INTRODUÇÃO
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rezado Estudante!Seja bem-vindo à terceira unidade do livro da disciplina Gestão Educacional do curso de Licenciatura em Computação.
Com o passar dos tempos, pôde-se verificar que a função de administrar tem sofrido muitas alterações quanto ao seu conceito e implicações, principalmente devido às incertezas e modificações que têm ocorrido neste mundo globalizado.
Administrar tornou-se indispensável para as mais variadas áreas de atuação, desde uma atividade mais simples até as mais complexas. É preciso administrar sempre. Administrar o tempo, os estudos, o salário, enfim, todas as nossas atividades do dia-a-dia, por mais simples que elas sejam. Quando se administra se está fazendo a gestão de algo, podendo ser de uma empresa, de uma equipe ou de um grupo de pessoas, um clube social ou uma instituição sem fins lucrativos.
O ato de administrar está diretamente relacionado com a execução de alguma atividade, quer seja ela uma prestação de serviços ou até mesmo a industrialização e a comercialização de um produto. Por mais simples que seja essa atividade, ela está ligada a um conjunto de pessoas que são responsáveis por realizá-las de acordo com os objetivos traçados pela organização.
Os administradores, quer estejam eles atuando em empresas privadas, instituições públicas, organizações sem fins lucrativos ou organizações não governamentais (ONG´s), desempenham algumas funções primordiais: planejamento, da coordena- ção, da direção e do controle organizacional. Para tanto, esta unidade está dividida em quatro tópicos. O primeiro se refere à definição e noções de planejamento. Em seguida serão relacionados os aspectos inerentes a coordenação organizacional e seus estilos. A terceira função dos gestores que será trabalhada nesta unidade se refere à direção. E por fim, trabalharemos as definições do controle organizacional, elencando suas fases e tipos.
PLANEJAMENTO
3.1
O planejamento faz parte das principais funções da administração, juntamente com a coordenação, a direção e o controle. Dentre estas funções ou atribuições que cabem aos administradores, a de planejar é considerada, pela grande maioria dos autores, como a principal, sendo aquela que estabelece o rumo de uma organização. Neste caso, estamos falando em organização como empresas públicas, empresas privadas, instituições de ensino, propriedades rurais, clubes sociais, esportivos e de serviços, além das organizações não governamentais (oNg's). Assim, quando falamos em organizações, estamos nos referindo a esta diversidade de tipologias.
Esta função administrativa determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Trata-se, pois, de um modelo teórico para a ação futura. Começa com a determinação dos objetivos e detalha os planos necessários para atingi-los da melhor maneira possível (CHiAvENATo, 2000, p. 195).
Relacionado diretamente com o planejamento está a missão da empresa, pois, para a elaboração do plano serão especificados os objetivos, agrupados de maneira ordenada, seguindo certa hierarquia, que a empresa pretende atingir num futuro um tanto quanto próximo. Porém, não basta planejar somente com os objetivos se não for relatada a metodologia deste planejamento, ou seja, os passos que deverão ser dados para que se consiga atingir esses objetivos.
Um processo gerencial inicia com o planejamento. Por meio dele é que são definidos e traçados objetivos importantes, esclarecendo o que precisa ser feito para realizá-los. Isso prepara o cenário para os futuros esforços gerenciais na organização: planejamento: alocar e distribuir os esforços, os recursos para realizar as tarefas essenciais; liderança: orientar os esforços dos recursos humanos para assegurar altos níveis de realização das tarefas; e o controle: acompanhar a realização de tarefas e tomar as necessárias pro- vidências corretivas (sCHErmErHorN, 1999, p.94).
Pelo exposto até aqui, pode-se verificar a importância que a função administrativa de planejar possui no contexto de gestão organizacional, pois é elemento fundamental na composição administrativa de qualquer tipo de organização. “O planejamento é um processo que implica na formulação de um conjunto de decisões sobre as ações futuras. Deve, pois ser entendido como sendo um processo racional, através do qual se pode introduzir um maior grau de eficiência às atividades. Planejar é decidir, antecipadamente, o que fazer” (FAriA, 1997, p. 73).
