Fase 1: Definição do âmbito do projecto

A primeira fase da metodologia visa identificar a unidade de análise e o âmbito do projecto (ou seja do Sistema de Informação a ser concebido). O principal resultado tangível desta fase é um dossier de projecto, cuja estrutura é recomendada por Whitten et.al. (2004) e exposta na Tabela 12.

Tabela 12 – Estrutura do dossier de projecto

DOSSIER DE PROJECTO

Breve enquadramento

Participantes (unidade de análise)

Problemas com o Sistema de Informação existente que levaram à necessidade de conceber um novo Sistema de Informação

Oportunidades ainda não exploradas pelo Sistema de Informação existente e que poderiam ser abordadas pelo novo Sistema de Informação

Resultados esperados

Plano de desenvolvimento do novo Sistema de Informação

Para preencher o dossier de projecto, recorreu-se à análise da situação existente e a uma discussão (entrevista semi-estruturada) com o responsável do Sistema de Informação. Note-se que, no caso estudado, o responsável do sistema é representado pelo Gestor do Projecto “Casa do Futuro”, que também é o membro da Direcção que integra e lidera a equipa de gestão e coordenação do projecto “UA CdF”. Designar-se-á este responsável do sistema por Gestor de Projecto.

A análise da situação existente permitiu enquadrar a iniciativa “Casa do Futuro” e identificar o público-alvo do sistema. O conhecimento da metodologia FAST e da situação

existente possibilitavam a realização do plano de desenvolvimento do novo Sistema de Informação.

Para conseguir obter os restantes elementos necessários para o preenchimento do Dossier de Projecto, os objectivos da entrevista com o Gestor de Projecto deviam ser: a) Identificar os problemas que o Sistema de Informação existente apresenta, na opinião do Gestor de Projecto; b) Identificar as oportunidades que o novo Sistema de Informação deverá abordar, na opinião do Gestor de Projecto; c) Esclarecer os resultados esperados do novo Sistema de Informação, na opinião do Gestor de Projecto.

Nesta perspectiva, marcou-se uma reunião de discussão com o Gestor de Projecto e criou-se o referencial de questões (guião de entrevista) apresentado no Anexo 5. Preparou-se também um esquema que ilustra brevemente os próximos passos de aplicação da metodologia que serviu de suporte aquando da apresentação dos objectivos da entrevista.

A entrevista com o gestor de projecto decorreu no dia 28 de Outubro de 2004. Teve uma duração de cerca de 35 minutos. Sintetizam-se, de seguida, as principais ilações desta entrevista, certificando que os objectivos iniciais foram atingidos.

Reparou-se, em primeiro lugar, que os Sistemas de Informação correspondentes aos dois projectos (“UA CdF” e “Casa do Futuro”/AveiroDOMUS) evoluíram de forma distinta e os graus de satisfação do Gestor de Projecto relativamente a estes Sistemas de Informação também foram diferentes. Ficou claro que, da perspectiva do Gestor de Projecto, a análise dos dois sistemas de informação devia ser feita separadamente e depois deviam ser identificados os pontos de integração, acção que somente procuraria evitar a repetição e redundância da informação tratada pelos participantes na iniciativa “Casa do Futuro”.

Prossegue-se com a síntese das ilações por cada Sistema de Informação. No caso do Sistema de Informação para o projecto “UA CdF" (Equipa de Gestão e membros do Plenário), o Gestor de Projecto afirmou que:

• O Sistema de Informação existente tinha capacidade para registar a informação, mas faltava-lhe a capacidade de utilizar a informação registada.

• Os principais problemas do Sistema de Informação existente eram: o ineficaz/inexistente processo de recuperação da informação; o aspecto/funcionalidade pouco atractivos que conduz à manutenção de ferramentas de informação pessoais; a falta de capacidade de armazenar a grande quantidade de informação resultante de um processo tão inovador como a iniciativa “Casa do Futuro”.

• As principais oportunidades eram: criação de um Sistema de Informação flexível e descentralizado, que seja atraente para as pessoas o utilizarem preferencialmente para introduzir a informação, a possibilidade de partilhar a grande quantidade de informação resultante desta iniciativa inovadora.

• Os resultados desejados para o novo Sistema de Informação eram: ter um Sistema de Informação capaz de produzir, com ajuda mínima da parte do utilizador, todo o output estereotipado, um Sistema de Informação que permitisse chegar com rapidez, eficiência e eficácia à informação procurada por cada utilizador, ou seja permitir encontrar rápida e exactamente a informação procurada, na quantidade desejada.

