4. Exemplo de aplicação: Aeroporto Internacional Tom Jobim - Galeão
4.1. Apresentação da aplicação do Programa
4.1.2. Desenvolvimento do Programa ORAT
O programa de prontidão operacional realizado de novembro de 2015 a maio de 2016 concentrou-se tanto nas fases de execução e conclusão, como também no projeto executivo das obras.
Para iniciar as atividades para a implantação do programa foi necessário um estudo inicial que definiu um roteiro simples para o gerenciamento da implantação do Programa ORAT e um estudo das partes envolvidas no projeto. Primeiramente foram divididas as áreas de responsabilidade e atuação do CCG e do RIOgaleão. Como pode ser observada na Figura 4.1 a área de instalações e sistemas foram inseridas no escopo do CCG e a área de informações do aeroporto e de recursos humanos no escopo do RIOgaleão.
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Figura 4.1 - Fluxo do projeto
O Programa ORAT no Aeroporto Internacional Tom Jobim – Galeão foi baseado na abordagem integrada desses quatro pilares para o seu desenvolvimento: sistemas e instalações aeroportuárias, rede de informações e recursos humanos. A partir deles, foram traçados os planos de ação para garantir tanto a entrega da obra, bem como a garantia de funcionalidade e prontidão operacional desde a fase inicial da operação.
Figura 4.2 - Abordagem integrada do programa
Uma vez feita esta análise, torna-se fácil a compreensão da composição da equipe responsável pelo desenvolvimento e implantação do programa de prontidão operacional das obras do Aeroporto Internacional Tom Jobim – Galeão.
39 Composição das equipes
Para a sua realização, o projeto contou com uma equipe que teve duas composições distintas de acordo com o período do projeto. Na primeira etapa do projeto, de novembro de 2015 a março de 2016, a equipe era formada por sete consultores da Lufthansa Consulting, do Aeroporto de Munique (FMG) e da Excelente Brasil Participações Ltda., um representante do Consórcio Construtor Galeão e três integrantes dedicados do RIOgaleão (Figura 4.3).
Figura 4.3 - 1ª Formação do Time ORAT
Na segunda etapa do projeto, de março a maio de 2016, com a saída da consultoria Lufthansa/FMG, se formou um grupo de trabalho composto por vinte e seis integrantes de diversas áreas do RIOgaleão e do CCG (Figura 4.4).
Um ponto importante que deve ser ressaltado é o fato da composição mista da equipe, com membros da operadora e da construtora. Ela é fundamental para a garantia do sucesso do programa, sendo necessário, sobretudo um alinhamento entre as partes.
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Figura 4.4 - 2ª Formação do Time ORAT
Uma vez que foi definida a equipe, o programa foi divido em fases que viabilizaram a realização do projeto. Estas fases foram baseadas no fluxo do estudo inicial, que pode ser observado na Figura 4.1.
Fases do Programa ORAT
A aplicação do Programa ORAT no Aeroporto Internacional Tom Jobim – Galeão foi dividido em quatro fases:
1. Reuniões para levantamento dos processos principais
Estas reuniões foram realizadas a fim de desenvolver o cronograma ORAT para que as suas atividades estivessem em consonância com as etapas de construção e para monitorar o status geral do projeto. A consolidação deste cronograma com os demais cronogramas de construção e projeto foi importante para assegurar a transparência total da construção, bem como a disponibilidade dos membros envolvidos.
Nestas reuniões também foi discutido um modelo de governança do projeto visando um fluxo de informação claro e eficiente e um processo de tomada de decisão. Além disso, foram desenvolvidos mecanismos de escalabilidade dos riscos e resolução dos problemas, de acordo com o cronograma e orçamento do projeto.
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2. Reuniões de Interface
Estas reuniões abordaram dois importantes tópicos: definição dos stakeholders e a comunicação entre eles.
