A contextualização da informação deve ser a operação primordial no tratamento da informação de um arquivo, já que ela é o que assegura o respeito pelo Princípio da Proveniência e pela estrutura interna do fundo, através do método analítico (CARMONA, 2004, p. 42).
A classificação
A classificação é o processo intelectual e físico de arquivos baseada em uma proposta de hierarquização das informações devendo refletir as funções, as informações acumuladas e os aspetos materiais e intelectuais do órgão produtor (CRUZ MUNDET, 1994, p. 239).
Por classificação arquivística podemos compreender como a combinação de dois elementos de acordo com T. R. Schellenberg (1961, p. 13-39) que se referem tanto à sua estrutura física dos documentos (critérios externos) como ao seu conteúdo substantivo (critérios externos).
Estrutura do Arquivo Sporting Clube de Portugal
Secção Departamento de Sócios Série Documento simples Coleção Documento composto Secção Museu de Alvalade Secção Recursos Humanos Secção Contabilidade ...
Critérios Externos: Classe Tipo Formato Quantidade Forma Critérios Internos: Entidade produtora Origens funcionais Data e local de produção Conteúdo substantivo
O conceito ‘classificar’, nas Ciência da Informação, ultrapassa a simples noção de colocar ordem em artefactos. Assim, entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de, uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, representando-os, de modo a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta. Dito de outra forma, classificar é um método que possibilita organizar diferentes informações de acordo com as suas particularidades. A classificação é o procedimento mais determinante na organização de documentos de arquivo, a documentação tem de se estruturar adequadamente. Um quadro ou plano de classificação é um instrumento que resulta do recenseamento das séries documentais produzidas, organizadas num sistema de classes e subclasses, definidas com base na identificação das atividades, transações e funções de uma organização ou seja, a classificação deve espelhar a sua missão através da observação das respectivas funções, competências e atribuições de uma organização. Deste modo, a classificação e a descrição, enquanto funções da arquivística, caminham paralelamente, contribuindo, entre outros objetivos, para organização dos arquivos, pois somente a descrição arquivística garante compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento, como a localização dos documentos que o integram, assim sendo, a classificação consegue seus objetivos mediante a descrição documental, desde que adequadamente realizada.
Neste sentido, ao ser adotado, o quadro de classificação será um instrumento fundamental para a gestão documental do departamento de Sócios do SCP, promovendo:
a) A diminuição dos riscos de erro na classificação;
b) As vantagens da utilização de uniformização de critérios, linguagem e siglas; c) A pesquisa dos documentos, com o aumento das taxas de recuperação da informação;
d) O acelerar do processo de tomada de decisão; e) A salvaguarda dos direitos de acesso;
g) A otimização dos recursos;
h) O assegurar da continuidade da gestão em caso de mudança de recursos humanos;
i) A diminuição dos custos de tratamento documental ao nível do arquivo.
Existem vários critérios de classificação: funcional, orgânico-funcional, tipologia documental (relacionada com a função que realiza) e alguns autores admitem, ainda, o critério temático (indexação) e a classificação facetada. Contudo, a NP 4438-1-2 (IPQ, 2005, p. 17) refere como o mais eficaz no destino de qualquer empreendimento, sendo indispensável à boa gestão de documentos de arquivo, dotando a organização com uma ferramenta para organizar, descrever e relacionar entre si os documentos; relacionar e partilhar documentos de áreas diferentes; melhorar o acesso, a recuperação, a utilização e a disseminação dos seus documentos.
Segundo o Princípio da Proveniência, Heredia Herrera (1991, p. 267-268) fragmenta a classificação em dois níveis: um sobre a estrutura ou funcionamento da organização que corresponde às secções e subsecções; outro sobre as séries documentais, estas como prova das atividades provenientes da organização, modelo de classificação que tentaremos adotar é alvo da presente investigação.
Quadro 2 – Relação entre classificação e descrição
Fonte: José Luis Bonal Zazo (2001, p. 179) em La descripción archivística normalizada: origen,
Ordenação
De acordo com as ODA Portuguesa (DGARQ, 2011 p. 163), ordenação é a sequência cronológica, numérica, alfabética, temática, hierárquica, etc., atribuída a dados, informação, documentos de arquivo (…) para efeitos de arquivagem, de registo ou de descrição.
