Análise das dificuldades no acesso à documentação
O acesso ao arquivo da FBAUP obedece a determinadas regras, nomeadamente do foro legal (direitos de autor) e administrativo (circuito interno do pedido de consulta), que poderão condicionar o acesso à documentação. A primeira questão que se coloca é sem dúvida o tempo de resposta entre a solicitação e a pesquisa da informação. Sempre que um investigador solicita informação sobre um determinado artista, tema ou época, quer no arquivo quer na biblioteca, a pesquisa tem que ser efectuada em várias frentes, concretamente: o catálogo manual do livro antigo, o catálogo colectivo, o inventário do arquivo e o catálogo das gravuras, o que poderá ser um processo bastante moroso. Todos os pedidos para consulta de documentos de arquivo e biblioteca são arquivados pelos serviços.
O estudo das necessidades transmitidas ao serviço tem como objectivo perceber as principais dificuldades no acesso à documentação, através da recolha e análise dos pedidos remetidos por ficha de requisição ou enviados por e-mail, durante os últimos dois anos (2007-08). Pretendemos igualmente, precisar quais os documentos mais solicitados para consulta; determinar o perfil do investigador da FBAUP; identificar a época ou fundo mais solicitado, e por
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fim, verificar a capacidade de resposta do serviço face às solicitações. Nesta fase, pretendemos apenas certificarmo-nos das principais necessidades dos utilizadores e da capacidade de resposta do serviço, tendo em conta os recursos humanos e software de que dispõe. Numa segunda fase, pretendemos fazer uma avaliação prévia do modelo do protótipo da Biblioteca Digital a um grupo específico de utilizadores (investigadores, docentes e técnicos do SDI), atendendo à sua estrutura e facilidade no acesso e na pesquisa. Pretendemos também apurar se o utilizador considera ou não vantajosa a integração dos fundos (ver: Avaliação qualitativa, Cap. 6).
O Arquivo da FBAUP funciona apenas com o apoio de um profissional especializado que vai respondendo às solicitações externas e internas. Apesar de o fundo ser bastante solicitado para consulta o arquivo não tem “voz” na instituição, principalmente pelo desconhecimento que a comunidade tem da colecção e do seu valor patrimonial. A única ferramenta de apoio que possui, como referido anteriormente, é um inventário cujo período temporal abrange os anos de 1836- 1957. Datas posteriores são difíceis de encontrar, consequência destes arquivos estarem organizados em vários depósitos dificultando a localização e o acesso aos documentos. A biblioteca, por outro lado destaca-se como serviço autónomo e de referência relevante dentro da instituição, no entanto por não ter o seu espólio totalmente informatizado e digitalizado, vê diminuída a sua visibilidade para o exterior.
Os pedidos remetidos ao serviço passam por um circuito interno até chegar às mãos do SDI. A Secretaria da Faculdade dá entrada do pedido que remete para o Conselho Directivo (CD) para que seja autorizada a consulta dos documentos. O CD por sua vez autoriza ou não, e dá conhecimento aos serviços (Biblioteca, Arquivo e Museu) da intenção do investigador de consultar os fundos. Volta à Secretaria para ser marcado o dia da visita para investigação, e naturalmente os serviços são informados da data marcada para a consulta de documentos. Este seria o procedimento normal e que na maior parte das vezes é cumprido. Exceptua-se os pedidos realizados por e-mail e que são remetidos directamente para o técnico responsável.
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Para seleccionarmos os elementos comuns dos pedidos de consulta e dessa forma filtrarmos a informação, procedemos à análise das fichas de requisição e e-mails enviados para os serviços. Identificamos como pontos comuns a área de investigação (curso); tema para investigação; época; instituição; data de entrada do pedido; data de despacho do CD; pedido autorizado ou não e tipo de pedido (e-mail; telefone; ficha de requisição). Para melhor compreensão elaboramos uma tabela (anexo 3) onde descrevemos a informação que conseguimos extrair dos pedidos. Apesar de não conseguirmos definir de forma directa o perfil do investigador, pelo género de documentação solicitada e instituição frequentada, foi possível filtrar grupos, que na sua maioria frequentam o ensino superior, o que se traduz numa investigação ao nível da licenciatura, mestrado e doutoramento. Foi possível ainda identificar utilizadores independentes, ou seja investigadores que não estão afectos a qualquer instituição e que procuram essencialmente elementos para a constituição de biografias. Por último, e apesar de não termos registo desses pedidos podemos caracterizar o docente da FBAUP como estudante de mestrado e doutoramento.
Após leitura e estudo de todos os pedidos estamos em condições de produzir um levantamento dos principais problemas detectados durante a análise, e que poderão justificar a pouca visibilidade do serviço.
