investidura
•Se exercício não se der em 30 fica sem efeito.
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Ninguém é obrigado a se associar ou manter-se associado, isso é norma constitucional, por isso se trata de um direito. Do ponto de vista institucional é muito importante associar, pois as associações são muito importantes para a atividade.
Prerrogativas
O artigo 28 ainda traz algumas prerrogativas:
Art. 28. Os notários e oficiais de registro gozam de independência no exercício de suas atribuições, têm direito à percepção dos emolumentos integrais pelos atos praticados na serventia e só perderão a delegação nas hipóteses previstas em lei.
A independência será tratada dentro dos princípios que veremos adiante.
A percepção de emolumentos integrais é direito do titular, embora existam regras de redução ou isenção, regras essas de constitucionalidade questionável.
Incompatibilidade e impedimentos:
Art. 25. O exercício da atividade notarial e de registro é incompatível com o da advocacia, o da intermediação de seus serviços ou o de qualquer cargo, emprego ou função públicos, ainda que em comissão.
A incompatibilidade com a advocacia enseja o cancelamento da inscrição junto à OAB, não apenas a suspensão. Caso uma pessoa cancele sua inscrição e no futuro resolva voltar à advocacia receberá novo número de inscrição, mas não precisa fazer prova de novo.
§ 2º A diplomação, na hipótese de mandato eletivo, e a posse, nos demais casos, implicará no afastamento da atividade.
Se for eleito há incompatibilidade desde a diplomação e ainda há incompatibilidade caso assuma cargo em comissão, emprego ou função pública.
Art. 26. Não são acumuláveis os serviços enumerados no art. 5º.
Artigo 5º trata das modalidades de atividades. A regra é o caput, e o parágrafo único traz exceção:
Parágrafo único. Poderão, contudo, ser acumulados nos Municípios que não comportarem, em razão do volume dos serviços ou da receita, a instalação de mais de um dos serviços.
Alguns Tribunais abusam dessa regra, criando serventias muito pequenas, difíceis de serem geridas e de se manter um bom profissional à frente delas. Outros dão interpretação mais flexível, permitindo a acumulação para permitir a sobrevivência do serviço. O interesse da atividade é torná-la atrativa, para que seja bem exercida.
Art. 27. No serviço de que é titular, o notário e o registrador não poderão praticar, pessoalmente, qualquer ato de seu interesse, ou de interesse de seu cônjuge ou de parentes, na linha reta, ou na colateral, consanguíneos ou afins, até o terceiro grau. Trata-se de impedimento. O titular não pode, no exercício de sua função, praticar ato que diga respeito a ele próprio. A maior parte da doutrina afirma que o titular não pode praticar
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o ato por si só, mas o seu substituto pode praticar – substituto do artigo 20, §5° da lei 8.935/94. Ele não é impedido para essa parte da doutrina.
Por outro lado, existe doutrina que defende o impedimento do substituto investido no cargo pelo titular que não poderia praticar o ato, devendo o titular requerer ao juiz corregedor a nomeação de oficial/tabelião ad hoc, que seria o titular de outro serviço para praticar o ato em sua serventia. Isso é minoritário, não prevalece.
Deveres:
Previstos no artigo 30 da lei 8.935/94. É uma leitura a ser feita em véspera de prova, pois é extenso e muito cobrado.
Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:
I - manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros; - dever de guarda e conservação. Está expressamente previsto. II - atender as partes com eficiência, urbanidade e presteza;
III - atender prioritariamente as requisições de papéis, documentos, informações ou providências que lhes forem solicitadas pelas autoridades judiciárias ou administrativas para a defesa das pessoas jurídicas de direito público em juízo;
IV - manter em arquivo as leis, regulamentos, resoluções, provimentos, regimentos, ordens de serviço e quaisquer outros atos que digam respeito à sua atividade;
Alguns tribunais autorizam que os atos sejam arquivados em meio digital, não precisa manter arquivo em papel. Outros exigem o arquivo em papel. Verificar o código de normas.
V - proceder de forma a dignificar a função exercida, tanto nas atividades profissionais como na vida privada;
Norma de conteúdo aberto e de difícil interpretação.
