1 Conjuntos básicos que Monitor
formam o produto final Teclado Torre Mouse Alto-falantes
Nível 2 Subconjuntos que Monitor Base
formam os Estrutura plástica
conjuntos básicos Monitor de vídeo
Teclado Base do teclado
Teclas Eletrônica
Torre Estrutura plástica
Eletrônica
Sistema operacional
Mouse Mouse
Fio Eletrônica Alto-falantes Estrutura plástica
Botões e fios Sistema de áudio Nível 3 Partes e peças Base do teclado Base das teclas
que formam os (plástico)
subconjuntos Parafusos (metal)
Placa(s) eletrônica(s) do teclado etc. Nível 4 Material das partes Plástico Polipropileno
e peças
Nível 5 Matérias-primas Polipropileno Petróleo
do material Resinas
Na Figura 4.2, a partir do Nível 3, exemplificamos escolhendo apenas um item, para não nos estendermos desnecessariamente.
Nem todas as empresas montadoras de computadores terão todos os produtos com todos os níveis apresentados no exemplo. Algumas empre- sas poderão trabalhar apenas com as fases dos Níveis 0 e 1, ou seja, dedi- car-se apenas aos processos finais de montagem, adquirindo de terceiros os conjuntos básicos. Outras poderão trabalhar a partir do Nível 2, adquirindo de terceiros os subconjuntos, montando os conjuntos bási- cos e posteriormente realizando a montagem do produto final. Outras ainda poderão estruturar-se como fábricas que façam os processos a par- tir do Nível 3, significando que terão setores que produzirão as peças de plástico e até, eventualmente, de metal. Algumas poucas poderão estru- turar-se a partir do Nível 4; nesse caso, deverão ter setores estruturados para processamento de plástico. Muito dificilmente, porém, empresas montadoras de computador terão a preocupação de ter, dentro de sua organização, estruturas manufatureiras que transformem o petróleo em polipropileno, preferindo comprar diretamente o material já preparado.