INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de produzir documentos oficiais e formais, de acordo com a legislação pertinente e as boas práticas de linguística e estética documentacional. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, especialmente nos serviços administrativos. Muitos serviços são concretizados por meio de documentos próprios como aqueles que produzimos e preenchemos, registramos matrículas dos alunos, manuseamos o computador, interagimos por meio de e-mails, etc.
Entretanto, é preciso ter um bom domínio da escrita, apreciando suas regras e conseguindo aplicá-las na produção de documentos que fazem parte de tarefas específicas, como os da secretaria escolar, em todos os aspectos, administrativo e pedagógico.
Dessa forma, escrever com clareza, objetividade e coesão também faz parte da boa comunicação. A linguagem é um veículo natural de comunicação do ser humano. Empregamos a linguagem para expressar nossos sentimentos e pensamentos, para defender nosso ponto de vista, dar sentido às coisas, fazer inferências sobre a condição social, política e econômica do país.
Para aprender com os textos, que registram a linguagem por meio de insígnias, o que constitui a escrita, essa linguagem pode ser construída através de uma identidade, com gestos, símbolos e significados. Através dessa linguagem podemos fazer a leitura de mundo.
Em suma, são muitos os papéis e as atividades por meio da linguagem que podemos realizar. Interagimos com as pessoas e com
as instituições utilizando a linguagem verbal e não-verbal de forma tão cômoda, que muitas vezes, nem paramos para pensar como isso acontece.
Para falar nas boas práticas da linguística, não podemos deixar de compreender do que essa ciência se ocupa, com certeza são inúmeras as preocupações da linguística. Mas uma em particular vai nos interessar.
Você saberia dizer qual é? Pois bem, a forma como a língua se estrutura genericamente, através de propriedades de associação e classificação, o que obedece, parcialmente, às tradicionais análises morfossintáticas que aprendemos na escola.
No campo da ciência linguística, Saussure (1916) conceitua, a língua
“como um conjunto ordenado de acordos sociais, aproveitados pela coletividade para suscitar a comunicação”. Estabelecer os signos linguísticos que derivam da união de significante (figura acústica) e sentido (conceito).
Dessa forma, a figura acústica pode ser representada por uma palavra, mas com diferentes significados. A diferença de significado depende do que, de onde e com quem estamos falando. A língua se materializa por meio da fala, linguagem verbal e não verbal, e a fala, por sua vez, é representada por meio da escrita, dos gestos, com letras e símbolos.
É sabido que os profissionais que atendem ao público precisam lidar com as variações linguísticas, essas diferenças são muitas vezes culturais, mas podem ser de caráter social, econômico e de escolarização. Mas todas pessoas precisam ser atendidas respeitando a sua identidade. Com tudo, precisamos ter o bom senso, de que nem todas as pessoas tiverem a oportunidade de aprender a língua no seu padrão culto.
Portanto, o profissional precisa entender, que ele é o agente educativo, a pessoa preparada para tratar as diferentes situações e compreender as variações da língua. Enfim, o profissional que exerce um papel social, no qual lida com o público, precisa que a forma de falar seja clara e objetiva, conforme a variedade linguística, mas prezando o padrão culto da língua.
E, quando escrevemos, dependendo do gênero textual, devemos usar a forma padrão, especialmente nos documentos como redação oficial, escrituração escolar, entre outros.
E a partir dessas representações que estabelecemos a construção dos instrumentos de trabalho, nesse caso, os documentos desenvolvidos
na secretaria escolar segue de acordo com a legislação, com o padrão documental e a prática formal da escrita.
Um exemplo de documento padrão são as Atas. Você já participou da construção desse documento? Mas com certeza já deve ter ouvido falar!
Esse documento possui uma redação estruturada, técnica, formal. Vamos conhecer esse e outros documento e suas etapas e normas de elaboração?
Observe no quadro abaixo um modelo de Ata do Conselho Escolar.