VI - guardar sigilo sobre a documentação e os assuntos de natureza reservada de que tenham conhecimento em razão do exercício de sua profissão;
Sigilo é compatível com a publicidade. Sigilo versa sobre informação que aconselha, orienta ou de ato não que chegou a praticar. A publicidade é sobre atos que constam nos livros públicos.
VII - afixar em local visível, de fácil leitura e acesso ao público, as tabelas de emolumentos em vigor;
Todo cartório tem que ter tabela de emolumentos visível.
VIII - observar os emolumentos fixados para a prática dos atos do seu ofício;
Algumas normativas mencionam que poderia ser praticado desconto, e não poderia haver sobrepreço. Isso é interpretação equivocada da natureza dos emolumentos. Emolumento não se negocia, é fixado em lei, tem natureza jurídica de taxa. Se a normativa do Estado falar que o desconto é possível, marcar como certo o que está na norma
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estadual. Em segunda fase colocar as duas regras, tanto da normativa quanto da lei federal.
IX - dar recibo dos emolumentos percebidos; - sempre, independente de pedido. X - observar os prazos legais fixados para a prática dos atos do seu ofício;
XI - fiscalizar o recolhimento dos impostos incidentes sobre os atos que devem praticar; XII - facilitar, por todos os meios, o acesso à documentação existente às pessoas legalmente habilitadas;
XIII - encaminhar ao juízo competente as dúvidas levantadas pelos interessados, obedecida a sistemática processual fixada pela legislação respectiva;
Dúvida é um procedimento. Não obstante seja usado o termo “dúvida”, o oficial não nega a prática do ato por dúvida, mas sim quando tiver certeza da incompatibilidade com o ordenamento. O procedimento de dúvida se aplica especialmente à atividade de registro, sendo a lei omissa quanto à atividade notarial. Se o usuário discordar com a decisão do oficial sobre a impossibilidade da prática de um ato pode requerer o procedimento de dúvida.
XIV - observar as normas técnicas estabelecidas pelo juízo competente.
As “normas técnicas” devem ser entendidas no sentido amplo, como todo o arcabouço jurídico emanado do Legislativo, normativo decorrente de autoridade judiciária, administrativa ou legislativa.
* Em SP, alguns livros obrigatórios na lei (indicadores real e pessoal) podem ser mantidos exclusivamente por sistema informatizado, com backup em nuvem, sendo inclusive dispensada impressão das fichas que formariam esse livro em forma física.
Infrações disciplinares:
Previstas no artigo 31 da lei 8.935/94:
Art. 31. São infrações disciplinares que sujeitam os notários e os oficiais de registro às penalidades previstas nesta lei:
I - a inobservância das prescrições legais ou normativas; II - a conduta atentatória às instituições notariais e de registro;
O que é uma conduta atentatória? É norma de caráter aberto, devendo ser interpretada de maneira razoável.
III - a cobrança indevida ou excessiva de emolumentos, ainda que sob a alegação de urgência;
IV - a violação do sigilo profissional;
V - o descumprimento de quaisquer dos deveres descritos no art. 30. Penalidades possíveis:
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Art. 32. Os notários e os oficiais de registro estão sujeitos, pelas infrações que praticarem, assegurado amplo direito de defesa, às seguintes penas:
I - repreensão;
Não se confunde com advertência. Advertência NÃO existe na atividade notarial e registral de acordo com a lei 8935. A primeira se dá por escrito, enquanto a segunda é verbal. Deve-se observar, contudo, a normativa estadual correspondente.
II - multa;
A lei local dá a destinação da multa pecuniária, seja para fundo do Tribunal de Justiça ou para a própria unidade da federação.
III - suspensão por noventa dias, prorrogável por mais trinta;
90 dias prorrogável por mais 30 dias. Temos que memorizar esses prazos. IV - perda da delegação.
Depende do trânsito em julgado de sentença judicial ou de processo administrativo disciplinar onde sejam garantidos o contraditório e a ampla defesa (art. 35, Lei nº 8.935/94).
Gradação das penas: como o juiz decide qual a pena aplicada? Além da proporcionalidade que sempre deve ser observada, a lei traz alguns critérios no artigo 33.