Após definir os stakeholders, foram realizadas reuniões com o intuito de prepará-los e informá-los das informações-chaves para que responsabilidades fossem atribuídas, como suporte para emissão de documentos, suporte para realização de visitas e cursos (caso fossem necessários).
Um ponto muito delicado de todo o projeto é a comunicação, portanto, esta fase do projeto apresentou às partes interessadas o planejamento da comunicação para que houvesse o intercâmbio de informações de forma clara e controlada. Era importante para o projeto que houvesse uma comunicação contínua dos stakeholders e que a participação deles, principalmente na fase de testes, fosse controlada e monitorada.
3. Visitas de Campo
Nesta fase foram realizadas visitas tanto nas áreas que estavam ainda em construção quanto nas áreas públicas e de monitoramento e controle do aeroporto.
A participação dos consultores nestas visitas é fundamental para que eles possam tomar conhecimento do real nível que o projeto se encontra.
4. Testes Operacionais
O conceito destes testes de simular processos do aeroporto com base em um plano de voo experimental com a participação do pessoal de operações e equipamentos.
Cada sessão destes testes contou com um conjunto de cenários e eventos. Os cenários foram desenvolvidos para todos os processos centrais, inclusive as interfaces de comunicações. Para que pudessem ser passadas informações sobre o projeto, o percurso, atividades que seriam desenvolvidas no treinamento e orientações de segurança, eram realizadas reuniões com os participantes antes de início dos testes, Figura 4.6. Um dos assuntos dessas reuniões era a apresentação da programação, Figura 4.5, do
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treinamento. No Anexo 1, encontra-se um exemplo do relatório que era distribuído com as orientações e informações dos testes para os participantes.
Figura 4.5 - Exemplo de programação do treinamento
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Estes testes puderam ser divididos em dois tipos: Teste Operacional Básico e Avançado (ou Integrado). O Teste Básico foca em processos típicos do aeroporto, como manuseio de passageiros (Figura 4.7), manuseio de bagagens no solo, em níveis preferencialmente individuais. Eles foram uma primeira tentativa de estabelecer operações nas novas instalações do aeroporto.
Os objetivos dos testes básicos foram:
Simular o processo de chagada/partida de passageiros, inclusive os componentes do lado terra;
Simular processos e fluxos (Figura 4.8);
Verificar os processos centrais;
Refinar o plano operacional com relação às simulações de processos e fluxos (Figura 4.11);
Realizar reuniões para coletar feedbacks dos participantes.
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Figura 4.8 - Cartão de embarque com informações do voo criado
para a realização do teste
Figura 4.9 – Teste do Sistema Informativo de Voo (SIV)
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Figura 4.11 – Teste de acessibilidade para cadeirantes com passageiro fictício
O Teste Avançado visa à integração dos processos individuais do aeroporto para que se obtenha uma operação mais realista. Para que estes testes fossem iniciados foi preciso haver a integração dos sistemas e o novo píer estar em configuração final. Além disso, durante o período dos testes avançados, situações de retiradas e emergências foram simuladas.
Os objetivos dos testes avançados foram:
Simular o processamento de passageiros e aeronaves de ponta a ponta (Figura 4.14);
Verificar e concluir o plano de operações com relação dos processos-chaves;
Verificar a funcionalidade de vários sistemas e níveis de integração (bagagem/ TI/ segurança etc.) com relação a operações reais e aos indicadores de desempenhos estabelecidos (Figura 4.9 e Figura 4.10);
Avaliar o treinamento e a eficiência do pessoal (Figura 4.12 e 4.13);
Planejar e executar os planos de retirada e contingência;
Aplicar teste de estresse de vários sistemas e componentes de vários sistemas com relação à capacidade de produtividade;
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Realizar reuniões para coletar feedbacks dos participantes.
