APOSTILA DA DISCIPLINA DE ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO II
CASCAVEL, 2010
Profª. Evanilde Pereira Salles Lange
Professora Mestre pela Universidade Católica de Campinas-PucCamp evanilde@fag.edu.br
evanilde@unioeste.br
ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO II
Apostila da disciplina de Administração de Sistemas de Informação II, para o curso de graduação em Administração da Faculdade Assis Gurgacz-FAG.
CASCAVEL, 2010
SUMÁRIO
1. VÍNCULO ADMINISTRAÇÃO – TECNOLOGIA... 4
2. A TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO E O PROCESSO SISTÊMICO...7
3. APLICAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA EMPRESA...8
3.1 INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS, GERENCIAIS E OPERACIONAIS... 8
3.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS...8
3.3 CENÁRIOS: ECONOMIA NACIONAL E DESENVOLVIMENTO DO SIG... 9
3.4 IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA AS EMPRESAS...9
3.5 O PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS... 10
3.6 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS EM PERSPECTIVA... 10
4. SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO – SAD...13
5. SISTEMAS ESPECIALISTAS...14
5.1 A NATUREZA DOS SISTEMAS ESPECIALISTAS... 15
6. TECNOLOGIAS APLICADAS AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO...17
6.1 SISTEMA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS DO EMPREENDIMENTO - ERP (Enterprise Resources Planning)...17
ESTUDO DE CASO – DESENVOLVIMENTO DE SITE P/ VENDAS NA INTERNET...19
7. TÓPICOS EM GERENCIAMENTO DOS SISTEMAS: INTEGRAÇÃO, SEGURANÇA, CONTROLE...21
7.1 A VULNERABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO...21
7.2 AS PRINCIPAIS AMEAÇAS AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO COMPUTADORIZADOS...21
CONTROLES GERAIS PARA SISTEMAS DE INFORMAÇÃO...23
QUESTÕES...24
INVESTIMENTO EM SEGURANÇA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO... 24
8 GESTÃO ESTRATÉGICA...25
8.1 GESTÃO ESTRATÉGICA E OS DESAFIOS PARA AS EMPRESAS... 26
9. USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO... 29
10 DESENVOLVIMENTO DE AMBIENTES EFICIENTES/EFICAZES DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO... 32
10.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL...32
11 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - PETI34 11.1 O PAPEL DAS REDES. A ORGANIZAÇÃO E A ESCOLHA DO MODELO ORGANIZACIONAL...37
12. O PROJETO FÍSICO E O PROJETO LÓGICO...39
12.1 PROJETO – IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO... 39
12.2 TRANSFORMAÇÕES ORGANIZACIONAIS E ALTERNATIVAS DE INFORMATIZAÇÃO – REGRAS BÁSICAS PARA ADMINISTRAR TI... 40
QUESTÃO PARA DISCUSSÃO...41
12.3 ORÇAMENTO DE INVESTIMENTOS...42
13 MODELO DE ORÇAMENTO DE CAPITAL...43
1. VÍNCULO ADMINISTRAÇÃO – TECNOLOGIA
O texto abaixo foi extraído de Batista (2004, p.2-6), cujo título do Capítulo 1 é
Vínculo administração – tecnologia.
Os grandes impulsos de desenvolvimento na sociedade sempre foram reflexos de revoluções decorrentes da necessidade de suprir limitações humanas. Por exemplo, o sistema de numeração decimal baseado nos algarismos de zero a nove (0...9), que teve como limitação a quantidade de dedos das mãos dos homens.
Atualmente vivemos na era da Revolução Tecnológica, e é fundamental que nossa economia e a sociedade se comportem de maneira semelhante à da época da Revolução Industrial. As grandes mudanças que ocorrem hoje são fruto direto de limitações humanas atuais.
A Revolução Industrial foi essencialmente a argumentação do poder físico dos homens, uma amplificação dos músculos humanos em forma de equipamentos. É certo afirmar que algumas atividades físicas humanas foram substituídas por máquinas, principalmente tarefas repetitivas, no processo chamado de mecanização.
Essa revolução foi responsável principalmente pela mudança das formas de produção existentes na época e teve impacto em todos os aspectos da sociedade. Seguindo essa analogia, a revolução tecnológica, que enfatiza o uso de computadores e equipamentos de automação, é uma argumentação do poder mental dos homens, uma amplificação do poder cerebral humano no processo chamado automação.
É importante salientar que a automação ocorre de maneira muito mais consciente do que a mecanização, pois sua função principal é aumentar a produtividade humana e deslocar as pessoas para tarefas muito mais nobres, como o uso da criatividade e do poder de tomada de decisões, sem a preocupação com tarefas repetitivas do dia-a-dia.
Essa revolução de que ainda estamos participando na chamada “Era da Informação”, é responsável por diversas mudanças de conceitos na sociedade, alterando as formas de produção, de entretenimento, de comunicação, de educação e de comercialização.
O simples ato de pressionar um botão pode levar o computador a desenvolver cálculos intrínsecos, sugerir decisões complexas e recuperar grandes quantidades de informações. Esse fato permite à empresa responder de maneira ágil às pressões exercidas pelo mercado.
As diversas aplicações da tecnologia transformaram e continuam transformando praticamente todas as atividades existentes. Isso fez dela uma magnífica ferramenta para o desenvolvimento de várias áreas, como educação, comunicações, medicina, editoração, artes gráficas, para citar algumas.
O efeito da globalização introduziu duas características que devem ser motivo de preocupação para qualquer empresa. Em primeiro lugar, superou a distância entre os países, rompendo as fronteiras físicas existentes, aproximando as culturas e os diferentes valores pessoais.
Essa característica é muito importante para as empresas que têm como objetivo ampliar seus mercados, pois aquelas que antes tinham algum tipo de limitação agora facilmente podem atingir outros mercados sem muito esforço. Vale lembrar que em
muitos casos é necessária a adequação dos produtos a novas realidades e valores, ou seja, é necessária uma “regionalização do produto”.
Em contrapartida, a globalização impôs um aspecto muito mais dinâmico aos processos de negócios, uma vez que pequenas flutuações da economia em qualquer parte do mundo podem afetar quase diretamente qualquer país. Esse quadro de interdependência econômica leva uma posição de desconfiança contínua da empresa em relação ao mercado em que opera, causando a necessidade de obter muito mais informações desse mercado antes da tomada de alguma decisão importante.
A nova ordem econômica mundial, que junto com a globalização representa integração econômica entre os diversos países, pode propiciar quantidade muito grande de flutuações passíveis de alterarem por completo os rumos de uma empresa.
Esses fatores causaram considerável mudança de paradigma por parte das empresas, dos profissionais e do ensino em seus diversos níveis.
O processo decisório passou a verificar que informações antes consideradas irrelevantes agora podem ser cruciais para a tomada de decisões de uma empresa.
As características impostas por esse quadro definiram que a empresa necessita constantemente manipular grandes quantidades de informações para a definição de um bom planejamento estratégico e operacional; isso exige uma tomada de decisões diárias que levem ao aumento da sua produtividade e, no mínimo, proporcione certa estabilidade de sua posição no mercado.
Essas necessidades podem ser supridas com acessórios tecnológicos que permitam controlar de maneira instantânea todas as informações internas e externas da empresa, em especial porque atualmente o uso dos computadores como ferramenta de trabalho em todas as áreas é algo totalmente comum.
A nova área denominada telemática - que incorpora todas as ferramentas computacionais para o processo de engrandecimento da informática (informação automática) - e sua união com as tecnologias das telecomunicações possibilitaram o desenvolvimento de aplicações empresariais de alto desempenho para auxiliar o administrador de empresas.