Os critérios cronológicos e numéricos podem, ainda, ser organizados de forma inversa (do mais recente para o mais antigo/ do maior para o menor, que é o mais frequente nos arquivos em fase ativa) e de forma direta (do mais antigo para o mais recente/ do menor para o maior, utilizado na (re)organização de algumas unidades arquivísticas em arquivos definitivos).
Este estudo não versa sobre os processos de avaliação, seleção ou eliminação, nem a elaboração do registo análogo, uma vez que a documentação existente é de conservação permanente, e assim, cabe-nos efectuar uma investigação sobre o percurso de organização da informação.
Assim, para a compreensão do contexto da produção dos documentos, da sua recuperação e do seu acesso, existe uma panóplia de passos que atribuem uma estrutura intelectual e física à totalidade da secção do arquivo do Departamento de Sócios. Por estas e outras razões, Simões e Freitas (2013, p. 100) concluem que sem classificar e ordenar a informação (...) não é possível desencadear a sua descrição enquanto acto normalizado, indispensável à comunicação da informação existente no arquivo.
A evolução dos sistemas de recuperação da informação depende muito dos avanços obtidos nas técnicas e métodos empregados com este objetivo, ilustrados por Saracevic (1996, p. 44) através de “exemplos históricos” que demonstram a evolução da área:
[...] de cartões perfurados para sistemas online e CD-ROM; de sistemas sem capacidades interativas para aqueles que oferecem interações múltiplas, munidos de interfaces inteligentes, transformando a recuperação da informação em um processo altamente interativo; de bases de documentos para bases de conhecimento; de textos escritos aos multimédia; de recuperação de citações à recuperação do texto completo, e até mesmo para sistemas especializados e de pergunta/resposta (question answering) e assim por diante.
A gestão do ciclo de vida da documentação será assegurada desde a sua origem, até ao seu destino final, evitando-se a acumulação documental.
Para garantir a linguagem semântica, a uniformização do formato para equivalência a outros formatos, com a finalidade de obter a descrição do conteúdo, os metadados podem ser descritos separadamente em um sistema de armazenamento de informações (bancos de dados), como podem estar embebidos nos arquivos digitais, (PIRES, 2012, p. 4) portanto, a uniformização de critérios descritivos garantem dados análogos para troca e interoperabilidade da informação.
Nesse sentido, a interoperabilidade semântica, é um processo que visa a reutilização de informações, permitindo a adopção de ferramentas comuns, como descrição de metadados e classificações para que novos conhecimentos sejam transmitidos a partir de diferentes fontes de informação (MILER, 2000; UKOLN, 2005).
Devido às complexidades impostas pelo mundo digital, e principalmente aos profissionais da área de informação, a Web semântica exigirá um grande esforço para a estruturação de dados, visando evitar a redundância e garantir a interoperabilidade, de modo que a partilha de documentos deixa de ser o foco para se centrar na partilha de dados estruturados.
A contextualização da informação foi elaborada com base nos estatutos que conseguimos ter acesso, nomeadamente os Estatutos de 1907, 1920 e 1982, assim como uma estimativa do inventário efetuado pelo Departamento de Sócios, o que permitiu o entendimento do contexto da criação e/ou acumulação da documentação e a posição de cada documento na estrutura hierárquica do arquivo o que assegura o seu valor informacional. Assim, apresentamos uma proposta descrição da informação segundo as recomendações internacionais da arquivística.
Nos termos da Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico – ISDIAH (CIA, 2008, p. 13), o Departamento de Sócios do SCP pode ser descrito da seguinte forma:
– Identificador: PT/ASCP/SCP/DS
– Forma autorizada do nome: Portugal, Arquivo do Sporting Clube de Portugal/Sporting Clube de Portugal/Departamento de Sócios
– Endereço: Rua Professor Fernando da Fonseca, 1501-806 Lisboa, Portugal
Quadro 3 – Campos de descrição com a informação registada correspondente ao nível arquivístico Secção
Elemento de
descrição Orientação
1. Zona de Identificação Código de
referência Identifica de forma unívoca a unidade de descrição e a sua relação hierárquica com a demais. Título Tem como objetivo a denominação da unidade arquivística. Representada a sua ausência utiliza-se um título atribuído de forma clara, concisa e que reflita a informação essencial.
