INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de conhecer as tecnologias e ferramentas de documentação digital e suas aplicações na secretaria escolar, buscando amparo legal para a segurança jurídica da instituição. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá.
Avante!
O processo de informatização da secretaria escolar pode atuar como um sistema de comunicação e de gestão. Essa tecnologia é de grande relevância nos dias atuais. Isso porque a secretaria escolar é considerada o setor responsável pelo manejo dos registros, dos arquivos e documentos ativos e inativos dos alunos e dos funcionários.
Entretanto, esse processo no formato digital admite o acesso facilitado e mais ágil a vários documentos da instituição, dos funcionários e dos alunos, um exemplo é o histórico escolar, através de um sistema integrado pais, alunos, professores e os profissionais da secretaria podem verificar o desempenho escolar em cada disciplina, através do registro das notas.
O acesso a informatização pode facilitar os processos de busca, de toda documentação da escola, o que vai otimizar tempo e recursos.
Com a implantação de um sistema de dados adequado é possível fazer o Login (conecte-se) e acessar as informações apresentando um panorama administrativo e pedagógico da escola.
Muitas atividades podem ser desenvolvidas a partir de um programa de gerenciamento eletrônico de documentos. Você conhece ou já trabalha com esses programas? Desenvolve algumas de suas atividades profissionais de maneira informatizada?
Sabemos que só a boa vontade não é suficiente para implantação de modelos de gestão informatizados na escola. Quando falamos da
escola pública, laica e das diferentes disparidades de gestão política, essa informatização para muitas escolas torna-se algo utópico.
Vamos ver alguns exemplos de atividades que podem ser contempladas, se você não desenvolve no ambiente de trabalho, com certeza deve desenvolver para outros fins de aprimoramento, pois essa tecnologia já faz parte do nosso cotidiano.
Exemplo: Algumas atividades podem ser desenvolvidas através da gestão informatizada da secretaria como:
• Atividades como o controle de alunos, documentação de materiais, gestão orçamentária, preparação de documentos via informática;
• Atividades com construção de planilha de cálculo, banco de dados, apresentações, processador de textos, navegadores da rede, sistemas operacionais, ferramentas de busca na internet, correio eletrônico entre outros.
Para que essas atividades possam fazer parte da rotina de uma secretária escolar, o ambiente precisa dispor de ferramentas básicas para tal manejo e interação. E esse não é o único impasse, precisa ter uma capacitação do pessoal da secretaria para o uso eficaz desses equipamentos e ferramentas.
A realidade de muitas escolas públicas no país não dispõe desse e de outros serviços, por faltar recursos ou gestão, nesse caso, quando falo dessa gestão é da gestão política, o poder executivo. Segundo dados do Censo Escolar 2018 divulgado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep) em 31 de janeiro. “O Brasil contava, em 2018, com 181.939 escolas de educação básica. Dessas, 28.673 (15,8%) ofertavam o ensino médio”. (INEP, 2018).
O acesso aos recursos tecnológicos como: laboratório de informática, internet e internet banda larga nas escolas de ensino médio é maior do que a ofertada para o ensino fundamental. Esses recursos são localizados em mais de 60% das escolas em todas as dependências administrativas. No caso do acesso à internet as escolas municipais apresentam: 85,09%, as estaduais com: 93,05%.
Mas será que isso garante a utilização do recurso? Dados do Censo Escolar computados pela organização, “Todos pela Educação” lembram
que em muitas escolas públicas com laboratório os problemas de baixa conexão e equipamentos ultrapassados, ou sem manutenção atrapalham o uso da internet e de computadores. Esse problema é evidenciado pelos dados que a pesquisa traz em relação às respostas apresentadas pelos diretores das escolas.
Para você entender melhor sobre esses dados acesse os sites e veja as pesquisas.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento dos documentos no site: https://bit.ly/3jPJPme e https://bit.
ly/2F8RUTZ
O assunto sobre metodologias trabalhadas através do uso da internet ou equipamentos que garantam o acesso à educação veio à tona com mais força, pelo momento histórico o qual estamos passando. O Brasil do ano de dois mil e vinte, vivencia uma pandemia com consequências impactantes nos modelos de educação, onde novos conceitos são construídos como o do Ensino Remoto; ou Ensino Híbrido.
Entretanto, aqui vamos falar sobre o conceito de tecnologia, esse já há muito é empregado e conhecido por todos. Escolhi o conceito apresentado por Pinto (2005), por se aproximar mais e estabelecer relações com o contexto educacional.
