Unidade 3
Livro Didático Digital
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Práticas de
Secretaria Escolar
Gerente Editorial
CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico
TIAGO DA ROCHA Autora
FRANCINEIDE RODRIGUES PASSOS ROCHA
A AUTORA
Francineide Rodrigues Passos Rocha
Olá. Meu nome é Francineide Rodrigues Passos Rocha. Sou graduada em Pedagogia, com uma experiência técnico-profissional na área de Educação, com especialização em Psicopedagogia Institucional e sou Mestra em Educação. Trabalho na área da Educação a mais de 15 anos, perpassei da Educação Infantil ao Ensino Superior. Atualmente sou Orientadora Educacional da rede municipal de ensino, concursada na Prefeitura Municipal de Santa Rita- PB. Como professora lecionei na Fundação Bradesco e na Universidade Federal da Paraíba como Tutora à distância, atuei como professora pesquisadora na Co-orientação de trabalhos no âmbito do Programa Educação sem Fronteiras da Faculdade Unifuturo. Sou apaixonada pelo que faço e adoro transmitir minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões.
Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes. Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo!
ICONOGRÁFICOS
Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que:
INTRODUÇÃO:
para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência;
DEFINIÇÃO:
houver necessidade de se apresentar um novo conceito;
NOTA:
quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento;
IMPORTANTE:
as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você;
EXPLICANDO MELHOR:
algo precisa ser melhor explicado ou detalhado;
VOCÊ SABIA?
curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias;
SAIBA MAIS:
textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento;
REFLITA:
se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre;
ACESSE:
se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast;
RESUMINDO:
quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens;
ATIVIDADES:
quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada;
TESTANDO:
quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas;
SUMÁRIO
Documentação Escolar e a Fé de Ofício ... 10
Técnicas e Ferramentas de Arquivismo ...20
Escrita Documental de Documentos Escolares Oficiais ...30
Secretaria Escolar Digital ...40
LIVRO DIDÁTICO DIGITAL
UNIDADE
03
INTRODUÇÃO
Você sabia que a documentação apresentada no âmbito escolar é vasta e requer dos profissionais da secretaria um domínio técnico e do léxico, além da legislação. O conhecimento sobre esses documentos, como elaborar, arquivar e reconhecer a sua funcionalidade são considerados uma função pública, mas dentro de um padrão jurídico, pois precisa comprovar credibilidade e confiança de quem a exerce. No decorrer do texto vamos conhecer como podem ser classificados esses documentos.
Você sabe quais as classificações atribuídas aos documentos escolares?
E que a partir dessa classificação que os documentos serão arquivados.
Isso mesmo, as escolas cumprem múnus público e estão obrigadas a preservarem seus documentos. Outra coisa, já parou para pensar sobre o que acontece com os documentos de uma escola que foi extinta? Onde encontrar esses documentos? Documentos são memórias que precisam ser conservadas, eles representam a história de pessoas, locais entre outros.
Entendeu? Ao longo desta unidade letiva você vai mergulhar neste universo!
OBJETIVOS
Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 3. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos:
1. Conscientizar-se sobre a responsabilidade ética e legal dos procedimentos de produção de documentos escolares;
2. Organizar a documentação escolar, aplicando técnicas de arquivismo e métodos de consulta rápida dos documentos;
3. Produzir documentos oficiais e formais, de acordo com a legislação pertinente e as boas práticas de linguística e estética documentacional;
4. Conhecer as tecnologias e ferramentas de documentação digital e suas aplicações na secretaria escolar, buscando amparo legal para a segurança jurídica da instituição.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento? Ao trabalho!
Documentação Escolar e a Fé de Ofício
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de conscientizar-se sobre a responsabilidade ética e legal dos procedimentos de produção de documentos escolares.
Isto será fundamental para o exercício de sua profissão.
E então? Motivado para desenvolver esta competência?
Então vamos lá. Avante!.
Como conhecemos, a escola é uma instituição que contribui para a formação das pessoas e sua responsabilidade é muito grande. As pessoas que trabalham na escola acabam exercendo um papel social.
Elas educam conforme suas atribuições e especificidades. Essas pessoas estão juntas, trabalhando com alguns objetivos em comum, um deles é:
educar pessoas (crianças, adolescentes, jovens e adultos) que saibam exercer a cidadania nas múltiplas possibilidades no sentido da palavra.
Dessa forma, a escola em sua natureza é uma instituição como outras instituições que necessitam funcionar bem para que seu papel social seja cabal. Por isso, cada pessoa adota um papel social, e o exerce conforme suas atribuições e as necessidades que aparecem. A escola pode ser vista como um organismo, em que as partes precisam trabalhar em consonância para que o todo viva da melhor forma possível.
Nesse ambiente de interação os profissionais que na escola laboram precisam garantir a eficiência em seu ofício, tanto os professores, coordenadores, gestores, pessoal de apoio, da cozinha e da limpeza, inspetores e secretário. Como todo local, muitos desses profissionais precisam elaborar seus documentos de trabalho, aqueles que em um dado contexto histórico passaram a fazer parte da história do local.
Entretanto, precisamos compreender o conceito de documentos, o que essa palavra pode ter em sua representação. Para Gutiéreez (1989), o documento pode ser entendido como “uma fonte aceite, fixa e permanente de informação perfeitamente compreendida”. Além disso, de acordo com o autor, o documento é estabelecido a partir da necessidade
de transmissão de informações e não como o modo que o processo acontece. Em súmula, documento é a forma mais simples de divulgar ou repassar informações entre indivíduos ou entidades, conforme a necessidade de ambos em manter comunicação recíproca.
Os documentos podem ser considerados a memória de uma instituição. É qualquer meio que evidencia a existência de um fato, a confiança de uma afirmação, ou mesmo aqueles escritos que transportam um valor probatório.
Dessa forma, o conceito de documento, de acordo com Centro Nacional de Desenvolvimento de Gerenciamento da Informação CENADEM (2010) é definido como:
Informações (em meio eletrônico ou não) que agrega dados estruturados, semiestruturados e não-estruturados e que concebem o conhecimento produzido ao longo de um método de organização. A principal diferença entre os dados formatados (arquivos de computador, bases de dados, relatórios e aplicações) é que os dados formatados se apresentam bem para as funções de registro, como armazenamento e recuperação de informações sobre o estado de um processo. Os documentos, por outro lado, servem para conter informações de caráter gerencial, como estratégias, políticas, procedimentos, Product Data Management (PDM) e composição das atividades realizadas pela organização.
Os documentos, dessa forma, representam o repositório de dados sobre a sequência de passos imperiosos à realização dos produtos ou serviços oferecidos pela instituição.
No processo de organização escolar os documentos são classificados de acordo quanto a sua utilidade e arquivamento. Dessa forma, os Documentos Escolares, em arquivo, são classificados em documentos correntes, documentos intermediários e documentos de valor permanente. Essa classificação também é empregada para arquivo.
O conjunto de documentos que estão em curso ou que, mesmo sem circulação, instituem objeto de consultas frequentes, são documentos
correntes. Os Intermediários são aqueles que, não consistir em uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Por fim, os conjuntos de documentos de valor histórico, comprovativo e informativo que devem ser conservados como documentos permanentes. Essas classificações foram aplicadas pela legislação brasileira sobre arquivos. No âmbito da escola acontece da seguinte maneira: o PPP- Projeto Político Pedagógico de uma escola, enquanto estiver em vigor, será considerado um documento corrente, pois será consultado repetidas vezes.