Nesse quadro, surge a necessidade de um novo profissional que possa administrar corretamente todo o fluxo de informações da empresa. Esse profissional, escasso no mercado de trabalho, já é considerado peça-chave dentro de qualquer empresa.
Dessa maneira, o denominado diretor-executivo de informações, analista de informações, administrador de sistemas de informação ou Chief Information Officer -CIO é considerado um dos profissionais deste novo milênio.
Esse profissional tem como função principal analisar a organização, definir corretamente o problema, identificar missões, campos de atuação e relações internas por meio de instrumentos como a informática. Ele também deve desenvolver estudos e alternativas na coleta de dados, armazenamento e utilização das informações dentro da organização.
Critério, visão estratégica, organização e criatividade são requisitos básicos para a carreira desse profissional cuja característica principal é a antecipação com relação ao concorrente por intermédio do estudo das informações geradas internamente na empresa e no ambiente no qual está inserida.
Ele deve saber identificar e aplicar as mais relevantes informações, que, no âmbito da administração, podem ser obtidas das atividades de marketing, vendas, finanças, recursos humanos e operações.
Com o dinamismo exigido das organizações pelo mercado, haverá sempre a necessidade de ampla compreensão sobre sistema de informações, a fim de atingir
níveis superiores de produtividade e eficiência nas fábricas e escritórios. A seguir são demonstrados os termos relativos à tecnologia e relacionados aos administradores.
BI EDI Intranet
B2B ERP E-Commerce
Data Mining Globalização Data Warehouse
Extranet B2C Competitividade
Internet CRM Intranet
Para Peter Drucker, até o momento, a tecnologia da informação tem atuado como produtora de dados, e não de informações, e muito menos de novas e diferentes questões e estratégias; O não uso das novas tecnologias pelos altos executivos é pelo fato que elas não oferecem as informações que eles precisam para suas próprias tarefas.
Será simplesmente impossível operar mesmo uma pequena empresa com eficiência sem investimentos significativos em sistemas.
Esta nova década, em que as empresas devem promover a valorização dos profissionais que detêm o conhecimento da atividade que desempenham, torna-se propício o desenvolvimento de conhecimentos do ponto de vista sistêmico, uma vez que os profissionais especialistas-generalistas detentores desse tipo de conhecimento são os mais procurados do mercado.
Mesmo do ponto de vista estritamente profissional, devemos ter consciência de que nossa carreira e, principalmente, nossa renda dependerá de como estamos compreendendo e utilizando os sistemas de informação que fazem parte de nosso dia-a-dia.
Independentemente de sua profissão (você pode ser um artista gráfico, um músico profissional, um advogado, um administrador de empresas ou o dono de uma pequena empresa), você estará sempre trabalhando com um sistema de informações: a Internet, por exemplo.
Sendo assim, fica clara a necessidade de uma ligeira intimidade com a tecnologia da informação em conjunto com os sistemas de informação dos bancos, das empresas fornecedoras, das empresas concorrentes, das instituições de ensino etc. Fonte: BATISTA, E. de O. Sistemas de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2004, p.2-6.
2. A TEORIA DA ADMINISTRAÇÃO E O PROCESSO SISTÊMICO
O estudo da disciplina Administração de Sistemas de Informação tem como fundamentos os conceitos teóricos inicialmente baseados em Teoria Geral da Administração. Das abordagens apresentadas pelos autores Chiavenato, Andrade e Amboni, Motta entre outros está a Teoria dos Sistemas. Seguindo uma ordem cronológica e de evolução historicamente demonstrada pela produção, o enfoque do homem e o comportamento social-político.
Abordagem Clássica Administração
científica (Taylor)
- o enfoque mecanicista do homem; - não faz referência ao ambiente externo; - estudo de chão-de-fábrica;
- operário desenvolve tarefas mais repetitivas (exploração dos operários e prosperidade para o patrão)
Teoria Clássica (Fayol)
- abordagem simplificada, está centrada na estrutura; - fundamentada no senso comum;
- a organização era vista como sistema fechado;
- o trabalho consiste na especialização de tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência e a produtividade (normas de trabalho)
Escola Burocrática - a burocracia como um instrumento de poder hierárquico;
- a organização contava apenas com a inteligência de quem ocupava o cargo; - padronização do comportamento;
- previsibilidade, estabilidade. Abordagem Humana e Comportamental
Escola das
Relações Humanas
- devido a onda de desemprego (EUA, crise 1929); - experiência de Hawthorne (Chicago);
- o homem era uma máquina desprovida de valores humanos (peça de máquina);
-Elton Mayo, estudos e experimentos da luminosidade do ambiente de trabalho; medida de produção, estudo da fadiga, acidentes de trabalho, rotatividade de pessoal.
Teorias motivacionais
- o comportamento humano (campo social);
- Maslow, a necessidade é uma força dinâmica e persistente; - oposição às escolas anteriores;
- critica ao modelo de máquina, adotados pela burocracia para representar a organização.
Abordagens
Estruturalista e Desenvolvimento Organizacional
- surgimento da escola estruturalista, declínio do movimento das relações humanas (1950);
- o homem organizacional é aquele que desempenha diferentes papéis; -examinando relações e funções dos elementos que constituem (método analítico);
Teorias Integrativas Teoria dos Sistemas Sistemas de Contingência
- estrutura organizacional
- ambientes dinâmicos (clientes, fornecedores, concorrentes, órgãos reguladores)
Abordagem Contingencial
Perspectiva Contemporânea
- abordagem de adaptação das organizações; tecnologia - aspectos globais (econômicos, sociais e políticos) Aprendizagem
organizacional
- pessoas que ensinam e aprendem; - análise de questões complexas; - mudanças aceleradas
Fonte: ANDRADE, R. O. B. de; AMBONI, N. Teoria da Administração – Das origens às perspectivas contemporâneas. São Paulo: M. Books do Brasil, 2007.
3. APLICAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA EMPRESA
3.1 INFORMAÇÕES ESTRATÉGICAS, GERENCIAIS E OPERACIONAIS1
A tecnologia da informação constitui um importante instrumento, contribuindo para facilitar a comunicação externa e interna e para gestão do conhecimento na organização. A Tecnologia da informação pode ser forte apoio nos seguintes aspectos:
facilitar a comunicação entre a rede-empresa;
desenvolver mecanismos de feeback com os usuários; prover acesso a informação armazenada (base de dados); apoiar as atividades de informação;
apoiar as atividades de análise;
criar uma organização ligada pela tecnologia da informação
Os Sistemas de informação desempenham três pontos essenciais para as empresas e apóiam nos seguintes itens:
• Processos e operações das empresas • Tomada de decisões de seus gestores
• Estratégias de busca de vantagens competitiva.
Vários são os impactos nos negócios com a utilização e desenvolvimentos da Tecnologia da Informação:
• A Internet e os negócios.
• Empreendimentos conectados à Internet. • Reengenharia de Processos empresariais.
• Nova configuração e reestruturação de informações na rede da empresa. 3.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS
SIG - é um sistema de pessoas, equipamentos, procedimentos, documentos e comunicações que coleta, valida, executa operações, transforma, armazena, recupera e apresenta dados para uso no planejamento, orçamento, contabilidade, controle e em outros processos gerenciais para vários propósitos administrativos.
Os sistemas de processamento de informações tornam-se sistemas de informações gerenciais, quando sua finalidade transcende uma orientação para o processamento de transação, em favor de uma orientação para a tomada de decisões gerenciais.
