Fase do delineamento preliminar

Nesta fase, primeiramente, delineiam-se as ações necessárias para implementar as bar- reiras. As ações, juntamente com as barreiras, que resultarem em mudanças nas instalações e na estrutura organizacional devem estar discriminadas nos planos de ação, enquanto as que im- plicarem a implementação de procedimentos devem ser consideradas na elaboração dos planos de aceitação (monitoramento & controle; resposta emergencial; operação alternativa; e retorno). Por fim, as relativas à capacitação dos colaboradores e à divulgação para as partes envolvidas devem estar apresentadas no plano de comunicação. Assim, tem-se, como saída da fase prelimi- nar, os planos de ação, de aceitação, de comunicação e de crise, como ilustrado no Quadro 5.6 e Figura 5.11.

No delineamento preliminar, faz-se um esboço dos planos (que é a elaboração dos planos preliminares). Detalha-se o suficiente para evidenciar o que será necessário para colocá-los em operação. A Figura 2.6 ilustra os quatro planos de aceitação ao longo dos estados de operação de um sistema, para o caso de ativação do plano de operação alternativa.

No plano de monitoramento & controle, incluem-se as barreiras para manter a condição perigosa dentro de limites aceitáveis, além de monitorar a situação a fim de prever a ocorrência do incidente.

O conceito de controle está relacionado com a execução de quatro fases (LEME, 1967): con- siderar o que foi planejado (condição esperada); considerar o que ocorreu (condição avaliada); confrontar o planejado com o ocorrido; e tomar providências quando necessário (ações para

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Quadro 5.6: Entradas, processos, técnicas & ferramentas e saídas para a fase de delineamento preliminar

Entradas Processos Técnicas & ferramentas Saídas

 Conhecimento estruturado: ◊ Detalhamento da caracterização do sistema. ◊ Delineados dos cenários dos riscos  Barreiras priorizadas e classificadas.  Objetivos frente aos riscos  Delineamento das

ações necessárias para implementação das barreiras.

 Elaboração dos planos preliminares.  Estimativa do esforço necessário para a implementação dos planos.  Análise custo-risco- benefício.  Elaboração do planejamento de implementação.  Fluxogramas.  Mapas de processo.  Mapas mentais.  Questionários.  FMEA / FMECA.  CNEA.  Redes bayesianas.  Planos preliminares de ação.  Planos preliminares de aceitação: ◊ Planos de monitoramento & controle. ◊ Planos de ações emergenciais. ◊ Planos de operações alternativas. ◊ Planos de retorno.  Planos preliminares de comunicação.

 Plano preliminar de gestão de crises.

prevenir que se desencadeie o incidente).

Assim, o plano de monitoramento & controle é um conjunto de procedimentos – se possível vinculados a procedimentos operacionais – que visa avaliar a condição atual para, caso exista algum desvio, tomar medidas, a fim de retornar à condição de normalidade.

Infelizmente a ação corretiva nem sempre será possível – ou, quando possível, nem sempre será eficaz –; assim, cabe especificar no plano quando considerar que a situação é emergencial. Fazem parte de um plano de monitoramento & controle as ações como: acompanhamento das condições meteorológicas, avaliação da pressão de um tanque (e sua correção, caso esteja fora da faixa de segurança), controle de acesso (físico ou por software), etc.

O plano de resposta emergencial procura impor barreiras para que o incidente aconteça em menor proporção. Por isso, é também denominado plano de mitigação (SALDANHA, 2000).

O plano é um conjunto de ações que tem como objetivo minimizar o impacto nas pessoas, no meio ambiente, no patrimônio e nas funções vitais de uma organização ocasionado por um incidente previsto.

Exemplos típicos de planos de resposta emergencial são: planos de evacuação do prédio; combate a princípio de incêndio (brigada de incêndio); primeiros socorros; desligamento emer- gencial; etc.

O plano de operação alternativa (ou operação interina) deve ser elaborado para cada in- cidente estudado, visando estabelecer formas alternativas de se executar os processos críticos,

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mesmo que com alguma degradação de desempenho.

Fazem parte do plano de operação alternativa tarefas como, por exemplo: condições para o seu acionamento; definição da equipe e responsabilidades; aquisições necessárias; transporte e logística; estimativa de custos; procedimentos; etc.

Observe-se que, por se tratar de uma alternativa para os processos críticos, o plano deve ser executado por uma equipe especialmente definida para operação nesta condição.

O plano de retorno traz as atividades relativas ao restabelecimento das condições normais de operação.