Verifica-se, também, que o planejamento está sempre voltado para os objetivos e que estes estão direcionados para o aperfeiçoamento das atividades executadas pelas organizações. Com um planejamento, antecipam-se as decisões a respeito das tarefas que deverão ser feitas na organização. O autor Maximiano (1995) argu- menta que o planejamento é o processo de interferir na realidade, com o propósito de passar de uma situação conhecida para outra situação desejada, dentro de um intervalo definido de tempo. É tomar no presente decisões que afetam o futuro, visando a reduzir sua incerteza. Com esse conceito, identifica-se que um planeja- mento consiste num processo intenso de verificação da atual situação vivenciada pela organização, visando a mudanças posteriores. Entretanto, são tomadas decisões no presente visando ao futuro.
De acordo com Robbins e Coulter (1996, p. 140), "o planejamento pode ser também classificado em formal ou informal. Todos os administradores se lançam no planejamento, mas pode ser que isso aconteça somente de maneira informal." O planejamento informal ocorre quando se tem conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito, porém, isto não está devidamente escrito, está apenas na mente ou no pensamento dos administradores. Isto ocorre na maioria das vezes nas pequenas empresas, pois como está citado no conceito anterior, "todos os ad- ministradores se lançam no planejamento", vejam que os autores não mencionam gerentes, diretores, são os administradores que planejam, sendo que a maioria das pequenas empresas não possuem um administrador devidamente formado e, principalmente, qualificado. Por outro lado, o planejamento formal é realizado quando se define a Missão, Visão, Valores e Princípios, Objetivos Estratégicos e Metas. A Missão organizacional consiste no estabelecido do seu propósito, sua razão de existir. A Visão refere-se aos horizontes futuros, como uma organização quer ser vista e reconhecida pelos públicos interno e externo. Os Valores e Princípios expressam os princípios éticos e convicções que orientam um modo de conduta dos indivíduos e da organização.
Por sua vez, os Objetivos estão relacionados com uma situação que se deseja alcançar futuramente, enquanto as Metas são ações e tarefas específicas que con- tribuem para o alcance dos objetivos. Um objetivo inicia sempre com um verbo no infinitivo, exemplo realizar, organizar, executar, identificar, etc.. Assim, um objetivo poderá ser atingido mediante o estabelecimento de uma ou mais metas. É importante destacar que uma meta deve ser específica (única); possível de ser medida (por meio de quantidade de recursos financeiros, percentual de cresci- mento, quantidade de novas unidades organizacionais); uma meta também tem que ser possível de ser atingida, uma meta inviável ou impossível de ser alcançada faz com que a equipe de colaboradores da organização se desmotive antes mesmo de começar as atividades. Outro ponto relevante em uma meta é seu aspecto de temporalidade, ou seja, deve estar explícito qual é a data, em termos de dia/mês/ ano que deverá estar finalizada.
Para exemplificar, digamos que uma empresa estabeleça o seguinte objetivo: aumentar em 8% as vendas de seus produtos no ano de 2018. Quais seriam as possíveis metas para atingir esse objetivo? Em um primeiro momento poderíamos pensar na seguinte alternativa: realizar um curso de técnicas de vendas para seus vendedores, no período de 09 a 11 de outubro de 2017, no centro de treinamentos
da empresa. Observe que o curso de treinamento é em uma área específica (técnicas de vendas), foi definida uma data para sua realização (09-11/10/2017) bem como o local onde será realizada. Será que poderíamos detalhar ainda mais essa meta? Penso que sim, por meio da identificação do profissional ou empresa ministrante do curso. Este exemplo de meta focou a qualificação profissional, poderíamos ter exemplificado utilizando metas promocionais, que abrangem a redução de preços, propagandas nos mais variados meios de comunicação, divulgação em lojas do varejo, entrega de brindes, promoções do tipo pague um e leve dois, etc.