Elaboração das diretrizes ou de metodologia própria

Esta é a etapa onde será dado o formato das auditorias que se pretende implementar e o primeiro passo será o estabelecimento de um cronograma de ações.

Após a avaliação, pela alta direção da Casa, certamente algumas sugestões deverão ser incorporadas ao processo em andamento.

Neste momento, o grupo de trabalho já terá levantado os dados e as informações necessárias para a implementação de diversas ações práticas, organizando-os e sistematizando-os.

Este banco de dados e informações deverá ser consistente e capaz de auxiliar no planejamento das ações futuras e revelar objetivamente a situação ambiental do universo de entes auditados.

Como acréscimo, poderão ser utilizados bancos de dados de instituições externas, que atuem em áreas de interface, conforme mencionado anteriormente.

Para o prosseguimento das atividades, após esta primeira auto-avaliação, o grupo de trabalho poderá ser ampliado, se necessário, buscando o apoio de pessoal externo, dependendo das disponibilidades do TC.

Uma decisão fundamental é a opção pela introdução gradativa da análise ambiental nas auditorias do ente ou pela inserção imediata da integralidade das atividades de auditoria ambiental sendo, então, mobilizados os meios e recursos necessários e proporcionais a esta escolha, dentro de um horizonte de tempo adequado e realista.

Esta decisão deverá ser consensuada com a alta direção e, sobremaneira, aceita e partilhada pelo grupo de conselheiros do tribunal, visto que num regime de mandatos relativamente curtos na presidência dos TCs – um a dois anos, em regra – as alterações na direção do ente poderiam influenciar na continuidade do processo.

Ressalta-se, novamente, que as atividades de auditoria ambiental crescem em complexidade na seguinte ordem: auditorias financeiras, contábeis e de legalidade considerando a variável ambiental; auditoria de empreendimentos e fomento; auditoria de políticas, planos e programas; e, auditoria de sistema de gestão ambiental. Esta ratificação é essencial, uma vez que o envolvimento da entidade também será proporcional ao desenvolvimento de atividades num grau de complexidade crescente.

Por exemplo: o TCU realiza auditorias ambientais de desempenho desde o início de sua inserção nesta área, como denota o seu Manual de Auditoria Ambiental (TCU, 2001), tendo realizado investimentos importantes em treinamento, elaboração de manual próprio e estímulo à participação de seus técnicos em eventos, como se percebe pelo nível e abrangência dos materiais produzidos, além dos resultados das auditorias publicizadas (manual e relatórios disponíveis no site www.tcu.gov.br); o TCE/MT, através de um trabalho monográfico (AGUIRRE, 2002), divulga estudo para realização auditoria de desempenho; o

TCE/RS, que está em processo de inserção gradativa da questão ambiental em suas auditorias, iniciou suas atividades com a inclusão de “itens a auditar” nas auditorias financeiras e de conformidade, com a perspectiva futura de realização de auditorias de desempenho (MOTTA, 2003), já tendo realizado uma auditoria operacional sobre o controle de cargas perigosas, como retrocitado, no subitem 3.6.4. Outros exemplos práticos de auditorias também foram mencionados no capítulo anterior.

Nesta etapa, há a necessidade de completar o treinamento dos membros do grupo de trabalho e dos técnicos que realizarão as auditorias de campo. Por óbvio, neste primeiro momento, o grupo de trabalho deverá receber maior quantidade de informações do que os demais servidores, podendo eles mesmos realizar grande parte das atividades de treinamento aos demais servidores.

Em função da lógica de melhoria contínua, o processo de aprendizagem deverá ser prosseguir após a implantação das auditorias ambientais, uma vez que os assuntos envolvidos, além de multidisciplinares, estão em constante evolução e mutação, requerendo “reciclagem” constante. Sobre isto, indica-se a leitura do guia metodológico da INTOSAI (2001).

Como temas essenciais à multidisciplinaridade ambiental, em anexo será apresentada uma série de matérias pertinentes e relevantes, visando embasar um programa de treinamento mínimo aos auditores.

Estas atividades de treinamento devem se desenvolver simultaneamente ao estabelecimento dos parâmetros próprios – missão fundamental do grupo de trabalho estabelecido, além da realização e divulgação de atividades relativas ao meio ambiente, tornando o tema corriqueiro entre os servidores e divulgando informações sobre o ingresso do tribunal na área das auditorias ambientais aos jurisdicionados e à população em geral.

É nesta fase que serão feitos os contatos com entidades externas ao tribunal para tratar de possíveis parcerias ou ações conjuntas, se desejável pela instituição. O item 5.3 tratará deste tema, com uma sugestão de atuação em rede, como uma complementação aos elementos sugeridos neste trabalho.

Uma ferramenta que poderá auxiliar de forma importante é a aplicação de questionários estruturados, junto às auditadas, visando à obtenção de dados e informações sobre temas específicos a verificar nos processos de auditoria, tal como aquele proposto e já implementado pelo TCE-RS.

Internamente, poderão ser desenvolvidas listagens de “itens a auditar”, de acordo com as características dos jurisdicionados, ou do conjunto deles. Neste sentido, o conhecimento dos procedimentos das Normas ISO 14.000 poderá trazer bons subsídios para sua elaboração.

Outra atividade essencial é a definição de alguns indicadores de desempenho que possam ser aplicados imediatamente no exame das políticas, programas e atividades desenvolvidos pelos auditados.

Quanto a este quesito poderão ser encontradas dificuldades importantes, visto inexistir uma cultura nacional de elaboração de estatísticas e publicação de indicadores confiáveis, embora em algumas áreas já se tenha bons parâmetros.

O esforço do ente que se propuser a desenvolver seus indicadores próprios poderá ser minimizado com apoio de órgãos externos ou mesmo em ações em rede.

O processo de elaboração das diretrizes ou metodologia própria para execução de auditorias ambientais deverá ser conduzido de forma que os servidores e conselheiros sintam- se de alguma forma co-partícipes, ajam como colaboradores e percebam a importância do tema que, há muito tempo é parte palpável na vida das pessoas, não mais como um tema exótico, mas relevante à economia dos recursos públicos, além de essencial à manutenção da vida no planeta.

Ademais, o significativo aporte de recursos que vem ocorrendo na área ambiental em grande parcela dos países do mundo, inclusive e muito particularmente no Brasil, como se frisou na parte introdutória desta dissertação, deve ser demonstrado, para que se perceba o quanto é estratégica a atuação dos tribunais de contas na fiscalização efetiva, eficaz e eficiente destes recursos.

Como última ação desta fase, sugere-se a elaboração de um manual provisório, acompanhado de um relatório das atividades desenvolvidas, visando manter a memória de todo o processo e permitir a revisão das eventuais falhas detectadas na aplicação das recomendações finais.

A auditoria, em si, não deverá sofrer maiores alterações em sua forma usual. As fases normalmente realizadas deverão permanecer inalteradas, visto não se estar criando uma nova metodologia de atuação, mas inserindo critérios e aspectos ambientais nas análises usuais de conformidade e de desempenho.

- Pré-auditoria: levantamento de dados preliminares e interpretação da legislação aplicável, planejamento da auditoria, incluindo a plena determinação de sua abrangência e limites;

- Trabalho de campo: coleta de dados gerenciais, interpretação de principais desconformidades, comunicação interna e externa.

- Relatório, plano de correção, comunicação interna e externa, negociação com autoridades e terceiros, conforme o tipo de auditoria.

Em princípio, cada TC possui normativas internas regulando seus procedimentos de auditoria.

O próximo passo será praticar “auditoria ambiental”.