2.10 Auditoria de Recursos Humanos
2.10.10 Exigências Legais
São os procedimentos relevantes que as empresas regidas pela CLT deverão observar no momento de contratar ou manter o colaborador na sua organização, formalidades pertinentes da legislação vigente.
a) livro de Inspeção do Trabalho
Conforme artigo 3º da portaria 3158 de maio de 1971, “a inspeção do trabalho destina-se a fiscalizar e assegurar o cumprimento das disposições legais, no que refere à proteção dos colaboradores no exercício das atividades.”
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De acordo com CRCRS (2012) “ a legislação estabelece para a verificação e eventuais anotações dos autos de infração e dos termos de ocorrência, que o livro de Inspeção do Trabalho deverá ser mantido em cada um dos estabelecimentos que tenham empregados”.
b) Livro ou Relógio Ponto
O horário do trabalho constará de quadro, organizado conforme modelo expedido pelo Ministério do Trabalho.
O parágrafo 2º do art. 74 da CLT diz que “nos estabelecimentos com mais de dez trabalhadores é obrigatória à anotação da hora de entrada e saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico.”
c) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
Conforme site do MTE, O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED foi criado pelo Governo Federal, através da lei nº 4923/65, que “ instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT”.
Portanto este cadastro servirá como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, ao mesmo tempo em que subsidia a tomada para ações governamentais, é utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-Desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais.
d) Comissão Interna de Prevenção de Acidentes
As empresas privadas e públicas e os órgãos governamentais que possuam empregados regidos pela CLT ficarão obrigados a organizar e manter em funcionamento, por estabelecimento, uma comissão interna de prevenções de acidentes – CIPA.
Conforme artigo 163 da CLT, (2006).
Será obrigatória a constituição da comissão interna de prevenção de acidentes (CIPA), de conformidade com instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego, nos estabelecimentos ou locais de obra nelas especificadas.
Parágrafo único: O Ministério do Trabalho e Emprego regulamentará as atribuições, a composição e o funcionamento das CIPAS.
Portanto Gonçalves (2011, p.48) expressa que “independentemente da classificação da empresa(grau de risco), as empresas com até (19) dezenove empregados estão desobrigadas de constituir CIPA”.
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Consequentemente a CIPA estabelecerá uma relação de diálogo e conscientização, de forma criativa e participativa, entre gerentes e colaboradores, em relação à forma como os trabalhos são realizados, objetivando sempre melhorar as condições de trabalho, visando a humanização do trabalho.
e) Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional
Esta Norma Regulamentadora a NR 7do Ministério do Trabalho – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, estabelece a obrigatoriedade de elaboração e implementação, por parte de todos os empregadores, do programa de controle médico de saúde ocupacional – PCMSO, com o objetivo de promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores, com parâmetros mínimos e diretrizes gerais a serem observados na execução, podendo os mesmos ser ampliados mediante negociação coletiva de trabalho.
Portanto o programa de controle médico de saúde ocupacional, estabelecerá o controle de saúde físico e mental do trabalhador, em função de suas atividades, e obrigará a realização de exames médicos admissionais, de mudança de função, e de retorno ao trabalho, estabelecendo ainda obrigatoriedade de elaborar o relatório anual. As empresas com até (25) vinte e cinco colaboradores não estão obrigadas a manter um médico coordenador do PCMSO, estando ainda desobrigadas a manter o relatório anual.
f) Perfil Profissiográfico Previdenciário
A base legal do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é a Instrução Normativa nº 84/2002 do Ministério da Previdência Social.