Figura 01: Os documentos escolares
Fonte: @pixabay
Documentos escolares de alunos que finalizaram o ensino fundamental, ou ensino médio por algum tempo permanecem como documentos intermediários, pois podem ser consultados para informações. No caso de documentos como os Históricos Escolares de alunos, após algum tempo como documentos intermediários, passam
a ser guardados de forma permanente em razão do valor histórico, comprovativo e informativo.
As escolas cumprem múnus público e estão compelidas a resguardarem seus arquivos. Os arquivos das escolas particulares, quando extintas passam a ser confiados ao arquivo público. Da mesma forma, acontece com as Escolas Públicas, seus documentos permanecem nestas ou, após algum tempo, os seus conjuntos de documentos permanentes passam a ser confiados a arquivo público.
VOCÊ SABIA?
A decisão de deixar os documentos nas escolas, ou se passado algum tempo, transferi-los para um arquivo central ou regional atende às prerrogativas de escolha normativa da administração pública. Lembre-se que há níveis de autonomia de União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Estes poderes podem dispor sobre a guarda dos documentos de seus respectivos sistemas de ensino.
A elaboração dos documentos escolares segue normas e a legislação vigente, é atribuição da secretaria escolar a responsabilidade legal dos procedimentos de produção de documentos escolares. Os documentos que a Secretaria emite adotam um caráter de testemunho, de prova. É o registro sistemático de: dados dos professores, funcionários e alunos.
Dessa forma, os dados e os resultados pedagógicos alcançados pela unidade escolar, a redação e comunicação de correspondência administrativa, é da responsabilidade do Secretário Escolar, em todo o
processo escolar e sua assinatura, junto com a do Gestor caracteriza a fé pública a todo documento emitido.
Figura 02: A ética como princípio basilar
Fonte: @pixabay
Portanto, apenas o diretor e o secretário, legalmente denominado através de portaria de nomeação para o cargo, podem assinar documentos de escolarização expedido. A condução para a elaboração desses documentos requer do profissional o compromisso com a Ética.
Essa ética em conceito para Borges e Medeiros (2007, s.p.) “ressaltam que a Ética precisa estar hodiernamente em toda prática humana”. Com esse pensamento também falam que, dessa forma, existe ou precisaria existir uma Ética aposta à cada atividade profissional, a fim de que fossem impedidos todos os tipos de confronto de interesse que possam acontecer no ambiente corporativo.
Portanto, a Ética é indispensável no ambiente de trabalho, suas ações estão interligadas com o fazer e o agir, de maneira sistemática, onde o fazer representa a competência, que versa da eficiência que cada um deve ter, com a finalidade de exercer bem a sua profissão, e o agir
menciona à sua conduta, dessa forma, ao conjunto de atitudes que o mesmo deve admitir ao realizar seu trabalho.
Portanto, o secretário escolar, embasado pelos princípios éticos, desenvolve a construção e procedimentos administrativos dos dados escolares. Precisa elaborar alguns documentos, que vamos conhecer ao descrever o texto.
Fazem parte da relação de documentos administrativos Documento legal de criação da Unidade Escolar: Pasta de inventário de equipamento e material permanente (bens): Averbação de todos os equipamentos e materiais permanentes da escola. (Legislação pertinente). Livros de protocolos: Registro de entrada e saída de documentos (transferências) e correspondências, com data e assinatura de quem os recebeu.
As produções referentes às normas de administração de pessoal.
Registro das reuniões realizadas pelo colegiado e assembleias. Atas:
Registro dos resultados finais por aluno: rendimento escolar (aprovado, reprovado, evadido), notas ou menções durante o ano letivo (atas de conselho de classe).
Escrituração da regularização da vida escolar do aluno, como:
complementação de estudos, avanço progressivo, classificação, reclassificação, aceleração, aproveitamento de estudos e progressão parcial, conselho de classe. Os Livro de registros de emissão (retirada) de históricos escolares de alunos que concluíram o Ensino Fundamental, os Livro de Ponto de funcionários: registro da frequência diária de todos os funcionários lotados na escola.
Em algumas escolas, esse Livro de Ponto, pode ser substituído por fichas de ponto, e essas geralmente são organizadas de acordo com a função, e na ordem alfabética. Assim, o arquivamento fica mais organizado e rápido, até para fins de informações.
Outros documentos do mais simples como os relatórios do quadro de faltas dos funcionários, a ficha cadastral dos funcionários da escola,
relatório de controle de estoque e pedido da alimentação escolar. Arquivo da carta de apresentação dos estágios realizados na instituição.
Contudo, temos os mais completo como: Censo Escolar. Que apresenta o movimento bimestral: registro da quantidade de alunos por turma/turno/sexo da escola no início e no final de cada bimestre.
Além do relatório de frequência escolar do programa Bolsa Família, que faz o levantamento em porcentagens de acordo com cada serie dos alunos e representa um impacto nas questões econômicas das famílias, mas em contrapartida convoca os pais/responsáveis a assumir a responsabilidade perante a frequência escolar dos seus filhos.
Quanto ao relatório dos alunos que são beneficiados pelo transporte escolar, isso vai depender de cada gestão do municipal, pois em algumas localidades do país, só é admitido o transporte em zona rural ou alunos que residam a mais de três quilômetros de distância da escola pública mais próxima, com as exceções: alunos com necessidades educativas especiais, alunos que residam em área que oferece risco no trajeto entre sua residência e a escola.
Portanto, cabe ao secretário escolar conhecer da antologia de Legislação relacionada à área da educação como: Constituição Federal e Estadual; Lei Orgânica; Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional 9394/96; Resoluções; Pareceres e Indicações do Conselho Municipal de Educação; Conselho Nacional de Educação; Estatuto da Criança e do Adolescente; Estatuto do Servidor; Lei Complementar; Plano de Cargos, Carreira, que trata da remuneração dos profissionais da educação de acordo com as leis de cada Estado e Município.
Para fins de elaboração desses documentos os secretários para mais das leis, esses profissionais precisam discernir com ética e responsabilidade legal, a conduta do servidor que presta serviço público
deve estar pautada nos valores universais tais como: honestidade, bem, justiça, dignidade e compostura.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento dos documentos: BRASIL. Conselho Estadual de Educação. Fixa normas para autorização e encerramento de funcionamento de instituições de ensino presencial da Educação Básica, em todos os níveis e modalidades, e dá outras providências.
Deliberação CEE nº 316, de 30 de março de 2010.
BRASIL. Conselho Nacional de Educação. Normas para simplificação dos registros e do arquivamento de documentos escolares. Parecer CNE/
CP nº 16, de 4 de novembro de 1997. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 22 nov. 1997.
De acordo com LDB 9394/96, que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional apresenta normativas onde a escola é responsável pela organização da vida escolar dos alunos, sua preservação e informação.
Portanto, cabe a escola disponibilizar a documentação solicitada pelo aluno. Vejamos o que apresenta a Lei 9394/96, de acordo com o Art.
24º em seus incisos:
VI - o controle de frequência fica a cargo da escola, conforme o disposto no seu regimento e nas normas do respectivo sistema de ensino, exigida a frequência mínima de setenta e cinco por cento do total de horas letivas para aprovação;
VII - cabe a cada instituição de ensino expedir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, com as especificações cabíveis.