Quadro 01: Modelo de Ata
MODELO DE ATA DE PRIORIDADES DO PROGRAMA NOVO MAIS EDUCAÇÃO
Assembleia Geral extraordinária do Conselho Escolar da E.M.E.F Francisco Marques da Fonseca para definir as prioridades referente a 1ª parcela do Recurso do Programa Novo Mais Educação.
Aos 30 dias do mês de julho de dois mil e dezoito, reuniram-se os membros com o objetivo de definir os materiais, bens e serviços que serão contratados para a correta aplicação dos recursos do Programa Novo Mais Educação. Foi recebido recursos de CUSTEIO referente a 1ª Parcela do Programa Novo Mais Educação no valor de R$ 33.804,00 (Trinta e Três Mil Oitocentos e Quatro Reais). Conforme orientação da Coordenação Municipal do Programa R$ 32.400,00 (Trinta e Dois Mil e Quatrocentos Reais) será destinado ao ressarcimento dos Voluntários Mediadores e Facilitadores para um período de cinco meses. O valor de R$ 1.404,00 de CUSTEIO será destinado a compras de materiais necessários à execução das atividades do Programa. O(a) Articulador(a) do programa apresentou a lista do que está faltando na escola e de sugestão para investir e desenvolver as atividades do programa: resmas de papel oficio, tonner, lápis, cadernos, confecção de camisetas, borracha, TNT e feltro. Os demais membros julgaram as necessidades e acrescentaram: tecidos, bastão de cola e bolas de futebol. Após analisar as necessidades apresentadas e discutidas por todos, os membros do conselho decidiram aplicar os recursos de CUSTEIO em: resmas de papel oficio, tonner e confecção de camisetas. A fim de garantir a transparência nas ações na escola, estamos afixando no mural da escola está Ata, em atendimento à Resolução 09 do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação. Nada mais havendo a tratar, lavro esta ata que segue assinada por todos os membros presentes a esta reunião: Graciliano Ramos, Secretário, Elba Ramalho, Presidente, Tim Maia, Membros, Renato Russo, Tom Zé e Alceu Valença.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em Atas desenvolvidas no cotidiano profissional
Observamos que datas e números de documentos são escritos por extenso, assim como nas Atas outros documentos segue o mesmo padrão como os Termos de exoneração/investidura e as portarias de nomeação dos Gestores.
As Atas podem ser escritas pelo conselho escolar, equipe administrativa e pedagógicas, como as que são realizadas no início do ano letivo, ou término do ano letivo, planejamentos, reuniões de cunho acadêmico, de aproveitamento de estudo, no caso de alunos com objetivo de continuidade de estudo. Ata de promoção, que registra exames e processos especiais de avaliação, o resultado do processo de promoção do aluno.
Portanto, outro documento que se encontra dentro de um padrão de exigências é a matrícula, que perpassam pelas leis de cada município, a Lei de Diretrizes e Base da Educação – LDB 93,94/96 e o Estatuto da criança e do adolescente – ECA, Lei nº 8.069, de 13 de julho de 1990.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento através do endereço eletrônico: <https://leismunicipais.com.br/>.
Você pode pesquisar e se informar se o município que você reside possuem leis que regulamentam os documentos escolares. Boa pesquisa!
Figura 07: Pastas de Matricula
Fonte: @pixabay
Dessa forma, a Matrícula é o procedimento pelo qual se vincula o aluno à instituição de ensino. Esse processo deve ser realizado pelos pais ou responsáveis legais, conforme determinam as Leis Municipais de cada região, ajustadas com o artigo 55 do Estatuto da Criança e do Adolescente.
Assim sendo, os pais ou responsáveis legais são aqueles que têm a guarda definitiva, provisória ou compartilhada sendo esses avós, tios, irmãos, ou tutores, desde que tenham a condição de responsabilidade, guarda ou tutela dotado por órgão oficial: Conselho Tutelar ou Juizado da Infância e da Juventude.
A ficha de matrícula é preparada pela Secretaria de Educação do Município e contém: Dados de identificação do aluno, endereço residencial, telefones de contato, curso, série/ano, turno, turma, ano letivo, cor/raça, dados escolares como a data de ingresso na escola, identificação da escola; situação física e biológica do aluno, termo de compromisso sobre as informações prestadas, data e assinatura do responsável legal e do representante da escola que normalmente é o secretário escolar, pois é ele quem geralmente realiza o preenchimento desse documento.