Nome genérico dado a um conjunto de programas desenvolvidos para a operação e a administração de qualquer organização. São conjuntos de tecnologias que disponibiliza os meios necessários à operação do processo decisório em qualquer organização por meio do processamento dos dados disponíveis.
As características básicas do SIG são: dados sintéticos, comparativos, com pouco volume, com ágil tempo de resposta (on-line, banco de dados) e visualização dos dados.
Gerencial: é o processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle) voltados para resultados.
SIG: é o método organizado para prover informações passadas, presentes e futuras, relacionadas com as operações internas e o serviço de inteligência externa. Serve de suporte para as funções de planejamento, controle e operação de uma empresa, através do fornecimento de informações no padrão de tempo apropriado para assistir o tomador de decisão.
3.3 CENÁRIOS: ECONOMIA NACIONAL E DESENVOLVIMENTO DO SIG
As empresas passam por vários momentos de crise ao longo de sua existência, sendo que as causas podem ser tanto externas (ambientais) como internas.
Nestes momentos de crise, os executivos podem promover análise e algumas ações: investir gradualmente; produzir volumes crescentes; produtividade em termos de qualidade, custos, tecnologia e recursos humanos; logística de distribuição; desenvolvimento de inovações (novos processos e serviços); comunicação segmentada eficiente; eficácia mercadológica (marketing); flexibilidade empresarial.
3.4 IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS PARA AS EMPRESAS
Geralmente tem-se dificuldade de avaliar, de forma quantitativa, qual o efetivo benefício de um sistema de informações gerenciais, ou seja, a melhoria no processo decisório.
Benefícios:
• redução dos custos operacionais;
• melhoria no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
• melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global; • melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
• melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
• estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão; • fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;
• melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informações;
• melhoria na estrutura de poder, propiciando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema;
• redução do grau de centralização de decisões na empresa;
• melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações no fatores ambientais;
• otimização na prestação dos seus serviços aos clientes; • melhor interação com os seus fornecedores;
• melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa; • aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;
• redução da mão-de-obra burocrática e redução dos níveis hierárquicos. 3.5 O PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS
Utiliza a informação como apoio às decisões, através de sistemas informativos que observam requisitos quanto a transmissores e receptores de informações, canais de transmissão, conteúdo das informações, periodicidade das comunicações, processos de conversão das informações em decisões junto a cada um dos centros de responsabilidade da empresa.
O SIG auxilia os executivos das empresas a consolidar e usufruir das vantagens básicas dos sistemas de informações gerenciais, para tanto é necessário alguns aspectos:
• o envolvimento adequado da alta e média administração com o SIG; • a competência por parte das pessoas envolvidas no SIG;
• o uso de um plano mestre na implantação e uso contínuo; • a atenção específica ao fator humano da empresa;
• a habilidade dos executivos da empresa identificando a necessidade de informações;
• a habilidade dos executivos em tomar decisões com base em informações provenientes do SIG;
3.6 SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS EM PERSPECTIVA
O propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo aos seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência. Em suma, um SIG provê aos gerentes, não só informação e suporte para a efetiva tomada de decisão bem como as respostas às operações diárias, agregando, assim, valor aos processos da organização. Um SIG industrial, por exemplo, consiste em um conjunto de sistema integrado que ajudam gerentes a monitorar o processo de produção para maximizar o valor das matérias-prima conforme são incorporados aos produtos finais.
Os relatórios sumarizados do SIG representam apenas uma das muitas fontes de informação disponíveis aos gerentes. Cada SIG corresponde, na verdade, a um conjunto integrado de subsistemas, os quais são organizados juntamente com as linhas funcionais da organização. Dessa forma, um SIG financeiro inclui subsistemas que lidam com relatórios financeiros, análise de perda e lucros, análise de custos e com a gestão de fundos.
Entradas para um Sistema de Informação Gerencial
interna mais significativa de dados para um SIG são os vários subsistemas, sistema de gerenciamento de transações eletrônicas e banco de dados da organização. Uma das maiores atividades do banco de dados consiste em capturar e armazenar os dados resultantes das contínuas transações do negócio e atualizar os bancos de dados da organização. Por exemplo, a aplicação de faturamento ajuda a manter o banco de dados de contas a receber atualizado, de forma que os gerentes estejam cientes sobre quem deve dinheiro á empresa. Esse banco de dados atualizado constitui a fonte principal de dados para o sistema de informação gerencial.
Nas empresas que implementam o sistema ERP, o banco de dados associado a este sistema é uma fonte importante de dados internos para o SIG. As aplicações de comércio eletrônico também representam uma entrada relevante para o SIG. Outras fontes internas de dados advêm de áreas funcionais específicas de toda a empresa. As fontes externas de dados incluem clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas, cujos dados não foram capturados pelos sistemas de gerenciamento de transações eletrônicas, assim como outras entidades. Muitas empresas têm implementado extranets para ligá-las a essas entidades e permitir o intercâmbio de dados e de informação.
O SIG usa os dados dessas fontes e os processa em informações mais úteis para os gerentes, basicamente na forma de relatórios predeterminados.
Saídas de um Sistema de Informação Gerencial
A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais corresponde a um conjunto de relatórios que são distribuídos aos gerentes. Esses relatórios incluem os relatórios agendados, relatórios, indicadores-chave, relatórios de demanda, relatórios de exceção e relatórios detalhados.
Os relatórios agendados, de indicadores-chave, de demanda, de exceção e detalhado têm ajudado os gerentes e executivos a tomar decisões melhores e nos momentos mais adequados. Em geral, os sistemas de informações gerenciais possuem as seguintes características:
• Geram relatórios com formatos fixos e padronizados. Por exemplo, os relatórios
agendados para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informações colocadas nos mesmos locais nos relatórios. Diferentes gerentes podem usar o mesmo relatório para propósitos diversos.
• Produzem relatórios impressos e em tela. Alguns relatórios do SIG são
impressos em papel, enquanto a maioria das saídas em tela utiliza a exibição visual em monitores de computador. A saída em tela é exibida em formato de relatório. A impressão em papel, contudo, corresponde á forma mais comum de relatório.
• Usam dados internos armazenados no computador. Os relatórios do SIG usam,
basicamente, as fontes internas de dados contidos em bancos de dados computadorizados. Alguns SIGs usam fontes externas de dados de seus concorrentes, do mercado, e assim por diante. A Internet é uma fonte freqüentemente usada para dados externos.
• Permitem que usuários finais desenvolvam seus próprios relatórios personalizados. Enquanto os analistas programadores podem estar envolvidos
no desenvolvimento e na implementação de relatórios do SIG mais complexos, os quais exigem dados de muitas fontes, os usuários finais estão, cada vez
mais, desenvolvendo seus próprios programas para consultar um banco de dados e produzir relatórios simples.
• Requerem pedidos formais dos usuários. Quando a equipe de sistemas
desenvolve e implementa relatórios do SIG, um pedido formal ao departamento de informática é, geralmente, requerido.
Obter Vantagem Competitiva
Um SIG provê suporte aos gerentes para alcançar suas metas corporativas, suprindo-os com feedback e informações para entender melhor as operações regulares da organização. Possibilita a comparação de resultados para se estabelecer as metas da companhia e a identificação de áreas com problemas e oportunidades de aprimoramento. Com esta compreensão e percepção melhorada, os gerentes controlam, organizam e planejam com mais eficiência e eficácia. Dessa forma, um SIG efetivo pode fornecer à organização uma vantagem competitiva e, no mínimo, uma margem temporária sobre outra organização carente de tal tipo de sistema. Desenvolver um novo SIG ou modificar o já existente nem sempre resulta em vantagem competitiva.