Dessa forma, é importante observar que essa lei, não aborda de maneira direcionada a questão da documentação produzida/acumulada pela instituição escolar para o cumprimento de suas funções, como os
documentos de sua constituição, os programas de disciplina e planos de curso, as Atas das reuniões pedagógicas, os projetos e programas, entre outros,
Outra documentação considerada como relativa à atividade-meio, qual seja a da administração da escola como (documentos referentes a pessoal compra de material permanente etc.). Nesse caso, isso pode ter sua explicação para a existência de legislação específica que regula a produção e guarda desses documentos, como no caso dos programas como exemplo o PDDE – Programa Dinheiro Direto na Escola.
Figura 03: Façamos as Leis
Fonte: @pixabay
Portanto quando pensamos no Brasil uma república federativa, os estados possuem legislação própria, que deve ser conforme aquela da União. Ou Leis e diretrizes, aprovadas de acordo com as necessidades de cada local, elaboradas pelo legislativo e aprovadas.
Pois as regiões possuem suas particularidades, que precisam ser consideradas para o bem da comunidade. Cabe ao secretário conhecer as Leis que conduzem as suas funções e colocá-las em prática.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a responsabilidade ética e moral do secretário escolar deve estar presente nas suas ações, pois esse profissional precisa elaborar documentos administrativos e grande importância jurídica, que compete a sua estruturação e manejo. Esses documentos são considerados a memória da escola, mas na sua organização são classificados como: documentos correntes, documentos intermediários e documentos de valor permanente. E cada documento apresenta sua importância para escola. Essa articulação compete ao secretário escolar, pois precisa conhecer as normas e leis vigentes relacionadas à área da educação.
Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional 9394/96;
Resoluções; Pareceres e Indicações dos Conselhos de Educação; Estatuto da Criança e do Adolescente; Estatuto do Servidor; Lei Complementar; Plano de Cargos, Carreira, que trata da remuneração dos profissionais da educação de acordo com as leis de cada Estado e Município.
Técnicas e Ferramentas de Arquivismo
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de organizar a documentação escolar, aplicando técnicas de arquivismo e métodos de consulta rápida dos documentos. E então?
Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!
As escolas possuem seus arquivos, que são responsáveis pela salvaguarda e acesso aos documentos. Com isso antes de adentrar nessa organização sistêmica e estatuária vamos conhecer os regulamentos que normatizam essa atividade.
Dessa forma, a Lei de Arquivos disserta toda essa temática além o direito de acesso às informações, com exceções aquelas consideradas sigilosas, o qual está ajustado pela lei de Acesso à Informação.
Está pronto para conhecer? A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que toca sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e apresenta outras providências, em seu capítulo I, Art. 1º que – “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. ” (BRASIL, 1991). Entretanto, a lei certifica que os documentos precisam ser armazenados e conservados desde sua criação até a destinação final.
Dessa maneira, o seu Art. 2º ressalta que “consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os documentos elaborados e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em consequência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Portanto, os arquivos escolares são acatados como arquivos públicos, porque o são de fato, ainda que elaborados e mesmo guardados por escolas privadas, já que a educação é função básica do Estado.
Outra forma de garantir e resguardar os documentos arquivísticos de órgãos públicos está prevista nessa lei, que destaca a proibição do descarte desses documentos sem autorização prévia da instituição pública responsável. Em decorrência desse Art. 9º. Que apresenta “a supressão de documentos elaborados por instituições públicas e de caráter público será concretizada atendendo a autorização da instituição arquivista pública, no seu domínio de competência. Assim, apenas serão eliminados por intervenção da autorização de um instrumento legal, sendo que, os documentos referentes às atividades-fim de uma instituição precisam ser conservados infinitamente. Em complementação no que se refere o Art. 10º, os “documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”.
Figura 04: A lei determina as atribuições
Fonte: @pixabay
A Lei 8.159/91 trata do acesso à informação aos documentos públicos, mas não permite que os documentos avaliados como sigilosos
venham a ser acessados. Segundo o Art. 4º, “todos possuem direito a acolher dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de desejo coletivo ou geral, compreendidas em documentos de arquivos, que serão apresentadas no tempo determinado da lei, sob amparo de responsabilidade, resguardadas aquelas cujos sigilo seja imperativo à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida particular, da honra e da imagem das pessoas”.
Dessa forma, a escola pode ter e pode resguardar documentos de valor incomparável, que são legitimados como bens, públicos, porque pertencem as pessoas, portanto, precisam ser protegidos para aqueles que de fato, são os donos da história/memória.
REFLITA:
Agora que você já está conhecendo um pouco dessa legislação, e quanto é fundamental esse conhecimento. A partir das informações descritas. Reflita sobre importância dessa legislação para escola, levando em conta todo o arcabouço histórico que faz dessa instituição, uma guardiã de memórias.
Figura 05: As técnicas de arquivismo
Fonte: @pixabay
O arquivo escolar é organizado por documentos escolares e administrativos e tem por intuito guardar as informações sobre a vida escolar do aluno. O acervo do arquivo escolar é fundamental para notabilizar a permanência e a história do aluno no decorrer da sua vida acadêmica.
Portanto, esse arquivo tem como objetivo conservar e guardar documentos de valor histórico pertinentes à cultura escolar, que é imprescindível para construção da identidade da comunidade escolar e assegurar o armazenamento conveniente e ávido. Fragoso (2009, p. 69) considerou o arquivo escolar como instituição-memória:
São instituições públicas ou privadas, constituídas sociais, cultural e politicamente, com o fim de conservar a memória, seja de um indivíduo, de um segmento social, de uma sociedade ou de uma nação; que tem papéis de socialização, aprendizagem e comunicação, e disponibiliza informação patrimonial como fonte de pesquisa na produção de identidades, na construção da história e na elaboração de trabalhos científicos (FRAGOSO, 2009, p. 69).
Para que esse trabalho seja realizado os secretários escolares dispõem de técnicas de arquivismo como reconhecer os tipos de arquivos e com qual frequência do uso ou consulta. Os arquivos são organizados em: arquivo morto, arquivo inativo e arquivo ativo. E as categorias desses arquivos, ou seja, como estão classificados.
Com base nesse conhecimento é que os profissionais devem tomar as decisões quanto a organização dos documentos. Portanto você saberia responder se os documentos possuem um tempo de validade?
Para concretizar a disposição de validade de certos documentos é necessário avaliar a sua importância, o seu valor documental e social, ou encontra – se em desuso. Diante dessa análise, os secretários podem
passar para a etapa de transferências desses documentos. Os processos de transferência de documentos são:
• Periódico – é realizada a transferência de documentos para o arquivo inativo ou morto, de maneira planejada, em dias preestabelecidos pela equipe da secretaria.
• Permanente –a transferência de documentos pode acontecer quando for necessário, devido ao acúmulo de documentos. Nesse caso, muitos documentos do ano em curso.
• Diário – quando examinamos um documento e verificamos que não é mais necessidade mantê-lo no arquivo ativo, então, passamos para o arquivo inativo ou morto. Esse processo é diário porque faz parte da organização de pastas.
Para organizar os arquivos, devemos ressaltar alguns princípios básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade.
