E-mail Interno

A par da drive, o E-mail interno é a outra forma de comunicação interna que a Comunicarte mais utiliza. Existe uma conta de e-mail, a que todos os colaboradores da agência têm acesso desde o primeiro dia de trabalho. Sempre tivemos indicações de que, esta ferramenta teria que estar sempre aberta nos nossos computadores, aliás, era das primeiras aplicações a serem abertas, todos os dias.

2.1.3. Clipping

Durante os três meses de estágio, o clipping não foi muito utilizado. Trata-se de uma ferramenta usada, esporadicamente, e apenas em situações em que a Comunicarte tinha algum artigo nos órgãos de comunicação social.

“O clipping é, ao mesmo tempo, uma fonte de referências sobre as últimas notícias que interessam ao setor e um indicativo de como a organização está a aparecer nos órgãos de comunicação social.” [Lucas, 2007:94]

Esta ferramenta já dominou a imprensa mas, com a introdução da web, a imprensa teve de evoluir como forma de se adaptar às mudanças nos hábitos de consumo dos leitores. Deste modo, o clipping carateriza-se, atualmente, como sendo o processo de reunir todas as notícias e informações publicadas nos media e na web, relativamente a uma organização, produto ou ação específica.

2.2. Comunicação Externa

A comunicação externa é um tipo de comunicação empresarial que se dirige para os públicos externos das organizações.

Segundo Beirão [2008:26], a comunicação externa pode ser definida como “(...)

aquela que se desenvolve para fora da empresa, com o objetivo de obter ou consolidar um clima de recetividade entre todos os públicos fora da mesma e que tenham algum interesse para a vida e o progresso da própria empresa.”

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Este género de comunicação tem a finalidade de divulgar a empresa, as suas ações e os seus produtos e serviços aos públicos externos (consumidores, clientes, concorrentes, sindicatos, imprensa, poderes públicos, governo, bancos, entre outros). É um instrumento fundamental para construir e solidificar, a imagem empresarial de qualquer organização.

A comunicação externa deve privilegiar o diálogo, a informação, o esclarecimento e a compreensão, com o objetivo de ser algo positivo para as organizações. Assim, tem como principal objetivo a criação ou consolidação de uma imagem positiva, relativamente à organização, junto dos seus públicos externos.

É fundamental criar e reforçar um vínculo de proximidade com estes públicos, de modo a propagar a posição da instituição no mercado onde se insere. Quanto mais positiva for a imagem de uma organização, mais recetivo será o público relativamente à sua atividade. Neste tipo de comunicação, também, existem várias ferramentas ao dispor das organizações, nomeadamente, um conjunto de técnicas que integram o mix da comunicação:

 Internet: A internet é um meio muito eficaz para se atingir o público-alvo de uma empresa. Através de um site, loja online, blog e redes sociais, a empresa passa a fazer parte do maior balcão de negócios do mundo.

 Vídeo Institucional: Tem a finalidade de divulgar o funcionamento interno das organizações.

 Brindes: São objetos oferecidos que têm o objetivo de estabelecer ou manter o relacionamento com os seus públicos.

 Patrocínio: Ação que visa fortalecer a imagem de qualquer organização.

 Revista Institucional: Publicação própria desenvolvida para aproximar a empresa dos seus stakeholders23_.

 Publicidade: Divulgação da marca em outdoors, jornais, revistas, rádio, televisão, etc.

 Feiras e Eventos: São acontecimentos que geram oportunidades para as empresas ampliarem a sua visibilidade.24

23 _{Stakeholders: clientes, colaboradores, fornecedores, investidores e público em geral.}

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2.2.1. E-mail

Esta ferramenta, no âmbito da comunicação externa, é das mais importantes para se estabelecer o contacto com os clientes, comunicação social e o público em geral. É através do e-mail, que se estabelecem os primeiros contactos, é onde a Comunicarte recebe os pedidos para trabalhos, orçamentos, alterações e esclarecimento de dúvidas.

O e-mail da agência está acessível a todos os elementos da agência de igual forma e, é utilizado para o envio de qualquer mensagem no âmbito dos trabalhos que se esteja a desenvolver. A Diretora Geral utiliza uma conta diferente da dos restantes colaboradores mas, ambas as contas funcionam quer para a comunicação externa, quer para a comunicação interna. As contas de e-mail estão configuradas para terem a assinatura da organização, que contém a sua imagem corporativa.