O perfil profissiográfico previdenciário (PPP) é um formulário com campos a serem preenchidos com todas as informações relativas ao empregado, como por exemplo, a atividade que exerce, o agente nocivo ao qual está exposto, a intensidade e a concentração do agente, exames médicos clínicos, além de dados referentes à empresa
O PPP deve ser preenchido para a comprovação da efetiva exposição dos empregados a agentes nocivos, para o conhecimento de todos os ambientes e para o controle da saúde ocupacional de todos os trabalhadores.
f) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
A portaria do Ministério do trabalho de nº 3214 do ano de 1978, aprova a Norma Regulamentadora nº NR 09, onde;
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Estabelece a obrigatoriedade da elaboração e implementação por parte de todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados, do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA, visando à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais.
h) Folha de Pagamento
A folha de pagamento é um documento trabalhista preparado por todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários, a mesma deverá descriminar o nome do funcionário, salário, desconto e outras informações, conforme estabelece a Consolidação das Leis Trabalhistas e a Lei Orgânica da Previdência Social.
i) Salários
Conforme site Guia Trabalhista(2012) o salário “ é a remuneração que um trabalhador recebe pelo serviço que ele executa, o valor deste salário é variável de acordo com o contrato firmado entre o empregador e o empregado.”
Existe um valor mínimo que deve ser pago para o funcionário, conforme as leis trabalhistas brasileiras ou de associações ou sindicatos que o empregado pertence.
j) Horas Extras
Hora extra, ou hora extraordinária é todo o período de trabalho excedente à jornada contratualmente acordada.
A CLT (art 7º, XIII) “estabelece que a duração normal do trabalho, salvo os casos especiais, são de (8) oito horas diárias e (44) quarenta e quatro semanais, facultada da redução mediante acordo ou convenção coletiva do trabalho”.
Ainda de acordo com a CLT (art.59) diz que;
Poderá a jornada diária de trabalho dos empregados ser acrescida de horas suplementares, em número não excedente a duas, no máximo, para efeito de serviço extraordinário, mediante acordo individual, acordo coletivo, convenção coletiva ou sentença normativa.
Portanto Nascimento (2003, p. 297) as horas extras “são aquelas que ultrapassam a jornada normal fixada por lei, convenção coletiva, sentença normativa ou contrato individual de trabalho”
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k) Adicional de Insalubridade
O Adicional de Insalubridade está relacionado com o tipo de atividade que pode causar risco à saúde do trabalhador no ambiente onde trabalha.
Segundo Gonçalves (2011, p. 19) declara que;
a insalubridade é caracterizada e classificada através de perícia feita pelos médicos ou engenheiros do Ministério do Trabalho[...],e, a sua caracterização gera ao empregado que exerce suas funções em contato com alguns agentes nocivos, o direito de receber um plus salarial.
Ainda a CLT (art. 192), o exercício de trabalho em condições de insalubridade assegura ao trabalhador a percepção de adicional, incidente sobre o salário mínimo:
40% (quarenta por cento), para insalubridade grau máximo;
20% (vinte por cento), para insalubridade de grau médio;
10% (dez por cento), para insalubridade de grau mínimo.
No caso de incidência de mais de um fator de insalubridade, será apenas considerado o de grau mais elevado, para efeito de acréscimo salarial, sendo vedada a percepção cumulativa.
A insalubridade será comprovada através de laudo técnico, fixará o adicional devido à exposição aos agentes insalubres do colaborador. O exercício do trabalho em condições insalubres, acima dos limites de tolerância, assegura o direito de adicionais sobre o salário base do colaborador entre 10% para grau mínimo, 20% para grau médio ou 40% para grau máximo, segundo estabelecido pelo Ministério do Trabalho.
l) Adicional Noturno
A CLT (art. 73, parágrafo 2º), ressalta que “o horário noturno é aquele praticado entre as 22:00 horas e 05:00 horas, caracterizando para o trabalhador urbano”.
Portanto Gonçalves (2011, p. 20) diz que,”ao trabalho noturno aplicam-se as regras especiais de tutela ao trabalho, tanto no que concerne à remuneração dos serviços, quanto à duração da jornada”.
Conforme a consolidação das Leis Trabalhistas artigo 73 o Adicional Noturno é o adicional devido ao colaborador pela prestação de serviço no horário compreendido entres às 22 horas de um dia até às 5 horas do dia seguinte, com percentual de 25% sobre o valor da hora normal, a hora é computada como 52 minutos e 30 segundos.