No caso do Sistema de Informação para o projecto “Casa do Futuro” (Equipa de Gestão), o Gestor de Projecto afirmou que:

• O Sistema de Informação não existia e tinha que ser desenvolvido de raiz, procurando-se, neste processo, satisfazer as necessidades do “pior utilizador”. • Os resultados esperados para o novo Sistema de Informação eram: ter um

Sistema de Informação capaz de produzir, com ajuda mínima da parte do utilizador, todo o output estereotipado, um Sistema de Informação que permitisse chegar com rapidez, eficiência e eficácia à informação procurada por cada utilizador, ou seja permitir encontrar rápida e exactamente a informação procurada, na quantidade desejada.

Pode-se então concluir que se atingiram os objectivos da entrevista, porque foram obtidas as informações necessárias para identificar os problemas do Sistema de Informação existente, as suas oportunidades e se esclareceram os resultados esperados. Assim, os problemas do Sistema de Informação existente são:

• Para o Sistema de Informação do projecto “UA CdF”: o processo de recuperação da informação é ineficaz/inexistente; o Sistema de Informação não é suficientemente atraente para os utilizadores, que preferem recorrer às suas próprias ferramentas de registo e recuperação da informação em detrimento do Sistema de Informação do projecto; o Sistema de Informação tem uma capacidade ainda insuficiente de armazenagem da quantidade elevada de informação resultante da iniciativa “Casa do Futuro”.

• Para o Sistema de Informação do projecto “Casa do Futuro”/AveiroDOMUS: o Sistema de Informação não existe, é preciso criar um sistema apropriado.

As oportunidades do Sistema de Informação existente são:

• Para o Sistema de Informação do projecto “UA CdF”: criar um Sistema de Informação flexível e descentralizado que agrade aos utilizadores e que fomente o seu uso frequente e preferencial; criar um Sistema de Informação capaz de partilhar a grande quantidade de informação produzida pelo projecto, facilitando a sua recuperação.

• Para o Sistema de Informação do projecto “Casa do Futuro”/AveiroDOMUS: todas as oportunidades acima mencionadas; criar uma estrutura própria para facilitar o registo e armazenagem da informação produzida pelo projecto “Casa do Futuro”. Os resultados esperados do Sistema de Informação a desenvolver são:

• Para os dois Sistemas de Informação: ter um Sistema de Informação capaz de produzir, com ajuda mínima da parte do utilizador, tudo que é output estereotipado; um Sistema de Informação que permitisse chegar com rapidez, eficiência e eficácia à informação procurada por cada utilizador, ou seja permitir encontrar rápida e exactamente a informação procurada, na quantidade desejada. Com base nestas ilações e na análise da situação existente, preencheu-se o dossier de projecto do Sistema de Informação, que se apresenta de seguida.

Tabela 13 – Dossier de projecto

DOSSIER DE PROJECTO Breve enquadramento:

Tem funcionado com sucesso na região de Aveiro, desde 1999, uma rede inovadora multisectorial designada por “Casa do Futuro”. Os parceiros desta rede, uma dúzia de empresas que actuam no metasector do habitat e a Universidade de Aveiro, constituíram uma associação sem fins lucrativos, a AveiroDOMUS, que procura essencialmente desenvolver novos produtos e processos no domínio da habitação.

Esta mesma associação é dinamizadora de um programa inovador que visa congeminar, construir e manter/actualizar uma Casa do Futuro no campus de Santiago, em Aveiro. A primeira fase deste programa corresponde ao Projecto “Casa do Futuro”, cujo objectivo é o de criar o caderno de encargos para a construção da futura casa e de iniciar o processo de desenvolvimento de novos produtos pelos associados. As actividades a decorrer no âmbito deste projecto estão dinamizadas por uma Estrutura de Gestão e Coordenação, composta por dois Técnicos e liderada pelo Gestor de Projecto.

A Universidade de Aveiro, na sua qualidade de associado da AveiroDOMUS, decidiu criar uma estrutura interna para dinamizar a comunidade universitária com vista à sua participação no Projecto “Casa do Futuro” e, de forma geral, no programa “Casa do Futuro”. Esta estrutura foi congeminada para funcionar nos moldes de um projecto de investigação designado por “UA na Casa do Futuro” (UA CdF) que contempla uma Equipa de Gestão e Coordenação, composta por duas Assistentes de Investigação e liderada por um Director de Projecto, e um órgão consultivo que apoia a Equipa de Gestão e Coordenação na definição da sua estratégia, denominado por Plenário de Coordenação e Acompanhamento.

Na altura de realização do estudo, o projecto “Casa do Futuro” ainda não tinha arrancado formalmente e tinham sido desenvolvidas actividades de dinamização dos processos de desenvolvimento de novos produtos e de identificação dos melhores mecanismos de trabalho em cooperação, em ambiente multidisciplinar, entre os vários actores envolvidos na iniciativa “Casa do Futuro”, tanto do lado da Universidade de Aveiro, como do lado dos outros associados da AveiroDOMUS.

No que respeita os Sistemas de Informação de apoio a estas actividades, o projecto de investigação da universidade desenvolveu um sistema de apoio às actividades diárias, que utiliza regularmente, enquanto a equipa da AveiroDOMUS não tem um sistema de informação próprio.