Assim como o plano de operação alternativa, ele deve ser elaborado para cada incidente e, de maneira análoga, definir: condições para o retorno à operação normal; definição da equipe e responsabilidades; transporte e logística; etc.

No que se refere ao plano de ação, é importante que se especifiquem os produtos e serviços a serem adquiridos – isto inclui consultorias e apólice de seguros. Assim, podem-se levantar os custos envolvidos em cada ação.

É importante destacar que o plano de ações deve contemplar a inclusão do sistema de ge- renciamento de riscos na organização – uma vez implementado, o sistema permeia a estrutura organizacional. Assim, devem-se atualizar as atribuições dos colaboradores, além de revisar a estrutura organizacional, por exemplo, no caso de se optar por implementar funções dedicadas ao gerenciamento dos riscos.

O plano de comunicação deve contemplar o planejamento da capacitação dos colaboradores e a divulgação para as partes envolvidas.

Quanto à capacitação, destaca-se a necessidade de se construir uma cultura de gestão dos riscos, que deve abranger toda a organização, pois ela é crucial para o sucesso do sistema de gerenciamento de risco.

O pessoal sem uma responsabilidade específica na gestão dos riscos pode se ater somente à conscientização ou a um nível de proficiência pré-estabelecido de como proceder nas tarefas gerais da organização. Já os participantes devem receber capacitação estruturada que garanta as habilidades, a competência (colocando em prática os planos) e o conhecimento necessário.

Assim os planos de comunicação devem abranger tanto treinamento teórico como prático – objetivando alcançar a condição de se executar os planos de maneira automática, “sem ter que pensar”.

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É comum existir um relacionamento das ações dos planos de aceitação com outras instituições, como Defesa Civil, Corpo de Bombeiros, assistências técnicas, etc. Assim, é necessário elabo- rar planos de comunicação para definir como será esta interação e manter as partes envolvidas atentas.

A comunicação com outras instituições também contempla a companhia seguradora. É interessante que se faça um plano para acionamento da apólice, descrevendo como fazer, quem contactar, as informações e documentos necessários, etc.

Fazem parte dos planos de comunicação informações como, por exemplo, periodicidade de execução da capacitação; tipo de capacitação (teste de mesa, simulação do uso dos planos, etc.); conjunto de instruções para execução do plano; responsável pelo plano de capacitação; quem deve ser submetido à capacitação; etc.

Por fim, destaca-se a elaboração do plano de gerenciamento de crise para a organização. Este plano visa fornecer, aos gestores, um conjunto de informações e recursos que podem ser úteis no momento da crise, além de um planejamento de como tratar a mídia.

Ele contempla todo tipo de crises, tais como:

• crises resultantes de incidentes que não foram previstos;

• crises com proporções além do escopo do sistema de gerenciamento de risco; • uma exposição negativa na mídia causada por um incidente.

O passo seguinte é estimar qual o esforço necessário para implementação dos planos. Para tanto, deve-se levar em consideração não apenas o custo, mas também o tempo necessário; a disponibilidade de recursos internos da organização e que devam ser adquiridos; etc. Destaca- se, ainda, que se devem avaliar os esforços referentes à manutenção da estrutura e à capacitação referente aos riscos.

Nesta fase, é necessário fazer um orçamento pormenorizado, pois será com base nestes valores que será planejada a implementação. De fato, deve-se fazer uma avaliação de custo- risco-benefício, a fim de priorizar as medidas de tratamento a serem implementadas, e, eventu- almente, descartar as não justificadas.

Essa avaliação deve ser baseada nos critérios de aceitação definidos na fase informacional. A ideia é confrontar os benefícios e a redução do risco com os custos das medidas – a fim de verificar se elas são justificáveis e priorizá-las. Por exemplo, uma possível medida para alcançar o MTO relativo ao fornecimento de energia elétrica é a aquisição de grupos geradores diesel. Adicionalmente, pode-se operá-los no “horário de pico”, quando a energia elétrica é mais cara, e, assim, obter um benefício – que é a redução das despesas. No entanto, esta medida também

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pode introduzir novos riscos, que também devem ser avaliados.

Por fim, elabora-se o planejamento de implementação. Uma vez que as ações estão prio- rizadas, pode-se fazer o planejamento para implementá-las. Infelizmente, na maioria das vezes, a organização não dispõe de recursos para implementar todos os planos de imediato. Assim, no plano de ação, planeja-se quando e como cada ação será implementada.