Folha de Pagamento

As empresas que admitirem empregados serão obrigadas, conforme determina o art. 225 do Decreto nº 3.048, de 06 de maio de 1999, a “preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento”.

A folha de pagamento dos funcionários poderá ser elaborada de forma manual, mecânica ou eletrônica, sendo que a sua elaboração se dará mensalmente, pois conforme orienta Meneses; Cerqueira (2009, p.5) “pelo princípio contábil da competência, a folha de pagamento deve ser contabilizada no mês de ocorrência do fator gerador, mesmo que o pagamento dos salários seja realizado no mês seguinte ...”.

A estrutura da folha de pagamento se compõem em duas partes principais, as quais compreendem as vantagens ou proventos e os descontos. Essas partes serão compostas de uma

série de elementos que os empregados terão a receber ou a descontar, os quais podem compreender, conforme destaca Meneses; Cerqueira (2009, p.5)

Vantagens ou proventos: salário, gratificações, comissões, horas extras, adicional de periculosidade, adicional de insalubridade, adicional noturno, férias, 13º salário, salário - maternidade, salário - família, diárias para viagem e ajuda de custo; Descontos: adiantamentos, faltas injustificadas e atrasos, contribuição previdenciária, contribuição sindical (uma vez ao ano), imposto de renda retido na fonte, vale - transporte, pensão alimentícia, empréstimos, adiantamento da 1ª parcela do 13º salário e plano de benefícios sociais (assistência médica, previdência privada, etc).

Na folha de pagamento, ainda deverá constar o nome dos empregados, o nome e o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) da empresa, o mês a que se refere o pagamento, o valor bruto total da folha, os descontos, o total líquido a ser recebido pelos empregados, os encargos patronais do fundo de garantia por tempo de serviço (FGTS), e do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), as contribuições para terceiros, o seguro de acidente de trabalho e o total dos encargos da folha de pagamento (MENESES; CERQUEIRA, 2009).

Ao realizar a auditoria, o auditor deverá analisar se a folha de pagamento está sendo elaborada de forma correta, sem nenhum erro para mais ou para menos em seus cálculos, se a folha está completa, constando todos os itens necessários ao bom entendimento e reconhecimento da mesma, se na folha estão constando todos os proventos e descontos que os funcionários efetivamente estão recebendo e descontando e se a elaboração da folha de pagamento está sendo efetuada dentro dos prazos previstos em lei, obedecendo assim, ao princípio da competência.

 Salários - Compreendem a remuneração que o empregador deverá pagar ao seu empregado como compensação aos serviços por ele prestados à empresa. O salário deverá estar devidamente acordado em contrato de trabalho, não sendo permitido pagamento inferior ao salário mínimo instituído pelo governo federal ou ao piso salarial regional instituído pelo Estado, para os empregados que executem suas atividades em horário regular da empresa, bem como, não é permitido a redução do salário firmado em contrato, a menos que esteja disposto em acordo ou convenção coletiva de trabalho (ROCHA, 2012).

O salário, por sua vez, não compreende apenas a importância estipulada em contrato, devendo a este valor, conforme determina o parágrafo 1º do art. 457 da CLT, ser agregado, as comissões, as percentagens, as gratificações ajustadas, as diárias para viagens superiores a 50% do salário percebido pelo empregado e os abonos pagos pelo empregador.

Conforme determina o art. 458 da CLT o salário abrangerá, além do pagamento em dinheiro, a alimentação, a habitação, o vestuário ou qualquer outra prestação in natura que o empregador fornecer frequentemente ao seu empregado. Segundo afirma Rocha (2012) é obrigatório no mínimo, o pagamento de 30% do salário em dinheiro, sendo permitido até 70% do salário ser pago em utilidades.

O pagamento do salário, segundo afirma o art. 459 da CLT, não deverá ser estipulado para um período superior a um mês, seja qual for a modalidade do trabalho do empregado, sendo que, quando o pagamento se der por mês, este deverá ser efetuado, até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido.

O salário deverá ser pago em dia útil e no local de trabalho do empregado, devendo ser efetuado dentro do horário de trabalho ou imediatamente após este, por meio de recibo assinado pelo empregado, salvo se efetuado em conta bancária, o qual será comprovado mediante comprovante de depósito bancário (art. 464 e art. 465 da CLT).