Figura 4.12 - Check-in e despache das bagagens dos passageiros fictícios
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Figura 4.13 - Instruções para a realização do procedimento de embarque fictício
Figura 4.14 - Aeronave 747-8 da Lufthansa participando do 6º teste operacional integrado
Ao todo foram realizados vinte e um testes envolvendo várias partes interessadas, dentre elas companhias aéreas voluntárias e empresas da operação aeroportuária. A descrição dos testes realizados se encontra na Tabela 4.1.
48 Tabela 4.1 – Testes do Programa ORAT
Simulado
Realizado Data
Operações
Simuladas Partes envolvidas
Cia. Aéreas Participantes N. de Pessoas Visita de Campo 1 22/12/15 Novo Fluxo de Embarque Internacional TPS-2 CCG, RIOgaleão e Consultorias CCG, RIOgaleão e Consultorias - 20 Visita de Campo 2 12/01/16 Novo Fluxo de Desembarque Internacional TPS-2 - 20 1º Simulado Básico 16/02/16 Novo Fluxo de Embarque e Desembarque Internacional (TPS-2 – Píer Sul) TAAG 31 2º Simulado
Básico 18/02/16 TAM e TAP 22
3º Simulado Básico 23/02/16 LUFTHANSA E UNITED 38 4º Simulado Básico 25/02/16 TAP 35 5º Simulado
Básico 01/03/16 TAM e TAAG 32
6º Simulado Básico 03/03/16 TAM 22 7º Simulado Básico 08/03/16 ALITÁLIA, TAAG E IBERIA 45 8º Simulado Básico 10/03/16 TAAG, CONDOR e TAM 37 9º Simulado
Básico 15/03/16 TAM e ALITALIA 38
10º Simulado
Básico 22/03/16
ALITALIA, TAM, AIR
CANADA e BRITISH 47 11º Simulado Básico 24/03/16 TAM, UNITED e BRITISH 74 12º Simulado Básico 29/03/16 AIR FRANCE, EMIRATES e TAM 49 13º Simulado Básico 31/03/16
AIR CANADA, TAP e
TAM 52 14º Simulado Básico 05/04/16 Novo Fluxo de Embarque e Desembarque Doméstico (TPS-2) TAM 56 1º Simulado Integrado 07/04/16 Novo Fluxo de Embarque e Desembarque Internacional (TPS-2 – Píer Sul) CCG, RIOgaleão e 60
passageiros fictícios TAM 85
2º Simulado Integrado 12/04/16 CCG, RIOgaleão e 70 passageiros fictícios AIR FRANCE/KLM e TAM 88
49 3º Simulado Integrado 14/04/16 Novo Fluxo de Embarque e Desembarque Internacional (TPS-2 – Píer Sul) CCG, RIOgaleão e 100
passageiros fictícios TAM 125
4º Simulado
Integrado 16/04/16
CCG, RIOgaleão e 100
passageiros fictícios GOL e BRITISH 122
5º Simulado Integrado 19/04/16 CCG, RIOgaleão e 100 passageiros fictícios + ANAC TAAG e TAM 153 6º Simulado Integrado 11/05/16 CCG, RIOgaleão e 100 passageiros fictícios, Swissport, Policia Federal e Receita Federal LUFTHANSA 189 Simulado de Emergência 12/05/16 Novo Fluxo de Embarque e Desembarque Internacional (TPS-2 – Píer Sul) CCG, RIOgaleão e 40 passageiros (voluntários da Força Aérea Brasileira) - 60
Ao final de todos os testes realizados, foram elaborados relatórios como o da Figura 4.15. Nele são encontradas as informações do treinamento efetuado e os problemas identificados tanto pelas partes envolvidas quanto pelos passageiros fictícios.
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51 Equipamentos, insumos e instalações
Um ponto muito importante do Programa ORAT é realizar todos os seus testes de forma segura. No presente projeto, além da presença de um bombeiro e uma técnica de segurança, pelo menos, em todos os treinamentos, foram adquiridos equipamentos e insumos (Figura 4.16) apresentados na Tabela 4.2.