SIG e Tecnologia Web
As organizações estão cada vez mais disponibilizando os dados de seus sistemas de informações gerenciais aos usuários com o uso da tecnologia Web. Os gerentes podem acessar os dados usando a internet de sua empresa e o navegador
Web de seus computadores pessoais. Os dados para uso em diferentes negócios
podem ser acessados por meio de um site Web especialmente projetado, onde os usuários acessam aos dados com a mesma tecnologia usada para navegar pela Web.
Fonte: STAIR, R. M.; REYNOLDS, W. Princípios de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
4. SISTEMAS DE APOIO À DECISÃO – SAD
Os Sistemas de Apoio a Decisões – SAD são tecnologias fundamentais para a evolução do processo de tomada de decisão nas empresas. Também muito usuais e oportunas atualmente. (Rezende e Abreu, 2000)
A Teoria da Decisão surgiu com Hebert Simon, que utilizou a teoria como explicação para o comportamento humano nas organizações. A teoria comportamental entende a empresa como um sistema de decisão, cada pessoa participa, escolhendo e tomando decisões individuais.
Também chamado de Decision Support Systems (DSS), auxiliam o executivo na tomada de decisão, principalmente, nas fases de desenvolvimento, comparação e classificação dos riscos através da geração de diversos cenários. Utiliza a regra E-SE para a geração de simulações.
Exemplos: Elaboração de orçamentos com diversas alternativas. Determinação do local mais adequado para um ponto de venda. Avaliação do risco de diversas opções de aplicação financeira.
O Sistema de Apoio à Decisão - SAD são tecnologias fundamentais para a evolução do processo de tomada de decisão nas empresas modernas e usuárias de informações oportunas. Essas empresas estão adaptadas à realidade empresarial em que suas atividades empresariais e as necessidades dos clientes estão em constante transformação, o que torna as decisões um fator de grande importância. Esses sistemas devem acompanhar essa tendência, sendo flexíveis e adaptáveis no meio onde a empresa se encontra.
Os Sistemas de Apoio à Decisão são sistemas de informações ou modelos analíticos projetados para ajudar a gerentes e profissionais a tomarem decisões mais eficazes. São implementados em computadores pessoais que acessam as bases de dados corporativos, não constituem uma tecnologia específica, mas refletem a ênfase que se dá hoje à exploração das tecnologias disponíveis para apoiar aos executivos nas análises e planejamentos.
A fonte de dados no Sistema de Apoio à Decisão - SAD provêm de diversos lugares, dos dados coletados pelos sistemas operacionais e gerenciais. Diferenças entre o SIG e SAD – o SIG relatórios de transações empresariais básicas e documento exceções relativas ao desempenho esperado, normalmente seu saída são relatórios de rotina. O SAD utiliza ferramentas analíticas e de modelagem de dados mais sofisticados para solucionar problemas semi-estruturados.
Um dos recursos mais utilizados das ferramentas analíticas é a análise de simulações (e se) examinando o impacto das mudanças em um ou mais fatores ou valores nos resultados.
Exemplo: e se subíssemos os preços em 10% em quanto aumentariam os lucros? Porém as vendas se manteriam ou sofreríamos queda? Quanto custaria a mais fabricar nosso produto se o custo relativo a salários dos funcionários subisse 15%.
Fonte para leitura complementar: REZENDE, Denis Alcides. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas / Denis Alcides Rezende, Aline França de Abreu. São Paulo: Atlas, 2000, p. 203-205.
5. SISTEMAS ESPECIALISTAS
Visão Geral da Inteligência Artificial
Os sistemas de inteligência artificial incluem as pessoas, os procedimentos, o hardware, o software, os dados e o conhecimento necessário para desenvolver sistemas e máquinas que demonstram características de inteligência.
Pesquisadores, cientistas e especialistas em como pensam os seres humanos freqüentemente estão envolvidos no desenvolvimento desses sistemas. Atualmente os objetivos do desenvolvimento de sistemas de Inteligência Artificial – IA não é de substituir completamente a tomada de decisão humana, pelo contrário, pretende-se duplicá-la para certos tipos de problemas. Como ocorre em outros sistemas de informação, o propósito geral das aplicações da inteligência artificial é o de ajudar as organizações a alcançarem suas metas.
Natureza da Inteligência
Aprender com a experiência e aplicar o conhecimento adquirido
Aprender com situações e eventos passados, habilidade natural do ser humano, os quais aprender por meio de tentativa e erro.
Para os computadores e sistemas hoje se tem desenvolvimento de aplicações, por exemplo, jogo de xadrez que podem aprimorar seu jogo enquanto aprende e jogam com os seres humanos.
Lidar com situações complexas
As organizações estão envolvidas em situações complexas. Os líderes enfrentam difíceis decisões como conflitos, condições econômicas, complexidades de mercado, concorrência, regulamentações governamentais, até mesmo os especialistas humanos cometem erros em lidar com estas situações. Para a programação de computadores requer grande esforço e é passível de erros.
Resolver problemas quando informações importantes são perdidas
A essência da tomada de decisão está em lidar com as incertezas. A obtenção de informações completas pode ser onerosa ou mesmo impossível.
Detectar o que é importante
Saber o que, de fato, é importante representa a marca de um bom tomador de decisão. A cada dia, somos bombardeados com fatos e precisamos processar grandes quantidades de dados, desprezando o desnecessário. Determinar quais itens são cruciais pode diferença entre as boas decisões e aquelas que, no fim, conduzem as falhas. Os computadores não possuem esta habilidade natural, identificar informações importantes.
Reagir rápida e adequadamente a uma nova situação Saber reagir diante de uma nova situação
Entendimento de imagens visuais
Interpretar imagens visuais pode ser extremamente difícil, aterá computadores. As pessoas e animais podem olhar para objetos interagindo em seu ambiente e entender exatamente o que está acontecendo. (ex. homem sentado atrás da mesa). Os robôs, computadores necessitam de um entendimento das imagens visuais, chamado de sistema perceptivo, que permite que máquina se aproxime do modo como o ser humano enxerga, ouve e sente os objetos.
Processar e manipular símbolos
Ser criativos e imaginários, usar a heurística (princípios básicos surgidos da experiência ou suposições)
Uma das forças condutoras da pesquisa de IA é a tentativa de compreender como os seres humanos realmente raciocinam.
• Capacidade de usar os sentidos (visão, audição, tato, olfato); • Capacidade adaptativo/aprender com as experiências;
• Capacidade de transferir informações, fazer uma série de cálculos complexos. Principais ramificações da Inteligência Artificial
Sistemas Especialistas
Consiste em hardware e em software que armazenam conhecimento e fazem inferências semelhantes às de um especialista humano. Robótica O envolvimento de dispositivos mecânicos e baseados em
computadores Sistemas
Visuais
Interpretação de imagens. Análise de impressões digitais. Processamento
de linguagem natural
Reconhecimento de voz. Dificuldade palavras homônimas (sons idênticos e diferentes significados)
Sistemas
capazes de aprender
Muda o programa, não repete os mesmos movimentos (jogo de xadrez)
Redes neurais Age ou simula o funcionamento do cérebro humano.
Os sistemas especialistas representam a última evolução do pensamento de cima para baixo em inteligência artificial, no qual o computador é utilizado para assistir, ou mesmo substituir, os tomadores de decisões. Diferentemente da robótica ou dos sistemas perceptivos, os sistemas especialistas dispõem de um amplo potencial de aplicação em inúmeras áreas de empreendimentos humanos onde o conhecimento é importante.
