Fase 4: Identificação de pacotes comerciais de software

3. CASO DE ESTUDO

3.3. Aplicação da metodologia ao caso “Casa do Futuro”

3.3.4. Fase 4: Identificação de pacotes comerciais de software

O processo de identificação de pacotes comerciais de software baseou-se nos requisitos funcionais e não funcionais do novo sistema identificados na alínea 3.3.3.1 e na síntese referida na alínea anterior (ver 3.3.3.3).

Procurou-se identificar soluções fáceis de implementar nas plataformas tecnológicas da Universidade de Aveiro. Para apurar as principais características destas soluções recorreu-se às especificações do caderno de encargos para um sistema integrado de gestão documental ao nível da Universidade de Aveiro, realizado pelo Gabinete de Gestão da Informação da universidade (UNIVERSIDADE DE AVEIRO, 2004). Menciona- se, neste documento, que uma solução informática apropriada para a Universidade de Aveiro deve ser baseada em plataformas tipo Windows, assegurar integração com SQL Server ou com Oracle, e ainda com o IIS e o servidor de correio electrónico (Communigate), deve permitir a autenticação via Active Directory e possibilitar o “single sign-on” dos utilizadores (Ibid.). Realça-se, contudo, que estes requisitos se aplicam a um sistema de gestão documental que contempla um universo de utilizadores muito mais alargado do que no caso de estudo analisado na presente dissertação. No caso do sistema InfoCdF, estes requisitos serão considerados desejáveis, mas não obrigatórios. O processo de identificação de pacotes comerciais passou essencialmente por pesquisas na Internet e consulta de bases de dados (Washington Technology) e directórios especializados disponíveis nos principais motores de busca (Google, Altavista etc.). Uma fonte particularmente útil foi Tate (2004), que congrega uma vasta panóplia de software para a investigação incluindo software para a gestão, recuperação, análise da informação e apresentação dos resultados da investigação. Apresentam-se, de seguida, as soluções identificadas para cada um dos módulos do InfoCdF.

Para o módulo de Encontros foi encontrado um conjunto de softwares comerciais que focam essencialmente na gestão de agendas e reuniões ou versões mais avançadas que focam na gestão de projectos. Apresentam-se, de seguida, os mais relevantes.

• EPIWare (EPIWARE, 2004) permite marcar reuniões de grupo e outros eventos, partilhar contactos, realizar discussões electrónicas de grupo (tipo fórum) e ainda distribuir responsabilidades e visualizar o plano de actividades. Possibilita a fácil identificação dos utilizadores.

possibilita a recolha de contributos dos outros participantes em espaços partilhados, especialmente criados para o efeito. Permite ainda registar e receber informação por correio electrónico e possibilita a fácil identificação dos utilizadores. Permite criar ciclos de revisão e gerir versões de documentos com facilidade.

• SiteScape Forum (SITESCAPE, 2004) permite, combinando um espaço pessoal por cada utilizador com acesso a espaços públicos, partilhados, gerir as tarefas e visualizar o plano utilizando várias vistas (pormenorizada ou geral), registar, monitorizar e gerir decisões tomadas no âmbito de um dado projecto e responsáveis por cada acção ou tarefa, marcar reuniões e criar/participar em espaços de discussão electrónicas que permitem partilhar documentos, rever, editar etc. e ainda armazená-los. Permite aceder aos documentos relativos a uma dada tarefa/acção através de um sítio Web, armazenando-os num repositório único e assegurando acesso e distribuição centralizados, que permite enviar alertas aos participantes, indicando estado de execução de tarefas e acções e que assegura ainda que se guarda o contexto e o histórico das decisões tomadas sobre um certo tópico/tema. Permite ainda receber informação por correio electrónico e possibilita a fácil identificação dos utilizadores. Permite sincronização com o Outlook. Permite criar ciclos de revisão e gerir versões de documentos com facilidade.

