Definição dos Recursos

Esta seção trata da dimensão Definição dos Recursos de gestão de portfólio de projetos e como ela foi verificada no caso estudado. A seção está organizada de acordo com

os dois elementos dessa dimensão, conforme apresentado na Tabela 18. Tabela 18:

Dimensão definição dos recursos, seus elementos e autores DIM. DA GPP ELEMENTOS AUTORES Def ini çã o do s R ec urs o

s 1) Os recursos disponíveis devem ser conhecidos.

De Maio et al. (1994); Archer and Ghasemzadeh (1999); Cooper et al. (2001b); Kerzner (2006).

2) Participação dos executivos e gerentes

na definição da capacidade de recursos. Castro e Carvalho (2010a). Nota. Fonte: Elaborado pelo autor.

A Tabela 18 é composta por elementos que orientam considerar os recursos disponíveis ao determinar o total de projetos do portfólio. Busca minimizar o erro cometido por muitas organizações ao comprometer-se com diversos projetos, não considerando a limitada disponibilidade de recursos humanos, financeiros, tecnológicos e materiais.

a) Os recursos disponíveis devem ser conhecidos

De acordo com os Entrevistados, o CBO tem conhecimento dos recursos disponíveis e são considerados insuficientes os recursos humanos quanto à sua rotina e profissionalização, podendo causar impacto econômico negativo na definição e realização de projetos pela necessidade de contratação de recursos especializados no mercado. A importância dada ao conhecimento dos recursos humanos é ilustrada nos trechos das entrevistas.

Isso [recursos humanos] é uma das várias dificuldades dentro do CBO. Como é uma instituição muito antiga, os funcionários estão ocupados com tarefas já muito pesadas e, aparentemente, bem estabelecidas. Então é muito difícil você fazer um novo projeto e encontrar uma pessoa dentro do CBO, preparada e com tempo, pra tocar aquilo pra frente. (Entrevistado 1).

Para uma entidade que se propõe a crescer e que consegue perceber que esse crescimento está baseado na profissionalização das suas atividades de gestão, faltam recursos humanos capacitados. Conta-se ainda muito com a colaboração espontânea de associados que queiram participar de grupos pra definir projetos, pra revisar projetos, pra contar com projetos e mesmo assim falta. (Entrevistado 3).

Por outro lado, os recursos financeiros são considerados equilibrados, e a entidade tem cuidado do seu patrimônio não realizando projetos fora de seu orçamento. Segundo o Entrevistado 4, “essa entidade [CBO] é uma das mais bem organizadas dentro do ramo de entidades associativas especializadas”, apresentando uma receita mais ou menos previsível, seja com recebimento de anuidades ou patrocínios captados por projetos.

Cabe destacar que para o Entrevistado 3 “(. . .) faltam recursos humanos e falta de uma forma ou de outro investimento nesses recursos (. . . .) é investir para que seus funcionários sejam treinados e capacitados (. . .)”. Para esse Entrevistado, tanto a falta de recursos humanos quanto a de investimento, tem impedido a realização de projetos que utilizam recursos tecnológicos e inovadores mais efetivos. Exemplo disso é necessidade de utilização mais profissionalizada das redes sociais a serviço da própria marca dos patrocinadores que financiam os projetos. Mas, com a observação e análise dos registros de treinamentos previstos e realizados em 2012, revela a falta de interesse de alguns funcionários por cursos e novas capacitações.

b) Participação dos executivos e gerentes na definição da capacidade de recursos

A definição da capacidade de recursos é feita pelos diretores e não conta com a participação dos gerentes. Essa exclusividade com foco no presidente, mais uma vez foi colocada pelos Entrevistados como um fator causador de impacto negativo na definição da capacidade de recursos da organização. A cada dois anos é possível ter à frente do CBO alguém pouco envolvido com o dia a dia da entidade e, por isso, não conhece os recursos disponíveis, podendo ser definidos de modo empírico ou intuitivo.

Diante disso, o novo presidente pode tender a reinventar processos e estabelecer novos parâmetros sem ter feito uma avaliação mais aprofundada do que está em andamento. O depoimento a seguir compartilha dessa situação de individualidade.

A cada dois anos tem um jeito novo de encarar isso aí [capacidade de recursos]. Alguns presidentes deixam as coisas correrem mais soltas, outros presidentes têm uma posição mais econômica de se mudar um pouco mais a base financeira e os projetos são enquadrados, encaixados dentro dessa filosofia. Mas, isso a cada dois anos vai mudar. (Entrevistado 1).

O Entrevistado 3 sugere que a enquete realizada durante os congressos é um instrumento que pode ser utilizado para auxiliar no direcionamento e definição dos recursos. Também definem os associados como recursos humanos da entidade, citando a participação deles em alguns projetos como voluntários.

Para finalizar a análise da dimensão Definição dos Recursos, cabem algumas considerações sobre como essa parte do modelo conceitual de gestão de portfólio de projetos é aplicada na organização, tendo como base a análise dos dados coletados.

Fica evidente que não há participação de funcionários na definição da capacidade de recursos, o que de fato não acontece na prática. Mas, mesmo que os recursos humanos tenham sido mais uma vez citados como ponto fraco, assim como no Alinhamento Estratégico, eles têm conhecimento das rotinas da organização e acumulam experiência de várias gestões. Os funcionários podem contribuir para reduzir a eminência de um possível problema ao considerar que o novo presidente leva alguns meses para entender o funcionamento do CBO. Esse período pode comprometer o cumprimento de metas estabelecidas para um período de dois anos de gestão.

A Tabela 19 apresenta a dimensão Definição dos Recursos com seus elementos identificados na organização. Os elementos com grafia preta foram identificados nas práticas da organização e evocados nas entrevistas. Os elementos com grafia vermelha, no entanto, não foram evocados nas entrevistas e nem identificados nas práticas da organização.

Tabela 19:

Elementos da dimensão definição dos recursos identificados na organização Elementos da Definição dos Recursos

1) Os recursos disponíveis devem ser conhecidos.

2) Participação dos executivos e gerentes na definição da capacidade de recursos.

Nota. Fonte: Elaborado pelo autor. Legenda: grafia preta = elemento identificado; grafia vermelha = elemento não identificado.

Conclui-se que a dimensão Definição dos Recursos de gestão de portfólio de projetos apresentou aplicabilidade por meio dos dois elementos previstos no modelo conceitual, no contexto de uma Associação Médica de Especialidade, com exceção do envolvimento dos ‘gerentes’ na definição da capacidade de recursos.