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m) Adicional de Periculosidade
Conforme a regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho, são consideradas atividades ou operações perigosas, implique contato permanente com substância inflamáveis ou explosivos, em condição de risco acentuado.
O trabalho em atividades ou operações perigosas dá direito ao colaborador receber um adicional de 30%, calculado sobre seu salário, sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros das empresas.
O adicional de periculosidade não poderá acumular com o adicional de insalubridade, deverá o empregado, optar por um dos adicionais.
n) Salário Família
Este benefício será pago ao funcionário na proporção de filhos que este possui. De acordo com a Portaria Interministerial nº 02, de 2012, o valor do salário- família será devido a partir da data da apresentação da certidão de nascimento dos filhos, não sendo cobrado tempo mínimo de contribuição.
o) Salário Maternidade
Salário Maternidade é o benefício a quem tem direito as seguradas empregadas, empregada doméstica, contribuinte individual e facultativa, por ocasião do parto, da adoção ao da guarda judicial para fins de adoção. A Previdência Social não exige carência para conceder esse benefício.
p) Descanso Semanal Renumerado
No Brasil, o direito ao descanso semanal remunerado esta previsto na Constituição Federal, em seu artigo 7º, inciso XV, que diz “ repouso semanal renumerado, preferencialmente aos domingos, mas em algumas atividades que estão autorizadas a funcionar nesse dia, os empregados podem ser escalados para trabalhar, tendo direito de folgar em outro dia da semana. Neste caso o empregador é obrigado a elaborar, mensalmente uma escala de revezamento, de forma a indicar os dias de folga dos empregados.
q) Dissídio Coletivo
O Dissídio Coletivo é destinado a solucionar conflitos coletivos de trabalho, defendendo o interesse abstrato de grupo ou categoria. Essa destina a criar, rever, regulamentar as condições de trabalho regulamentadas anteriormente e atualizá-las.
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A decisão do dissídio coletivo que implique em novas condições de trabalho poderá ser estendida a todos os trabalhadores da mesma categoria profissional que atuem na jurisdição do Tribunal Regional do Trabalho onde a questão foi julgada.
r) Décimo Terceiro Salário
Terá direito de receber o 13º salário todo trabalhador com carteira assinada, também os aposentados e pensionistas do INSS. A partir de (15) quinze dias de serviço, o trabalhador já passa a receber o 13º salário. Ele será pago ao empregado em duas parcelas até o final do ano, no valor correspondente a 1/12 da remuneração para cada mês trabalhado. A base de cálculo da remuneração é a devida no mês de dezembro do ano em curso ou a do mês do acerto rescisório.
Integrará o valor do 13º salário as horas extras, horas noturnas, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, gorjetas, comissões, percentagens, abonos e diárias de viagem.
s) Faltas Justificadas
A nossa Legislação Trabalhista aceita determinada situações em que o empregado poderá deixar de comparecer ao serviço, sem prejuízo do salário. As dispensas legais são contadas em dias de trabalho, dias úteis para o empregado. Estas são algumas situações que o colaborador deixa de comparecer ao local de trabalho sem prejuízo a sua remuneração.
Até dois dias consecutivos em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declara em sua carteira de trabalho, viva sob sua dependência econômica;
Até três dias consecutivos em virtude de casamento;
Cinco dias em caso de nascimento de filho, no decorrer da primeira semana;
Por um dia em cada 12 meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;
Quando for arrolado ou convocado para depor na justiça;
Faltas ao trabalho justificado a critério do empregador;
Outras faltas dispostas em acordo ou convenções coletivas.
t) INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
O Instituto Nacional de Seguro Social, é uma autarquia do Governo Federal do Brasil que recebe as contribuições para a manutenção do Regime Geral da Previdência Social.
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Conforme site da Receita Federal (2012) a Previdência Social é responsável por garantir a fonte de renda, pelo pagamento da aposentadoria, pensão por morte, auxílio doença, auxílio acidente, entre outros benefícios previstos por lei.