A apreensão com a segurança de arquivos é fundamental. Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e garantir os sigilosos em lugar apropriado.
Sabemos que com o tempo a quantidade de documentos vem crescendo de maneira veloz. Isso nos leva a notar o aumento do volume e a enredamento dos documentos a serem arquivados. Por isso, manter a organização e o bom senso é muito importante. Isso, principalmente por causa da responsabilidade nos atos públicos.
Os Métodos de arquivamento são eficazes e ajudam a manter a organização e a eficiência na prestação do serviço. Mas isso só é possível quando o profissional tem conhecimento e consegue colocá-lo em prática.
São muitos os métodos de arquivamento: alfabético, numérico e alfanumérico. Vamos começar pelo método alfabético, esse é mais simples, prático e proporciona consultas diretas e rápidas. Portanto, é o
mais utilizado nas instituições. O método alfabético menciona o nome de pessoas, de empresas ou razões sociais.
Tabela 1: Organização do Arquivo
Nome de pessoas Ordem de arquivamento Isabel Carlos da Rocha Alves Lúcia Maria
Lucia Maria Alves Barros Alice Rodrigues Alice Rodrigues Barros Castro Pinto Manoel
Manoel Castro Pinto Rocha Isabel Carlos da
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em pesquisas do Manual de Secretário Escolar do Estado de São Paulo (2018).
A classificação por ordem alfabética permite vários procedimentos:
• palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra.
• o último sobrenome vem primeiro, por exemplo: Alves Lúcia Maria.
• não se separa sobrenome composto por substantivo e adjetivo: Castro Pinto Manoel.
Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome, não são considerados na ordem de alfabética: Rocha Isabel Carlos da
No arquivamento de nome de empresas segue a ordem direta, ressaltando o seguinte:
• escrever os números por extenso;
• não considerar o artigo (a, as, o, os) no arquivamento, ele é colocado para o fim: Estado da Paraíba (o).
Portanto, outras formas de arquivamentos podem ser feitas, como o Arquivamento por datas, que geralmente são organizados através de pastas nessas pastas, por exemplo, pode-se obedecer a ordem de data, por exemplo: Festa junina; Dias dos Pais.
Os arquivos escolares compõem o repositório das fontes de informação diretamente relacionadas com o funcionamento das
instituições educativas, daí a importância do arquivo organizado de um modo científico.
Não existe qualquer arrumação escolar que possa escusar a montagem de um arquivo, onde a documentação seja localizada de forma racional. A coordenação de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, implica o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas etapas se constituem em: Levantamento de Dados, Análise dos dados coletados, Planejamento, Implantação e acompanhamento, Sistemas de Arquivamento.
O levantamento acontece a partir de uma análise de todos os documentos constitutivos da instituição responsável pelo arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação.
No que tange a análise cabe em verificar se a estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma comprovação dos pontos de atrito, de falhas ou brechas existentes na realização do trabalho administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento competente do arquivo.
Para a etapa do planejamento em todos os estágios de desenvolvimento (ativo ou inativo), para que possa cumprir seus objetivos, torna-se imprescindível a formulação de um planejamento que tenha em conta tanto os arranjos legais, quanto as necessidades da instituição a que almeja servir.
O método de arquivamento é assentado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da instituição de ensino.
Para que os trabalhos tenham assiduidade e conservem uniformidade de ação é imprescindível que sejam constituídas normas básicas de funcionamento, não somente do arquivo, como também do protocolo.
Tais normas, depois de aplicadas e acatadas na fase da implantação, juntamente com exemplares e formulários, passem a integrar o manual de arquivo. Mas não basta apenas esses critérios, é preciso investir na
capacitação dos funcionários, nas técnicas utilizadas para o arquivamento da instituição de ensino, efetivada pela mesma.
Figura 06: O tempo como um aliado
Fonte: @pixabay
Entretanto, a implantação e acompanhamento após a fundação do arquivo, deve ser feito de maneira consecutiva, com intuito de corrigir e ajustar inconveniência ou omissões que venham a ocorrer. Depois de verificados os procedimentos e as normas, deve ser preparado o manual do arquivo que vai orientar e agilizar todo trabalho no arquivo.
Quanto aos Sistemas de Arquivamento trata de um conjunto de princípios coordenados que concorrem para a afirmação de certas regras que expressam o que deve ser realizado. Esse sistema pode ser considerado como: Sistemas Diretos e Indiretos.
No direito à recuperação de dados é realizada através do arquivo, onde está armazenada. Não depende do uso de um índice de localização.
No Sistema Indireto: depende de um índice ou código para encontrar a informação.
Outro método de arquivamento é através do recurso numérico, esse é um excelente indicador de localização de documentos arquivados.
O mesmo ocorre através da numeração de matrícula. A metodologia de recuperação de documentos utilizados no método numérico consente uma utilização serial indefinida, ou intermitente, não tem regras fixas, podendo ser utilizada a forma que mais convier à organização do arquivo, portanto, que ao idealizar seu uso, seja definida que tipo de sequência numérica será abraçada.
A numeração de matrícula irá definir a referente posição sequencial do arquivamento, promovendo imensamente o encontro rápido da documentação desejada. Este método pode ser:
a. Numérico simples: corresponde a ordem de entrada no arquivo, pela numeração cominada ao documento ou do próprio, sem preocupação com a ordem alfabética, devendo ter um índice alfabético remitente.
Exemplo: Beatriz Nayara Passos Rocha- Matrícula nº 00123 (PASTA 007).
David Matheus Passos Rocha: Matrícula nº 01052 (PASTA nº 074) b. Numérico cronológico: neste método deve ser levado em
importância, especificamente a data e ano do documento.
Exemplo:
1. Ofício nº 07 de 20/07/20 e Ofício nº 17 de 13/08/20 -Arquiva- se na Pasta de Ofícios do ano de 2020 por ordem de data.
2. Diário de Classe do ano letivo de 2019 - Arquiva-se no arquivo permanente na Pasta de Diários de Classe - 2019.
3. Pasta de Dário Alves concluinte do Ensino Fundamental em dezembro de 1997 - Arquiva-se no arquivo permanente na Pasta de alunos concluintes ou que interromperam seus estudos na instituição de ensino – 1997.
Portanto, os métodos mais utilizados em instituições de ensino são o Método Alfabético e o Método Numérico, devido a serem mais simples tanto na implementação como no manuseio.
O arquivo escolar, tendo como exigência de base a mais perfeita sintonia, deve ser analisado em profundidade, compatibilizando
organização e funcionamento com todos os fatores que venham a facilitar sua utilização.
ACESSE:
O ato de conservar documentos é tão extraordinário que há uma lei na constituição que certifica isso. Vejamos o que diz o artigo abaixo: Art. 216. Título VIII Da Ordem Social, Capítulo III Da Educação, da Cultura e do Desporto - Seção II Da Cultura. Vamos lá acesse e veja o que traz esse artigo na íntegra.https://bit.ly/3h5ou6H
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que um arquivo pode ter uma organização pessoal, do contrário esse precisa ter uma organização racional e simples, corretamente escriturado e disposto de forma que, em qualquer época outras pessoas que surgirem a trabalhar com ele, possam ter condições de compreendê- lo e manuseá-lo com agilidade. A natureza dos documentos e a composição da organização são determinantes para a escolha do método de arquivamento. Método é, por assim dizer, um plano de instalação de documentos objetivando promover tanto a guarda como a consulta. Os métodos mais utilizados nas escolas são: Alfabético e Numérico, por ser mais simples e fácil entendimento e organização. Quando todos que trabalham no arquivo possuem o conhecimento técnico das etapas que constituem o arquivo que são elas:
Levantamento de Dados, Análise dos dados coletados, Planejamento, Implantação e acompanhamento, Sistemas de Arquivamento. Além desse conhecimento técnico é necessário a postura de colaboração de toda equipe.
