DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES - Receita Líquida

Receita Líquida

UNIDADE 2 DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES

Estabelecida a sequência lógica do projeto, devemos detalhar as atividades que o compõem. Ou seja, devemos chegar a uma listagem de todas as ações, ou seja, atividades de cada uma das fases ou dos subprojetos.

*fases que correspondam aos subprodutos ou subserviços...

O esquema de divisão em fases de abortagem tem se mostrado útil principalmente devido às incertezas na provisão de recursos e aos riscos de descontinuidade dos projetos.

Ao utilizarmos esse critério, uma eventual descontinuidade, seja uma descontinuação do projeto – devida ao não cumprimento de compromissos de aporte de recursos –, seja devida a outros motivos – mudanças nas forças do mercado ou nas forças políticas –, não determinará a perda total do investimento feito até então.

Por exemplo, em um projeto de construção civil, a construção da infraestrutura deve estar pronta antes que outra fase tenha início.

Isso significa que, sempre que possível, é melhor dividir o projeto de uma obra em fases correspondentes a setores concluídos do que nas tradicionais: demolição – construção – instalações – acabamentos.

A atividade é a unidade básica do projeto.

Cada atividade é uma ação única ou um conjunto homogêneo de ações, que referidas à geração ou ao apoio à geração de uma fração do produto.

A definição das atividades depende dos seguintes fatores...

Completude...

Uma atividade deve representar pelo menos uma ação completa.

Descrição...

Uma atividade deve poder ser descrita sucintamente.

Limites...

Uma atividade deve ter limites claros, tanto em termos de duração como de custos.

Simplicidade...

Uma atividade deve conter uma ação, ou seja, deve ser expressa por um único verbo*.

Para começar, devemos listar livremente* as atividades que consideramos necessárias ao projeto...

A seguir, devemos tentar organizar as atividades aproximadamente na ordem em que devem acontecer*.

*deve ser expressa por um único verbo...

Devemos analisar a possibilidade de decompor a atividade em duas ou mais atividades, quando não pudermos expressá-la com um único verbo.

*listar livremente...

O uso de técnicas de conclave, como obrainstormingpode ser útil.

*organizar as atividades aproximadamente na ordem em que devem acontecer ...

Em etapas posteriores, iremos corrigir e reordenar essa listagem. Agora, o importante é relacionar todas as atividades – mesmo que a listagem pareça excessiva ou muito detalhada.

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Para facilitar essa tarefa, podemos organizar as atividades em tabelas como esta...

Por exemplo, para montar um curso...

listagem e descrição das atividades atividade descrição duração

6 7 8 1 2 3 4 5 n n

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Listamos as atividades.

A seguir, cada atividade deve ser descrita*, de forma a ser compreendida por qualquer pessoa que venha a avaliar e a trabalhar no projeto.

*cada atividade deve ser descrita...

A descrição não precisa, necessariamente, ser exaustiva, mas deve ser compreensível. Em outras palavras, deve ficar claro ao leitor o que será realizado em cada atividade e como será feito.

Detalhes técnicos podem ser omitidos, mas deve-se deixar claro se, para a realização da atividade, serão requeridos recursos especializados, principalmente recursos humanos.

Por exemplo, é desnecessário explicar como uma peça ou um elemento de decoração será guindado. Mas deve-se assinalar a necessidade de uma grua – que constará do plano de utilização de materiais, discutido mais adiante – e que será necessário o concurso de um engenheiro mecânico e de um operário especializado – que constarão no plano de utilização de recursos humanos.

Ao lado de cada atividade, temos de estimar sua duração*... *estimar sua duração...

Para estimar a duração de uma atividade podemos obter informações...  em memórias de projetos realizados anteriormente;

 em manuais técnicos ou de profissionais especializados – por exemplo, o tempo de maturação de uma cultura ou o tempo necessário para se erguer uma parede de tijolos;

 mediante comparação com atividades similares.

