ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A estrutura refere-se a subunidades organizacionais e ao modo como elas se relacionam com a organização. De acordo com as metas da empresa e sua abordagem de administração, diversas estruturas podem ser adotadas. A estrutura de uma organização pode ter um impacto sobre como os sistemas de informação são vistos e quais os tipos que são usados.

A estrutura organizacional podem ser as seguintes categorias: tradicional, projeto, equipe ou multidimensional.

Tradicional – os departamentos são divididos de acordo com as funções

Projeto – está centrado nos principais produtos e serviços, as funções de Marketing, finanças, produção são centrados e posicionados dentro da unidade principal.

Equipe – equipe ou grupos de trabalho, dependendo das tarefas as equipes podem ser temporárias ou permanentes.

Multidimensional – pode incorporar várias estruturas ao mesmo tempo, podem incorporar áreas funcionais como as principais unidades do projeto.

Estudar as estruturas: vertical, radial e matricial

Mudanças organizacionais abrangem o modo como às organizações, planejam implementam e lidam com as mudanças, as quais podem ser causadas por fatores internos como externos. Fatores internos incluem as atividades relacionadas a todos os níveis de empregados, os fatores externos compreendem as atividades causadas por concorrentes, acionistas, leis e condições econômicas.

Introduzir ou modificar um sistema de informação também implicará em mudanças. Melhorar um processo organizacional por meio de sistemas de informação exige uma mudança nas atividades e tarefas relacionadas ao processo. Isso significa modificar o modo como trabalham indivíduos, grupos e toda a empresa. Superar a resistência pode ser a parte mais difícil de introduzir um sistema de informação na maioria desses

exemplos, os empregados não foram envolvidos na decisão de implementar a mudança, nem foram bem informados dos benefícios das mudanças.

O Aprendizado Organizacional – está estreitamente relacionado com a mudança organizacional. As organizações se adaptam às novas condições ou alteram suas práticas com o passar do tempo. Isto significa que os funcionários incorporam novos procedimentos em suas atividades. Coletivamente esses ajustes são baseados nas experiências e nas idéias, são chamados de aprendizado organizacional.

Reengenharia – para permanecer competitivas, as organizações precisam ocasionalmente alterar profundamente o modo de como fazem negócios. Elas precisam mudar as atividades e tarefas ou processos com vistas a alcançar suas metas. A reengenharia também foi chamada de redesenho de processos organizacionais.

E o sistema de Informação e valor da organização, objetivando uma mudança brusca nos resultados do negócio. A reengenharia pode reduzir o tempo de entrega de produtos, aumentar a qualidade do produto e do serviço.

Gestão da Qualidade Total – Nos primeiros anos de controle de qualidade, as empresas estavam preocupadas com o cumprimento das especificações do projeto, ou seja, em conformidade com padrões. Se o desempenho de um produto estava de acordo com o projetado ele era considerado como de alta qualidade. Hoje qualidade significa a capacidade de um produto atingir ou exceder as expectativas dos clientes.

A qualidade total envolve – ampla conscientização das necessidades dos clientes, adoção da visão estratégica da qualidade, a delegação de poder aos empregados e recompensas.

Os sistemas de informação estão totalmente integrados dentro dos processos empresariais das organizações que adotam as estratégias de melhoria contínua ou da qualidade.

Ex. analisar o feedback e as expectativas do cliente, bem como projetar, fabricar e entregar produtos e serviços de qualidade constitui algumas maneiras como os Sistemas de informação auxiliam as empresas nas metas de melhoria contínua.

Terceirização – para controlar os custos, as organizações sempre estão atentas à qualidade de pessoas integrantes de sua folha de pagamento. Envolve a contratação de serviços de profissionais externos para atender necessidades específicas da empresa.

A terceirização de serviços constitui uma opção quando se desejam obter economia nos custos ou se beneficiar da técnica de um consultor no assunto. No sentido de cortar custos em Sistema de Informação deve-se observar que necessariamente se o custo será reduzido, devem-se observar os contratos e quais áreas de informação será terceirizada. Deve-se observar a segurança das informações e o armazenamento nos bancos de dados.