Datas Inserir as datas de início e fim da unidade arquivística Nível de
descrição Registado no momento da criação de uma nova entrada na base de dados. Uma vez que não existe, manteve-se somente nesta apresentação este campo, no lugar atribuído pela ISAD(G).
Dimensão e suporte
Informar sobre o número de volumes, com referência do número de livros e de folhas de cada volume.
2. Zona do Contexto Nome e função do
Produtor
Inserir o nome de quem produziu o documento dos níveis superiores. História
administrativa /biográfica arquivística
Informações sobre a história do conjunto documental, significativo para sua autenticidade, integridade e interpretação. Incluir informações sobre produção e acumulação; transferências de propriedade, responsabilidade e/ou custódia; intervenções técnicas
História custodial e arquivística
Informar do percurso da documentação relativamente à sua guarda física após o encerramento da atividade.
Procedência Setor da entidade produtora, ou pessoa, que acumulou os documentos
3. Zona do Conteúdo e da Estrutura Âmbito e
Conteúdo
Informações relevantes que pode incluir nomes de pessoas ou lugares, tipologias documentais, além de outras características significativas do conteúdo.
Avaliação, seleção e eliminação
Indicar se a documentação se encontra sujeita a qualquer atividade de avaliação, seleção ou eliminação. Caso contrário é de conservação.
Ingressos
adicionais Informar se são previstas entradas adicionais de documentação relativa à unidade de descrição ou se, pelo contrário, esta é um fundo fechado Sistema de
organização
Indicar a forma de como se organiza internamente a unidade documental. Relaciona- se diretamente com o Princípio da Proveniência e da Ordem Original.
4. Zona das Condições de Acesso e Utilização Condições de
Acesso
Informação sobre a existência, ou não, de restrições de acesso aos documentos (sigilosos, documentos não organizados)
Idioma/Escrita Instrumentos de descrição Localização de originais 5. Zona de Notas
Notas Informação que, por sua especificidade, não podem ser incluídas em nenhum dos elementos de descrição, ou informações que visam complementar, relativizar ou explicar conteúdo registado em algum dos elementos de descrição anteriores (indicando qual).
Conservação do estado documental
Data da descrição Indicação da data da elaboração da descrição e o responsável por essa descrição.
No conceito tradicional da arquivística recomenda-se que a organização dos documentos respeite o conhecimento que está patente nas suas funções e competências,
para que o estabelecimento hierárquico das classes e subclasses seja representativo das suas atividades.
A descrição de funções exerce um papel essencial na explicação da proveniência de documentos. As descrições de funções podem ajudar a situar os documentos com mais segurança no contexto de sua produção e uso. Ajudam a explicar como e por que documentos foram produzidos e subsequentemente usados, o propósito ou papel que foram destinados a executar numa organização, e como se ajustavam a essa organização e se ligavam a outros documentos por ela produzidos (ANTÓNIO, 2012 p. 32)
Assim, segundo as recomendações da ISDF a descrição das funções e atividades da organização podem ser usadas para descrever funções como unidades em um sistema de descrição arquivístico; para controlar a criação e o uso de pontos de acesso em descrições arquivísticas; documentar as relações entre as descrições das funções, entre estas e a descrição da documentação a que deram origem, e entre as descrições das funções e as descrições dos produtores que as detiveram ou detêm. De salientar que na referida norma se explicita o termo “função” é usado nesta norma para incluir não somente funções, mas também qualquer uma das subdivisões de uma função, tal como subfunção, procedimento operacional, atividade, tarefa, transação ou outro termo de uso internacional, nacional ou local. A norma pode ser usada para descrever uma função ou qualquer das suas subdivisões (CIA, 2007, p. 7).
Tais descrições permitem ao utilizador uma melhor compreensão do contexto de produção da documentação de arquivo.