Portanto, a matrícula é de tal responsabilidade que só pode ser preenchida pelos representantes da escola com a conferência dos
documentos apresentados. Quando falo representante da escola, é que pode ocorrer de muitas escolas não possuir secretários, deixando a cargo do gestor, ou de um funcionário readaptado de função.
Os documentos necessários para a realização da matrícula são: Documentos pessoais do responsável pelo aluno, não é preciso fazer cópia, basta pedir para o responsável do menor apresentar seus documentos, com a finalidade de averiguar a identidade da pessoa que está realizando a matrícula.
Agora, quanto a documentação do aluno é preciso apresentar à escola as seguintes cópias: da certidão de nascimento ou RG do aluno;
carteira de vacinação ou declaração de vacinação em dia, conforme Portaria n° 597 de 08 de abril de 2004 – Ministério da Saúde. Comprovante de residência; comprovante de escolaridade (histórico escolar) dos anos anteriores, quando houver.
Se o aluno ingressar na escola no curso do ano letivo, precisa apresentar, juntamente com os documentos citados acima: Atestado de frequência do ano corrente; Boletim e/ou notas parciais.
A escola tem um tempo previsto de trinta dias para validar a matrícula do aluno mediante a conferência da documentação solicitada ou ata de classificação/reclassificação amparada pelo artigo 23 da LDB nº 9.394/96, quando esgotadas as possibilidades de comprovar a escolarização anterior.
Conforme foi colocado a matrícula só pode ser realizada pelo responsável legal do menor, mas há casos do pedido de matrícula ser por outros, que não tem o termo de responsabilidade ou guarda do menor.
Nesse caso, a escola acolhe a criança/adolescente, e a documentação, mas informa que a matrícula só será homologada após os trâmites jurídicos. Em seguida, comunica o caso ao Conselho Tutelar, que por sua vez deve encaminhar o responsável ao órgão para que se proceda o início do processo de regulamentação de guarda, o qual deverá ser apresentado, na escola, no menor tempo possível.
Entretanto, é sempre bom conhecer a legislação educacional, para realizar uma orientação coerente e precaver possíveis problemas. A escola é uma instituição formativa, não é hospital, nem órgão não-jurisdicional,
mas atua em comunicação com as demais instituições que podem ser solicitadas para ajudar a comunidade.
Mas é importante advertir que, o ingresso no ensino fundamental está assegurado na Constituição Federal no seu Art. 205. Ou seja, a matrícula não poderá ser negada, conforme CF e LDB. Artigo 87. Salvo alguns casos, como a superlotação, a escola não comportar mais em suas dependências. Nesse caso, o secretário escolar deve fazer um ofício e encaminhar esses pais ou responsáveis para a Secretaria de educação, a fim de ser orientado uma escola para a criança ou adolescente.
Figura 08: Estudar é um direito
Fonte: @pixabay
Estudar é um direito do aluno, assim como obrigação da família e do Estado. Nenhum aluno pode ter a matrícula rejeitada por falta de algum dos documentos. Nos casos, em que a família do aluno não apresentar o documento escolar e não conseguir informar o nome da última escola em que o aluno estudou, a secretaria da escola deve verificar a idade da criança e, em conjunto com a orientação educacional definir, provisoriamente, a turma em que a criança pode ficar.
Mas deve informar ao responsável que será disposto um prazo de sete dias letivos, para a família da criança apresentar a documentação
cabível. Dessa forma, o histórico escolar, que é o comprovante de escolarização do estudante.
Caso não ocorra a apresentação da documentação escolar que comprove a escolaridade da criança, a escola solicita ajuda para o Conselho Tutelar, e passa a dar andamento ao processo de avaliação do grau de conhecimento do aluno, através de provas elaboradas pelo corpo docente e, após análise, para que justifique o ingresso do aluno, enquanto se aguardam as providências solicitadas ao Conselho Tutelar.