O auditor, ao realizar a auditoria, deverá analisar em relação aos salários, se os mesmos estão em conformidade com a legislação, obedecendo ao salário mínimo ou ao piso regional de trabalho estipulado, se o mesmo está sendo pago até a data limite estipulada na legislação e se a empresa possui os comprovantes de pagamento devidamente assinados pelos funcionários.

 Adicional de insalubridade - É devido a todos os empregados que exerçam as suas atividades de trabalho em condições insalubres, sendo estas, definidas como a exposição a agentes nocivos à saúde do empregado em limites superiores a tolerância fixada, decorrente da natureza e da intensidade dos agentes e do tempo de exposição aos seus efeitos (art. 189 da CLT).

Os agentes nocivos, que caracterizam as condições insalubres de trabalho, segundo esclarece Meneses; Cerqueira (2009) são classificados em físicos, químicos e biológicos e compreendem o ruído excessivo, a umidade, o calor, o frio, o odor de tintas e produtos químicos, a radioatividade, a poeira tóxica, as trepidações, entre outros agentes que venham a prejudicar a saúde do trabalhador.

O adicional de insalubridade, conforme determina o art. 192 da CLT, é classificado em insalubridade de grau máximo, insalubridade de grau médio e insalubridade de grau mínimo, sendo pago nas proporções de 40% para o grau máximo, 20% para o grau médio e 10% para o grau mínimo.

Segundo esclarece Meneses; Cerqueira (2009) os percentuais de insalubridade serão aplicados sobre o salário mínimo nacional instituído em lei, salvo se, a convenção coletiva de

trabalho da categoria ou outra norma fixar diferente base de cálculo, como o salário normativo ou piso da categoria, devendo sobre este ser calculado o adicional, uma vez que se torna mais vantajoso ao empregado.

O adicional de insalubridade deixará de ser devido, ou terá os seus percentuais reduzidos, no momento em que a empresa adotar medidas que conservem o ambiente de trabalho dos empregados dentro dos limites toleráveis e no momento em que a empresa disponibilizar aos seus empregados equipamentos de proteção individual que diminuirão a intensidade dos agentes nocivos à saúde do trabalhador.

A auditoria deverá avaliar se na empresa existem agentes nocivos à saúde do trabalhador, caso a mesma possua, o auditor deverá analisar se a empresa está pagando o devido adicional, se o mesmo está sendo pago no grau devido. O auditor ainda deverá analisar as convenções coletivas de trabalho e a legislação vigente, a respeito da base de cálculo a ser utilizada, bem como deverá sugerir a empresa que adote medidas que venham a reduzir ou a eliminar os agentes nocivos na empresa e assim reduzir ou eliminar o pagamento do adicional de insalubridade.

 Adicional de periculosidade - É devido aos trabalhadores que exercem atividades perigosas, sendo que estas compreendem o contato permanente com inflamáveis, explosivos, alta tensão ou radioativos, em condições de risco acentuado (art. 193 da CLT).

O empregado que trabalhar em condições perigosas, terá o direito ao recebimento de um adicional de 30% sobre o seu salário - base, não incidindo o percentual sobre as gratificações, os prêmios ou as participações nos lucros da empresa que o empregado tenha direito (Parágrafo 1º do art. 193 da CLT).

Conforme orienta Meneses; Cerqueira (2009) o adicional de periculosidade não será devido pelo empregador, quando este eliminar das atividades de sua empresa o risco à saúde e a integridade física do seu empregado, bem como, os funcionários que tenham direito a insalubridade e a periculosidade, deverão optar por apenas um dos dois adicionais, uma vez que, a lei permite o recebimento de apenas um dos dois adicionais.

O auditor deverá avaliar se os funcionários da empresa exercem atividades perigosas, sendo que, se as mesmas existirem na empresa, o auditor deverá checar se o adicional de periculosidade está sendo devidamente pago, devendo também verificar se um mesmo funcionário está recebendo ao mesmo tempo os adicionais de insalubridade e periculosidade, neste caso, o auditor deverá orientar a empresa para que o funcionário opte pelo recebimento de apenas um adicional, o que for mais vantajoso a ele.