[…] descrição contextual destaca o produtor dos fundos, ou seja, a organização ou a pessoa que constituiu os fundos dos arquivos; as suas missões ou atribuições que explicam a génese dos seus arquivos; o modo de classificação ou conservação adotada pelo produtor [tradução nossa]25.
Os elementos informacionais não estão presentes apenas no conteúdo e nas características extrínsecas dos documentos. A inexistência de qualquer esquema sobre a organização original do arquivo do Departamento de Sócios ou de instrumentos regulamentares que auxiliassem no processo de identificação da produção documental, relacionando cada tipo de documento com o seu contexto, fez com que fosse necessário
25 (…) description contextuelle met en valeur le producteur du fonds, c’est-à-dire l’organisme ou la
o estudo da ação do produtor, a fim de esclarecer sobre as atividades desenvolvidas, as funções, as séries produzidas.
Porém, este caminho não foi fácil, devido à falta de informação em suporte legal (diplomas, regulamentos, entre outros) no qual tenha sido publicada a sua estrutura orgânica, missão e atividades, de modo a permitir-nos identificar as relações existentes entre o produtor e a informação produzida. Perante tal situação recorremos a fontes existentes no endereço eletrónico Wiki Sporting, no qual partimos do pressuposto que são fidedignas e aos estatutos de 1907, 1920 e 1982.
Uma vez que não foi possível encontrar documentação das funções do produtor da secção de arquivo relativa aos Sócios, achamos pertinente descrever as suas várias nomenclaturas, pois são os Sócios que de certo modo, foram responsáveis pela criação/desenvolvimento de funções como a criação de documentação de identificação de cada um, que foi à posterior organizada e armazenada pelo produtor responsável por tal tarefa.
São considerados Sócios as pessoas singulares e coletivas que tenham sido propostas e satifaçam os condicionalismo: é impedido na sua atividade e nas suas instalações manifestações de natureza proselitismo religioso e estão sujeita a regulamentação específica definidora dos respetivos direitos e deveres, eleborada pela direção (art. 12.º dos estatutos 1982).
Os Estatutos do SCP definem como competência da Assembleia Geral mediante proposta do Conselho Diretivo ou de duzentos e cinquenta sócios efetivos com mais de dez anos a atribuição das categorias de Sócios de mérito, Sócios benemérito e Sócios
honorário, sendo que os Sócios de mérito são todos os associados que tenham dedicado
às especialidades atléticas pelas suas “performances” consigam merecer esta distinção ou tenham prestado serviços relevantes ao clube. Os associados que hajam tornado credores da gratidão do clube, nomeadamente por dádivas ou outras ajudas materiais, são considerados Sócios beneméritos. São Sócios honorários todos aqueles que tenham serviços relevantes, ajudas materiais ou dádivas, que não pretencem à grande família de Sócios.
São várias as classificações atribuídas aos Sócios em 1907, entre as quais encontramos, Sócio Protetor, Technicos, Contribuintes (ordinário, extraordinário, temporário) que em 1920 passou a designar-se Contribuinte (maiores e menores), acrescentando os Sócios Correspondentes, Remidos, Filiados, competindo à Direção a sua admissão. Com os estatutos de 1982, algumas destas categorias foram substituídas,
dando lugar às seguintes categorias: Sócio efetivos; Sócio auxiliar (com as subcategorias: familiares, infantis, juvenis, correspondentes); Sócio atletas.
São Sócios efetivos os que integram de modo mais significativo a vida do Clube, aos quais cabe a plenitude dos direitos estabelecidos nos estatutos; são Sócios auxiliares, os que não fruem a plenitude de direitos previstos e beneficiam da correlativa redução dos seus deveres, por virtude de menor escalão etário, relação de parentesco com sócios efetivos ou local de residência. As subcategorias de Sócios auxiliares são: familiares (descendentes de Sócios com mais de 10 anos de idade), infantis (descendentes de Sócios com menos de 12 anos de idade), juvenis (descendentes de Sócios com menos de 10 anos de idade até aos 16 anos de idade; 12 e 16 anos de idade, os não descendentes de familiares) e os correspondentes (os com residência habitual a mais de 100 Km de Lisboa e que não pertençam à categoria de Sócio efetivo). São Sócios atletas os que pratiquem qualquer modalidade desportiva dentro do clube. O que distingue as categorias das subcategorias entre os Sócios é o valor do pagamento da quota e a atribuição de lugares no estádio do SCP.