2.2.2. Telefone

Na Comunicarte utiliza-se esta ferramenta quando se pretende um contacto mais direto com o exterior ou quando é necessário obter uma resposta mais rápida. Utiliza-se, também, o telefone para os contactos com a comunicação social, pedido de orçamentos, primeiros contactos com os clientes, agendamento de reuniões, entre outros.

A agência dispõe de três telefones fixos, que estão acessíveis a todos os colaboradores, sem qualquer limitação para fins laborais. O telefone representa um instrumento importante para uma organização, uma vez que “(...) o seu atendimento se

reveste de grande importância para a imagem da organização.” [Fonseca, 1999:212]

Ao concluirmos os primeiros dias na Comunicarte, a Diretora Geral dá-nos indicações de como devemos proceder para efetuarmos o atendimento telefónico – devemos sempre cumprimentar a pessoa que está do outro lado da linha, apresentarmos a empresa, proceder à nossa apresentação e questionar em que podemos ser úteis. Além disso, na comunicação, devíamos usar linguagem formal, educada e cordial, uma vez que estávamos a representar uma agência de comunicação.

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2.2.3. Website Institucional

Uma estratégia muito eficiente para informar, divulgar e anunciar algo aos públicos externos, é a criação de um website institucional por parte das organizações.

De acordo com Pinho [2003:92], “As empresas podem ter diversas razões para

criar o seu próprio website. As mais frequentes são:

 Oferecer informações detalhadas e atualizadas da empresa;

 Dar a conhecer os produtos e serviços da empresa;

 Aumentar os lucros da empresa;

 Criar um novo canal de venda para os produtos e serviços da empresa;

 Aumentar o interesse do público;

 (…)”25

A Comunicarte dispõe de um website institucional, frequentemente atualizado – quer em relação às informações, aos contactos, trabalhos, quer ao design do próprio site. No endereço www.comunicarte.pt, é possível consultar-se a história da Comunicarte, a sua missão, visão e valores, todos os seus serviços, informações sobre a Academia Comunicarte, contactos, links para as outras plataformas de informação, entre outras coisas. Nele, os públicos da agência terão todas as informações de que necessitam para se manterem informados sobre a organização.

2.2.4. Blog

A agência de comunicação Comunicarte dispõe de um blog, ferramenta utilizada para expandir a marca e as informações desta organização.

Diz a lenda, que o blog foi a primeira página web escrita e publicada na internet, por Tim Berners-Lee – criador da HTML26, decorria o ano de 1992. Os blogs são um local, acessível através de uma única interface, onde um ou mais autores publicam artigos

25 _{Adaptado de: PINHO, J. B. (2003),Relações Públicas na internet, São Paulo: Summus Editorial} 26 _{HTML: Linguagem que permite a navegação por hipertexto e que abriu a World Wide Web}

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ou conteúdos multimédia, e que podem ser lidos e comentados instantaneamente por outros leitores – eles próprios transformados nesse momento em autores.

“Um blog é como um fórum – mas com hierarquias pré-definidas, que começam na restrição dos autores e acabam no formato da apresentação dos textos, que é sequencial e não organizado em árvores.” [Querido e Ene, 2003:13-14]

No blog da Comunicarte é possível aceder a informações sobre a Academia Comunicarte, Timeline, aos Cursos online, novos clientes, entre outros. É um suplemento do website institucional, que tem como principal objetivo, atingir um maior número de pessoas.

2.2.5. Redes Sociais

As redes sociais representam, nos dias de hoje, um órgão de comunicação muito poderoso, quer pela sua popularidade, quer pela fácil divulgação de qualquer conteúdo. A sociedade está interligada através das relações de interação, efetuada através das redes, sejam elas formadas por laços sanguíneos (família), por conveniência (relações profissionais), ou por semelhanças de afinidade, gostos, entre outros.

Vários autores referem-se ao tema das redes sociais, entre eles Tomaél e Marteleto [2005], que definem redes sociais “como um conjunto de pessoas, instituições e

organizações, que, por possuírem afinidades em comum, compartilham, por exemplo, trabalho e/ou informações e, através dessas ligações, vão construindo e reconstruindo uma estrutura social.”

A Comunicarte como uma organização atualizada e que acompanha as novas tendências da comunicação, tem conta no Facebook e YouTube.