Para o módulo de Distribuição de informação foi encontrado um conjunto de softwares comerciais que focam essencialmente na gestão documental e na distribuição eficaz da informação. Apresentam-se, de seguida, os mais relevantes.

• FileNet P8 (FILENET CORPORATION, 2003) permite criar, armazenar e publicar documentos, facilita a sua revisão, recorre a um sistema de classificação automática baseado no conteúdo, mas permite também classificações próprias do utilizador. Permite ainda recuperar a informação armazenada através de ferramentas de pesquisa diversificadas, cuja utilização pode ser automatizada. Permite criar ciclos de revisão e gerir versões de documentos com facilidade. • Formscape V3 (FORMSCAPE GROUP, 2004) permite registar, armazenar,

indexar e recuperar documentos através de uma interface Web e também distribuir informação de forma segura e fiável recorrendo ao e-mail, fax, impressoras partilhadas, etc. Permite verificar e aprovar a distribuição de documentos antes da sua distribuição.

• Fortis (WESTBROOK, 2004) permite criar, armazenar, indexar, anotar, recuperar e editar documentos através de uma interface Web personalizável. Permite ainda automatizar a distribuição de documentos entre vários colaboradores e está integrado com as aplicações do Office. Permite verificar e aprovar a distribuição de documentos antes da sua distribuição.

• Saperion (SAPERION, 2004) permite recolher, distribuir, armazenar e recuperar informação estruturada e não estruturada, simplificando e automatizando os processos que lidam com informação. O programa permite apresentar os documentos recorrendo a uma interface única, baseada na Web. Permite verificar e aprovar a distribuição de documentos antes da sua distribuição. Permite criar ciclos de revisão e gerir versões de documentos com facilidade.

Para o módulo de Planeamento/monitorização das actividades e dinâmica do projecto foram encontrados vários softwares comerciais que lidam com gestão de projectos. Apresentam-se, de seguida, os mais relevantes.

• OpenBox Project Management (OPENBOX, 2004) permite monitorizar e organizar tarefas e recursos necessários para um certo projecto com vista a respeitar os prazos estabelecidos. Proporciona acesso ao estado de desenvolvimento do projecto a todos os participantes/colaboradores interessados, permitindo visualizar os prazos e os custos associados a cada projecto. Permite ainda a fácil criação de novos projectos e tarefas, o planeamento de actividades, a monitorização de planos e a criação de pontos de situação, pelos próprios participantes. Permite sincronização com o Outlook.

• SharePoint Services (MICROSOFT, 2004) permite, no seu módulo de eventos, criar reuniões, anexar documentos, estabelecer objectivos, criar agenda, identificar participantes e enviar-lhes convites de participação na reunião, apresentando o estado das confirmações para uma dada reunião enquanto possibilita a recolha de contributos dos outros participantes em espaços partilhados, especialmente criados para o efeito. Permite ainda registar e receber informação por correio electrónico e possibilita a fácil identificação dos utilizadores. Permite criar ciclos de revisão e gerir versões de documentos com facilidade.

Para o módulo de Newsletter foram encontradas várias soluções de empresas que apoiam a criação e distribuição de material promocional contra um custo mensal. A autora concluiu que este tipo de solução era demasiado complexa para o que se pretende no caso do InfoCdF. Encontrou-se um software comercial que permite preparar e publicar documentos, inclusive Newsletters, em formato de livros electrónicos e facilita a sua publicação em formato HTML. Este software é intitulado Desktop Author! (DNAML, 2003) e tem a característica singular de permitir dar a página do livro electrónico, a leitura do mesmo aproximando-se muito da sensação que se tem aquando da leitura de um livro clássico, em papel. Contudo, a sua utilização implica problemas de distribuição da Newsletter, porque o livro electrónico é enviado num ficheiro executável que é bloqueado pelo Microsoft Outlook 2002 e superior.