Escrita Documental de Documentos Escolares Oficiais
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de produzir documentos oficiais e formais, de acordo com a legislação pertinente e as boas práticas de linguística e estética documentacional. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá. Avante!
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, especialmente nos serviços administrativos. Muitos serviços são concretizados por meio de documentos próprios como aqueles que produzimos e preenchemos, registramos matrículas dos alunos, manuseamos o computador, interagimos por meio de e-mails, etc.
Entretanto, é preciso ter um bom domínio da escrita, apreciando suas regras e conseguindo aplicá-las na produção de documentos que fazem parte de tarefas específicas, como os da secretaria escolar, em todos os aspectos, administrativo e pedagógico.
Dessa forma, escrever com clareza, objetividade e coesão também faz parte da boa comunicação. A linguagem é um veículo natural de comunicação do ser humano. Empregamos a linguagem para expressar nossos sentimentos e pensamentos, para defender nosso ponto de vista, dar sentido às coisas, fazer inferências sobre a condição social, política e econômica do país.
Para aprender com os textos, que registram a linguagem por meio de insígnias, o que constitui a escrita, essa linguagem pode ser construída através de uma identidade, com gestos, símbolos e significados. Através dessa linguagem podemos fazer a leitura de mundo.
Em suma, são muitos os papéis e as atividades por meio da linguagem que podemos realizar. Interagimos com as pessoas e com
as instituições utilizando a linguagem verbal e não-verbal de forma tão cômoda, que muitas vezes, nem paramos para pensar como isso acontece.
Para falar nas boas práticas da linguística, não podemos deixar de compreender do que essa ciência se ocupa, com certeza são inúmeras as preocupações da linguística. Mas uma em particular vai nos interessar.
Você saberia dizer qual é? Pois bem, a forma como a língua se estrutura genericamente, através de propriedades de associação e classificação, o que obedece, parcialmente, às tradicionais análises morfossintáticas que aprendemos na escola.
No campo da ciência linguística, Saussure (1916) conceitua, a língua
“como um conjunto ordenado de acordos sociais, aproveitados pela coletividade para suscitar a comunicação”. Estabelecer os signos linguísticos que derivam da união de significante (figura acústica) e sentido (conceito).
Dessa forma, a figura acústica pode ser representada por uma palavra, mas com diferentes significados. A diferença de significado depende do que, de onde e com quem estamos falando. A língua se materializa por meio da fala, linguagem verbal e não verbal, e a fala, por sua vez, é representada por meio da escrita, dos gestos, com letras e símbolos.
É sabido que os profissionais que atendem ao público precisam lidar com as variações linguísticas, essas diferenças são muitas vezes culturais, mas podem ser de caráter social, econômico e de escolarização. Mas todas pessoas precisam ser atendidas respeitando a sua identidade. Com tudo, precisamos ter o bom senso, de que nem todas as pessoas tiverem a oportunidade de aprender a língua no seu padrão culto.
Portanto, o profissional precisa entender, que ele é o agente educativo, a pessoa preparada para tratar as diferentes situações e compreender as variações da língua. Enfim, o profissional que exerce um papel social, no qual lida com o público, precisa que a forma de falar seja clara e objetiva, conforme a variedade linguística, mas prezando o padrão culto da língua.
E, quando escrevemos, dependendo do gênero textual, devemos usar a forma padrão, especialmente nos documentos como redação oficial, escrituração escolar, entre outros.
E a partir dessas representações que estabelecemos a construção dos instrumentos de trabalho, nesse caso, os documentos desenvolvidos
na secretaria escolar segue de acordo com a legislação, com o padrão documental e a prática formal da escrita.
Um exemplo de documento padrão são as Atas. Você já participou da construção desse documento? Mas com certeza já deve ter ouvido falar!
Esse documento possui uma redação estruturada, técnica, formal. Vamos conhecer esse e outros documento e suas etapas e normas de elaboração?
Observe no quadro abaixo um modelo de Ata do Conselho Escolar.
Quadro 01: Modelo de Ata
MODELO DE ATA DE PRIORIDADES DO PROGRAMA NOVO MAIS EDUCAÇÃO
Assembleia Geral extraordinária do Conselho Escolar da E.M.E.F Francisco Marques da Fonseca para definir as prioridades referente a 1ª parcela do Recurso do Programa Novo Mais Educação.
Aos 30 dias do mês de julho de dois mil e dezoito, reuniram-se os membros com o objetivo de definir os materiais, bens e serviços que serão contratados para a correta aplicação dos recursos do Programa Novo Mais Educação. Foi recebido recursos de CUSTEIO referente a 1ª Parcela do Programa Novo Mais Educação no valor de R$ 33.804,00 (Trinta e Três Mil Oitocentos e Quatro Reais). Conforme orientação da Coordenação Municipal do Programa R$ 32.400,00 (Trinta e Dois Mil e Quatrocentos Reais) será destinado ao ressarcimento dos Voluntários Mediadores e Facilitadores para um período de cinco meses. O valor de R$ 1.404,00 de CUSTEIO será destinado a compras de materiais necessários à execução das atividades do Programa. O(a) Articulador(a) do programa apresentou a lista do que está faltando na escola e de sugestão para investir e desenvolver as atividades do programa: resmas de papel oficio, tonner, lápis, cadernos, confecção de camisetas, borracha, TNT e feltro. Os demais membros julgaram as necessidades e acrescentaram: tecidos, bastão de cola e bolas de futebol. Após analisar as necessidades apresentadas e discutidas por todos, os membros do conselho decidiram aplicar os recursos de CUSTEIO em: resmas de papel oficio, tonner e confecção de camisetas. A fim de garantir a transparência nas ações na escola, estamos afixando no mural da escola está Ata, em atendimento à Resolução 09 do Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação. Nada mais havendo a tratar, lavro esta ata que segue assinada por todos os membros presentes a esta reunião: Graciliano Ramos, Secretário, Elba Ramalho, Presidente, Tim Maia, Membros, Renato Russo, Tom Zé e Alceu Valença.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base em Atas desenvolvidas no cotidiano profissional
Observamos que datas e números de documentos são escritos por extenso, assim como nas Atas outros documentos segue o mesmo padrão como os Termos de exoneração/investidura e as portarias de nomeação dos Gestores.
As Atas podem ser escritas pelo conselho escolar, equipe administrativa e pedagógicas, como as que são realizadas no início do ano letivo, ou término do ano letivo, planejamentos, reuniões de cunho acadêmico, de aproveitamento de estudo, no caso de alunos com objetivo de continuidade de estudo. Ata de promoção, que registra exames e processos especiais de avaliação, o resultado do processo de promoção do aluno.
