E XPORTAÇÃO AUTOMÁTICA DE DOCUMENTOS DO M USEU

Tendo como principal objectivo aferir se o protótipo está preparado para ingerir novos conteúdos, realizamos um teste de exportação de alguns registos seleccionados do inventário do Museu da FBAUP para DSpace. Nesse âmbito recolhemos 30 registos da colecção de desenhos de Henrique Pousão, pensionário da antiga Academia, e procedemos ao mapeamento dos campos do sistema INARTE- Gestão do Património Cultural Móvel, software utilizado pelo serviço para introdução de registos para Dublin Core. A análise da interface de pesquisa do INARTE para a Web e o contacto directo com a técnica do Museu foi fundamental para definirmos os campos que deveriam ser exportados para o DSpace

(ver anexo 2). Solicitamos à empresa3 _que representa o software, para nos enviar o XML com o Dublin Core dos registos de acordo com o mapeamento dos campos, bem como dos objectos digitais associados. (ver tabela 17)

Exportação 2009-08-26

A importação dos metadados não correu como esperávamos, principalmente porque só depois de exportados os registos é que nos apercebemos de que o serviço utiliza dois campos para introdução dos títulos, nomeadamente o campo Designação e o campo Título. A prática é, se o técnico consegue atribuir o título ao desenho, segundo dados de investigação, insere a informação no campo título e complementa com o tipo do desenho, na Designação. Ex. Título: Fauno o pequeno; Designação: Desenho\Estátua. Por outro lado, se não consegue identificar o desenho introduz apenas a designação. (ver anexo 2, alínea a)

Como não tivemos conhecimento desse pormenor, mapeamos apenas o campo de Título e consideramos o campo Designação como o tipo de documento (ver anexo 2, alínea b). O reflexo desse procedimento no protótipo foi importante, porque sendo esta uma situação nova, não nos tínhamos apercebido de que a ausência de título no formato tabular, impedia a ligação ao        

1 _{Cronologia – “campo utilizado para registar acontecimentos, datas, etc., que compõem a história e percurso do}

objecto antes e após o seu carácter cronológico. (Manual In Arte Premium, p. 61).

2 _{Designações – “introdução de dados relativos a outras designações que não a existente na informação genérica de}

cada objecto”. Por exemplo, nomes de acordo com a localização geográfica, designações de carácter científico, etc. Ex. Modelo Nú; Moeda Romana (Manual In Arte Premium, p. 63).

3 _{Sistemas de Futuro} 

Campos IN ARTE Campos Dublin Core Tradução DSpace Nº Inventário dc. identifier Identificador Designação dc.type Tipo de documento

Título dc.title Título

Historial dc.provenance Histórico do documento Notas dc.description Descrição

Autorias dc.contributor.author Autor/Produtor Cronologia1 _{dc.coverage.temporal Âmbito cronológico} Designações2 _{dc.subject Assunto}

Proprietários dc.rights.holder Detentor de copyright Técnicas dc.format Descrição física Medidas dc.format.extent Dimensões ou duração Objecto digital dc.source.uri

– Ava

liação qu

ali

ta

tiva da Biblioteca Digi

tal

formato simples (ver anexo 2, alínea d). Acresce que na lista de entradas recentes aparecia a palavra untitled em substituição do título (ver anexo 2, alínea c). Dos 30 registos importados, apenas 3 continham referência ao título, por isso e para colmatar esta falha resolvemos definir uma regra – mapear os dois campos – Título e Designação (do INARTE) para dc.title (título) e inserir um novo elemento manualmente, no XML para o tipo de documento (dc.type) (ver anexo 2, alínea g); inserimos também o campo dc.language.iso para introdução da língua e o campo

dc.date.issued para a data, em virtude do campo dc.coverage.temporal não ser visível no formato

tabular, o que impediria o utilizador de recuperar informação caso percorresse os classificadores por data.

Em suma se analisarmos um registo a partir do catálogo do Museu e compararmos com a informação inserida no DSpace, poderemos facilmente constatar que não existe grande perda de informação e que os dados mais importantes foram mapeados para a biblioteca digital (anexo 2, alínea a). Contamos futuramente incluir o campo “ligação ao catálogo” no XML para que possa ser exportado automaticamente, como fizemos com os registos bibliográficos, para que qualquer utilizador (utilizador da UP ou externo) tenha sempre a hipótese de aceder ao registo bibliográfico no INARTE e obter mais informação. Para efeitos de demonstração do protótipo optamos por inserir este campo (dc.source.uri) manualmente. (ver anexo 2, alínea h).

CONCLUSÃO

O estudo e levantamento dos diversos sistemas de informação existentes ao nível das universidades reforçam a nossa convicção de que a disponibilização da colecção da FBAUP, integrada numa biblioteca digital, corresponde ao meio mais indicado para promover a instituição enquanto detentora de um fundo de valor ímpar.