O homem é um ser proposto a viver necessariamente na natureza. Apenas, o que se abrange por “natureza” em cada fase histórica corresponde a uma realidade diferente. Se no início era o mundo espontaneamente estabelecido, agora que o civilizado consegue cercar-se de produtos fabricados pela arte e pela ciência, serão estes que formarão para ele a nova
“natureza” (PINTO, 2005, p. 37).
Para o autor o conceito de tecnologia perpassa por toda ação do homem em seu contato com os objetos, ou seja, da sua relação social de produção. Dessa maneira, a produção pode mudar a sua realidade através
de recursos avançados. A tecnologia não está apenas nas máquinas, nos softwares, mas em todas as etapas do desenvolvimento humano.
Portanto, nenhum software ou sistema vivente no mercado atenderá de forma integral as necessidades da instituição, pois cada escola sendo pública ou privada tem suas particularidades e necessidades específicas.
O que leva a escola a decidir por um sistema e tentar de forma progressiva incorporar seus documentos e funcionalidades sinalizando as suas peculiaridades. Assim, alcançar possíveis melhorias no sistema atual para aperfeiçoar as atividades desempenhadas de maneira proativa.
Para tanto, torna-se importante conhecer as tecnologias responsáveis pelo processo de obtenção de informação na instituição, para aprimorar seus conhecimentos. Sem dúvidas que a informática, quando pode ser utilizada facilita a vida de qualquer profissional. Além da contribuição estratégica, a informática, proporciona inovação no trabalho, tornando assim mais ágil e eficiente.
Mas nada adianta esse avanço tecnológico se o profissional na sua gestão, não desenvolver a atenção para os laços de cooperação, que precisa estar presente em todo ambiente de trabalho.
Figura 09: A cooperação faz a diferença
Fonte: @pixabay
A partir da colaboração, e da utilização de recursos avançados, as escolas caminham para o progresso tecnológico. Nesse texto vou citar alguns dos exemplos de software/sistema de gestão escolar, mas existem muitos programas que na prática, é um sistema que faz o comando de todos os processos da escola: financeiro, contábil, recebimento, retenção entre outras tarefas que são indispensáveis para a gestão escolar. A mecanização assegura uma relação de todos os fatores do processo educacional, certificando uma gestão competente.
Outra ferramenta que pode estar interligada ou não com o sistema de gestão é a plataforma on-line, que pode ajudar no preenchimento dos diários, além de gerir o sistema de notas e frequências dos alunos.
Mas, precisa atentar para a necessidade da preparação de manuais de procedimentos.
Esses manuais viabilizam os processos, promove a agilidade e autonomia no atendimento. O que acaba refletindo no atendimento a pais, estudantes e professores facilitando o trabalho na secretaria escolar.
Elucidando um dos processos abraçados pela informatização na Secretaria Escolar é a matrícula online e a rematrícula online. No caso de matrícula online possibilita aos pais realizam a solicitação de vaga através do site da escola, o que está diretamente interligado ao sistema local, estando a vaga disponível a mesma é disponibilizada por um link que os pais recebem por e-mail e após preenchimento formalizam a matrícula na Secretaria com a documentação e pagamento.
Isso no caso das escolas privadas, na escola pública esse sistema possibilita a organização das solicitações e o levantamento de vagas para ano/série em toda escola. Podendo assim, apresentar com antecedência as vagas disponíveis e evitar as longas filas no entorno da escola. No caso
da rematrícula o sistema deve gerar no ato da matrícula um contrato, que será apenas renovado através da assinatura de contrato virtual.
Figura 10: A informatização dos documentos
Fonte: @pixabay
Quanto aos processos informatizados de arquivamentos, esses deve ser realizado com a cautela de armazenar em arquivo de maneira digitalizada, criar arquivos e pastas que correspondem a cada processo do arquivismo escolar. A preocupação nesse modelo informatizado está nos cuidados com o armazenamento e com a frequência que são realizados os backups. Ou até mesmo, em investir em um HD externo para concretizar os processos de segurança. Isso acontece, porque no arquivo escolar temos documentos que não podem ser extraviados ou perdidos.
Devido a sua importância e as leis que os amparam.
REFLITA:
Elaboramos documentos e mais documentos. E necessitamos armazená-los de alguma forma, sabemos que nesses documentos encontram-se informações valiosas. E como fazer isso? Como você guarda seus documentos pessoais, tais como:
título de eleitor, passaporte, diplomas, certidões, entre outros?
Alguns dos documentos elaborados na secretaria escolar são criados, modificados e visualizados diariamente. No entanto, eles são a
base para a comunicação entre as pessoas e possuem um valor histórico e pessoal.