Portanto, outro documento que se encontra dentro de um padrão de exigências é a matrícula, que perpassam pelas leis de cada município, a Lei de Diretrizes e Base da Educação – LDB 93,94/96 e o Estatuto da criança e do adolescente – ECA, Lei nº 8.069, de 13 de julho de 1990.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento através do endereço eletrônico: <https://leismunicipais.com.br/>.
Você pode pesquisar e se informar se o município que você reside possuem leis que regulamentam os documentos escolares. Boa pesquisa!
Figura 07: Pastas de Matricula
Fonte: @pixabay
Dessa forma, a Matrícula é o procedimento pelo qual se vincula o aluno à instituição de ensino. Esse processo deve ser realizado pelos pais ou responsáveis legais, conforme determinam as Leis Municipais de cada região, ajustadas com o artigo 55 do Estatuto da Criança e do Adolescente.
Assim sendo, os pais ou responsáveis legais são aqueles que têm a guarda definitiva, provisória ou compartilhada sendo esses avós, tios, irmãos, ou tutores, desde que tenham a condição de responsabilidade, guarda ou tutela dotado por órgão oficial: Conselho Tutelar ou Juizado da Infância e da Juventude.
A ficha de matrícula é preparada pela Secretaria de Educação do Município e contém: Dados de identificação do aluno, endereço residencial, telefones de contato, curso, série/ano, turno, turma, ano letivo, cor/raça, dados escolares como a data de ingresso na escola, identificação da escola; situação física e biológica do aluno, termo de compromisso sobre as informações prestadas, data e assinatura do responsável legal e do representante da escola que normalmente é o secretário escolar, pois é ele quem geralmente realiza o preenchimento desse documento.
Portanto, a matrícula é de tal responsabilidade que só pode ser preenchida pelos representantes da escola com a conferência dos
documentos apresentados. Quando falo representante da escola, é que pode ocorrer de muitas escolas não possuir secretários, deixando a cargo do gestor, ou de um funcionário readaptado de função.
Os documentos necessários para a realização da matrícula são: Documentos pessoais do responsável pelo aluno, não é preciso fazer cópia, basta pedir para o responsável do menor apresentar seus documentos, com a finalidade de averiguar a identidade da pessoa que está realizando a matrícula.
Agora, quanto a documentação do aluno é preciso apresentar à escola as seguintes cópias: da certidão de nascimento ou RG do aluno;
carteira de vacinação ou declaração de vacinação em dia, conforme Portaria n° 597 de 08 de abril de 2004 – Ministério da Saúde. Comprovante de residência; comprovante de escolaridade (histórico escolar) dos anos anteriores, quando houver.
Se o aluno ingressar na escola no curso do ano letivo, precisa apresentar, juntamente com os documentos citados acima: Atestado de frequência do ano corrente; Boletim e/ou notas parciais.
A escola tem um tempo previsto de trinta dias para validar a matrícula do aluno mediante a conferência da documentação solicitada ou ata de classificação/reclassificação amparada pelo artigo 23 da LDB nº 9.394/96, quando esgotadas as possibilidades de comprovar a escolarização anterior.
Conforme foi colocado a matrícula só pode ser realizada pelo responsável legal do menor, mas há casos do pedido de matrícula ser por outros, que não tem o termo de responsabilidade ou guarda do menor.
Nesse caso, a escola acolhe a criança/adolescente, e a documentação, mas informa que a matrícula só será homologada após os trâmites jurídicos. Em seguida, comunica o caso ao Conselho Tutelar, que por sua vez deve encaminhar o responsável ao órgão para que se proceda o início do processo de regulamentação de guarda, o qual deverá ser apresentado, na escola, no menor tempo possível.
Entretanto, é sempre bom conhecer a legislação educacional, para realizar uma orientação coerente e precaver possíveis problemas. A escola é uma instituição formativa, não é hospital, nem órgão não-jurisdicional,
mas atua em comunicação com as demais instituições que podem ser solicitadas para ajudar a comunidade.
Mas é importante advertir que, o ingresso no ensino fundamental está assegurado na Constituição Federal no seu Art. 205. Ou seja, a matrícula não poderá ser negada, conforme CF e LDB. Artigo 87. Salvo alguns casos, como a superlotação, a escola não comportar mais em suas dependências. Nesse caso, o secretário escolar deve fazer um ofício e encaminhar esses pais ou responsáveis para a Secretaria de educação, a fim de ser orientado uma escola para a criança ou adolescente.
Figura 08: Estudar é um direito
Fonte: @pixabay
Estudar é um direito do aluno, assim como obrigação da família e do Estado. Nenhum aluno pode ter a matrícula rejeitada por falta de algum dos documentos. Nos casos, em que a família do aluno não apresentar o documento escolar e não conseguir informar o nome da última escola em que o aluno estudou, a secretaria da escola deve verificar a idade da criança e, em conjunto com a orientação educacional definir, provisoriamente, a turma em que a criança pode ficar.
Mas deve informar ao responsável que será disposto um prazo de sete dias letivos, para a família da criança apresentar a documentação
cabível. Dessa forma, o histórico escolar, que é o comprovante de escolarização do estudante.
Caso não ocorra a apresentação da documentação escolar que comprove a escolaridade da criança, a escola solicita ajuda para o Conselho Tutelar, e passa a dar andamento ao processo de avaliação do grau de conhecimento do aluno, através de provas elaboradas pelo corpo docente e, após análise, para que justifique o ingresso do aluno, enquanto se aguardam as providências solicitadas ao Conselho Tutelar.
Na prática, muitos alunos terminam o ano letivo sem a documentação necessária, devido a fatores sociais, que adentram os portões da escola.
Como crianças que saem de uma região porque os pais, irmãos estão sendo ameaçados, a violência nas comunidades modifica a paisagem do aluno e os prazos e normas na escola.
Os documentos de responsabilidade da escola estão embasados na LDB 93,94/96, em seus Artigos 24. Inciso VII, que descreve: “cabe a cada instituição de ensino emitir históricos escolares, declarações de conclusão de série e diplomas ou certificados de conclusão de cursos, com os procedimentos apropriados”.
Sem fugir à regra temos a transferência do aluno, que representa o ingresso do aluno de um para outro estabelecimento de ensino, ou de uma habilitação para outra, isso pode ocorrer durante o ano letivo ou após o seu término.
A solicitação de transferência pode ocorrer durante o ano letivo ou no término do mesmo. O secretário precisa ficar atento ao preenchimento do histórico escolar dos anos/séries/ciclos/nível já cursadas, respeitando a Base Nacional Comum Curricular e também a parte diversificada, o qual deve ser atualizado.
Segundo Souza (2007), o secretário deve entregar ao solicitante responsável o original do histórico escolar e a ficha individual. “Peça o recibo do interessado nas cópias desses documentos”. Essas cópias serão arquivadas na pasta individual do aluno que será transferida para o arquivo permanente.
Como a educação é um direito do aluno, a transferência só deve ser entregue aos pais ou responsáveis, quando esses pais apresentarem
a declaração de vaga da escola pretendida. Caso isso não aconteça o Secretário apenas entregará o atestado de frequência à família.
Mas isso é relativo, muitas vezes os pais não procuram a escola para pedir transferência. Eles apenas saem. Isso acontece por vários fatores, no mais comum é a violência, drogas entre outras mazelas sociais.