2.2.5.1. Facebook

Se bem utilizado, o Facebook pode-se tornar um meio de comunicação muito útil para as organizações. Esta rede social assume, cada vez mais, um papel muito importante

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e relevante para as sociedades atuais, uma vez que é muito popular, junta milhões de utilizadores e possibilita a partilha e propagação de conteúdos, rapidamente.

“(…) as redes socias que têm surgido não têm apenas informação em rede e pessoas, elas criaram sociedades novas, ligadas em rede, onde as pessoas se juntam com base nos seus interesses e paixões. Formam tribos. Constroem relações. Mas mais importante do que isso, tornam as pessoas informadas. E, como já sabemos, informação é poder.” [Coutinho, 2014:5]

A Comunicarte, por norma, faz atualizações diárias da sua página do Facebook. Nesta página fazem-se a partilha de informações úteis, frases motivacionais, agenda Comunicarte, entre outros.

2.2.5.2. YouTube

Os conteúdos audiovisuais são muito importantes para a divulgação de informações, porque são dinâmicos e obrigam a atenção e o funcionamento de, pelo menos, dois sentidos – a audição e a visão.

“O YouTube é uma rede social que permite a publicação e partilha de conteúdos audiovisuais.” [Ribeiro, 2013:93]

No YouTube, a Comunicarte publica dicas, guias práticos e tutoriais, criados a pensar na valorização pessoal e profissional dos seus públicos.

2.2.6. Press Release

Comunicado de imprensa, press release ou simplesmente release, é um artigo para a comunicação social, elaborado por um indivíduo ou organização, com o objetivo de divulgar uma notícia ou um acontecimento.

“Press Release é um texto jornalístico, produzido pela área especializada, com o objetivo de informar as redações sobre assuntos do interesse da organização.” [Chinem,

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Tem como intuito ser publicado. Contudo, é o jornalista que decide publicar ou não o press release, conforme a importância que ele atribuir ao mesmo.

Segundo García [1999:19], “Representa uma solução rentável a médio e a longo

prazo em termos divulgativos, tanto para a entidade como para os media.”

A Comunicarte recorre a esta ferramenta, frequentemente, porque ela constitui uma oportunidade de publicitar atividades ou informações da organização, sem qualquer tipo de encargo financeiro.

2.2.7. Cartão-de-visita

O cartão-de-visita é uma pequena e portátil ferramenta de marketing. A qualidade e a inteligência das informações são reflexo do portador do cartão e da sua organização.

“Um bom cartão-de-visita é como uma grande gravata: você não se torna uma pessoa melhor, mas é mais respeitado.” [Wheeler, 2012:158]

A Comunicarte dispõe de cartões-de-visita mas, só a Diretora Geral é que faz a sua distribuição, até porque os cartões da agência contêm os dados e contactos pessoais da Dra. Ana Sofia Gomes.

2.3. Comunicação de Crise

Uma crise trata-se de um acontecimento prejudicial que influencia, negativamente, a imagem de uma organização. Nos últimos anos, desastres de grande importância fizeram com que os governos, instituições e empresas necessitassem de estar preparados para lidar com situações de crise.

Para uma empresa, uma situação de crise não é, obrigatoriamente, um acidente de grandes proporções, na verdade, a maior parte das empresas enfrenta as chamadas “pequenas crises” que, raramente, são resolvidas e que, na maioria das vezes, dão origem a grandes problemas.

Recorre-se à comunicação de crise quando uma organização enfrenta qualquer acontecimento que tenha um impacto negativo sobre a mesma.

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“Comunicação de risco é a expressão utilizada pelo mercado para designar um conjunto de estratégias à disposição das empresas e gestores para auxiliá-los na comunicação com o público em situações potenciais ou reais do conflito de interesses.”

[Melo, 2010:279]

É importante ter apenas um porta-voz de comunicação de crise, para que não surjam informações contraditórias ou boatos, por isso, é essencial ter na equipa um comunicador dotado de atributos como, “(...) credibilidade, segurança, aptidão, boa

aparência, acesso a boa informação, disponibilidade total, confiança, boas relações.”

[Ramos, 2007:31]

A Comunicarte adota como estratégia de comunicação de crise, o diálogo dotado de transparência e frontalidade. A organização acredita que, esta é a melhor via para a resolução de conflitos. Assumir falhas e falar abertamente sobre as mesmas, é fundamental para melhorar a prestação, tanto dos colaboradores, como da própria organização.27

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