Todos os meses o colaborador terá desconto na sua folha de pagamento, o valor referente ao INSS. As porcentagens de descontos irão variar dependendo do salário de cada um.
u) IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte
Imposto de Renda de Pessoa Física, é um imposto federal que incide sobre a todas as pessoas que tenham obtido um ganho acima de um determinado valor mínimo, conforme tabela estabelecida pela Receita Federal.
A falta de retenção ou recolhimentos, pela fonte pagadora, fará com que sejam devidos da mesma o imposto, a multa de ofício e os juros de mora. Desta forma, o contabilista deverá alertar os responsáveis pelos pagamentos da empresa que se atende à legislação, visando cumprir o dever de reter o imposto, nos casos legalmente devidos.
v) Contribuição Sindical
A Contribuição Sindical é uma obrigação do colaborador e deverá ser recolhida anualmente, paga por todos aqueles que participem de uma determinada categoria econômica ou profissional, esta contribuição é regulamentada pela CLT no artigo 578. Ninguém é obrigada a filiar-se ao sindicato.
Em virtude da contribuição fazem jus a todos os direitos dispostos na convenção coletiva, inclusive o dissídio.
A contribuição sindical será recolhida dos empregados, e corresponderá à remuneração de um dia de trabalho, qualquer que seja a forma de pagamento. Os empregadores são obrigados a descontar da folha de pagamento de seus empregados a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos.
x) Contribuição Assistencial
De acordo com o site Guia Trabalhista (2012) a contribuição assistencial deve ser aprovada por assembleia e fixada em convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa.
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A contribuição assistencial será obrigatória apenas para associados do sindicato, que deverá cumprir as deliberações das assembleias de sua entidade.
y) Contribuição Confederativa
De acordo com o artigo 8, IV, Constituição Federal, “ a assembleia geral fixará a contribuição que, em se tratando de categoria profissional, será descontada em folha, para custeio do sistema confederativo da representação sindical respectiva, independentemente de contribuição prevista em lei”.
Conforme site do Guia Trabalhista, a contribuição confederativa, de que trata o artigo 8º, IV, da Constituição, só é exigível a contribuição dos filiados ao sindicato.
z) Descontos e Adiantamentos de Salários
O desconto do adiantamento nos salários do empregado é protegido pelo artigo 462 da CLT, desde que devidamente comprovado o seu rendimento.
A CLT, permite que o empregador, ao pagar os salários, efetue os descontos correspondentes aos adiantamentos salariais feitos para o empregado. A lei não estabelece limites para estes descontos, mas é aconselhável que o empregador adote um, a fim de não comprometer a totalidade do salário do colaborador.
aa) Vale Transportes
O vale transportes foi decretado pelo Congresso Nacional, pela lei nº 7418, de dezembro 1985. Constitui o benefício que o empregador antecipará ao trabalhador entre sua residência e o seu local de trabalho.
O salário será custeado pelo beneficiário, na parcela equivalente a 6% de seu salário básico ou vencimento, excluídos quaisquer adicionais ou vantagens.
O vale transporte não tem natureza salarial, nem se incorpora à remuneração do beneficiário, também não constitui base de incidência de contribuição previdenciária ou do fundo de garantia por tempo de serviço.
bb) FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço
Conforme site Guia Trabalhista, o empregador fica obrigado a abrir conta vinculada, onde durante toda a vigência do contrato, será depositado mensalmente o percentual referente ao FGTS, sobre o total da remuneração paga ou creditada ao empregado.
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O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, criado em 1966 e atualmente regulado pela lei nº 8036 de 1990, é o conjunto de recursos financeiros administrados pelo Estado brasileiro, com finalidade de amparar os trabalhadores em algumas hipóteses de encerramento da relação de emprego, sendo também destinado a investimentos em habitação, saneamento e infraestrutura.
cc) PIS/PASEP – Programa de Integração Social
Conforme site da Caixa Econômica Federal o PIS é um programa criado pelo Governo Federal que tem a finalidade de promover a integração do empregado na vida e no desenvolvimento das empresas, viabilizando melhor distribuição da renda nacional.