 Adicional noturno - É devido aos trabalhadores urbanos e rurais que exercerem suas atividades no período noturno. Para os trabalhadores urbanos, será considerado como horário noturno, o período entre as vinte e duas horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte, sendo que, a hora de trabalho noturna para o trabalhador urbano terá duração de cinquenta e dois minutos e trinta segundos (Parágrafos 1º e 2º do art. 73 da CLT).

Conforme esclarece Rocha (2012) o horário noturno para os trabalhadores rurais compreenderá das vinte e uma horas de um dia às cinco horas do dia seguinte para o trabalhador rural que exerce suas atividades na lavoura e das vinte horas de um dia até as quatro horas do dia seguinte para os trabalhadores rurais que exerçam as suas atividades na pecuária.

O adicional noturno, conforme define o caput do art. 73 da CLT, corresponderá a um acréscimo de pelo menos 20% sobre a hora diurna do trabalhador urbano. Os trabalhadores rurais, por sua vez, segundo esclarece Rocha (2012) receberão um acréscimo de 25% sobre a sua hora diurna.

O auditor, ao realizar a auditoria no setor de recursos humanos da empresa deverá analisar se os funcionários exercem atividades em horário noturno, bem como, se os mesmos realizarem, o auditor deverá verificar se a empresa está observando a redução da hora noturna, se o pagamento do adicional está sendo realizado, devendo o auditor avaliar o percentual adotado para o adicional, respeitando a legislação e as respectivas convenções de trabalho, no qual deve ser adotado o que for mais vantajoso para o funcionário.

 Adicional por tempo de Serviço (ATS) - Também denominado de anuênio, triênio ou quinquênio corresponde a uma gratificação ao funcionário pelo seu tempo de serviço prestado a uma mesma empresa, sendo que, o percentual a ser pago sobre o salário do funcionário, bem como, a data de pagamento e a periodicidade do adicional serão determinados pelo Sindicato da categoria profissional (GUIA TRABALHISTA, 2010).

Os trabalhadores de entidades recreativas e culturais do Estado do Rio Grande do Sul, que por sua vez, sejam representados pelo Sindicato dos empregados em entidades culturais, recreativas, de assistência social, de orientação e formação profissional (SENALBA) receberão o adicional por tempo de serviço na proporção de 5% sobre o seu salário básico, a partir do momento em que o funcionário completar cinco anos de serviço na empresa, sendo permitido no máximo 35% de incidência sobre o salário (SENALBA, 2014).

O auditor, durante a execução da auditoria, deverá analisar o respectivo Sindicato da categoria profissional dos funcionários, devendo verificar se os mesmos possuem o direito ao

recebimento do ATS, bem como, se os mesmos possuírem, o auditor deverá analisar se o ATS está sendo pago, e se o cálculo está sendo efetuado corretamente.

 Horas extras - Compreendem o período em que o trabalhador exercer as suas atividades além do horário permitido na legislação vigente. Conforme determina o inciso XIII do art. 6º da CF a duração da jornada de trabalho não poderá ser superior a oito horas diárias e a quarenta e quatro horas semanais.

Em contrapartida, a CLT em seu art. 59 determina que a duração normal de trabalho poderá ser acrescida de duas horas, mediante acordo escrito entre empregado e empregador ou por meio de contrato coletivo de trabalho. O art. 61 da CLT ainda determina que havendo necessidade imprescindível poderá a jornada de trabalho exceder o limite convencionado.

Conforme esclarece Meneses; Cerqueira (2009) sobre as horas extras deverão incidir um percentual de 50% do valor da hora normal, por outro lado, para os trabalhos efetuados em domingos e feriados, o percentual a ser aplicado deve corresponder a 100% sobre a hora normal. Meneses; Cerqueira (2009, p.10) ainda salientam “que em determinadas categorias profissionais, os empregados recebem maiores percentuais sobre as horas extras, mediante acordos ou dissídios coletivos”.

A auditoria deverá analisar se os funcionários trabalham além da jornada de trabalho normal, por meio dos livros ou relógios pontos, sendo que, havendo trabalho em jornada superior à normal, o auditor deverá avaliar se as horas extras são realmente necessárias, se a empresa está pagando corretamente as mesmas, respeitando os percentuais estabelecidos na legislação ou em acordos coletivos de trabalho, bem como se o cálculo da hora extra está sendo efetuado corretamente.

 Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) - A contribuição para o INSS corresponde a uma contribuição obrigatória que os empregados deverão realizar com base em uma tabela de contribuição mensal, que será calculada sobre o salário de contribuição mensal dos empregados (GUIA TRABALHISTA, 2010).

O INSS será descontado todo mês dos empregados, sendo que o valor de desconto deverá constar na folha de pagamento dos mesmos. O empregador por sua vez, será o responsável por reter o valor de desconto de seus funcionários e posteriormente repassar a Previdência Social os devidos valores, bem como, a parte devida pela empresa, por meio da Guia da Previdência Social (GPS) (MENESES; CERQUEIRA, 2009).

O cálculo do desconto da contribuição ao INSS por parte do empregado terá por base a aplicação de uma alíquota sobre o salário de contribuição mensal do mesmo, a qual corresponde conforme discriminado no quadro a seguir.

Quadro 4 - Alíquotas para fins de recolhimento do INSS ano - calendário 2014

SALÁRIO DE CONTRIBUIÇÃO (R$) ALÍQUOTA PARA FINS DE RECOLHIMENTO DO INSS

Até 1.317,07 8%

De 1.317,08 até 2.195,12 9%

De 2.195,13 até 4.390,24 11%

Fonte - Portaria Interministerial MPS/ MF nº 19, de 10 de janeiro de 2014

A empresa, por sua vez, deverá realizar a contribuição à Previdência Social, conforme esclarece Meneses; Cerqueira (2009) na proporção de 20% sobre as remunerações pagas, devidas ou creditadas durante o mês aos seus empregados e a título de Seguro de Acidente de Trabalho (SAT), a mesma deverá contribuir nos percentuais de 1% para atividades de risco de grau leve, de 2% para atividades de risco de grau médio e de 3% para as atividades de risco de grau máximo, a ser calculado sobre o total das remunerações pagas aos empregados.

A empresa ainda deverá, segundo orienta Meneses; Cerqueira (2009) contribuir em um percentual de 5,8% sobre o total das remunerações pagas, para outras entidades ou terceiros, os quais compreendem salário educação, Serviço de Apoio as Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE), Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária (INCRA), Serviço Social da Indústria (SESI), Serviço Social do Comércio (SESC), Serviço Social do Transporte (SEST), Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI), Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (SENAC) e Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte (SENAT).

O auditor, ao aplicar a auditoria, deverá verificar, conforme orienta Teixeira (2014), se o percentual descontado do funcionário corresponde a alíquota definida na legislação, se a base de cálculo para a aplicação das alíquotas estão corretas, bem como, verificar se a empresa está repassando à Previdência os descontos retidos e a sua parcela de contribuição.

 Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) - Compreende um valor a ser retido do salário do empregado, à medida que o mesmo atingir certa faixa salarial, sendo efetuado pelo empregador quando do pagamento do salário ao empregado. Segundo esclarece a Receita Federal “estão sujeitos à incidência do imposto na fonte principalmente os rendimentos do

trabalho assalariado pagos por pessoas físicas ou jurídicas [...] a própria fonte pagadora tem o encargo de apurar a incidência, calcular e recolher o imposto em vez do beneficiário”.

Conforme orienta Meneses; Cerqueira (2009) a base de cálculo do imposto de renda é o total da remuneração mensal recebida pelo empregado, incluindo os salários, honorários, vantagens extraordinárias, abonos, gratificações, décimo terceiro salário, férias, entre outros rendimentos ganhos, do qual serão descontados as contribuições à Previdência Social e a dedução por dependentes, se o mesmo os tiver, sendo que o cálculo será efetuado mediante a aplicação das alíquotas do imposto de renda, as quais são discriminadas no quadro a seguir.