Art. 33. As penas serão aplicadas:
I - a de repreensão, no caso de falta leve;
II - a de multa, em caso de reincidência (em falta leve) ou de infração que não configure falta mais grave; (que não seja tão grave ao ponto de suspensão ou perda da delegação, mas não leve a ponto de exigir apenas repreensão).
III - a de suspensão, em caso de reiterado descumprimento dos deveres ou de falta grave.
A pena de perda de delegação é tratada no artigo 35, nos termos já mencionados acima. As penas não são necessariamente sequenciais. Um tabelião/oficial primário, que nunca teve nem repreensão, pode ser de plano suspenso. Se a conduta for muito grave, pode o delegatário diretamente receber a penalidade máxima:
Art. 34. As penas serão impostas pelo juízo competente, independentemente da ordem de gradação, conforme a gravidade do fato.
Processo para perda da delegação: Art. 35. A perda da delegação dependerá:
I - de sentença judicial transitada em julgado; ou
II - de decisão decorrente de processo administrativo instaurado pelo juízo competente, assegurado amplo direito de defesa.
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Trata-se de processo administrativo. Conforme as regras locais, é possível que seja instaurada sindicância, procedimento preliminar, apuração ou processo administrativo. Podem ser configuradas várias hipóteses de procedimento. A sindicância não é um processo administrativo muito amplo, pois visa apurar elementos, é quase uma fase preliminar, e no caso do notário/registrador pode aplicar pena de repreensão ou de multa, mas a perda da delegação depende de processo administrativo, visto como o devido processo legal, inaugurado por portaria em que são narrados os fatos para que ele exerça sua defesa de maneira efetiva.
Deve ser o processo administrativo para perda da delegação.
§ 1º Quando o caso configurar a perda da delegação, o juízo competente suspenderá o notário ou oficial de registro, até a decisão final, e designará interventor, observando-se o disposto no art. 36.
Art. 36. Quando, para a apuração de faltas imputadas a notários ou a oficiais de registro, for necessário o afastamento do titular do serviço, poderá ele ser suspenso, preventivamente, pelo prazo de noventa dias, prorrogável por mais trinta.
Comparando o artigo 36 com o §1° do artigo 35, neste está disposto que se os fatos forem muito graves a ensejar a perda da delegação, o titular será suspenso até a decisão final, sem estipular prazo máximo, pois se apura fato muito grave, o que levará o tempo necessário, conforme a razoabilidade. Por isso é possível extrapolar os prazos do artigo 36.
O artigo 36 fala do afastamento no caso de infração não tão grave que pudesse, em tese, levar à perda da delegação. Ex: juiz suspeita de causa que possa levar à suspensão. Se entender que o oficial/tabelião pode prejudicar o andamento do processo que apure as provas pode afastar o titular pelo prazo máximo da própria pena, pois não teria sentido afastar preventivamente por mais que o tempo possível à própria pena de suspensão. Assim, se a pena máxima prevista na portaria que inaugura o processo administrativo é a pena de suspensão, e não de perda, o prazo máximo de afastamento é de 90 dias, prorrogável por mais 30.
Independentemente de se tratar do artigo 35, §1° ou do artigo 36, em qualquer afastamento será aplicada a regra do §1° do artigo 36:
§ 1º Na hipótese do caput, o juízo competente designará interventor para responder pela serventia, quando o substituto também for acusado das faltas ou quando a medida se revelar conveniente para os serviços.
Se for possível o substituto permanecer à frente da serventia, será feito dessa forma. Todavia, se o juiz entender que o substituto também está envolvido nos fatos, afastará ambos, destacando que se trata do substituto do artigo 20, §5°, e nomeará o interventor. § 2º Durante o período de afastamento, o titular perceberá metade da renda líquida da serventia; outra metade será depositada em conta bancária especial, com correção monetária.
§ 3º Absolvido o titular, receberá ele o montante dessa conta; condenado, caberá esse montante ao interventor.
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Aparentemente o interventor só receberá no caso de condenação do titular, mas, além disso, a portaria que o nomear deve estabelecer renda fixa a ser auferida enquanto exercer a atividade. É o próprio caixa da serventia que pagará essa renda fixa do interventor.