Figura 4.16 – Equipamentos utilizados no Programa ORAT
Tabela 4.2 – Equipamentos e insumos utilizados no Programa ORAT
Item Quantidades
Botas de segurança 150 pares Óculos de segurança 150 unidades
Capacete 150 unidades Coletes de Identificação 260 unidades Máscara contra poeira 100 unidades Corrente zebrada 500 metros
Custos incorridos e/ou investimentos
Os custos envolvidos para a realização do Programa ORAT podem ser divididos em custos diretos (consultorias externas contratadas) e custos indiretos, equipamentos e suprimentos contratados.
Os valores da consultoria foram pagos por relatórios entregues e não por homem/hora como é mais comum. Desta forma se evitou custos extras e que os valores ultrapassassem o orçado. Os serviços referentes à consultoria estão descritos na Tabela 4.3 e na Tabela 4.4.
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Tabela 4.3 – Custo referente aos serviços de consultoria (Lufthansa e FMG)
* SOP – Procedimento Operacional Padrão (POP) é uma descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma tarefa, ou seja, é um roteiro padronizado para realizar uma atividade. Em inglês, Standard Operating Procedure.
Item Descrição
1 Serviços ORAT na preparação e na abertura do "Píer Sul". 1.1 Relatório (Resumo em planilha excel) - (entregáveis mensais).
1.2 Apresentação do comitê de revisão e atas das reuniões (entregáveis mensais). 1.3 Lista de itens pendentes (entregáveis mensais).
1.4 Relatórios sobre os SOPs* analisados ou SOPs atualizados/recém-desenvolvidos - (entregáveis mensais)
1.5 Resumo das atas de reuniões das "equipes dos processos-chave" e sem as partes envolvidas - (entregáveis mensais).
1.6 PPT de Lançamento (entregáveis únicos) 1.7 Orçamento ORAT (entregáveis únicos) 1.8 Cronograma diretor ORAT (entregáveis únicos)
1.9 Conceito de teste - 1° esboço antes do acordo final entre as partes (entregáveis únicos) 1.10 Catálogo de cenário de teste e lista de eventos de teste do usuário final (entregáveis
únicos)
1.11 Diretrizes para o teste (entregáveis únicos) Total do Investimento
Lufthansa/ Munique
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Tabela 4.4 – Custo referente aos serviços de consultoria (Excelente Brasil)
Item Descrição
2 Serviços ORAT na preparação e na abertura do "Píer Sul".
2.1
Apoio ao Gerenciamento de Projetos de Prontidão Operacional “ORAT”: i) auxiliar com a revisão do cronograma e agenda propostos de ORAT, presumindo a conclusão dos trabalhos da Fase 1B; ii) participar das reuniões periódicas de gerenciamento de projetos
e do comitê diretivo; iii) fornecer feedback sobre os relatórios periódicos, relatórios mensais de status e relatórios de acompanhamento de prontidão; iv) revisar e fornecer
feedback sobre as listas de questões pendentes e de registro de riscos.
2.2
Operações de Terminal: i) auxiliar na revisão dos planos propostos de ORAT; ii) revisar os principais conceitos, fluxos e processos propostos relativos aos terminais operacionais; iii) fornecer recomendações fundamentais para endereçar as lacunas operacionais e elevar a experiência dos passageiros de aeroporto; iv) avaliar os procedimentos de contingência
propostos para operações irregulares e emergências. 2.3
Operações aéreas: i) auxiliar na revisão dos principais conceitos e processos operacionais aéreos propostos; ii) questões de destaque relativas à segurança quando aplicáveis nos
processos operacionais aéreos propostos ou revistos.
2.4
Sistema de movimentação de bagagens: i) auxiliar na revisão dos principais conceitos e processos operacionais propostos ou revistos relacionados à movimentação de bagagem;
ii) auxiliar na adaptação dos planos de contingência propostos relativos ao sistema de movimentação de bagagens.