Na impossibilidade do uso dessas informações, os instrumentos de análise de decisão podem reduzir o risco envolvido, ao se predizer o tempo necessário à realização de uma atividade.

Algunssoftwaresaceitam e calculam margens de erro na estimação da duração

de atividades,por exemplo,2 dias ± 15%.

Particularmente na utilização de softwares, é essencial que a duração das atividades obedeça a uma unidade padrão fixa [hora, dia, semana...]. Isto é, se o padrão for dia de 8 horas úteis e uma atividade tiver a duração estimada de 2 horas, a notação deverá ser ¼ de dia...

Dado que as atividades do projeto usualmente envolvem trabalho, a estimativa da sua duração tende a ser imprecisa.

A fórmula mais utilizada por profissionais de modelagem para a estimativa de duração, é a seguinte:

onde:

Tp= a duração [tempo] ponderada para a atividade.

a= a estimativa de duração mais curta [otimista] para a atividade.

b= a estimativa de duração mais longa [pessimista] para a atividade. m= a estimativa mais provável para duração da atividade.

Note-se quemnão é uma média entreaeb, mas a média das estimativas.

A distribuição de frequência tende a ser otimista ou pessimista conforme o tipo de atividade.

Atividades que envolvem trabalho em equipe ou que dependem de fornecimentos tendem a ser estimadas com maior folga.

Atividades que envolvem uso intensivo de equipamento ou que são realizadas por uma só pessoa, tendem a ser estimadas de forma mais otimista no que se

Tp = a+4m+b 6

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matriz de atividades antes e depois

atividades antes ATIVIDADE atividades depois

1 2 3 4 5 1 2 – 4 3;2 3;4 5 4 2

As atividades podem ser sequenciadas linearmente ou podem se sobrepor umas as outras, pois podem ser realizadas em paralelo a outras – atividades em redes de relações.

A utilização de atividades em redes* permite concluir o projeto no menor prazo possível e, consequentemente, a custos menores...

Em síntese, os passos necessários à montagem de uma rede básica de atividades são obrigatórios para projetos de qualquer tipo.

Temos de construir a rede do projeto em várias etapas. Começamos pelas relações que mantém entre si.

A partir da listagem de atividades que elaboramos, devemos ordenar as atividades de acordo com a sua sequência no tempo.

Ou seja, preenchemos amatriz de atividades antes e depois...

Vejamos...

*utilização de atividades em redes...

Permite concluir o projeto no menor prazo possível e, consequentemente, a custos menores...

 projetos simples– com poucas atividades e fases – dispensam a construção e o cálculo de redes , podendo-se passar diretamente à elaboração do cronograma;

 projetos com mais de 15 atividades– a visualização da sequência de atividades é imprescindível à economia interna do projeto, à elaboração de cronograma, ao cálculo orçamentário;

 projetos com 30 ou mais atividades ou projetos em ambiente organizacional digitalizado – é recomendável a utilização de

softwaresespecializados e é essencial a elaboração de um rascunho que oriente a alimentação dos quesitos requeridos pelos programas.

Na coluna central, copiamos o número de cada atividade Na coluna central, copiamos o número de cada atividade...

Na coluna da esquerda, listamos, separando por uma vírgula, o número das atividades que devem Na coluna da esquerda, listamos, separando por uma vírgula, o número das atividades que devem preceder cada uma das listadas na coluna central.

preceder cada uma das listadas na coluna central. Na coluna da direita, listamos, separando por

Na coluna da direita, listamos, separando por uma vírgula, o número das atividades que devem seuma vírgula, o número das atividades que devem se seguir às listadas na coluna central.

seguir às listadas na coluna central.