Objectivo:

Desenvolver os Sistemas de Informação de apoio ao projecto “UA CdF” e “Casa do Futuro”, de forma separada e assegurando a integração das actividades desenvolvidas em conjunto.

Participantes (unidade de análise):

Devido ao estado actual de desenvolvimento do projecto “Casa do Futuro”, foram escolhidos participantes cujas actividades já funcionam de forma relativamente consolidada. Estes são os seguintes:

• Do lado da AveiroDOMUS: os dois Técnicos.

• Do lado do projecto “UA CdF”: as duas Assistentes de Investigação e os Membros do Plenário de Coordenação e Acompanhamento.

• O Gestor de Projecto (AveiroDOMUS) e Director de Projecto (“UA CdF”), representados pela mesma pessoa. Estes serão designados daqui adiante por Gestor de Projecto.

Problemas com o Sistema de Informação existente que levaram à necessidade de congeminar um novo Sistema de Informação:

• Para o Sistema de Informação do projecto “UA CdF”: o processo de recuperação da informação

é ineficaz/inexistente; o Sistema de Informação não é suficientemente atraente para os utilizadores, que preferem recorrer às suas próprias ferramentas de registo e recuperação da informação em detrimento do Sistema de Informação do projecto; o Sistema de Informação tem uma capacidade ainda insuficiente de armazenagem da quantidade elevada de informação resultante da iniciativa “Casa do Futuro”.

• Para o Sistema de Informação do projecto “Casa do Futuro”/AveiroDOMUS: o Sistema de

DOSSIER DE PROJECTO

Oportunidades ainda não exploradas pelo Sistema de Informação existente e que poderiam ser abordadas pelo novo Sistema de Informação:

• Para o Sistema de Informação do projecto “UA CdF”: criar um Sistema de Informação flexível e descentralizado que agrada aos utilizadores e que fomenta o seu uso frequente e preferencial; criar um Sistema de Informação capaz de partilhar a grande quantidade de informação produzida pelo projecto, facilitando a sua recuperação.

• Para o Sistema de Informação do projecto “Casa do Futuro”/AveiroDOMUS: todas as

oportunidades acima mencionadas; criar uma estrutura própria para facilitar o registo e armazenagem da informação produzida pelo projecto “Casa do Futuro”.

Resultados esperados (o que se quer que o novo Sistema de Informação faça):

• Para os dois Sistemas de Informação: ter um Sistema de Informação capaz de produzir, com ajuda mínima da parte do utilizador, tudo que é output estereotipado; um Sistema de Informação que permitisse chegar com rapidez, eficiência e eficácia à informação procurada por cada utilizador, ou seja permitir encontrar rápida e exactamente a informação procurada, na quantidade desejada.

Plano de desenvolvimento do novo Sistema de Informação:

Tarefa Participantes Prazo

Preparação do material de apoio à reunião inicial com os participantes

Autora 2-11-04

Marcação da reunião inicial com os participantes Autora 2-11-04

Criação de um site Web que sirva de fonte de informação para os participantes no que respeita ao estado de desenvolvimento do projecto

Autora 7-11-04

Reunião inicial com os participantes Autora, Gestor de

Projecto, Técnicos, Assistentes de Investigação.

9-11-04

Discussão inicial com os participantes Autora, Membros do

Plenário 10-11-04

Análise do Sistema de Informação existente e preparação dos guiões de entrevista

Autora 10-11-04

Entrevistas individuais com cada participante, visando identificar: actividades, interacções. Informação/dados utilizados, problemas com o Sistema de Informação existente, aspectos que gostariam de melhorar Autora, Gestor de Projecto, Técnicos, Assistentes de Investigação, Membros do Plenário 15-11-04

Preparação de listas/diagramas de processos/dados/interacções do Sistema de Informação existente

Autora 20-11-04

Preparação da lista de objectivos de melhoria do sistema Autora 20-11-04

Actualização do site Autora 20-11-04

DOSSIER DE PROJECTO

Actualização do site Autora 23-11-04

Identificar as soluções técnicas disponíveis Autora 30-11-04

Decidir que soluções técnicas utilizar Autora 30-11-04

Modelação do novo sistema Autora 8-12-04

Actualização do site Autora 8-12-04

Uma vez estabelecido o âmbito do projecto, passou-se à divulgação do mesmo. Este exercício implicou uma reunião de arranque, com os participantes que mostraram disponibilidade para o encontro, e contactos telefónicos que visavam esclarecer os objectivos da iniciativa e marcar a entrevista, com os restantes participantes.

Paralelamente foi desenvolvido um site Web (Saur, 2004) que permitisse aos utilizadores acompanhar a evolução do projecto e que contém elementos relacionados com: o enquadramento do projecto; o dossier de projecto; a metodologia utilizada.