O que sobrar após os descontos com custos e manutenção da serventia e com o pagamento do interventor, metade irá para o titular e a outra metade para a conta bancária especial. Findo o processo, o valor contido nesta conta será repassado ao titular em caso de absolvição ou ao interventor em caso de condenação (art. 36, §3º).
Ressalte-se que o Estado de São Paulo firmou entendimento no sentido de que a remuneração total do interventor é limitada teto constitucional do servidor público. Dessa forma, em caso de condenação do delegatário, o valor excedente depositado na conta especial será revertido em favor do Tribunal de Justiça.
Essa interpretação é questionável, uma vez que não há nenhum dispositiivo legal atribuindo essa verba ao TJ.
Extinção da delegação
Art. 39. Extinguir-se-á a delegação a notário ou a oficial de registro por: I - morte;
Falecendo o titular, o juiz corregedor deve declarar vago o serviço e comunicar à Corregedoria para incluir aquele serviço na lista de vacância, para que possa ser incluído no próximo concurso.
II - aposentadoria facultativa;
Houve tempo em que se entendia que o notário ou registrador estaria submetido à aposentadoria compulsória, como ocorre com os servidores. Isso foi modificado, pois o STF entendeu que existe diferença entre essa atividade com aquela remunerada pelo Estado. Embora seja serviço público, o exercício é privado, e por isso não existe aposentadoria compulsória na atividade.
III - invalidez;
Essa invalidez não é a mencionada na legislação previdenciária a ensejar aposentadoria por invalidade devido à perda de um membro ou de movimento. Não se trata de invalidez por dificuldade de locomoção ou do exercício mecânico da atividade, mas sim da invalidez por déficit nas faculdades mentais, por dificuldade de compreensão, de gerenciamento, de memorização e de concatenar ideias. Ex: pessoas que padeçam de Alzheimer não podem ser titulares de serventia, pois elas não conseguem praticar os atos da vida civil.
Essa invalidez não está necessariamente associada à idade avançada, pode se tratar de doenças psicossomáticas que atingem quaisquer pessoas.
IV - renúncia;
É irretratável, praticada pelo oficial/notário de forma clara e objetiva, que comunica à corregedoria ou juiz que não deseja mais exercer aquela função. A serventia vai para
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concurso, sendo inserida na lista de vacância no critério de provimento ou remoção conforme entre na fração de 2/3 ou 1/3 e será provida no próximo concurso.
V - perda, nos termos do art. 35.
Trata-se dos casos de processo administrativo ou decisão judicial. Decorre de prática de infração grave, apurada por processo administrativo com amplo direito de defesa do oficial/notário.
VI - descumprimento, comprovado, da gratuidade estabelecida na Lei no 9.534, de 10 de dezembro de 1997. (Incluído pela Lei nº 9.812, de 1999)
O inciso VI pode dar impressão que esse descumprimento da gratuidade seria tecnicamente ou na prática outra hipótese de perda da delegação. A melhor doutrina entende que isso é uma falha legislativa e não há perda da delegação sem o devido processo legal do artigo 35. O descumprimento da gratuidade deveria estar previsto no rol de infrações, sujeitando o titular ao processo administrativo.
Embora não se tenha casos em que isso foi discutido nas instâncias superiores, a doutrina entende que esse descumprimento exige processo administrativo para ser apurado e pode ensejar a perda junto com o inciso V. deve ser seguido o procedimento do artigo 35. Inclusive, em outro artigo da lei, os casos de perda dependem do processo administrativo.
§ 1º Dar-se-á aposentadoria facultativa ou por invalidez nos termos da legislação previdenciária federal.
O juiz corregedor tem o dever de, ao perceber a invalidez, determinar perícia médica e a extinção da delegação. Mesmo que o oficial não solicite sua aposentadoria por invalidez, pensando que se ficar à frente da delegação ganhará mais do que se aposentar, sendo ela administrada por seus funcionários, o juiz tem esse dever.
As regras previdenciárias serão observadas caso a pessoa se aposente, seja por qual motivo for (tempo de serviço, idade ou invalidez), e a delegação será extinta por aposentadoria. Se a pessoa não se aposentou, mas ficou inválida pela perspectiva mental, o juiz declarará vaga a delegação após o devido processo legal e, se for o caso, perícia médica para atestar a invalidez.