Quadro 5 - Alíquotas para fins de retenção do imposto de renda ano - calendário 2014

Base de Cálculo (R$) Alíquota (%) Parcela a Deduzir do IR (R$)

Até 1.787,77 - -

De 1.787,78 até 2.679,29 _{7,5 134,08}

De 2.679,30 até 3.572,43 _{15 335,03}

De 3.572,44 até 4.463,81 _{22,5 602,96}

Acima de 4.463,81 _{27,5 826,15}

Fonte - Lei nº 12.469, de 26 de agosto de 2011

Segundo orienta o art. 2º e o art. 3º da Lei nº 12.469, de 26 de agosto de 2011, o empregado que receber o seu salário, no ano de 2014, até o limite de R$ 1.787,77 será isento da retenção do imposto de renda, por outro lado, os empregados que receberem um valor superior ao limite de isenção e que por sua vez possuírem dependentes, poderão deduzir a quantia de R$ 179,71 por dependente, a partir do ano - calendário de 2014.

A auditoria deverá avaliar se os funcionários que possuem rendas superiores ao limite de isenção estão tendo o valor do imposto de renda retido pela empresa, bem como se este valor está sendo calculado corretamente, respeitando-se as deduções previstas e as alíquotas correspondentes e se o valor retido pela empresa de seus funcionários está sendo repassado corretamente a Receita Federal.

 Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) - Consiste em uma forma de proteção ao trabalhador que por ventura venha a ser demitido sem justa causa pelo seu empregador, no qual compreende a depósitos mensais efetuados em contas abertas na CEF em nome do empregado e vinculada ao contrato de trabalho (CAIXA ECONÔMICA FEDERAL).

Os depósitos ao FGTS possuem como principais objetivos, conforme salientam Meneses; Cerqueira (2009, p.42)

formar um fundo de indenizações trabalhistas; oferecer ao trabalhador, em troca da estabilidade no emprego, a possibilidade de formar um patrimônio; proporcionar ao trabalhador aumento de sua renda real, pela possibilidade de acesso à casa própria e; formar fundo de recursos para o financiamento de programa de habitação popular, saneamento básico e infra - estrutura urbana.

Conforme determina o art. 15 da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990, os empregadores serão obrigados a depositar até o dia sete de cada mês, em conta bancária vinculada, a importância de 8% sobre a remuneração paga ou devida no mês anterior ao trabalhador. Segundo esclarece Meneses; Cerqueira (2009) o recolhimento do FGTS se dará por meio da guia de recolhimento do FGTS (GFIP) e deverá ser efetuada a Caixa Econômica Federal.

Havendo demissão sem justa causa do empregado por parte do empregador, o mesmo deverá depositar uma multa rescisória de FGTS na importância de 50% do montante de todos os depósitos realizados na conta vinculada do empregado durante a vigência do seu contrato de trabalho, por outro lado, quando a demissão do empregado se der por justa causa, o mesmo perderá o direito a multa rescisória e não poderá sacar o saldo de FGTS (MENESES; CERQUEIRA, 2009).

O saldo do FGTS poderá ser sacado da conta vinculada, conforme esclarece Meneses; Cerqueira (2009) quando de moléstia grave, falecimento, aposentadoria do titular da conta do FGTS e para aquisição de moradia própria do sistema financeiro de habitação.

O auditor ao realizar a auditoria na empresa, deverá analisar se os cálculos referentes ao FGTS estão sendo efetuados corretamente, bem como, deverá verificar se a empresa está efetuando nos prazos previstos na lei os depósitos do FGTS nas contas vinculadas de seus funcionários.

 Décimo terceiro salário – Também denominado de gratificação natalina, se constitui em um direito do trabalhador constituído em lei, pois, conforme define o art. 7º, inciso VIII da CF, “são direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social: VIII - décimo terceiro salário com base na remuneração integral ou no valor da aposentadoria”.

A gratificação do décimo terceiro salário, segundo determina o Parágrafo único do art. 1º do Decreto nº 57.155, de 03 de novembro de 1965, corresponde “a 1/12 (um doze avos) da remuneração devida em dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente, sendo que a

fração igual ou superior a 15 (quinze) dias de trabalho será havida como mês integral”. A base de cálculo do décimo terceiro salário compreenderá, conforme apontam Meneses; Cerqueira (2009, p.22) “a remuneração integral do empregado, compreendendo, além do salário normal, as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, os adicionais, as diárias para viagens que excedam a 50% do salário percebido pelo empregado e os abonos pagos pelo empregador”.

O pagamento do décimo terceiro salário, conforme determina o art. 1º do Decreto nº 57.155, de 03 de novembro de 1965, deverá ser efetuado até o dia 20 do mês de dezembro de