Aplicação de um Design Sprint remoto
A essa altura, depois de muitas páginas de leitura e dois estudos de caso, você já deve estar bastante familiarizado com o processo do Design Sprint. Por isso, esse último aborda uma adaptação feita para equipes que trabalham em locais e fuso horários diferentes, o que é cada vez mais comum.
Apesar de não ser o cenário ideal, é possível rodar o Design Sprint remotamente4: ele também gera bons resultados, mas é preciso estar
atento já que é mais cansativo e exige um nível maior de maturidade processual dos envolvidos.
Esse Design Sprint foi feito pela consultoria AJ&Smart para a ONG Save the Children5, que tinha como objetivo modernizar sua plataforma através
da tecnologia de Blockchain. Os stakeholders estavam espalhados em Nova Zelândia, Alemanha e Estados Unidos, e tinham cerca de doze horas de diferença no fuso entre si.
te o processo e resultados, vamos apresentar as principais diferenças e desafios de rodar um Sprint presencial e remoto.
DESAFIO 1: PREPARAÇÃO DE CONTEÚDO
Na versão presencial, o Design Sprint normalmente considera algum tempo do primeiro dia para lightning talks. Essas palestras garantem que todos vão partir de conhecimento comum e da mesma página, mesmo porque dificilmente se faz um Sprint sobre algo completamente novo; é mais comum que a empresa ou equipe já tenha feito pesquisas ou mesmo tentativas anteriores de fazer o projeto.
Como a maioria das atividades na versão remota são feitas com cada integrante trabalhando de forma isolada, o estudo, preparação, e consolidação do conhecimento, dados, e material de leitura foram feitos e compartilhados antes que o Design Sprint começasse.
Além disso, a agenda e atividades foram definidas e compartilhadas com todos de antemão, para que as sessões que precisavam ocorrer em tempo real fossem registradas nas agendas individuais e tivessem tempo garantido, conforme mostrado na figura logo abaixo.
DESIGN SPRINT: O QUE É E COMO APLICAR ESSE PROCESSO
DESAFIO 2: NÍVEL DE EXPERTISE DO DESIGN SPRINT
MASTER E TIME
Controlar o tempo e manter o time produtivo é uma das mais importan- tes funções do DSM. Na versão remota, muitas das atividades são resolvidas assincronamente (em turnos que não ocorrem ao mesmo tempo), e isso pode ser um problema menor, como visto na figura, que indica com um asterisco quando a participação ao vivo é necessária. Contudo, o tempo das sessões presenciais foram controladas com precisão, pois havia pessoas envolvidas em reuniões às 11 da noite em seus horários locais. Uma dificuldade extra apresentada pelo DSM foi conseguir observar, acompanhar e motivar cada participante, principal- mente porque o único indicador de engajamento que ele teve era vídeo e áudio do participante — às vezes só o áudio.
Dessa forma, ele precisava ter talento e uma sensibilidade extra para perceber esse tipo de coisa, pois baixo nível de comprometimento prejudica o time como um todo. Kischiman, o representante da AJ&Smart responsável por esse Sprint, estudou e costumava usar técnicas de stand
up comedy para manter todos os participantes sempre interagindo e
engajados.
TIPOS E CASES DE DESIGN SPRINT
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que dúvidas fossem esclarecidas a qualquer momento, e os exemplos visuais tendiam a ter uma qualidade inferior e serem produzidos em menos quantidade que nas versões presenciais.
DESAFIO 3: FLUXO DE COMUNICAÇÃO
Enquanto presencialmente é mais fácil engajar, distrair ou até mesmo conversar com as pessoas, remotamente isso se torna um desafio. Ferramentas de videoconferência, microfones, e bons aplicativos para fazer as vezes o quadro branco e post-its precisaram ser definidos e disponibilizados. Como o Design Sprint é extremamente visual, é necessário garantir esses substitutos. A alternativa de conferência e chamada por vídeo usada pelo time foi o Google Hangouts, pela facilida- de de visualizar múltiplas pessoas que estão na chamada. (O Zoom ou Appear.in também são boas alternativas já usada pelas autoras.)
Para o quadro branco, foi usado o RealTImeBoard, uma ferramenta para interação online. Alternativas como o Mural.co também são adequadas. Aqui a parte de rascunhar e votar em conceitos foi feita no Basecamp e RealTime Board, prototipagem no Figma e testes com usuários no
TIPOS E CASES DE DESIGN SPRINT
DESAFIO 4: DESCANSO E MOTIVAÇÃO
Como não era possível oferecer café ou lanches para ajudar as pessoas a relaxarem e se manterem motivadas, já que não estavam todas no mesmo local, horários de intervalo eram bem definidos e também faziam parte da agenda. O DSM também decidiu ser enfático e distribuir elogios ao time sempre que algo era entregue, independentemente da quantidade ou qualidade. O objetivo era manter todos empolgados e aumentar a disposição de compartilhar links, rascunhos, ou quaisquer outras ideias relevantes no mural de projeto.
Resultados
Apesar dos desafios e diferenças entre o DS remoto e presencial, o projeto foi uma iniciativa de sucesso e muito do que foi pensado durante a semana de trabalho permanece na versão final7. A tecnologia
blockchain foi integrada como forma de doação e, como as movimenta- ções das criptomoedas são rastreáveis, a página também funciona como um portal de transparência que mostra quanto dinheiro já foi arrecada- do, quanto falta para bater determinada meta beneficente e em quê ele está sendo alocado. A Save The Children integrou outras ONGs no
DESIGN SPRINT: O QUE É E COMO APLICAR ESSE PROCESSO
Este case é um exemplo do que times que já tentaram conduzir Design Sprints remotamente enfrentam. Eles são capazes de entregar resultados robustos e é possível atingir os objetivos e validar protótipos funcionais, apesar de ser comum que o Sprint dure mais do que cinco dias, dada a assincronia dos times. O caso apresentado neste capítulo durou 7 dias – o que é muito válido ainda assim!
A equipe envolvida tem que estar muito confortável e segura em relação ao processo de Design Sprint e o DSM precisa ser bastante versátil para conseguir sucesso nessa modalidade remota. Dessa forma, é importan- te estudar esse caso para entender a viabilidade e o que o Design Sprint é capaz de fazer, mas não começar por este cenário, que é o mais complexo realizado atualmente.
Experimente primeiro o cenário mais comum: com todo o time numa sala, muita preparação prévia e atividades ao longo de cinco dias. Ao ganhar segurança, você vai conseguir adaptar os Sprints para resolver aspectos diferentes (como visão e processo, mais abstratos), testar durações diferentes (2, 3 ou 5 dias) e até mesmo realizá-lo remotamente.
Página inicial do BitGive Foundation. As vantagens da tecnologia Blockchain para doações ficaram aparentes durante o Design Sprint e são usadas hoje na GiveTrackTM
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