11 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - PETI

Devida a grande importância que a informação vem tomando diante os desenvolvimentos tecnológicos, econômicos e sociais, têm-se a necessidade de aperfeiçoar os serviços e operações dos sistemas de informações. Para que esses sistemas possam auxiliar empresas e organizações nas tomadas de decisões e na melhoria de qualidade de seus produtos e serviços se faz necessário um planejamento estratégico. A partir do planejamento sabe-se avaliar as perspectivas a curto médio e longo prazo, sabe-se agir sobre o mercado, desenvolver diferenciais competitivos, antecipar a situações desconfortáveis, criar participação no mercado e desenvolver serviços e produtos adequados ao mercado.

Consideramos que como qualquer outra organização, os sistemas de informação têm se ressentido da falta de uma diretriz norteadora para suas atividades, cabendo a seus dirigentes a tarefa de preparar a organização para se conscientizar e acompanhar as mudanças ocorridas num ambiente globalizado e cada vez mais competitivo.

Pode-se considerar o exercício sistemático do planejamento como uma maneira de minimizar a incerteza do processo decisório e, consequentemente, aumentar a probabilidade de alcançar os objetivos, desafios e metas estabelecidos pela empresa, para os seus níveis estratégico, tático e operacional.

O grande desafio do planejamento estratégico de sistemas de informação e tecnologia da informação é o de, partindo da identificação das necessidades estratégicas, gerenciais e operacionais de uma organização, expressas em termos dos objetivos e dos requisitos necessários para atingir esses objetivos, obter uma solução de sistema de informação que satisfaça da melhor forma essas necessidades.

Como já mencionado, para iniciar um planejamento estratégico em uma organização deve-se primeiro esclarecer qual sua missão seus objetivos e metas. Visando, propor um modelo de planejamento de um sistema de informação pode-se dizer que a missão de um sistema de informação exprime sua razão de ser, contribuindo para explicitar o negócio, os usuários, os produtos ou serviços e mercados, orientando e delimitando as ações e definindo a que ela se propõe. Deve responde perguntas tipo: quem somos enquanto organização? Qual é o nosso negócio, nossa vocação, ou nossa razão de ser?

Uma das metodologias de elaboração do planejamento estratégico de sistemas de informação, com o intuito de estabelecer uma compreensão comum do negócio e identificar as necessidades de informação que suportem os fatores críticos de sucesso da empresa. O enfoque integra:

• o conhecimento do negócio • as necessidades de informação

• o uso de tecnologias de Sistemas de informação, através do envolvimento e comprometimento dos usuários, alta administração e pessoal de desenvolvimento de sistemas.

O escopo de estudo de planejamento estratégico para sistemas de informação pode ser toda uma organização, uma empresa, uma divisão, ou mesmo uma seção. Este planejamento se dá através da indagação e resposta de três questões: onde estamos? para onde iremos? como iremos?

Complementando a definição de missão para um sistema de informação pode-se que esta é também obtida através das respostas de questões como: “onde estamos” que visa determinar o posicionamento atual da empresa no mercado (auditoria de posição),

incluindo uma análise de negócios e verificação da efetividade dos sistemas computadorizados atuais da empresa e do parque computacional instalado. “Para onde iremos” visa determinar as expectativas dos executivos com relação ao futuro da empresa, incluindo a sua participação futura de mercado e necessidades adicionais de negócio. “Como iremos” visa determinar os meios e recursos necessários para que a empresa atinja os seus objetivos de curto, médio e longo prazo.

Os objetivos do planejamento estratégico de sistemas de informação são:

♦ investigar as oportunidades de ganho de vantagens competitivas através do melhor uso de tecnologias;

♦ estabelecer objetivos e fatores críticos de sucesso para a empresa;

♦ facilitar a consecução dos objetivos empresariais através da análise de seus fatores críticos de sucesso;

♦ determinar quais informações podem auxiliar a gerência a realizar melhor o seu trabalho;

♦ priorizar a construção de sistemas de informação em função das necessidades da empresa;

♦ criar modelo funcional e de dados do negócio;

♦ subdividir o modelo funcional de negócios para uma utilização posterior na fase de análise da área de negócio;

♦ determinar qual área de negócio deve ser analisado primeiro;

♦ permitir à alta administração visualizar o negócio em termos dos objetivos, funções, informações, fatores críticos de sucesso e estrutura organizacional.