5.1 A NATUREZA DOS SISTEMAS ESPECIALISTAS
Os sistemas especialistas podem ser definidos como sistemas que modelam o conhecimento humano em áreas ou domínios limitados. Tais sistemas são voltados para resolver problemas tão bem, ou até melhor, quanto os seres humanos que tomam decisões:
♦ a aplicar o conhecimento humano a problemas bem compreendidos; ♦ e a ser capazes de informar como chegam às decisões que tomam.
Ao mesmo tempo é importante reconhecer as limitações dos sistemas especialistas: ♦ eles não fazem analogias;
♦ não raciocinam a partir de princípios primários (não possuem qualquer conhecimento do mundo que existe além do que sabem), além de serem difíceis de ensinar.
Aplicações
Estabelecimento de metas estratégicas – representa uma função mais importante para os tomadores de decisão de nível mais elevado, pois elas constituem a estrutura de todas as outras atividades da organização. Sistemas especialistas podem sugerir metas estratégicas e explorar o impacto de sua adoção.
• Metas e abrangência: identificação de oportunidades no mercado, análise das pontes da organização, determinação do poder e da posição dos concorrentes e compra e compreensão da mão-de-obra existente.
• Cálculo para determinar os custos/benefícios envolvidos na produção para maior qualidade.
• Identificar problemas de hardware, informações sobre problemas freqüentes e relacionamento entre o desempenho do computador e o que pode estar errado.
• Previsão do tempo – as regras são freqüentemente combinadas com probabilidades, se o clima apresentar certa tendência, então existe a probabilidade de x% de ocorrência de determinado fenômeno.
QUESTÕES PARA DEBATE
1) Identifique três exemplos do uso da robótica.
2) Quais das características limitadoras dos sistemas especialistas. 3) Identifique os componentes básicos de um sistema especialista. 4) Cite benefícios básicos resultantes do uso dos sistemas especialista.
Fonte: LAUDON, k. C.; LAUDON, J. P. Sistemas de Informação com Internet. Tradução Alencar, Dalton Conde. Rio de Janeiro: LTC, 1999, p. 327 a 343.
6. TECNOLOGIAS APLICADAS AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Enterprise Resource Planning (ERP); Supply chain management (SCM); Efficient Consumer Response (ECR); Workgroup; Workflow; Data Warehouse; Data Mining.
Sistema de Suporte para Executivo (SSE) ou Executive Information Systems (EIS)
É uma ferramenta de consulta às bases de dados das funções empresariais para apresentação de informações de forma simples e amigável, atendendo às necessidades dos executivos da alta administração, principalmente. Permite a geração instantânea de relatórios focados em indicadores-chave, podendo ser de forma gráfica.
Efficient Consumer Response ECR
É uma evolução das mesmas tecnologias do Supply chain management incorporando o diferencial de repor os bens consumidos nas gôndolas dos supermercados e nos balcões das farmácias na medida em que são comprados. Monitoram o consumo de cada item na cadeia produtiva.
Workgroup
Ou groupware, é qualquer tecnologia que permita que grupos de pessoas compartilhem informações a fim de realizarem suas atividades, aumentando a produtividade e a eficiência. Exemplo: Reuniões agendadas de grupos de trabalho.
Workflow
Ferramentas que têm por finalidade automatizar processos, racionalizando-os e conseqüentemente aumentando a sua produtividade. Seguindo o fluxo de trabalho, possibilita que a informação necessária a cada atividade percorra um processo previamente mapeado. A padronização de formulário e encaminhamento eletrônico possibilitam a agilidade e confiabilidade.
6.1 SISTEMA DE PLANEJAMENTO DE RECURSOS DO EMPREENDIMENTO - ERP (Enterprise Resources Planning)
Flexibilidade e resposta rápida constituem marcas fundamentais da competitividade de um negócio. O acesso à informática no menor tempo possível pode levar as empresas a melhor atender seus clientes, elevar seu padrão de qualidade e avaliar as condições do mercado. O planejamento de recursos do empreendimento é um fator-chave para garantir a rapidez do acesso.
Visão Geral do Planejamento de Recursos do Empreendimento
A chave para o ERP (Enterprise Resources Planning) é o monitoramento em tempo real das funções do negócio, permitindo a análise, em tempo real, de questões-chave como qualidade, disponibilidade, satisfação do cliente, desempenho e lucratividade. O sistema financeiro e de planejamento recebem informações automaticamente e da distribuição.
ERP - termo genérico para um conjunto de atividades executadas por um sistema de informação que tem por objetivo auxiliar o gestor de uma empresa nas importantes fases do seu negócio, incluindo o desenvolvimento de produtos, compra de itens, manutenção de estoques, interação com os fornecedores, serviços a clientes e acompanhamento de ordens de produção. O ERP pode também incluir módulos aplicativos para os aspectos financeiros e até mesmo para a gestão de recursos humanos. O ERP é integrado a uma base de dados única.
O ERP trata-se de um processo evolutivo natural. São apresentados algumas funções básicas de um ERP (prover dados integrados e fidedignos) e exemplos de módulos que podem compor um ERP (fabricação, finanças, RH, etc).
Vantagens e Desvantagens do ERP
A concorrência global cada vez maior, as novas demandas da gerência executiva para controle do custo total e do fluxo de produção entre as empresas e, ainda, as crescentes interações com o cliente estão aumentando a demanda de toda a corporação pelo acesso à informação em tempo real. O ERP oferece um software integrado de um único fornecedor, visando a atender aquelas necessidades. O benefício básico da implementação do ERP está na eliminação de sistemas ineficientes, facilitando na adoção de processos de trabalho aprimorados, melhoria do acesso aos dados para a tomada de decisão operacional e a padronização da tecnologia.
Eliminar custos, sistemas separados e inflexíveis
A adoção de um sistema ERP possibilita que a organização elimine inúmeros sistemas separados e os substitua por um conjunto único e integrados de aplicações para a empresa toda. Em muitos casos, esses sistemas são absoletos, seus programadores originais não mais se encontram na organização e os sistemas apresentam-se precariamente documentados. Como resultado, consertar esses sistemas quando param é uma tarefa bastante difícil e sua adaptação para atender as novas necessidades do negócio despedem muito tempo.
Fornecer processos de trabalho mais eficientes
A concorrência exige que as companhias estruturem seus processos de negócio para serem tanto quanto possíveis efetivos e orientados ao cliente. Os fornecedores de sistemas ERP realizam inúmeras pesquisas para definir o melhor modelo para os vários processos de negócio. Recolhem exigências das companhias e seus líderes do mesmo segmento e as combinam com as novas descobertas de grandes instituições de pesquisa e de consultores.
Prover acesso aos dados para a tomada de decisão operacional
O sistema ERP opera por meio de um banco de dados integrados e usam, essencialmente, um conjunto de dados para suportar todas as funções do negócio.
Assim, as decisões sobre a otimização de uma captação de recursos ou a contabilização de custos, por exemplo, estão disponíveis para toda a empresa, em vez de serem vistas apenas por unidades operacionais separadas, tentando coordenar as informações manualmente ou reconciliando os dados com outra aplicação. Em decorrência, a organização possui uma visão sem emendas, não somente do mundo externo, mas também dos tomadores de decisão que gerencial os recursos da organização.
Atualizar a infra-estrutura tecnológica
Um projeto ERP permite que a organização atualize e simplifique a tecnologia de informação empregada. Na implantação de um ERP, cabe à companhia especificar qual hardware, sistemas operacionais e bancos de dados deseja usar, eliminando a confusão proporcionada pelo uso de múltiplas plataformas, muitas vezes de uma variedade de fornecedores.
