Papéis de trabalho

Depois de efetuados o planejamento e elaborado o programa de auditoria, o profissional auditor passará para a fase de execução dos trabalhos de auditoria. Nesta fase serão aplicados os procedimentos e técnicas de auditoria pertinentes a matéria auditada, sendo que as conclusões obtidas serão elencadas em papéis de trabalho, que se constituem em item obrigatório para a execução dos trabalhos, conforme as normas de auditoria vigentes.

Os papéis de trabalho compreendem “o conjunto de formulários e documentos que contêm as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento da sua opinião” (ATTIE, 2012, p.169).

Na mesma visão Araújo (2008, p.109) caracteriza os papéis de trabalho como “a documentação das evidências que respaldam as conclusões e opiniões significativas dos auditores, constituindo-se no principal subsídio do relatório [...] elabora os papéis de trabalho para registrar todas as descobertas por ele realizadas e para comprovar o trabalho efetuado”.

Os papéis de trabalho devem ser elaborados em conformidade com a normas de auditoria vigentes e conforme destaca Lisboa (2014, p.81)

devem ter abrangência e grau de detalhes suficientes para propiciar o entendimento e o suporte da auditoria executada, compreendendo a documentação do planejamento, a natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos de auditoria, bem como o julgamento exercido pelo auditor e as conclusões alcançadas.

A principal finalidade dos papéis de trabalho consiste, conforme aponta Cordeiro (2013, p.185) em “colher elementos comprobatórios suficientes para evidenciar o trabalho realizado pelo auditor e dar fundamento em sua opinião sobre as atividades/ processos auditados”.

Os papéis de trabalho possuem inúmeros objetivos, dos quais Almeida (2010, p.67) elenca como principais:

Atender às normas de auditoria geralmente aceitas; acumular as provas necessárias para suportar o parecer do auditor; auxiliar o auditor durante a execução de seu trabalho; facilitar a revisão por parte do auditor responsável, para que ele se assegure de que o serviço foi efetuado de forma correta; servir como base para avaliação dos auditores; ajudar no trabalho da próxima auditoria (um conjunto de papéis de trabalho bem preparados serve de guia na auditoria do outro exercício social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente) e; representar na Justiça (no caso de ser movida uma ação contra o auditor ou a firma de auditoria) as evidências do trabalho executado.

O profissional auditor deverá levar em consideração alguns fatores para a elaboração dos papéis de trabalho, a fim de que estes atinjam os seus objetivos e um correto e adequado trabalho de auditoria se realize. Segundo Araújo (2008, p.110) as principais regras que devem ser observadas para a elaboração dos papéis de trabalho consistem em

Precisão - os papéis de trabalho devem ser elaborados com extremo rigor técnico; não podem conter informações imprecisas e inadequadas; Concisão - os papéis de trabalho devem ser concisos, de forma que qualquer interessado e conhecedor das normas e procedimentos de auditoria possa entendê-los sem a necessidade de explicação ou comentários adicionais, de quem os elaborou; Objetividade - os papéis de trabalho devem ser claros e objetivos, de forma que deles se depreenda os objetivos dos exames e até onde o auditor pôde chegar; Limpeza - os papéis de trabalho devem ser limpos para não prejudicar a sua compreensão; Lógica - os papéis de trabalho devem ser preparados de maneira racional e lógica, com início, meio e fim, na sequência natural do objetivo a ser atingido e; Completitude - os papéis de trabalho devem conter todas as informações necessárias para fundamentar a opinião do auditor, isso quer dizer que devem ser completos por si sós.

O auditor ainda deverá se utilizar de algumas técnicas básicas para a elaboração dos papéis de trabalho, as quais compreendem, conforme Araújo (2008) na utilização de lápis, o verso dos papéis de trabalho e o leiaute. A utilização de lápis compreende o uso de lápis preto,

o qual objetiva facilitar as alterações que se fizerem necessárias. O verso dos papéis de trabalho, por sua vez, compreende a não utilização do anverso da folha, a fim de se facilitar a leitura e o arquivamento dos papéis de trabalho.

Já o leiaute compreende a forma como os elementos dos papéis de trabalho serão dispostos, ou seja, na parte superior devem ser colocados os títulos e as informações genéricas que identifiquem o papel de trabalho, na parte central devem ser destacados os exames e os cálculos efetuados e na parte inferior, devem ser colocados a descrição dos exames e os comentários feitos pelo auditor (ARAÚJO, 2008).

Os papéis de trabalho ainda deverão ser identificados, os quais deverão conter, conforme esclarece Araújo (2008, p.112) “cabeçalho, com identificação dos auditores, do auditado e da área auditada; referência para indexação; data da realização do trabalho; assinatura do responsável pela elaboração; assinatura do responsável pela revisão, título da área e; objetivo do papel de trabalho”.

Os exames efetuados durante os trabalhos de auditoria deverão ser identificados nos papéis de trabalho com a utilização de três elementos, os quais compreendem os tiques explicativos, que são sinais peculiares que indicam a realização de um exame; as notas explicativas, que demonstram o escopo de trabalho realizado e; as letras explicativas, que compreendem a utilização de letras maiúsculas do alfabeto dentro de um círculo para a explicação de uma informação recebida (ARAÚJO, 2008).

Após terminados os trabalhos de auditoria os papéis de trabalho deverão ser arquivados. Estes arquivos, conforme orienta Lisboa (2014) podem ser arquivos permanentes, onde serão arquivados documentos a serem utilizados em diversas auditorias, sempre que forem necessários informações sobre o sistema, área ou unidade objeto de auditoria e em arquivos correntes, onde serão arquivados documentos de uma única auditoria, tais como programa de auditoria, registro dos exames feitos e as conclusões do trabalho de auditoria.

Os papéis de trabalho para serem satisfatórios e atenderem aos objetivos da auditoria deverão ser elaborados de forma a abranger todos os detalhes importantes a serem descobertos durante os trabalhos de auditoria, os evidenciando conforme as regras e técnicas estabelecidas nas legislações de auditoria, a fim de servirem como apoio para a emissão da opinião do auditor e para a elaboração do relatório de auditoria.