O planejamento de serviços de informação nas organizações já se preocupa com sua integração a sistemas maiores. Elas não podem estar relacionadas apenas aos seus ambientes imediatos. A estrutura organizacional deve ser planejada e reavaliada constantemente em relação a todas as atividades da sociedade.

Há três aspectos voltados ao conceito de Gerência de recursos informacionais: assegurar um papel de liderança; ser o principal conselheiro ou assessor em matéria de informação em um sistema de tomada de decisão; participar como membro do grupo de direção de sua organização e trabalhar comprometido com os resultados esperados.

Para organizar o planejamento, deve haver o estabelecimento de uma compreensão comum e expectativas sobre o escopo do projeto, as regras e responsabilidades organizacionais, o plano de trabalho e as atividades e os resultados e propósitos de elaboração do planejamento.

O principal passo do planejamento é o levantamento das necessidades de informação e problemas existentes para propor soluções e desenvolver planos em concordância com os objetivos, desafios e metas da empresa a curto, médio e longo prazo. Essa análise da situação atual levará em consideração a missão e os objetivos da empresa.

Outro passo é a definição dos objetivos sustentados pela missão estabelecida e como seguinte o levantamento do modelo organizacional de sustentação onde são estabelecidas as funções gerenciais, os objetivos da área funcional, os desafios e as metas dos níveis estratégico, gerencial e operacional.

11.1 O PAPEL DAS REDES. A ORGANIZAÇÃO E A ESCOLHA DO MODELO ORGANIZACIONAL

A escolha do modelo organizacional a ser adotado ao implantar um Sistema de Informação deve privilegiar a simplicidade. Uma equipe “enxuta” com procedimentos não burocratizados, que valorize mais os resultados do que a criação da infra-estrutura, que tenha capacidade de trabalho em rede, e que a contribuição seja para resolver o problema. Os recursos, a equipe e a infra-estrutura são mais facilmente obtidas depois que você mostrou o valor da informação.

Na organização inteligente, alguns dos problemas que podem ocorrer na implantação de sistemas:

• cultura gerencial da administração por instinto;

• decisores que nem sempre valorizam a inteligência;

• decisores que muitas vezes não incorporam a inteligência à estratégia;

• pessoas não capacitadas designadas para a função;

• falta de credibilidade dos analistas;

• muitos dados e pouca análise; muita descrição e pouca previsão;

• incapacidade para identificar os reais concorrentes;

• processo isolado em um departamento;

• processo espalhado desordenadamente por toda a empresa;

• irrelevância do trabalho às necessidades dos clientes;

• resistência ao compartilhamento da informação;

• bloqueios não correlacionado à tecnologia de informação;

• processos não correlacionado à tecnologia de informação.

A mudança da cultura organizacional deve ser criada visando construir a organização inteligente, através de:

• mudança do processo de tomada de decisão e cultura organizacional;

• abertura de linhas de comunicação entre os diversos departamentos e níveis hierárquicos da empresa;

• sensibilização da empresa para a importância de se antecipar às mudanças; • alinhamento da inteligência à tomada de decisão;

• obtenção de apoio do responsável pelo maior nível decisório; • apoio ao processo com tecnologia da informação;

• incorporação do processo no trabalho de todos na empresa;

A tecnologia da informação constitui um importante instrumento, contribuindo para facilitar a comunicação externa e interna e para gestão do conhecimento na organização. A Tecnologia da informação pode ser forte apoio nos seguintes aspectos:

-facilitar a comunicação entre a rede-empresa; desenvolver mecanismos de feeback com os usuários; prover acesso a informação armazenada (base de dados); apoiar as atividades de informação; apoiar as atividades de análise; criar uma organização ligada pela tecnologia da informação