Desvantagens do ERP
Obter integridade dos benefícios do ERP não é simples ou automático. Embora ofereça muitas vantagens estratégicas para simplificar o sistema de transações de uma companhia, o ERP consome muito tempo, e sua implementação é complexa e onerosa. Em alguns casos, fazem-se necessárias mudanças radicais no modo como a empresa opera, para estar em conformidade com os processos de trabalho (melhores práticas) suportados pelo ERP.
Exemplo de um Sistema ERP
O SAP R/3 tem sido aclamado como um dos mais complexos pacotes jamais escritos para o uso em corporações, embora seja também a solução ERP mais usada no mundo. As seções seguintes descrevem sucintamente o projeto e a arquitetura do sistema ERP da SAP- o R/3. O sistema ERP da SAP foi desenvolvido sob a perspectiva da corporação como um todo e não sob a ótica de um único departamento. Todos os dados são inseridos somente uma vez no sistema e todos os programas usam o mesmo banco de dados, com pouca redundância de dados. Cada item de dado é claramente documentado num dicionário de dados.
Estudar Data Warehouse e Data Mining
ESTUDO DE CASO – DESENVOLVIMENTO DE SITE P/ VENDAS NA INTERNET
A Distribuidora de Livros Megabooks S/A., desenvolveu um site na Internet para comercializar seus livros. Os proprietários da empresa dois jovens administradores recém-formados e apaixonados por computadores, estão entusiasmados com o novo canal de vendas que abriram.
Passados seis meses desde o início das operações via Internet, as vendas da Megabooks praticamente dobraram. Entretanto, paralelamente, multiplicaram-se também os problemas de entrega. A Megabooks tem utilizado sistemas rápidos de entrega, como o SEDEX. Mesmo assim, o tempo necessário desde o processamento do pedido até a entrega do produto é de, aproximadamente, 8 dias, que tem sido considerado muito alto por parte dos clientes. Acreditava-se que o fato de o cliente
poder comprar sem sair de casa fosse mais do que suficiente para compensar o prazo de entrega de 8 dias e toda a atenção foi concentrada no processo de venda via Internet. Como, no entanto, os clientes não entendem por que a compra é tão rápida e a entrega é tão demorada, suas reclamações se avolumam.
Na tentativa de resolver o problema, os executivos da Megabooks estão trabalhando um plano no qual deverão ser reavaliados os elementos do composto de Marketing. Você foi convidado a assessorar a equipe envolvida na elaboração desde plano.
1. Com base no problema acima, como poderá utilizar a tecnologia de informação na Megabooks? O que você propõe e como podem ser utilizados o ERP, Data Warehouse, Data Mining, CRM, em termos de distribuição e na comunicação da empresa, com vistas a reverter o problema?
1. O ERP - Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais ou Sistemas Integrados de Gestão)
2. O Data Warehouse (armazém de dados, ou depósito de dados) e Data Mining (mineração de dados);
3. O CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente).
Como base no texto responder as questões 4 e 5.
Diferenciação por necessidades e Personalização de Marketing
A nova economia vem obrigando as organizações realizar grandes empreendimentos para modificar seus métodos e canais de relacionamentos com seus clientes. Muitas dessas iniciativas falham pela falta de entendimento das próprias características dessa nova economia, onde uma concorrência acirrada disputa a preferência de um novo cliente, que valoriza cada vez mais a velocidade, qualidade, variedade, assistência e preço. O CRM é utilizado como estratégias de Integração de Pessoas, Processos e Tecnologia, bem como Gerencia os Canais de Marketing; a Automação da Força de Vendas, Serviço de Suporte ao Cliente.
4) Diferenciação por necessidades envolve:
• porque as empresas devem conhecer as necessidades dos seus clientes de maior valor ou demais valores?
• o que são e que não são necessidades?
• como capturar e entender as preferências dos clientes? 5) Personalização - o resultado do Marketing
• Quais os Tipos de personalização com o uso da tecnologia de informação. (individual ou em massa), porque personalizar?
7. TÓPICOS EM GERENCIAMENTO DOS SISTEMAS: INTEGRAÇÃO, SEGURANÇA, CONTROLE
Fontes:
LAUDON, K. C., LAUDON, J. P. Sistemas de Informação com Internet. 4 ed. Rio de Janeiro: LTV, 1999.
_____ Sistemas de Informação com Internet. 7 ed. Rio de Janeiro: LTV, 2001.
7.1 A VULNERABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Embora os sistemas de informação baseados em computador possam ajudar a resolver os problemas da empresa, eles são muito mais vulneráveis a outros tipos de ameaças do que os sistemas manuais. Eventos como incêndios ou falta de energia elétrica podem provocar grandes danos, porque muitos dos recursos de informação de uma empresa estão concentrados em um só lugar. Dados valiosos podem ser destruídos se o hardware funcionar mal, ou se alguém adulterar arquivos computadorizados. Empresas como bancos, linhas aéreas ou companhias de cartão de crédito podem perder milhares de reais a cada hora em que seus sistemas deixam de funcionar.
7.2 AS PRINCIPAIS AMEAÇAS AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO COMPUTADORIZADOS
Estas ameaças e seus efeitos estão resumidos na tabela na próxima página.
Os sistemas de informação online e os sistemas baseados em redes de telecomunicações são especialmente vulneráveis por que interligam sistemas de informação em muitos locais diferentes. Em conseqüência, o acesso não autorizado ou o mau uso podem ocorrer em muitos pontos de acesso.
As novas tecnologias de redes e os padrões de computação ampliam essas vulnerabilidades. As redes de dados sem fio são facilmente penetradas, As redes cliente/servidor são especialmente difíceis de proteger, porquê têm ainda mais pontos por onde o sistema pode ser acessado, o que permite mais oportunidade para a adulteração de informações. As redes locais (LANs) carecem de muitos recursos de
mainframe e por isso são facilmente rompidas. Muitas coisas podem dar errado,
inclusive falhas do servidor, discos rígidos defeituosos, problemas com os sistemas operacionais das redes ou erros de aplicações. As aplicações que utilizar a Internet são altamente vulneráveis, por que o ambiente da rede TCP/IP da Internet é facilmente acessado por usuários não-autorizados.
AS MAIORES AMEAÇAS AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
AMEAÇAS EFEITOS
INCÊNDIOS OU FALHAS ELÉTRICAS
O hardware, arquivos e registros manuais podem ser destruídos
MAU FUNCIONAMENTO DO HARDWARE
Todo o processamento do computador é suspenso: o hardware pode ser danificado e podem ocorrer interrupções das telecomunicações
ERROS DE SOFTWARE Os programas do computador não processam os dados com exatidão, de modo completo ou de acordo com os requisitos do usuário.
ERROS DE USUÁRIOS Os erros inadvertidamente introduzidos pelos usuários durante a transmissão, entrada, validação, processamento, distribuição e outros pontos do ciclo de processamento ou produzem saídas errôneas
CRIME POR COMPUTADOR
O uso ilegal de hardware, software ou de dados, resulta no roubo de dinheiro ou na destruição de dados ou serviços valiosos.
MAU USO DE COMPUTADOR
Os sistemas de computador são usados com propósitos anti-éticos.
As medidas que se seguem são recomendadas para combater os vírus de software: a tomada destas medidas diminuirá, mas nunca eliminará o problema:
1. fazer cópias de segurança (backup) logo que seja aberto um novo pacote de software, e armazenar as cópias em outro local;
2. deixar em quarentena todo software novo ou arquivo de dados em um computador isolado, e revisá-lo cuidadosamente antes de o instalar principalmente se ele tiver obtido por meio de uma rede ou pela Internet; 3. restringir o acesso a programas e dados em termos de necessidade de uso; 4. examinar todos os programas regularmente em busca de mudanças de
tamanho, que podem ser sinal de adulteração ou infiltração de vírus;
5. ter especial cautela com programa shareware e freeware , que são os principais pontos de entrada de vírus;
6. instituir um plano para remoção imediata de todas as cópias de programas suspeitos e fazer backup dos dados relacionados;
7. certificar de que todo software comprado esteja em sua embalagem original ou em invólucros selados de disquetes e CDs.