§ 2º Extinta a delegação a notário ou a oficial de registro, a autoridade competente declarará vago o respectivo serviço, designará o substituto mais antigo para responder pelo expediente e abrirá concurso.
Há algum tempo, em muitos Estados, concurso de cartório era feito pela autoridade local que declarava vago o serviço. Hoje, o juiz corregedor, tomando conhecimento de causa de extinção de delegação, declarará vago o serviço e fará comunicação à Corregedoria Geral de Justiça. Quem abre o concurso é o Tribunal de Justiça. Então na prática quem abre o concurso não é a autoridade que declara a vacância do serviço, contradizendo esse §2°, mas que continua na lei.
Conservação
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Art. 22. Os livros de registro, bem como as fichas que os substituam, somente sairão do respectivo cartório mediante autorização judicial. (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1974)
Art. 23. Todas as diligências judiciais e extrajudiciais que exigirem a apresentação de qualquer livro, ficha substitutiva de livro ou documento, efetuar-se-ão no próprio cartório. (Redação dada pela Lei nº 6.216, de 1974)
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.
Parágrafo único. Se houver necessidade de serem periciados, o exame deverá ocorrer na própria sede do serviço, em dia e hora adrede designados, com ciência do titular e autorização do juízo competente.
A lei 8.935/94 ainda exige o agendamento de dia e hora para a diligência a ser efetuada no cartório. A regra é que a conservação dos livros seja eterna, o registro deve sempre ser encontrado, SALVO O PROTESTO, que tem os prazos de conservação previstos na Lei n. 9.492/97.
Regime jurídico e operacional dos cartórios, do oficial e dos prepostos
A serventia é pessoa jurídica? A serventia tem CNPJ? A serventia NÃO tem personalidade jurídica, não é pessoa jurídica, não é capaz de direitos e obrigações. Os direitos e obrigações são do titular: é ele quem paga salário, quem compra mesa, computador etc. A serventia tem, todavia, CNPJ. A serventia não é o único ente que não é pessoa jurídica e tem CNPJ: Secretaria do Estado da Educação (a personalidade jurídica é do Estado, que deve responder judicialmente); o empresário individual. Artigo 4º da IN 1.470/2014 da RFB dispõe no inciso IX a obrigatoriedade de inscrição das serventias no CNPJ, inclusive as que ainda não foram objeto de delegação.
Art. 4º São também obrigados a se inscrever no CNPJ:
IX - serviços notariais e de registro (cartórios), de que trata a Lei nº 8.935, de 18 de novembro de 1994, inclusive aqueles que ainda não foram objeto de delegação do Poder Público;
A gestão da serventia é feita com o exercício do titular como pessoa física. Quem gerencia é a pessoa aprovada, não existe delegação da delegação. A atividade é pessoal e indelegável. A responsabilidade patrimonial é pessoal do titular da delegação, ele é réu em eventual ação de responsabilidade.
A tributação é paga como pessoa física, da mesma forma que profissionais liberais de forma geral pagam. O CNPJ serve meramente para cumprir obrigações fiscais acessórias (emitir DOI, responder ofício da Receita etc.), jamais para recolher imposto com base naquele CNPJ. Tanto não pode que não passa DIRF – declaração de imposto de renda retido na fonte. Isso porque o imposto é pago por pessoa física.
Artigo 20 da lei 8.935/94 é muito importante e cai muito.
Art. 20. Os notários e os oficiais de registro poderão, para o desempenho de suas funções, contratar escreventes, dentre eles escolhendo os substitutos, e auxiliares como
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empregados, com remuneração livremente ajustada e sob o regime da legislação do trabalho.
A legislação do trabalho é a CLT. O empregador é o notário ou oficial, é ele quem contrata e ajusta remuneração.
§ 1º Em cada serviço notarial ou de registro haverá tantos substitutos, escreventes e auxiliares quantos forem necessários, a critério de cada notário ou oficial de registro. § 2º Os notários e os oficiais de registro encaminharão ao juízo competente os nomes dos substitutos.
§ 3º Os escreventes poderão praticar somente os atos que o notário ou o oficial de