Este programa destina-se ao empregador do setor privado, a quem cabe providenciar o cadastramento do trabalhador admitido e que não comprove estar inscrito no PIS.
Após cinco anos de cadastro no PIS/PASEP, os trabalhadores com carteira assinada durante pelo menos trinta dias no ano base e que receberem em média até dois salários mínimos, tem direito a um abono salarial correspondente a um salário mínimo anual ao trabalhador ou servidor.
dd) Férias
Conforme site do Ministério do Trabalho, a cada período de doze meses, todo o empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.
A Constituição Federal estipula em seu artigo nº7 XVII, remuneração de férias em valor superior, em pelo menos um terço, ao valor do salário normal.
O período de férias deverá ser de trinta dias corridos, se o trabalhador não tiver faltado injustificadamente mais de cinco vezes ao trabalho, se o colaborador falta de seis a catorze dias corrido; se faltar de quinze a vinte e três dias, de dezoito dias corridos; se faltar de vinte e quatro a trinta e dois dias, acima de trinta e duas faltas, não terá direito a férias o colaborador.
O empregado tem a faculdade de converter 1/3 do período de férias em abono pecuniário o qual deverá ser requerido quinze dias antes do término do período aquisitivo.
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As férias inclui uma média dos proventos recebidos pelo empregado, como horas extras, adicionais, comissão, entre outros. A férias gozadas após o período da época de concessão serão remuneradas em dobro.
ee) Rescisão de Contrato de Trabalho
A rescisão de contrato será o momento de rompimento contratual, onde o empregador ou empregado resolve não dar continuidade à relação de emprego, devendo saldar os direitos legais.
A rescisão poderá ocorrer de uma forma direta, por inciativa do empregador ou empregado, e da forma indireta, falecimentos, extinção da empresa e outros.
ff) Aviso Prévio
Conforme site Guia trabalhista, nas relações de emprego, quando uma das partes deseja rescindir, sem justa causa, o contrato de trabalho por prazo indeterminado, deverá, antecipadamente notificar a outra parte, através do aviso prévio.
O aviso prévio tem por finalidade evitar a surpresa na ruptura do contrato de trabalho, possibilitando ao empregador o preenchimento do cargo vago e ao empregado uma nova colocação no mercado de trabalho.
O prazo de duração de acordo com a lei nº 12.506/2011, o aviso-prévio será concedido na proporção de trinta dias aos empregados que tenham até um ano de serviço na mesma empresa e a este aviso prévio serão acrescidos três dias por ano de serviço prestado na mesma empresa, até o máximo de sessenta dias, perfazendo um total de até noventa dias.
gg) Seguro Desemprego
O seguro desemprego consiste em uma assistência financeira temporária ao trabalhador demitido sem justa causa. Criado no Brasil em 1996 pelo Decreto-lei nº 2284 e previsto na Constituição de 1988, o benefício integra o Programa do Seguro Desemprego, que auxilia o cidadão a manter ou buscar emprego, por meio de ações de orientação, recolocação, e qualificação profissional.
Quem optar por receber seguro desemprego no Brasil terá que provar competência profissional. É a nova lei do seguro desemprego artigo 8 da lei nº 7.998/90 o trabalhador que recusar ofertas de emprego poderá ter seu benefício cancelado.
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hh) GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações a Previdência Social
Conforme site da Receita Federal, a lei nº 9.528/97 introduziu a obrigatoriedade de apresentação da guia de recolhimento do fundo de garantia por tempo de serviço e informações à previdência social – GFIP.
Desde a competência janeiro de 1999, todas as pessoas físicas ou jurídicas sujeitas ao recolhimento do FGTS, conforme estabelece a lei nº 8.036/90 e legislação posterior, bem como as contribuições e ou informações a previdência social, conforme disposto nas leis nº 8.212/91 e 8.213/91 e legislação posterior, estão obrigadas ao cumprimento desta obrigação.
Deverá ser informados os dados da empresa e dos trabalhadores, os fatos geradores de contribuições previdenciárias e valores devidos ao INSS, bem como as remunerações dos trabalhadores e valor a ser recolhido do FGTS.