Temos agora de construir o quadro de sequênc

Temos agora de construir o quadro de sequência de atividades...ia de atividades... Repetimos a listagem das atividades, transc

Repetimos a listagem das atividades, transcrevemos sua duração e os dados darevemos sua duração e os dados damatriz de atividadesmatriz de atividades antes e depois antes e depois... sequência de atividades sequência de atividades a attiivviiddaaddee dduurraaççããoo pprreeddeecceessssoorreess n n pré-montagem pré-montagem

montar programa do curso

contatar professores

obter ementa das disciplinas

contratar professores

verificar salas de aula disponíveis

contratar sala de aula

equipar sala de aula

verificar condições do entorno

preparar folheto de divulgação

revisar folheto de divulgação

determinar preço-aluno definitivo

imprimir folheto de divulgação

divulgar curso

atender pedidos de informação

receber inscrições

selecionar participantes e suplentes

divulgar seleção

matricular alunos

alocar equipe de apoio

reunir equipe/instrutores reunir equipe/instrutores preparar pauta preparar pauta 1 1 2 2 3;2 3;2 4 4 6 6 7 7 6;7 6;7 7;9 7;9 10;12 10;12 10 10 1 1 12 12 11;13;7;9 11;13;7;9 12;20 12;20 12;15;20 12;15;20 14 14 17 17 18;20 18;20 12 12 20;5 20;5 19 19 – – 0d 0d 1d 1d 2d 2d 6d 6d 1d 1d 2d 2d 0,25d 0,25d 3d 3d 2d 2d 1d 1d 0,5d 0,5d 0,1d 0,1d 2d 2d 20d 20d 20d 20d 30d 30d 1d 1d 1d 1d 2d 2d 1d 1d 0,5d 0,5d 0,5d 0,5d

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64 64

Temos agora de diagramar a rede de atividades... Temos agora de diagramar a rede de atividades...

A rede de atividades é um diagrama de setas e retângulos, representando a sequência das A rede de atividades é um diagrama de setas e retângulos, representando a sequência das atividades.

atividades.

...as atividades são dispostas nos retângulos. ...as atividades são dispostas nos retângulos. ...as setas ligam as atividades umas às outras. ...as setas ligam as atividades umas às outras.

...quando as atividades são sequenciadas – quando uma atividade é causa de outra – ...quando as atividades são sequenciadas – quando uma atividade é causa de outra – diz-se que a segunda atividade depende da primeira.

diz-se que a segunda atividade depende da primeira. Os retângulos relativos às atividades devem ter a seguinte aparência... Os retângulos relativos às atividades devem ter a seguinte aparência...

Na rede, temos de alocar as durações das

Na rede, temos de alocar as durações das atividades*, calcular as folgas, informar aatividades*, calcular as folgas, informar a duração total do projeto.

duração total do projeto.

Lembre-se... O comprimento da seta não tem significado. Pode ser estendido ou encurtado para Lembre-se... O comprimento da seta não tem significado. Pode ser estendido ou encurtado para tornar o gráfico mais clar

tornar o gráfico mais claro. O que importa é a sua direção.o. O que importa é a sua direção. Perfeito, Djanira! Perfeito, Djanira! atividade atividade duração duração data início data início folga folga data fim data fim

**durações das atividadesdurações das atividades...

A unidade de tempo [minuto, hora, ...., ano] dev

A unidade de tempo [minuto, hora, ...., ano] deve ser homogênea para todo oe ser homogênea para todo o projeto.

projeto.

Se a unidade for

Se a unidade foranoano, e uma atividade tiver a duração de três meses, usamos ¼, e uma atividade tiver a duração de três meses, usamos ¼ de ano, e não 3 meses ou 1 trimestre.

de ano, e não 3 meses ou 1 trimestre.

O que devemos fazer agora, Guto? O que devemos fazer agora, Guto? reproduzir material didático

reproduzir material didático

semana 1

adquirir manual de treinamento

semana 1 semana 1 iniciar curso iniciar curso curso em andamento curso em andamento 20;5 20;5 20;5 20;5 24;23;22;21;8;5 24;23;22;21;8;5 25 25 1d 1d 20d 20d 1d 1d 0d 0d

Logo, temos de verificar se a sequência

Logo, temos de verificar se a sequência antecedenteantecedente,,consequenteconsequente ee atividades paralelasatividades paralelas fazfaz sentido.

sentido.