Concluiu-se que para a recolha de contributos dos participantes podia recorrer-se a uma bases de dados com interface Web ou a uma solução tipo SiteScape Forum (SITESCAPE, 2004) que permite a submissão de documentos através de fóruns

electrónicos dedicados. Para a preparação e revisão da Newsletter podia utilizar-se a solução escolhida para o módulo Outros documentos, enquanto para a distribuição da Newsletter podia recorrer-se à solução seleccionada para o módulo de Distribuição de informação.

Para o módulo de Consultas para a adjudicação dos sub-projectos foram encontrados softwares comerciais que facilitam a submissão electrónica de documentos científicos, designadamente artigos e comunicações. Algumas destas soluções permitem responder aos requisitos identificados para o InfoCdF; contudo, a sua adaptação à submissão de consultas, um processo que somente decorrerá uma dúzia de vezes, não justifica o esforço e o custo associado. A autora considera que podia recorrer-se a uma base de dados com interface Web para a recolha de contributos, à solução seleccionada para o módulo de Outros documentos para a revisão e avaliação das propostas e ao software de publicação utilizado para o módulo de Newsletter para a publicação e divulgação dos resultados finais.

Para o módulo de Artigos foram encontrados essencialmente softwares de gestão de referências/bibliografias, que incorporam nalguns casos funcionalidades que permitem tomar, armazenar e recuperar notas de natureza diversa. Apresentam-se, de seguida, os softwares mais relevantes:

• Biblioscape (CG INFORMATION, 2004) permite armazenar referências bibliográficas e também itens de informação de natureza extremamente diversa enquanto se utiliza o Word. Permite ainda pesquisar bibliotecas e bases de dados científicas disponíveis na Internet, organizar a informação de forma personalizada, adicionar citações e listas bibliográficas a um documento científico. Um dos módulos deste software, o BiblioWeb, permite a partilha e manutenção de uma base de dados de referências bibliográficas através de uma interface Web.

• Citation (OBERON, 2004) permite criar e organizar apontamentos (itens de informação científica) com palavras-chave e referências bibliográficas, funcionando a partir do Word. Permite recuperar facilmente os apontamentos sobre um certo tópico e facilita as citações e a criação das listas bibliográficas é automática.

• EndNote (ENDNOTE, 2004) permite registar e recuperar rapidamente referências bibliográficas que podem ser associadas a palavras-chave ou temas de interesse. Permite exportar referências em formato texto ou HTML. A utilização integrada com o Word permite citar enquanto se escreve, gerando automaticamente a lista bibliográfica. Permite alterar facilmente o formato das citações e das bibliografias, beneficiando de um leque alargado de modelos. Permite ainda a importação de referências das bases de dados mais conhecidas (ex. Kluwer, IEEE) disponíveis na Internet. Não permite, contudo, a gestão de itens de informação científica vária que não referências.

• InfoHandler (MDE, 2004) permite registar e organizar os itens de informação científica e os contactos, permite recuperar facilmente os documentos armazenados e ainda possibilita a manutenção de uma lista de tarefas com avisos de aproximação dos prazos. Uma funcionalidade interessante é a capacidade de classificação automática e manual dos vários itens de informação e a flexibilidade das ferramentas de pesquisa e recuperação de informação, integradas com possibilidade de drag-and-drop e plataformas multi-utilizadores.

• Knoesis Index Card Lite (KNOESIS, 2004) permite criar e organizar itens de informação científica que podem ser associados a um ou vários temas ou palavras-chave, assegurando a fácil recuperação dos itens de interesse. Os itens

podem ser exportados em formato texto e também podem ser criadas listas de referências bibliográficas.

Os softwares relativos à componente de gestão documental (registo de objectivos e estrutura do artigo, consulta e revisão dos artigos, gestão dos comentários, armazenagem e consequente recuperação dos artigos) serão apresentados de seguida, no módulo de Outros documentos.