Na prática, muitos alunos terminam o ano letivo sem a documentação necessária, devido a fatores sociais, que adentram os portões da escola.
Como crianças que saem de uma região porque os pais, irmãos estão sendo ameaçados, a violência nas comunidades modifica a paisagem do aluno e os prazos e normas na escola.
Os documentos de responsabilidade da escola estão embasados na LDB 93,94/96, em seus Artigos 24. Inciso VII, que descreve: “cabe a cada instituição de ensino emitir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, com os procedimentos apropriados”.
Sem fugir à regra temos a transferência do aluno, que representa o ingresso do aluno de um para outro estabelecimento de ensino, ou de uma habilitação para outra, isso pode ocorrer durante o ano letivo ou após o seu término.
A solicitação de transferência pode ocorrer durante o ano letivo ou no término do mesmo. O secretário precisa ficar atento ao preenchimento do histórico escolar dos anos/séries/ciclos/nível já cursadas, respeitando a Base Nacional Comum Curricular e também a parte diversificada, o qual deve ser atualizado.
Segundo Souza (2007), o secretário deve entregar ao solicitante responsável o original do histórico escolar e a ficha individual. “Peça o recibo do interessado nas cópias desses documentos”. Essas cópias serão arquivadas na pasta individual do aluno que será transferida para o arquivo permanente.
Como a educação é um direito do aluno, a transferência só deve ser entregue aos pais ou responsáveis, quando esses pais apresentarem
a declaração de vaga da escola pretendida. Caso isso não aconteça o Secretário apenas entregará o atestado de frequência à família.
Mas isso é relativo, muitas vezes os pais não procuram a escola para pedir transferência. Eles apenas saem. Isso acontece por vários fatores, no mais comum é a violência, drogas entre outras mazelas sociais.
Mas é dever do secretário, informar aos pais ou responsáveis da necessidade de protocolar a retirada do referido documento. Pois a escola não pode reter documentação de aluno declarando pendências como a não recondução de livros didáticos ou pertencentes ao acervo da biblioteca.
Porém, pode segurar a documentação por falta de declaração de vaga da escola destino, mesmo ocorrendo o comunicado pessoal da mudança para determinado Município ou Estado. A escola está pautada no artigo 55 da Lei nº 8.069 de 13 de julho de 1990. Que dispõe: “Os pais ou responsável têm a responsabilidade de matricular seus filhos ou pupilos na rede regular de ensino”.
Outro documento que apresenta sua elaboração e legislação é o Certificado. O mesmo é utilizado para validar a conclusão de curso, sendo concedido ao aluno que terminou com aproveitamento e assiduidade qualquer nível da educação básica.
Esse documento deve ser registrado junto ao protocolo exclusivo de retirada da documentação relacionada à conclusão do Ensino Fundamental. No verso do certificado deve constar as seguintes informações:
Exemplo:
Quadro 02: Registro de certificado
Certificado REGISTRADO sob livro/ano 20___, folha nº_____ - validade nacional de acordo com a LDB nº 9.394/96, Art. 24, inciso VII.
______de _____________ de 20____. Assinatura e carimbo do Responsável: _______________________________.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base na LDB 93,94/96.
Esse documento requer abertura de protocolo, que deve ser arquivado na unidade escolar reunidos em um único livro e numerados em ordem crescente, com organização alfabética ou numérica, conforme prática organizada na secretaria.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a linguística empregada a profissão do secretário escolar deve ser aplicada de acordo com as normas cultas, mas respeitando as variações da língua. O domínio da escrita deve acontecer apreciando suas regras e conseguindo aplicá-las na produção de documentos, que fazem parte de tarefas específicas da secretaria escolar, em todos os aspectos, administrativo e pedagógico. Que os documentos apresentados, construídos e preenchidos na escola possuem sua legislação, cabe ao profissional conhecer os trâmites legais para realizar um trabalho coeso e coerente. Os documentos foram apresentados na sua forma prática, como modelos que valeram a quem nunca passou em uma instituição escolar, mas mesmo assim construiu um conhecimento de como esses documentos são elaborados.