CONTROLES DE APLICAÇÕES ESPECÍFICOS, que regem as aplicações dos sistemas de informação. OS CONTROLES GERAIS são todos os controles da organização, manuais e automatizados, que afetam todas as atividades dos sistemas de informação computadorizados. Em outras palavras, eles fornecem uma proteção para todos os sistemas de informação da empresa. Os controles gerais garantem:
A segurança e a confiabilidade do hardware; A segurança e a confiabilidade do software; A segurança dos arquivos dos dados;
A consistência e a correção das operações do computador;
O gerenciamento apropriado do desenvolvimento de sistemas. Os controles gerais também incluem os controles de gerenciamento, que proporcionam supervisão e responsabilidade de gerenciamento apropriado de sistemas de informação.
CONTROLES GERAIS PARA SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
HARDWARE restringir o acesso a máquinas/terminais; verificação do mau funcionamento dos equipamentos
SOFTWARE Exigir registro das atividades do sistema operacional; restringir o acesso não autorizado aos programas de software
SEGURANÇA DE DADOS
Utilizar senhas: restringir o acesso aos sistemas e aos arquivos de dados, ter plano de recuperação de dados
OPERAÇÕES Estabelecer procedimentos para executar corretamente tarefas no computador, estabelecer procedimentos de backup e recuperação para processamentos anormais e interrompidos
DESENVOLVI -MENTO DE SISTEMAS
Exigir revisão e auditoria da gerência para cada novo projeto de sistema de informação de conformidade com o orçamento, com os requisitos da solução e com os padrões de qualidade: exigir documentação técnica e empresarial apropriada para cada sistema
GERÊNCIA Estabelecer políticas e procedimentos escritos formalmente: segregar funções para diminuir os erros e fraudes; proporcionar supervisão e responsabilidade
QUESTÕES
INVESTIMENTO EM SEGURANÇA DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Embora os sistemas de informação baseados em computador possam ajudar a resolver os problemas da empresa, eles são mais vulneráveis a outros tipos de ameaças do que os sistemas manuais. Devido à dificuldade e a complexidade que as empresas vivenciam em seu ambiente de trabalho, gerenciando processos e pessoas. Na abrangência do ramo de negócios em beneficiamento de madeira no gerenciamento de processos, a empresa utiliza sistema de informação computadorizado. As hierarquias de certo modo atrasa a chegada das informações, os sistema de informação e as suas reais necessidades conseqüentemente acabam ficando defasado para o ritmo de trabalho da empresa. É necessária a interação dos Sistemas de Informação com o meio ambiente, sempre atualizado, para ter condições de acompanhar as demandas crescentes da empresa e a evolução dos processos de trabalhos, porém, os resultados esperados são: a criação de políticas de uso de sistemas de informação pela empresa, bem como atualização e, sobretudo a conscientização dos usuários.
1) Quais as principais ameaças aos Sistemas de Informação Computadorizados?
2) Quais as políticas mais adequadas na empresa? Dê sua contribuição quanto ao investimento em conscientização dos usuários.
3) O desenvolvimento organizacional da empresa Águia Distribuidora de Medicamentos Ltda, depende cada vez mais do uso da Internet, a empresa possui uma Intranet e pode gerenciar e estruturar todos os setores da empresa. Com capacidade de englobar todos os componentes da empresa e todos os seus níveis de decisão, mas temendo que seus sistemas fossem alvo de ataques, precisa melhorar e investir em segurança de sistemas de informação. Quais as providências que você recomenda nesse caso?
8 GESTÃO ESTRATÉGICA
A gestão estratégica organiza as contribuições que as diversas áreas têm a dar à organização, servindo como linha orientadora à integração dos esforços desenvolvidos pelos vários especialistas, dispersos pela organização.
Este tipo de gestão permite desbloquear o individualismo seccionista, desassociado dos objetivos globais da empresa. Um exemplo deste individualismo é a preocupação, por parte de alguns departamentos, com apenas o grupo de interessados ("stakeoholders2") que lhe diz respeito mais diretamente, ignorando as necessidades e interesses da globalidade dos grupos de interessados (acionistas, clientes, fornecedores, etc.). Permite ainda uma visão temporal mais favorável à sobrevivência da organização, pensando-se constantemente a curto, médio e longo prazo.
A gestão estratégica é um processo complexo que consiste na análise, formulação e implementação. Gestores e trabalhadores têm ambos os papéis individuais a desempenhar, que deve ser todo integrado de alguma forma. Os fatores de diversidade e o grande número de indivíduos envolvidos são grande desafio em qualquer tentativa de gestão estratégica.
As atividades de gestão de uma organização podem ser estruturadas em três níveis estratégico, tático e operacional.
No primeiro nível, o estratégico, inclui-se a elaboração de planos de curto, médio e longo prazo, a definição de objetivos para a organização e de estratégias para o prosseguimento dos objetivos.
O nível tático ou gerencial considera as atividades de planejamento, a verificação da execução dos objetivos e metas e se as estratégias definidas estão devidamente implementadas, a tomada de decisões referentes a ações de correção. O planejamento tático é a metodologia gerencial que tem por finalidade otimizar determinada área de resultado da empresa, visando a uma situação futura desejada.
2 Stakeoholders – termo utilizado para os elementos de satisfação da cadeia de desenvolvimento de negócios de uma
O nível de gestão operacional inclui a elaboração de planos de curto prazo e o controle de execução de tarefas planejadas no sentido de verificar se estas estão executadas eficientemente. O nível operacional corresponde às atividades operacionais propriamente ditas, isto é, às transformações que a organização tem por missão realizar utilizando os recursos disponíveis e seguindo as instruções, regras ou planos que tenham sido definidos. Planejamento operacional é a formalização das metodologias de desenvolvimento e para implementação de resultados específicos a serem alcançados pelas áreas funcionais da empresa.
Planejamento estratégico é a metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela empresa, visando a maior integração com o ambiente. Do planejamento estratégico chega-se a gestão estratégica. Para que isto aconteça, é necessário que se tenha bem delimitados os pontos fortes e os fracos da Organização, em sua situação atual, a fim de que se obtenha êxito nos objetivos propostos para o futuro.
8.1 GESTÃO ESTRATÉGICA E OS DESAFIOS PARA AS EMPRESAS
Uma das ferramentas que as empresas utilizam e com capacidade para sustentar essa capacidade é a gestão estratégica. Sendo um processo que deve ser de responsabilidade da alta administração, mas que deve ser compartilhada com outros os níveis de gerência buscando: O envolvimento e comprometimento de todos nas ações de planejar, gerenciar, executar, acompanhar e de corrigir rumos quando necessário.
É um processo macro e essencial para a condução de um negócio que nos dias atuais são marcados pela necessidade de mudanças radicais e inúmeras turbulências. A adoção de gestão estratégica pode ser implementada e considerada nas devidas proporções e necessidades em grandes, médias e pequenas empresas. A vontade e disposição de fazer a gestão estratégica a partir da decisão de fazê-la, o passo seguinte é a elaboração do plano, observando o tempo e o investimento.