Mas é dever do secretário, informar aos pais ou responsáveis da necessidade de protocolar a retirada do referido documento. Pois a escola não pode reter documentação de aluno declarando pendências como a não recondução de livros didáticos ou pertencentes ao acervo da biblioteca.
Porém, pode segurar a documentação por falta de declaração de vaga da escola destino, mesmo ocorrendo o comunicado pessoal da mudança para determinado Município ou Estado. A escola está pautada no artigo 55 da Lei nº 8.069 de 13 de julho de 1990. Que dispõe: “Os pais ou responsável têm a responsabilidade de matricular seus filhos ou pupilos na rede regular de ensino”.
Outro documento que apresenta sua elaboração e legislação é o Certificado. O mesmo é utilizado para validar a conclusão de curso, sendo concedido ao aluno que terminou com aproveitamento e assiduidade qualquer nível da educação básica.
Esse documento deve ser registrado junto ao protocolo exclusivo de retirada da documentação relacionada à conclusão do Ensino Fundamental. No verso do certificado deve constar as seguintes informações:
Exemplo:
Quadro 02: Registro de certificado
Certificado REGISTRADO sob livro/ano 20___, folha nº_____ - validade nacional de acordo com a LDB nº 9.394/96, Art. 24, inciso VII.
______de _____________ de 20____. Assinatura e carimbo do Responsável: _______________________________.
Fonte: Quadro elaborado pela autora com base na LDB 93,94/96.
Esse documento requer abertura de protocolo, que deve ser arquivado na unidade escolar reunidos em um único livro e numerados em ordem crescente, com organização alfabética ou numérica, conforme prática organizada na secretaria.
RESUMINDO:
E então? Gostou do que lhe mostramos? Aprendeu mesmo tudinho? Agora, só para termos certeza de que você realmente entendeu o tema de estudo deste capítulo, vamos resumir tudo o que vimos. Você deve ter aprendido que a linguística empregada a profissão do secretário escolar deve ser aplicada de acordo com as normas cultas, mas respeitando as variações da língua. O domínio da escrita deve acontecer apreciando suas regras e conseguindo aplicá-las na produção de documentos, que fazem parte de tarefas específicas da secretaria escolar, em todos os aspectos, administrativo e pedagógico. Que os documentos apresentados, construídos e preenchidos na escola possuem sua legislação, cabe ao profissional conhecer os trâmites legais para realizar um trabalho coeso e coerente. Os documentos foram apresentados na sua forma prática, como modelos que valeram a quem nunca passou em uma instituição escolar, mas mesmo assim construiu um conhecimento de como esses documentos são elaborados.
Secretaria Escolar Digital
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo você será capaz de conhecer as tecnologias e ferramentas de documentação digital e suas aplicações na secretaria escolar, buscando amparo legal para a segurança jurídica da instituição. E então? Motivado para desenvolver esta competência? Então vamos lá.
Avante!
O processo de informatização da secretaria escolar pode atuar como um sistema de comunicação e de gestão. Essa tecnologia é de grande relevância nos dias atuais. Isso porque a secretaria escolar é considerada o setor responsável pelo manejo dos registros, dos arquivos e documentos ativos e inativos dos alunos e dos funcionários.
Entretanto, esse processo no formato digital admite o acesso facilitado e mais ágil a vários documentos da instituição, dos funcionários e dos alunos, um exemplo é o histórico escolar, através de um sistema integrado pais, alunos, professores e os profissionais da secretaria podem verificar o desempenho escolar em cada disciplina, através do registro das notas.
O acesso a informatização pode facilitar os processos de busca, de toda documentação da escola, o que vai otimizar tempo e recursos.
Com a implantação de um sistema de dados adequado é possível fazer o Login (conecte-se) e acessar as informações apresentando um panorama administrativo e pedagógico da escola.
Muitas atividades podem ser desenvolvidas a partir de um programa de gerenciamento eletrônico de documentos. Você conhece ou já trabalha com esses programas? Desenvolve algumas de suas atividades profissionais de maneira informatizada?
Sabemos que só a boa vontade não é suficiente para implantação de modelos de gestão informatizados na escola. Quando falamos da
escola pública, laica e das diferentes disparidades de gestão política, essa informatização para muitas escolas torna-se algo utópico.
Vamos ver alguns exemplos de atividades que podem ser contempladas, se você não desenvolve no ambiente de trabalho, com certeza deve desenvolver para outros fins de aprimoramento, pois essa tecnologia já faz parte do nosso cotidiano.
Exemplo: Algumas atividades podem ser desenvolvidas através da gestão informatizada da secretaria como:
• Atividades como o controle de alunos, documentação de materiais, gestão orçamentária, preparação de documentos via informática;
• Atividades com construção de planilha de cálculo, banco de dados, apresentações, processador de textos, navegadores da rede, sistemas operacionais, ferramentas de busca na internet, correio eletrônico entre outros.
Para que essas atividades possam fazer parte da rotina de uma secretária escolar, o ambiente precisa dispor de ferramentas básicas para tal manejo e interação. E esse não é o único impasse, precisa ter uma capacitação do pessoal da secretaria para o uso eficaz desses equipamentos e ferramentas.
A realidade de muitas escolas públicas no país não dispõe desse e de outros serviços, por faltar recursos ou gestão, nesse caso, quando falo dessa gestão é da gestão política, o poder executivo. Segundo dados do Censo Escolar 2018 divulgado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep) em 31 de janeiro. “O Brasil contava, em 2018, com 181.939 escolas de educação básica. Dessas, 28.673 (15,8%) ofertavam o ensino médio”. (INEP, 2018).
O acesso aos recursos tecnológicos como: laboratório de informática, internet e internet banda larga nas escolas de ensino médio é maior do que a ofertada para o ensino fundamental. Esses recursos são localizados em mais de 60% das escolas em todas as dependências administrativas. No caso do acesso à internet as escolas municipais apresentam: 85,09%, as estaduais com: 93,05%.
Mas será que isso garante a utilização do recurso? Dados do Censo Escolar computados pela organização, “Todos pela Educação” lembram
que em muitas escolas públicas com laboratório os problemas de baixa conexão e equipamentos ultrapassados, ou sem manutenção atrapalham o uso da internet e de computadores. Esse problema é evidenciado pelos dados que a pesquisa traz em relação às respostas apresentadas pelos diretores das escolas.
Para você entender melhor sobre esses dados acesse os sites e veja as pesquisas.
SAIBA MAIS:
Quer se aprofundar neste tema? Recomendamos o acesso à seguinte fonte de consulta e aprofundamento dos documentos no site: https://bit.ly/3jPJPme e https://bit.
ly/2F8RUTZ
O assunto sobre metodologias trabalhadas através do uso da internet ou equipamentos que garantam o acesso à educação veio à tona com mais força, pelo momento histórico o qual estamos passando. O Brasil do ano de dois mil e vinte, vivencia uma pandemia com consequências impactantes nos modelos de educação, onde novos conceitos são construídos como o do Ensino Remoto; ou Ensino Híbrido.
Entretanto, aqui vamos falar sobre o conceito de tecnologia, esse já há muito é empregado e conhecido por todos. Escolhi o conceito apresentado por Pinto (2005), por se aproximar mais e estabelecer relações com o contexto educacional.