Mais ainda... Não pode haver pontas soltas. Mais ainda... Não pode haver pontas soltas.

Continuemos... Continuemos...

Conhecidas a ordem e a duração de cada atividade, podemos acrescentar as datas. Conhecidas a ordem e a duração de cada atividade, podemos acrescentar as datas. Somamos a data de início de cada atividade à sua dur

Somamos a data de início de cada atividade à sua duração. Inserimos o resultado obação. Inserimos o resultado obtido no espaçotido no espaço correspondente do

correspondente do retângulo-atividaretângulo-atividade.de.

Se duas atividades tem o mesmo retângulo de término, consideramos somente o tempo da Se duas atividades tem o mesmo retângulo de término, consideramos somente o tempo da atividade com maior duração*.

atividade com maior duração*.

1 - pré montagem 1 - pré montagem – – –– 2 – montar programa 2 – montar programa 1d 1d –– 6 – verificar salas 6 – verificar salas 2d 2d –– 7 – contratar salas 7 – contratar salas 0 0,,2255 –– 9 – verificar condições 9 – verificar condições 2d 2d ––

**consideramos somente o tempo da atividade com maior duraçãoconsideramos somente o tempo da atividade com maior duração... Ao considerarmos sempre as datas da atividade ou conjunto de atividade Ao considerarmos sempre as datas da atividade ou conjunto de atividades des de maior duração, haverá, naturalmente, uma sobra de tempo para as atividades maior duração, haverá, naturalmente, uma sobra de tempo para as atividades que correm em paralelo.

que correm em paralelo.

São as folgas da atividade que deverão ser ass

São as folgas da atividade que deverão ser assinaladas quando da elaboraçãoinaladas quando da elaboração do cronograma.

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Vejamos... As atividades 2, 3, 4, 5, entre outras têm folgas.

Tanto faz começá-las na data de início marcada ou esperar para iniciá-las.

O cálculo de redes permite jogar com essas folgas*, para utilizar o mínimo de recursos. * jogar com essas folgas...

Por exemplo, se temos um especialista que é utilizado nos primeiros dias da atividade 2, podemos retardar o início da atividade, de forma a não sermos obrigados a contratar um segundo especialista.

1 - pré montagem – – 2 – montar programa 1d – 6 – verificar salas 2d – 7 – contratar salas 0,25 – 9 – verificar condições 2d –

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Continuemos... Chamamos decaminho críticoà sequência de atividades com folga zero ou folga mínima, em vermelho no diagrama.

O caminho crítico indica as atividades-chave e os gargalos em termos de tempo.

O caminho crítico é utilizado para estimar o balanço entre a economia de tempo e a de custos, como as economias de escala, por exemplo.

Para não trabalhar sempre sob pressão, deve-se estabelecer uma margem de erro para a duração do projeto*, por exemplo, de 2 dias.

Veja, no ambienteon-line, a síntese desta unidade. *margem de erro para a duração do projeto...

Essa margem, ou folga total do projeto, vai notada como data mais tarde de inicio de cada atividade.

Essa folga arbitrária garante uma flexibilidade maior, principalmente no caso de atividades críticas, isto é, sem folga.

1 - pré montagem – – 2 – montar programa 1d – 6 – verificar salas 2d – 7 – contratar salas 0,25 – 9 – verificar condições 2d –

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ATIVIDADE – PARTE 3

Agora que você já conhece o quadro de sequência de atividades é hora de colocar isso em prática!

Na terceira etapa da atividade, iremos definir as atividades do projeto. Objetivo

Definir a sequência de atividades do projeto. Tarefa

Elabore o quadro de sequência de atividades do projeto. Para elaborar o quadro, considere...

 a listagem das atividades;  a descrição de cada uma delas;

 o tempo de execução de cada uma delas.

Registre os dados desta atividade namatriz de atividade – parte 3.

No documento APOSTILA Gestao Projetos Culturais (páginas 57-72)