Fatores críticos de Sucesso

O processo de implantação como esperado causou descontentamento em alguns Gerentes que tiverem suas áreas de conforto alteradas.

Os principais fatores críticos para o sucesso da implantação do PMO foram os seguintes:

a) Suporte permanente da alta direção da empresa. Mesmo no início das atividades do PMO, quando houveram reclamações das mais variadas dos Gerentes de Projetos sobre sua forma de atuação, a direção da empresa manteve seu posicionamento de apoio ao

escritório de projetos. Este apoio consolidou a posição do PMO dentro da empresa e permitiu seu crescimento.

b) Definição clara e bem divulgada do escopo de atuação do PMO. Antes de ser divulgado oficialmente para empresa, o PMO foi estruturado e regrado formalmente, com detalhamento de suas regras, diretrizes, objetivos e responsabilidades. Esta documentação foi distribuída e explicada ao time de gerentes para então se iniciarem as atividades do escritório.

c) Atitude ponderada do PMO, flexibilizando ou fixando sua posição nos processos em que está envolvido mantendo o alinhamento com os objetivos estratégicos da organização. A capacidade de adaptação do escritório à realidade dos projetos foi determinante. As regras estabelecidas foram flexibilizadas em alguns casos, quando se mostraram ineficazes ou prejudiciais à condução do projeto. Em outros casos, projetos não foram iniciados por não estarem adaptados aos regramentos do escritório.

d) Revisão periódica das definições com vistas a garantir o funcionamento e harmonia do modelo de operação como um todo. Como consequência de uma atitude ponderada, quando o PMO evitou a posição de “Dono da Verdade”, houve diversos pontos de ajuste principalmente nas normas de acompanhamento dos projetos. Algumas das normas propostas se mostraram ineficazes na aplicação práticas e foram adaptadas ou removidas. Houve uma preocupação no sentido de evitar a burocratização desnecessária e consequente retardo no tempo dos negócios da empresa.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Neste Trabalho foram apresentadas as razões que levaram a implantação do escritório de projetos da área de TI em uma Empresa de Telecomunicações, além de detalhado o procedimento adotado e consequências da existência de tal estrutura na organização.

Atendendo aos objetivos específicos propostos para o Trabalho, foram identificadas e comentadas no capítulo quatro as motivações que levaram a constituição do escritório de gerenciamento de projetos:

a) Melhorar o índice de sucesso em seus projetos;

b) Aumentar a satisfação dos clientes por meio da melhoria na qualidade dos serviços entregue;

c) Aumentar a rentabilidade dos projetos; d) Monitoramento da carteira de projetos.

Com base no estudo do caso e análise do referencial teórico foi apresentada uma relação de fatores críticos a um projeto de implementação de PMO, que são resumidamente:

a) Suporte permanente da alta direção da empresa;

b) Definição clara e bem divulgada do escopo de atuação do PMO; c) Atitude ponderada e flexível do PMO;

d) Melhoria continuada, revisão periódica das definições.

Desta forma ressalta-se como contribuição do Trabalho, que o referencial teórico analisou o processo de implantação do PMO da área de TI traçando um paralelo entre as ideias dos principais autores e a sua aplicação prática. Uma característica importante desta monografia que merece destaque é a aplicação prática de seus resultados na evolução do modelo de escritório de projetos da área de TI numa empresa de Telecomunicações estudada. Como descrito no decorrer do Trabalho, várias ações de melhoria na operação do PMO estão sendo tomadas na empresa, muitas destas ocorrem em função dos resultados.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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YIN, Robert K. Estudo de Caso: Planejamento e Métodos. 2.ed. Porto Alegre : Bookman, 2001.

REFERÊNCIAS ELETRÔNICAS:

www.mundopm.com.br Assunto: Revista Digital / Edições anteriores / PMO ;Acessado em: Março / Abril - 2007

Tabela 5: Questionário com legenda de grau de concordância Nome:

ata: Instruções de

Preenchimento:

Classifique as afirmações conforme seu grau de concordância segundo a legenda ao lado. Muito Baixo Baixo Médio Alto Muito Alto 1. A capacidade de gestão de projetos é fundamental para empresa. 2. A gestão de projetos é formal na empresa.

3. O PMO ajuda a assegurar a entrega dos projetos.

4. A estrutura do PMO é adequada às necessidades da empresa. 5. A existência de uma metodologia de gestão ajuda a assegurar a entrega dos projetos dentro dos prazos, custos e qualidade esperados.

6. Os projetos estão alinhados a Metodologia da empresa.

7. Todos os projetos têm WBS e cronogramas bem definidos e acompanhados.

8. O GP tem suporte do PMO.

9. O GP é reconhecido como “Dono” do projeto, tendo autonomia para tomada de decisões e sendo responsável pelo seu resultado.

10. O GP tem apoio para o planejamento e execução dos projetos. 11. O PMO incentiva a capacitação dos GPs.

12. O PMO onera os projetos.

13. O GP tem sua autonomia tolhida pelo PMO.

14. As diretrizes, funções e atividades do PMO são bem conhecidas pelos GPs.

Responda as questões a seguir:

1. Quais as três funções mais importantes do PMO?

2. Como o PMO influencia nas atividades dos Gerentes de Projeto? 3. Quais os benefícios obtidos com o PMO?

Anexo II