O homem é um ser proposto a viver necessariamente na natureza. Apenas, o que se abrange por “natureza” em cada fase histórica corresponde a uma realidade diferente. Se no início era o mundo espontaneamente estabelecido, agora que o civilizado consegue cercar-se de produtos fabricados pela arte e pela ciência, serão estes que formarão para ele a nova
“natureza” (PINTO, 2005, p. 37).
Para o autor o conceito de tecnologia perpassa por toda ação do homem em seu contato com os objetos, ou seja, da sua relação social de produção. Dessa maneira, a produção pode mudar a sua realidade através
de recursos avançados. A tecnologia não está apenas nas máquinas, nos softwares, mas em todas as etapas do desenvolvimento humano.
Portanto, nenhum software ou sistema vivente no mercado atenderá de forma integral as necessidades da instituição, pois cada escola sendo pública ou privada tem suas particularidades e necessidades específicas.
O que leva a escola a decidir por um sistema e tentar de forma progressiva incorporar seus documentos e funcionalidades sinalizando as suas peculiaridades. Assim, alcançar possíveis melhorias no sistema atual para aperfeiçoar as atividades desempenhadas de maneira proativa.
Para tanto, torna-se importante conhecer as tecnologias responsáveis pelo processo de obtenção de informação na instituição, para aprimorar seus conhecimentos. Sem dúvidas que a informática, quando pode ser utilizada facilita a vida de qualquer profissional. Além da contribuição estratégica, a informática, proporciona inovação no trabalho, tornando assim mais ágil e eficiente.
Mas nada adianta esse avanço tecnológico se o profissional na sua gestão, não desenvolver a atenção para os laços de cooperação, que precisa estar presente em todo ambiente de trabalho.
Figura 09: A cooperação faz a diferença
Fonte: @pixabay
A partir da colaboração, e da utilização de recursos avançados, as escolas caminham para o progresso tecnológico. Nesse texto vou citar alguns dos exemplos de software/sistema de gestão escolar, mas existem muitos programas que na prática, é um sistema que faz o comando de todos os processos da escola: financeiro, contábil, recebimento, retenção entre outras tarefas que são indispensáveis para a gestão escolar. A mecanização assegura uma relação de todos os fatores do processo educacional, certificando uma gestão competente.
Outra ferramenta que pode estar interligada ou não com o sistema de gestão é a plataforma on-line, que pode ajudar no preenchimento dos diários, além de gerir o sistema de notas e frequências dos alunos.
Mas, precisa atentar para a necessidade da preparação de manuais de procedimentos.
Esses manuais viabilizam os processos, promove a agilidade e autonomia no atendimento. O que acaba refletindo no atendimento a pais, estudantes e professores facilitando o trabalho na secretaria escolar.
Elucidando um dos processos abraçados pela informatização na Secretaria Escolar é a matrícula online e a rematrícula online. No caso de matrícula online possibilita aos pais realizam a solicitação de vaga através do site da escola, o que está diretamente interligado ao sistema local, estando a vaga disponível a mesma é disponibilizada por um link que os pais recebem por e-mail e após preenchimento formalizam a matrícula na Secretaria com a documentação e pagamento.
Isso no caso das escolas privadas, na escola pública esse sistema possibilita a organização das solicitações e o levantamento de vagas para ano/série em toda escola. Podendo assim, apresentar com antecedência as vagas disponíveis e evitar as longas filas no entorno da escola. No caso
da rematrícula o sistema deve gerar no ato da matrícula um contrato, que será apenas renovado através da assinatura de contrato virtual.
Figura 10: A informatização dos documentos
Fonte: @pixabay
Quanto aos processos informatizados de arquivamentos, esses deve ser realizado com a cautela de armazenar em arquivo de maneira digitalizada, criar arquivos e pastas que correspondem a cada processo do arquivismo escolar. A preocupação nesse modelo informatizado está nos cuidados com o armazenamento e com a frequência que são realizados os backups. Ou até mesmo, em investir em um HD externo para concretizar os processos de segurança. Isso acontece, porque no arquivo escolar temos documentos que não podem ser extraviados ou perdidos.
Devido a sua importância e as leis que os amparam.
REFLITA:
Elaboramos documentos e mais documentos. E necessitamos armazená-los de alguma forma, sabemos que nesses documentos encontram-se informações valiosas. E como fazer isso? Como você guarda seus documentos pessoais, tais como:
título de eleitor, passaporte, diplomas, certidões, entre outros?
Alguns dos documentos elaborados na secretaria escolar são criados, modificados e visualizados diariamente. No entanto, eles são a
base para a comunicação entre as pessoas e possuem um valor histórico e pessoal.
Portanto, de acordo com a cláusula 4.2.4 da ISO 9000:2008, sobre o controle de registros dos documentos, a instituição deve constituir um procedimento documentado para determinar os controles necessários para a identificação, o armazenamento, a recuperação e a disposição dos registros. Os registros precisam conservar-se legíveis, prontamente identificáveis e restauráveis.
Ao passo que, alguns documentos precisam ser guardados por um determinado período de tempo, de acordo com a legislação específica, outros já nascem eletrônicos. No entanto, um gerenciamento impróprio provoca cópias desnecessárias, e consequentemente a má utilização de espaço em disco, além de custos demasiados para a escola.
Outro programa que pode ser aplicado no ambiente da secretaria é gerenciamento eletrônico de documentos, o GED, que consiste em um conjunto de módulos de sistemas interligados que permite a instituição organizar seus documentos de maneira física ou digital e armazená- los com segurança, além de promover a interligação entre os dados armazenados.
Para Koch (1998, p. 22-23), esse programa representa a totalidade de todas as tecnologias que miram administrar informações de forma eletrônica, frisando, não ser necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes seja concretizado com o uso destas tecnologias. Portanto, o GED dirige o ciclo de vida das informações, desde a sua criação até seu arquivamento.
Mas o software possui um custo e para ser utilizado precisa ser provido por uma empresa especializada na área de Tecnologia da Informação, e possuir algumas características como flexibilidade, customização e funcionalidade. Outra característica importante é
averiguar se ele é compatível com outros sistemas, para que o usuário consiga utilizá-lo sem necessitar da utilização de softwares em paralelo.
Assim como todo software precisa ter uma capacitação dos profissionais para a sua utilização com propriedade e eficiência, o que demanda tempo e ajustes nas rotinas de trabalho.
Faço essa observação porque é fundamental que todos os secretários saibam utilizar o sistema, dentro da realidade da escola pública, onde muitos que ocupam essa função são professores já com alguma comorbidade em consequência da idade e por isso são readaptados de função, muitos não sabem nem ligar um computador. Mas os desafios surgem para ser sanados.
NOTA:
Para saber mais sobre software, sua funcionalidade leia o trabalho de conclusão de curso intitulado: ESTUDO DO GED – GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO ÂMBITO ORGANIZACIONAL. Disponível em: https://bit.
ly/35a2FQO
A lei de Nº 12.682 de 9 de julho de 2012, que apronta sobre a preparação e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, quando entrou em vigor teve três dois seus artigos vetados, mas atualmente por força de vários decretos a lei estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que, os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que modificou a Lei 12.682, ainda estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados causem os mesmos efeitos legais dos documentos originais conforme as diretrizes: Regras gerais de digitalização; Requisitos na digitalização que envolva entidades públicas e privadas; Desnecessidade da digitalização; Responsabilidade pela digitalização; Manutenção dos documentos digitalizados e Preservação de documento digitalizados
