4.6
Como os administradores são considerados tomadores de decisão, para que isto ocorra com eficiência é necessário atribuir um determinado grau de autoridade para as pessoas que dirigem uma organização. De acordo com Daft (1999, p. 193), "autoridade é o direito formal e legítimo do gerente de tomar decisões, dar ordens
e alocar recursos para atingir o resultado esperado pela organização."
Deve-se observar que ter autoridade não implica necessariamente no estilo de direção da empresa. Isso significa que existe alguém que coordena as atividades organizacionais, permitindo a ordem, fazendo com que as tarefas se desenvolvam de forma integrada dentro de uma determinada sincronia.
Em qualquer organização, para que os objetivos sejam plenamente atingidos, é indispensável a presença de uma pessoa com capacidade para determinar o que cada indivíduo deve fazer, principalmente se o número de componentes desta organização for um tanto quanto elevado.
Durante todo o processo administrativo, o administrador está desenvolvendo alguma tarefa ou realizando outras atividades relacionadas com a organização. Para que a função gerencial seja implementada com a maior eficiência possível, torna-se necessário envolver os demais componentes da empresa no sistema administrativo, é o que se entende por delegar autoridade.
Delegação é a transferência de autoridade para que uma outra pessoa execute atividades específicas. Ela permite que um subordinado tome decisões - ou seja, é uma transferência da autoridade de tomada de decisão de um nível hierárquico para outro mais baixo. A delegação não deve ser confundida com participação. Numa tomada de decisão participativa, a autoridade é compartilhada (ROBBINS e COULTER, 1998, p. 394).
Por meio da delegação de autoridade é possível fazer com que as outras pessoas, situadas no organograma, em níveis mais baixos, façam parte do processo adminis- trativo, tomando decisões através do poder que lhes é concedido. Essa autoridade, que é delegada, parte sempre de um superior para seus subordinados. Conforme Robbins e Coulter (1998), verifica-se que a autoridade deve ser exercida por uma pessoa, sendo esta que obtém o poder, diferente do modelo de participação, em que várias pessoas colaboram para o processo decisorial.
Delegação é o processo que torna possível a administração, pois administrar é fazer com que os resultados sejam alcançados através de outros. A delegação é a atividade realizada por um gerente ao confiar a responsabilidade e a autoridade a outros, e ao criar a responsabilidade por resultados (MONTANA e CHARNOV, 1998, p.158).
Observa-se que é, praticamente, impossível administrar sem a participação de outros indivíduos. Para isso, é preciso, além de fornecer-lhes autoridade, fazer com que sejam responsáveis por suas atitudes. Outro fator citado por Montana e Charnov (1998), é a confiança presente no ato de delegar a autoridade, pois de nada
adianta para a organização realizar a delegação de autoridade na sua estrutura se a cada período de tempo faz-se necessário fiscalizar as atividades executadas pelos seus componentes.
Delegação é a atribuição, a outra pessoa, da autoridade formal e da responsabilidade por realizar atividades específicas. A de- legação de autoridade de superiores para subordinados é obvia- mente necessária para o funcionamento eficiente de qualquer organização” (STONER e FREEMAN, 1999, p. 260).
Verifica-se que o conceito de Stoner e Freeman (1999, p. 260), estabelece que A autoridade é delegada formalmente. Isto significa que um determinado subor- dinado recebe e obedece ordens de um superior imediato, seguindo o princípio da unidade de comando, citado pelo mesmo autor, no qual "a delegação diz que cada indivíduo numa organização deve reportar-se apenas a um superior.
Com a utilização da delegação da autoridade é possível diminuir as atividades realizadas pelos administradores situados no nível institucional da empresa, isto é, a alta gerência. Isto facilita o processo administrativo, pois os gerentes podem direcionar suas atenções para planos estratégicos, deixando que as atividades ro- tineiras sejam executadas por aqueles que estão localizados no nível operacional. Outro fator positivo da delegação da autoridade é a aceleração da tomada de decisões, resultante do poder delegado aos subordinados que estão mais próximos das atividades desenvolvidas, possuindo, assim, maior conhecimento no que se refere à execução das tarefas. Por outro lado, Montana e Charnov (1998, p. 163) apresentam alguns riscos que envolvem a delegação da autoridade. São eles: a perda do controle; delegação reversa e perda do emprego.
Perda de Controle: se as pessoas escolhidas para realizar as atividades não pos- suírem um certo grau de responsabilidade, os administradores podem perder um pouco o controle sobre a conclusão adequada dos objetivos.
Delegação Reversa: ocorre quando um subordinado, que recebeu determinadas ordens para realizar certas atividades, devido à sua incapacidade ou falta de iniciativa, acaba recorrendo ao seu superior para que este resolva o problema. Isto pode ser resolvido, desenvolvendo nos funcionários a capacidade de tomarem iniciativas, resolvendo os problemas sem precisarem de ordens para isto.
Perda do Emprego: muitas vezes os administradores acabam não delegando atividades para seus subordinados com medo de que estes ocupem o seu cargo. É inevitável que as pessoas queiram ser promovidas, subindo de cargo. Às vezes estão esperando apenas uma chance para demonstrarem sua capacidade, porém, isto é impedido pelos gerentes que, devido à sua incompetência, ficam inseguros, mantendo a ideia de que podem perder seu cargo para seus subordinados.
Visando contribuir para uma delegação de autoridade eficaz, Stoner e Freeman (1999, p. 262) citam quatro pré-requisitos para este processo ser eficaz. Primeira- mente, deve-se "decidir que tarefas podem ser delegadas, depois decidir quem deve receber a delegação, em seguida delegar a tarefa e, por fim, estabelecer um sistema de feedback. Este último é muito importante para verificar quais os resultados ob- tidos e, se necessário, quais alterações devem ser feitas caso haja algum problema.