2.5 Teste de ORAT: auxiliar na revisão da lista de testes e dos conceitos de teste.
2.6
Centro de Operações Aeroportuárias (“COA”): i) auxiliar no planejamento do Centro de Operações Aeroportuárias em preparação para operações na nova infraestrutura; ii)
auxiliar na adaptação da implementação de uma central de COA, levando em consideração o cronograma que conduz aos jogos olímpicos; iii) prover recomendações relativas à adaptação das funções e responsabilidades dos vários intervenientes no COA.
2.7
Comercial: i) auxiliar no desenvolvimento de uma estrutura e implementar um cronograma relativo à integração comercial; ii) revisar ou adaptar planos e processos
existentes para assegurar uma integração tranquila das novas áreas de concessão comercial do aeroporto,
2.8
Treinamento e familiarização: i) auxiliar na determinação dos requisitos de treinamento e acompanhar o cumprimento do cronograma em preparação das operações na nova infraestrutura; ii) auxiliar no desenvolvimento de um plano de estrutura e implementar o
cronograma para treinamento e familiarização.
2.9
Prestar serviços de apoio para as Olimpíadas. Áreas de implantação incluem as seguintes: i) centro de operações aeroportuárias no terminal; ii) em ambos os terminais, o trânsito
de chegada/partida e áreas CIQ, o salão de chegada de bagagem e os balcões de informações de chegada/partida.
2.10
A cobertura dos serviços no local para os picos de chegada e partida incluem: i) auxiliar nos processos de facilitação aos passageiros; ii) auxiliar no tratamento de passageiros internacionais que falem inglês; iii) observar e destacar as falhas nos processos de fluxo
de passageiros ou de bagagem; iv) fornecer feedback e revisão sobre os processos de fluxo de passageiros; v) destacar e fornecer feedback imediato sobre a equipe de operações; vi) fornecer assistência e apoio, conforme necessário, no caso de operações
não regulares e durante contingências aeroportuárias.
Total do Investimento
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Os custos indiretos englobam os equipamentos e insumos citados anteriormente e uma equipe disponibilizada pelo Consórcio Construtor Galeão que esteve diretamente envolvida no programa de prontidão operacional. Estes custos estão apresentados na Tabela 4.5 e na Tabela 4.6.
Tabela 4.5 – Custo indiretos (Equipamentos e Insumos)
Item Valor Unitário Unidade Total R$
EPPs - Conjuntos (Bota de Segurança) R$ 39,80 150 unit. R$ 5.970,00 EPPs - Conjuntos (capacetes) R$ 23,00 150 unit. R$ 3.450,00 EPPs - Conjuntos (óculos de segurança) R$ 2,70 150 unit. R$ 405,00 EPPs - Conjuntos (Máscara contra poeira) R$ 0,81 88 unit. R$ 71,28 Coletes de Segurança para os Participantes
dosTestes Operacionais R$ 14,80 100 unit. R$ 1.480,00 Coletes de Segurança para a Coordenação
dos Testes Operacionais (Equipe ORAT R$ 14,80 20 unit. R$ 296,00 Coletes de Segurança para os Passageiros
dos Testes Operacionais R$ 19,00 100 unit. R$ 1.900,00 Coletes de Segurança para Logística dos
Testes Operacionais R$ 19,00 40 unit. R$ 760,00
Corrente zebrada R$ 1,35 500 m R$ 675,00
Total R$ 15.007,28
Tabela 4.6 – Custo indiretos (Equipe CCG)
Item Tipo
RP Produção Indireto Enc. Geral Produção Indireto RP ORAT Indireto Oficial (1) Direto Ajudante (2) Direto Total (horas) 760
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Ao todo, o programa teve um custo de investimento totalizando R$ 14.713.816,90 (Quatorze milhões, setecentos e treze mil, oitocentos e dezesseis reais e noventa centavos) que corresponde a quase 1% de todo o investimento realizado em obras e melhorias por parte da operadora do aeroporto.