Exige: informações consistentes, coerentes e relevantes em sintonia com o mercado, conhecimento teórico-prático da área de planejamento estratégico, postura, firmeza de
propósitos, seriedade e liderança. Na elaboração do plano devemos atentar para o tempo de abrangência. As etapas e necessidade de analisar os ambientes da empresa:
1) Ambiente externo – os componentes, econômico, político, legal, demográfico, tecnológico, social e natural, análise de concorrência, probabilidades de novos competidores dos produtos e serviços que podem substituir os nossos em qualquer ocasião/situação. Os fornecedores existentes e os consumidores/clientes. Tendências e o número de segmento(s) de mercado em que a empresa atua.
2) Ambiente interno – (processos) e componentes das áreas de finanças, recursos humanos, materiais, equipamentos e tecnológicos, produção, logística, marketing, localização.
Esta análise tem por objetivo mostrar as deficiências e qualidades, os pontos fracos e fortes. Nesta análise elabora-se a missão, visão e valores da empresa e estabelecem a posição que deseja estar no futuro e as atividades que deve ser concentrado os esforços para alcançar tal posição.
A missão: tecnologia, qualidade, responsabilidade social, compromisso com os clientes internos e externos e com a sociedade “o conceito do negócio”.
Tanto na missão como na visão estabelecer os fatores críticos de sucesso (aspectos chaves para dar certo)
3) Identificar e desenvolver estratégias gerais e funcionais de forma combinada para atuar, posicionar-se e alcançar os objetivos propostos.
Para as etapas anteriores deve ter cuidado para o planejamento da estrutura da organização:
• Instalações e equipamentos; • Procedimentos necessários;
• Preparação de colaboradores para o exercício de suas atividades (trabalho em equipe);
• Identificar o perfil do colaborador para trabalhar multidisciplinarmente.
Ações e planos - descrição dos planos, descrição das ações, responsabilidade por cada uma delas, os prazos para implementação e os custos.
Auditoria – medir o desempenho, comparar, fazer análise centrada, desenvolver soluções alternativas, tomar atitudes corretivas.
Importante:
• Os gestores precisam ter visão de negócio e não apenas dos seus produtos /serviços.
• Repensar os paradigmas da organização. • Não podem ter atitudes paternalistas.
• Não deve reter informações (assegurar o poder). • Comunicação – participação das pessoas.
Ao contratar um profissional no mercado para auxiliar, que sejam regidos por vínculo empregatício ou se for consultores devem promover avaliação sobre o conhecimento e competência técnica do consultor a ser contratado.
Fonte: LEITE, N. Planejamento Estratégico. Professor da Escola superior de Propaganda e Marketing – USP, 2006.
9. USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO
Em decorrência das mudanças ambientais e de sua velocidade no atual contexto social, onde a ênfase está no compartilhamento de atividades para se atingir um objetivo específico, há crescente demanda em torno dos Sistemas de Informação quanto à adoção de novas formas de gestão voltadas à melhoria da qualidade dos serviços prestados aos seus clientes. Como os sistemas de informação estão presentes em todos os meios de administração e gestão, pode-se dizer que contamos hoje com uma nova visão para gerenciar tais sistemas.
A gestão estratégica de sistemas de informação pretende, dento deste novo ambiente, dar subsídios para que líderes e gestores possam ter confiabilidade e segurança na tomada de decisão em relação a sua empresa. A gestão estratégica traz, aos indivíduos de uma organização, não só um perfil de seu ambiente externo e interno, como promove a sistematização do caminho a ser seguido pela empresa, pautados nestas análises.
O planejamento estratégico é a principal ferramenta para uma efetiva gestão estratégica, já que neste planejamento, a Organização mapeia seus planos, objetivos e metas, em longo prazo, pautados na missão da organização.
Para a análise do ambiente interno com relação aos sistemas de informação e os processos devolvidos pela organização é importante analisar o sistema existente e consiste em qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos pode alterar o sistema.
Historicamente a primeira forma de utilização dos sistemas de informação correspondeu à automatização de processos básicos ao serviço de objetivos de eficiência (fazer as coisas corretamente). As funções pedidas aos sistemas de informação nesta categoria de utilizações correspondiam e correspondem tipicamente ao processamento de transações. São os denominados Sistemas de Processamento de Dados, ou sistemas de DP (Data Processing). Inicialmente tratou-se de automatizar os processos relativos ao faturamento e pagamentos. Mais tarde, o campo de
aplicação foi-se alargando para a gestão da produção, a gestão de estoques, o setor comercial e, sobretudo a gestão financeira.
Os sistemas de informação usados na automatização dos processos básicos não eram explorados de forma a permitir produzir informação utilizável pelos gestores nos seus processos de decisão. Começou então a reconhecer-se a necessidade de satisfazer as necessidades de informação dos gestores. Surgiam, assim, os objetivos de eficácia (fazer o que deve ser feito).
Tratava-se, e trata-se, de fornecer aos utilizadores ligados ao processo de gestão os utensílios de interrogação e de análise que lhes permitam obter e trabalhar informação destinada a apoiar os processos de tomada de decisão. A possibilidade de fazer análises estatísticas sobre a informação guardada numa base de dados, ou a geração de cenários e simulações para testar um modelo de planejamento, são exemplos de atributos desejados nos sistemas de informação utilizados a este nível.
Os sistemas de informação são fundamentais para o desempenho e desenvolvimento das organizações já que subsidiam todas as decisões e direcionam todos os caminhos a serem tomados pela mesma. Atualmente a gestão de uma organização está diretamente relacionada e respaldada pelo seu sistema de informação.
O planejamento estratégico é ferramenta primordial que a alta gestão de empresa possui para obter vantagens sobre os seus competidores e conseguir identificar oportunidades no seu macro ambiente operacional. Por definição, significa planejar o futuro perante as limitações psicológicas e físicas e os pontos fortes e fracos de uma organização, considerando as alterações do comportamento do macro ambiente referente aos segmentos econômicos, políticos, tecnológicos, sociais, ecológicos, legais, geográficos, demográficos e principalmente competitivos. Pode-se considerar o planejamento estratégico como:
♦ metodologia para desenvolver novos talentos, necessários para uma gestão que pode eficazmente enfrentar as ameaças do amanhã.
♦ metodologia científica para os recursos escassos da empresa de forma racional para apoiar uma continuidade do empreendimento em um macro ambiente turbulento e incerto.
♦ única área das ciências administrativas onde existem possibilidades de ganhar vantagens competitivas para manter ou aumentar sensivelmente, o lucro operacional do empreendimento, apesar das dinâmicas alterações no macro ambiente e das suas variáveis específicas.
♦ serve para a transição do hoje para o amanhã na área comportamental e cultural da empresa.
♦ é o único método para analisar as complexidades do ambiente externo da empresa e preparar medidas eficazes para controlar ameaças, inovações tecnológicas e táticas de sobrevivência perante o dinâmico desenvolvimento tecnológico e processo de obsolescência.
♦ é um método eficaz para se manipular as complexidades da demanda interna da empresa, com as ferramentas estratégicas organizacionais de consolidação, formação de empresas “holdings”, descentralização, aquisições, fusões, incorporações, retrointegrações, pró-integrações, horizontalizações e verticalizações estratégicas para garantir uma continuidade e um crescimento ordenado do empreendimento.
QUESTÕES
1) Os sistemas de informação estão presentes em todos os meios empresariais e a tecnologia de informação torna-se uma estratégia, pode-se dizer que contamos hoje com uma nova visão para gerenciar tais sistemas. Qual o papel da gestão estratégica em utilizar os sistemas de informação?
2) Como melhora no planejamento de estratégias das empresas empregando Sistemas de Informação, nas áreas de Marketing, vendas, compras e atendimento aos consumidores?