Para o módulo de Outros documentos foram encontrados softwares de gestão documental, que abrangem também a distribuição (routing) dos documentos entre os vários colaboradores e oferecem pontualmente soluções de colaboração (groupware). Apresentam-se, de seguida, os mais relevantes:

• ADM3 (ADM, 2003) permite recolher informação disponível na Internet, registar os resultados de sessões de brainstorming e organizar os itens de informação hierarquicamente. Possibilita ainda a organização da informação existente num certo sítio (ex. um computador pessoal) de forma personalizada, com ajuda de atalhos, ligações, vistas personalizadas. As aplicações do Office podem ser utilizadas directamente através do ADM3. Uma funcionalidade interessante é a possibilidade de fazer referências cruzadas entre informações, documentos, ficheiros, projectos etc. de uma forma fácil e intuitiva.

• Brain EKP (THEBRAIN TECHNOLOGY CORPORATION, 2004) permite a integração de um leque alargado de documentos, criados em aplicações diversas, assegurando um acesso centralizado através da mesma interface e ligando documentos de aplicações distintas. Possibilita ainda a colaboração através da mesma aplicação que serve para criar e aceder à informação. Ajuda à criação de uma imagem completa e interligada de toda a informação armazenada, recorrendo a uma interface visual baseada em mapas conceptuais simplificados. Uma funcionalidade interessante é a possibilidade de navegação fácil entre vários documentos interligados e de criar novos documentos e novas ligações à medida que se navega.

• D3E (SOURCEFORGE, 2004) é um software de discussão colaborativa de documentos, que permite criar ligações entre as várias secções de um documento, verificar citações e notas de rodapé e, mais interessante, permite criar um espaço de discussão para criticar os documentos analisados e trocar opiniões com os outros participantes.

indexar e recuperar documentos através de uma interface Web e também distribuir informação de forma segura e fiável recorrendo ao e-mail, fax, impressoras partilhadas etc.

das ferramentas de pesquisa e recuperação de informação, integradas com possibilidade de drag-and-drop e plataformas multi-utilizadores.

• Saperion (SAPERION, 2004) permite recolher, distribuir, armazenar e recuperar informação estruturada e não estruturada, simplificando e automatizando os processos que lidam com informação. O programa permite apresentar os documentos recorrendo a uma interface única, baseada na Web. Permite criar ciclos de revisão e gerir versões de documentos com facilidade.

Para o módulo de Partilha de conhecimento e resolução conjunta de problemas atípicos foi encontrado um conjunto de softwares comerciais que focam essencialmente na discussão em ambiente electrónico e em soluções de colaboração (groupware). Apresentam-se, de seguida, os mais relevantes:

• Compendium (COMPENDIUM INSTITUTE, 2004) facilita o processo de brainstorming colaborativo durante reuniões electrónicas, permitindo a que os participantes coloquem e respondam a questões, explorem alternativas e analisem argumentos pró e contra. Assegura ainda que se regista e disponibiliza

aos participantes o conteúdo das discussões, por cada encontro, criando uma memória colectiva.

De notar que, no caso dos módulos de Parcerias, Questões administrativas, Entrevistas, Associados e Participantes no projecto as pesquisas efectuadas apontaram soluções demasiado complexas e muito caras, designadamente soluções contabilísticas ou de CRM (Customer Relationship Management). Estes módulos são utilizados essencialmente pelas Equipas de Coordenação e Gestão dos dois projectos e pelo Gestor de Projecto, e apresentam um grau de multidisciplinaridade reduzido. Acrescido o facto de que os requisitos destes módulos são facilmente satisfeitos pela criação de bases de dados específicas eventualmente com uma interface que permita a utilização através de um browser, não necessitando de demasiada flexibilidade, a autora considera que não se justifica o investimento numa solução comercial. Contudo, os módulos podem proporcionar informação e facilitar a sua partilha com uma solução tipo SharePoint Services (MICROSOFT, 2004). No caso particular do módulo de Participantes no projecto a gestão dos contactos pode ser feita em SharePoint Services

No documento Gestão de informação e conhecimento - caso específico de um projecto de inovação e I&D multidisciplinar (páginas 109-115)