A primeira questão que se coloca refere-se ao procedimento utilizado para organização e arquivo dos pedidos. Constatamos que a maioria dos pedidos não passa por um circuito de registo interno, tornando-se difícil produzir uma análise precisa sobre o número de solicitações decorridas ao longo do ano. Na realidade conseguimos obter apenas informação de 107 pedidos ao longo de 2 anos o que pela nossa percepção, não reflecte o número efectivo de solicitações. Acresce que os pedidos realizados pelos serviços internos (Secretaria e Museu) não são registados. Pudemos constatar que no ano de 2007 apenas 36 pedidos foram arquivados, sendo que 31 foram realizados através de ficha de requisição e apenas 6 por e-mail. Em 2008 o número aumentou para 71 pedidos, sendo que 27 foram realizados por ficha de requisição e 34 por e-mail. Os pedidos enviados por e-mail (anexo 4) são mais complexos e morosos de analisar porque não possuem informação suficiente sobre dados pessoais ou objectivo da pesquisa, apenas o que o investigador pretende consultar. Pela ficha de requisição (anexo 4 a) foi possível retirar mais dados, contudo nem sempre a resposta é clara, limitação que atribuímos à forma como está estruturada a ficha de requisição, e que poderá conduzir a dúvidas no seu preenchimento. Nestes casos foi necessário proceder a uma observação mais precisa do texto, para conseguirmos extrair informação que se enquadrasse no nosso universo de análise.
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É importante salientar que após os serviços tomarem conhecimento do pedido não existem elementos que nos permitam analisar os procedimentos para a consulta, ou seja se o investigador teve acesso à documentação, em que termos, de que forma, que documentos foram facultados para consulta e quanto tempo durou a investigação. Consideramos uma falha grave o facto de os serviços não preverem a abertura de uma ficha de consulta, que conduza a uma análise quer dos documentos mais solicitados ao longo do ano, quer do tempo de resposta dos serviços ao pedido do investigador.
Optamos por identificar de acordo com a lista do anexo 3 os principais pontos de convergência e divergência dos pedidos. Começamos pelas áreas de investigação das quais se destacam a História e suas variantes com 33 solicitações, seguidas das artes plásticas com 27, e por último 15 pedidos para constituição de biografias, monografias e estudos de genealogia. Relativamente ao tema para a investigação verificamos que num universo de 107 pedidos, 89 reportam-se ao estudo do percurso académico de artistas que frequentaram a escola, sendo os restantes referentes a estudos mais abrangentes sobre a Academia Portuense de Belas Artes. Não conseguimos identificar com precisão a época mais solicitada para consulta dado que a informação não é consistente, ou seja pode dizer respeito aos anos de ensino ou à data de nascimento do artista.
Entretanto, ao confrontarmos os pedidos com as listas de alunos chegamos à conclusão que os documentos mais solicitados para consulta apontam para o século 19 com cerca de 50 pedidos, ainda a Faculdade era designada de Academia, contra 40 pedidos distribuídos entre a Escola de Belas Artes do Porto (1911-1957) e Escola Superior de Belas Artes do Porto (1957-1993). Quanto à instituição que o investigador frequenta ou representa, destacam-se os pedidos de instituições do ensino superior com cerca de 52 requisições, sendo que apenas 6 foram solicitados pela própria faculdade. No que concerne as datas de entrada e datas de despacho e como referido anteriormente, constatamos que a partir do momento em que o despacho é dado, não existe qualquer registo de quando e como o investigador foi contactado para se dirigir aos serviços.
São escassos os casos em que temos acesso à data em que o pedido chegou às mãos da técnica superior, o que significa que não nos podemos limitar ao despacho para determinarmos o tempo de resposta ao pedido do investigador. Tratando-se de pedidos por e-mail a informação é ainda mais reduzida, dificultando a extracção de resultados. No entanto, e em contrapartida, na sua maioria têm anexada resposta à solicitação em virtude do seu circuito ser directo. (e-mail
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dirigido à técnica superior). No caso das requisições, como o seu procedimento é mais complexo impossibilita o controlo do circuito do pedido, não existindo deste modo os elementos necessários para uma avaliação concreta do tempo de resposta. Com os elementos de que dispomos e face ao exposto concluímos que em média, durante o ano de 2007, o tempo decorrido entre o pedido e a data de despacho foram 4 dias (fichas de requisição). Em 2008 aumentou para 5 dias face ao acréscimo de pedidos (passou de 36 em 2007 para 71 em 2008). A média de tempo de resposta dada pela técnica superior é de 6 dias (e-mail), no entanto o primeiro contacto refere-se apenas a uma informação breve sobre os documentos disponíveis para consulta, tendo posteriormente o investigador que se deslocar à faculdade para uma consulta mais pormenorizada. A partir deste ponto não existe qualquer referência quanto à duração da investigação ou documentos consultados.
Na realidade, se o tempo de resposta correspondesse efectivamente a 5 ou 6 dias, em princípio não haveria razões para preocupação, no entanto e em função da análise realizada, constatamos que estes dados não são fidedignos. Acresce que como os documentos não se encontram todos no mesmo piso o investigador tem que se dirigir a cada serviço para efectuar a consulta, o que poderá resultar numa longa e demorada investigação.
Tendo em conta as várias limitações na obtenção de dados precisos resolvemos elaborar uma nova ficha de requisição mais segmentada, para que seja possível extrair mais informação. (anexo 5). Por outro lado, cremos que seria uma mais-valia para os serviços o preenchimento de uma ficha de consulta por investigador (anexo 6) para determinar a duração da investigação e quais os documentos mais consultados ao nível das séries ou bibliografia.