De salientar que em 1907 não era permitida a entrada de Sócios do sexo feminino, e nem a participação dos Sócios honorários na Assembleia Geral em 1982.
A revisão numérica dos Sócios ainda não estava consagrada nos estatutos de 1907 e 1920.
4.1. Modelo de Sistemas Arquivístico
Para auxiliar na tomada de decisão, otimizar o processo de negócio e adequar os custos aos benefícios, a ISO 11620 (2014, p. 5) Information and Documentation: Libary performance indicators ostenta 52 indicadores de desempenho com o objetivo de comparar o desempenho com metas pré-definidas26 procurando a eficácia, eficiência, efetividade, equidade e a economia dos processos.
Quando observados do ponto de vista quantitativo e qualitativo, os indicadores se referem aos aspetos tangíveis27 e intangíveis28 da realidade. Os indicadores qualitativos
26 Expressão numérica, simbólica ou verbal aplicada para caracterizar as atividades (acontecimentos, objetos, pessoas), em termos quantitativos e qualitativos, com o objetivo de obter o valor das atividades s
(ISO 11620:2014, p. 5).
27 Tangíveis são os elementos facilmente observáveis (forma de organização e gestão, legislação,
mecanismos de divulgação).
28 Intangíveis são os atributos que só podem ser captados indiretamente por meio de suas formas de
podem ser diretos ou indiretos que podem ser construídos por meio de escalas, índices, gráficos, números, dígitos, termómetros ou indicadores a partir de uma visão quantitativa das representações e práticas dos sujeitos envolvidos na investigação (MINAYO, 2009, p. 85).
Segundo Harrison-Walker e Neeley (2004, p. 22), o processo de decisão poderá ser definido em seis fases distintas29:
1. Reconhecer uma inexistência;
2. Determinar as especificações do produto; 3. Encontrar os fornecedores qualificados; 4. Solicitar e avaliar propostas;
5. Emitir pedidos de compra ou estabelecer contratos; 6. Avaliar o desempenho do produto adquirido.
As primeiras duas decisões são, efetuadas pelos colaboradores do SCP e determinam as especificações do produto que pretendem adquirir. As duas decisões seguintes envolvem um estudo de mercado, uma pré-aquisição e uma análise do desempenho do produto. A quinta decisão traduz-se na transição da pré-aquisição para a aquisição onde já está solificada a qualidade e os requisitos da aquisição do produto. A última decisão diz respeito à pós-aquisição e inclui todos os requsitos associados à utilização do produto, assim como a avaliação do SCP em relação à entidade que fez a venda e ao produto adquirido.
A ISO/IEC 25010:2010 Systems and software engineering – Systems and software Quality Requirements and Evaluation (SQuaRE) System and software quality models descreve um modelo de qualidade do sistema e software, propondo atributos que estão distribuídos em oito características principais (adequação funcional, utilização de recursos, compatibilidade, utilidade, confiabilidade, segurança, manutenção, adaptabilidade), e cada uma delas divididas em subcritérios de avaliação de software.
Na perspetiva do utilizador, os atributos de qualidade (ISO/IEC 9126-1:2001) são classificados em quatro características: eficácia, produtividade, satisfação, risco e segurança. Normalmente são necessárias medidas na obtenção da qualidade de utilização, pois para atender aos critérios de medidas internas, em geral, não é suficiente para garantir o atendimento aos critérios para medidas externas, e atender aos critérios para medidas
29 (…) problem recognition, determining product specifications, finding qualified suppliers, requesting and evaluating proposals, selecting na order process, and conducting performance evaluation (HARRISON-
externas de subcaracterísticas não é suficiente para garantir o atendimento aos critérios para qualidade na perspetiva do utilizador. Alguns exemplos de métricas de qualidade de utilização estão expressos na ISO/IEC 25010: 2011 System and software quality models.