Portanto, de acordo com a cláusula 4.2.4 da ISO 9000:2008, sobre o controle de registros dos documentos, a instituição deve constituir um procedimento documentado para determinar os controles necessários para a identificação, o armazenamento, a recuperação e a disposição dos registros. Os registros precisam conservar-se legíveis, prontamente identificáveis e restauráveis.
Ao passo que, alguns documentos precisam ser guardados por um determinado período de tempo, de acordo com a legislação específica, outros já nascem eletrônicos. No entanto, um gerenciamento impróprio provoca cópias desnecessárias, e consequentemente a má utilização de espaço em disco, além de custos demasiados para a escola.
Outro programa que pode ser aplicado no ambiente da secretaria é gerenciamento eletrônico de documentos, o GED, que consiste em um conjunto de módulos de sistemas interligados que permite a instituição organizar seus documentos de maneira física ou digital e armazená-los com segurança, além de promover a interligação entre os dados armazenados.
Para Koch (1998, p. 22-23), esse programa representa a totalidade de todas as tecnologias que miram administrar informações de forma eletrônica, frisando, não ser necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes seja concretizado com o uso destas tecnologias. Portanto, o GED dirige o ciclo de vida das informações, desde a sua criação até seu arquivamento.
Mas o software possui um custo e para ser utilizado precisa ser provido por uma empresa especializada na área de Tecnologia da Informação, e possuir algumas características como flexibilidade, customização e funcionalidade. Outra característica importante é
averiguar se ele é compatível com outros sistemas, para que o usuário consiga utilizá-lo sem necessitar da utilização de softwares em paralelo.
Assim como todo software precisa ter uma capacitação dos profissionais para a sua utilização com propriedade e eficiência, o que demanda tempo e ajustes nas rotinas de trabalho.
Faço essa observação porque é fundamental que todos os secretários saibam utilizar o sistema, dentro da realidade da escola pública, onde muitos que ocupam essa função são professores já com alguma comorbidade em consequência da idade e por isso são readaptados de função, muitos não sabem nem ligar um computador. Mas os desafios surgem para ser sanados.
NOTA:
Para saber mais sobre software, sua funcionalidade leia o trabalho de conclusão de curso intitulado: ESTUDO DO GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO ORGANIZACIONAL. Disponível em: https://bit.
ly/35a2FQO
A lei de Nº 12.682 de 9 de julho de 2012, que apronta sobre a preparação e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, quando entrou em vigor teve três dois seus artigos vetados, mas atualmente por força de vários decretos a lei estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que, os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que modificou a Lei 12.682, ainda estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados causem os mesmos efeitos legais dos documentos originais conforme as diretrizes: Regras gerais de digitalização; Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas e privadas; Desnecessidade da digitalização; Responsabilidade pela digitalização; Manutenção dos documentos digitalizados e Preservação de documento digitalizados
e entes públicos. Cada item descrito possui seus artigos referindo as orientações dispostas na lei.
NOTA:
Recomendo que faça a leitura do Decreto na integra e aprofunde seus conhecimentos sobre a regulamentação para esses documentos. Acesse: https://bit.ly/331dwtH
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a informatização dos documentos na secretaria escolar fomenta, agiliza e otimiza os trabalhos nesse ambiente.
Muitos recursos tecnológicos surgem a todo momento e cabe a escola a escolha sobre qual programa pode se adaptar as suas necessidades. Pontos como a capacitação ou treinamento dos profissionais são de fundamental importância, assim como a elaboração de Manuais para melhor orientar na implantação dos programas. Outro aspecto, com relação as expectativas para a informatização das secretarias em todo país. Essa ação em algumas regiões apresenta-se como utópica, por ser necessários recursos financeiros oriundos das gestões administradas pelo poder executivo: Estados e municípios. Mas em algumas regiões ou em escolas da rede privada, os softwares já são uma realidade, que facilita a comunicação entre toda comunidade escolar. Aqui no texto foram apresentados alguns desses programas como o GED- Gerenciamento eletrônico de documentos e suas ferramentas para interligar as informações, documentos e conservação dos arquivos escolares. Para a utilização dos documentos no âmbito eletrônico precisamos conhecer a lei 12.682 de 9 de julho de 2012, e seus Decretos, que regulamentam essa prática.
REFERÊNCIAS
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Lei Nº 12.682, de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Brasília, 9 jul.
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Conselho Estadual de Educação. Fixa normas para autorização e encerramento de funcionamento de instituições de ensino presencial da Educação Básica, em todos os níveis e modalidades, e dá outras providências. Deliberação CEE nº 316, de 30 de março de 2010.
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