Caso de Exemplo

O seguinte caso de exemplo foi criado no intuito de providenciar aos gestores, informação útil sobre o desempenho geral da organização, de forma a poderem tomar decisões em tempo útil em benefício da organização. Isto será demonstrado através da análise aos KPI’s dashboards criados pela ferramenta Power Pivot. Estes KPI’s dashboards foram baseados nos KPI’s do nível de processo identificados no modelo de CPM apresentado anteriormente.

A ilustração 13 representa a arquitetura de KPI desta User Story. Assim os níveis 2 e 3, que correspondem aos níveis inferiores da pirâmide ficaram associados à parte operacional da organização, já o nível 1, que corresponde ao topo da pirâmide, ficou associado ao nível estratégico. Estes níveis podem não coincidir exatamente com os 2 níveis hierárquicos teóricos (estratégico e operacional) da solução de CPM encontrada, no entanto a ideia principal passou por alinhar os indicadores de desempenho obtidos a partir destes níveis operacionais, com o KPI estratégico de mais alto nível (nível 1), no intuito de ser demonstrado o desejado ciclo-fechado CPM.

Nível 1

Nível 2

Nível 3

Ilustração 13 - Arquitetura de KPI da User Story

Nível 1:

O resultado deste KPI corresponde ao estado geral dos objetivos estratégicos. Este indicador é o resultado da média dos dois KPI’s subsequentes do nível 2. Assim, conforme o

estado desde KPI, os gestores podem tirar conclusões sobre o estado geral em que se encontra a organização, no que diz respeito aos seus objetivos estratégicos;

Nível 2:

No nível 2 tem associados dois KPI’s, sendo os mesmos KPI’s identificados para o nível operacional (secção 5.2 – Estratégia de negócio). Estes KPI’s são alimentados diretamente pelos indicadores de negócio do processo “Fabricar Produção”;

Nível 3:

O último nível deste esquema corresponde também ao nível operacional, os KPI’s associados a este nível são exatamente os mesmos do nível hierárquico superior (nível 2), a fórmula de cálculo também é igual, a diferença reside no fato de estes indicadores serem decompostos até ao nível das atividades do processo de negócio em estudo. Deste modo, é possível analisar o desempenho das quatro etapas de produção (Corte, Formatação, Polimento e Estampagem);

Estado dos KPI

Os valores dos KPI’s podem assumir três tipos de estado, sendo eles o vermelho, verde e amarelo. Estes estados correspondem ao comportamento típico de um semáforo, como é ilustrado pela ilustração 14.

Portanto, quando o valor do KPI corresponder ao estado “vermelho” do semáforo, significa que o KPI está muito longe dos objetivos estabelecidos, deste modo a organização precisa de tomar medidas corretivas no sentido de melhorá-lo, caso contrário pode estar a prejudicar o progresso do negócio. Caso o valor do KPI corresponder ao estado “verde” do semáforo, significa que o KPI está dentro ou mesmo a ultrapassar os objetivos propostos para o mesmo. Caso o valor do KPI corresponda ao estado de “amarelo” do semáforo, significa que o indicador, não está a cumprir os objetivos estipulados, mas que não está muito longe disso. No entanto a organização precisa de olhar com cuidado estes resultados, pois podem estar influenciar negativamente o desempenho de uma determinada área de negócio.

Ilustração 14 - Os três estados possíveis de um semáforo

O primeiro indicador de desempenho para análise por parte do gestor, corresponde ao KPI presente no nível 1 da pirâmide. Este KPI teve como objetivo medir o estado geral da organização, no que diz respeito aos objetivo estratégicos identificados. Assim, como pode ser visto pela ilustração 15, o desempenho geral da organização naquele momento corresponde ao estado de “amarelo”. Desta forma, o gestor ficou informado sobre o desempenho da organização ao nível mais estratégico da organização.

Ilustração 15 - Estado do KPI do nível estratégico

Para o gestor saber mais detalhes sobre o estado encontrado anteriormente, ele pode clicar em “detalhar” de forma a encontrar os estados dos dois KPI’s correspondentes ao nível 2, ou seja, do nível de processos (operacional). Desta maneira, o gestor fica informado sobre o estado atual dos dois KPI’s associados a este nível hierárquico. Assim como pode ser visto na ilustração 16, o KPI “Índice de tempo de produção desperdiçado” assumiu o estado de “amarelo” e o KPI “Índice de peças defeituosas produzidas” assumiu o estado de “vermelho”.

Ilustração 16 - Estado dos KPI’s do nível do processo

Se o gestor quiser obter ainda mais informação sobre o porquê do estado de cada um dos KPI’s deste nível, pode clicar em “detalhar” por exemplo para o “Índice de tempo de produção desperdiçado” e será mostrado o desempenho das quatro etapas de produção. Este nível de detalhe corresponde ao nível mais baixo (nível 3) da hierarquia da pirâmide.

Como pode ser visto através da figura 17, os estados correspondentes às 4 etapas de produção diferem. As etapas de “Corte” e “Estampagem” assumiram o estado de “amarelo”, já as etapas de “Formatação” e “Polimento” assumiram o estado de “verde”.

Ilustração 17 - Estado do KPI “Índice de tempo de produção” nas 4 etapas de produção No caso do KPI “Índice de peças defeituosas produzidas” como ser visto na ilustração 18, a maioria das etapas de produção assumiu o estado de “vermelho”, excetuando a etapa de produção “Estampagem” que assumiu o estado de “amarelo”.

Ilustração 18 - Estado do KPI “Índice de peças defeituosas produzidas” nas 4 etapas de produção

Assim, chegado ao nível hierárquico número 3, o gestor não consegue obter mais informação útil para tomada de decisão, no entanto o objetivo de informar o gestor sobre o desempenho global da organização foi alcançado, pois através de um exemplo como este, o gestor consegue analisar o desempenho do negócio até ao nível do processo, e ao mesmo tempo podendo tomar decisões para o nível mais estratégico.