No decurso da análise realizada, no que concerne às necessidades do serviço de documentação e informação, pudemos depreender que a falta de visibilidade do mesmo decorre da inexistência de transmissão da informação para o exterior. Nesse sentido, procuramos identificar os principais problemas e sugerir meios de colmatar algumas falhas, mormente para melhorar os serviços em termos de gestão de pedidos. Propusemos o preenchimento de uma ficha de requisição mais detalhada e da abertura de um processo por investigador para que fosse possível traçar o percurso da investigação, desde o início até à sua conclusão. Eventualmente, a criação de uma base de dados, que contemplasse dados pessoais dos investigadores e específicos da investigação, contribuiria para uma análise efectiva, quer do número de solicitações quer das séries documentais mais procuradas para consulta.

Outro domínio que nos ocupou a atenção foi a selecção dos documentos mais relevantes para inserir na biblioteca digital, atendendo não só à sua diversidade mas sobretudo ao seu valor como espécies únicas e essenciais para o estudo e o ensino nas artes. Quanto às diferentes tipologias detivemo-nos com algum cuidado na análise das séries documentais para extrairmos as principais tipologias informacionais. Contudo, salientamos a necessidade de um maior apoio ao nível da arquivística, pois não sendo esta a nossa principal área de intervenção e conhecimento, tornou-se por vezes difícil a tomada de decisões. Em termos de normas e padrões de metadados procuramos não nos distanciarmos das regras tentando seguir, sempre que possível, as orientações arquivísticas e bibliográficas. Estamos conscientes de que não foi uma tarefa fácil de cumprir, pois impôs-se encontrar a terminologia mais adequada para a descrição de documentos de arquivo e para catalogação de bibliografia, evitando grandes diferenças na apresentação e modos de recuperação da informação.

O apoio a nível institucional foi condicionante para o desenvolvimento da colecção protótipo, garantindo os meios necessários à concretização das exportações automáticas provindas do ALEPH e do SIGARRA, de forma a integrar as colecções na biblioteca digital. A reutilização das descrições bibliográficas permitiu não só consistência e uniformidade na apresentação da meta-

informação mas também a ausência de duplicação de informação. Apontamos, no entanto que não foi satisfatório o procedimento de exportação do SIGARRA para DSpace, na medida em que foram importados mais documentos do que pretendíamos.

Centrámos a nossa investigação na colecção protótipo que constituiu o nosso maior desafio, inequivocamente pela utilização de uma plataforma preparada para a construção de repositórios institucionais, com critérios de utilização e depósito completamente diferentes dos que pretendíamos para a biblioteca digital. Os critérios adoptados para a definição de colecções e catalogação de documentos bibliográficos foram relativamente fáceis de cumprir. O nosso maior condicionalismo centrou-se na descrição arquivística, tendo sido inevitável ignorar a estrutura orgânico-funcional para que as colecções de arquivo se adaptassem ao conceito de comunidades na plataforma DSpace e não se distanciassem da organização prevista para os documentos de biblioteca. A alternativa para colmatar a ausência da estrutura multi-nível no arquivo foi garantir que o utilizador pudesse recuperar ao nível da meta-informação ligações entre as séries, os documentos ou os processos e navegar entre os produtores ou entidades produtoras, assunto e tipos de documentos afectas à mesma secção. Paralelamente disponibilizamos a estrutura multi-nível, correspondendo aos anos de 1836 a 1957 a partir da biblioteca digital, em formato HTML, remetendo cada série para o registo correspondente em DSpace.

Relativamente a questões mais técnicas apontamos a necessidade de ajustar a plataforma de acordo com as especificidades de cada comunidade, particularmente na definição de índices e classificadores que pela sua precisão melhorariam o desempenho da biblioteca digital, no que diz respeito à pesquisa e formatos de visualização dos documentos. Também a incapacidade do sistema para apresentar o thumbnail (imagem pequena) dos documentos em formatos PDF e JPG impediu a pré-visualização de uma imagem no formato de vista de resultados, o que para uma biblioteca digital de arte, onde a imagem é o principal meio de comunicação, é bastante importante.

Em termos de preservação procuramos assentar alguns critérios quanto às cópias de segurança dos objectos digitais, sendo necessário estabelecer uma política de preservação mais alargada e que envolva a Universidade do Porto para defesa e conservação de um património, que se julga de grande valor institucional.

A garantia e continuidade do projecto estão dependentes especialmente do suporte que possamos vir a ter da Universidade do Porto relativamente à validação e aceitação do protótipo e sua colocação em produção. É também preciso reunir as condições necessárias à contratação de

recursos humanos qualificados para o apoio na catalogação, descrição e inventariação de todo o material, bem como a disponibilização de equipamento adequado para a digitalização dos documentos.

No cômputo geral consideramos que o trabalho realizado cumpriu com os objectivos propostos dando a conhecer um espólio único, que contribuirá para o estudo e o ensino das artes.

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Academia Portuense de Belas-Artes- Catálogo da exposição dos trabalhos escolares dos alumnos da Academia Portuense de Bellas-Artes considerados dignos de distinção no anno de 1892. Porto: Typographia de A.J. da Silva Teixeira, 1893.

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