FORMA, ESTRUTURA E CARACTERES DA ATA NOTARIAL

A tarefa de estabelecer os requisitos e a estrutura da ata notarial mostra-se árdua, uma vez que apesar da previsão expressa de tal instrumento na Lei 8.935/94, inexiste no ordenamento nacional uma lei unificada acerca dos instrumentos notariais, em especial a ata notarial (BRANDELLI, 2007, p. 253).

Naquilo que a lei é silente, as Corregedorias-Gerais de Justiça Estadual tem procurado fixar em seus códigos de normas os requisitos da ata notarial.

De fato, é a doutrina e a própria prática notarial que tem se encarregado de estabelecer os requisitos da lavratura da ata notarial. Destaca-se ainda que, diante da lacuna, tem-se empregado na lavratura das atas notariais os requisitos da lavratura de escrituras públicas, respeitando-se, obviamente, as peculiaridades de cada instrumento (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 108-109).

No que tange aos caracteres da ata notarial, Kollet (2015, p. 226) ensina que “a ata notarial é (a) instrumento público; (b) de caráter rogatório; (c) fundamentada nos princípios da função notarial; e (d) não negocial”.

A discussão inaugural acerca da forma da ata notarial é se corresponde a instrumento notarial protocolar ou extraprotocolar.

O protocolo notarial nada mais é do que “o conjunto de escrituras e atas matrizes autorizadas pelo notário; é o conjunto de documentos matrizes, em especial, os livros de notas do tabelião” (BRANDELLI, 2007, p. 254).

Em síntese, a diferença entre a forma protocolar e a extraprotocolar é a seguinte: os atos protocolares são lavrados em livros próprios, em poder do Tabelião e, com isso, ficam conservados na serventia, sendo possível a emissão de certidões; já os atos extraprotocolares não são lavrados nos livros, são documentos avulsos, o original é entregue ao requerente, ficando arquivada na serventia, em alguns casos, apenas uma cópia do documento, não sendo possível a emissão de certidões (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 106-107).

Rodrigues e Ferreira (2013, p. 109) defendem que a Lei 8.935/94 não veda a lavratura de ata notarial de forma extraprotocolar, mas salientam que no Estado de São Paulo tal prática é vedada.

O CNCGJSC trata da ata notarial em seus artigos 817 e 818, sendo que a ata notarial segue a forma protocolar por força do artigo 793, que trata do Livro de Protocolo de Notas (SANTA CATARINA, 2013).

Em Santa Catarina, a ata notarial é protocolar. A Assessoria Correicional da Corregedoria-Geral da Justiça do Tribunal Catarinense (SANTA CATARINA, 2010), em consulta via e-mail remetida em 30/09/2010 e respondida em 15/10/2010, assim se manifestou sobre o tema:

A ata notarial deve ser lavrada no livro correspondente, seguindo o sistema protocolar. Primeiramente cabe esclarecer que o protocolo de uma serventia extrajudicial não deve ser encarado apenas como formalidade ou como simples requisito. Ao contrário disso, o que se pretende é que o registro das informações nos Livros de Protocolos solidifiquem a prática dos atos nas notas e nos registros, demonstrem o encadeamento dos atos e resguardem a segurança jurídica pretendida na elaboração de documentos.

Para maior compreensão é necessário aclarar a interpretação do § 1º do artigo 878 do Código de Normas [no atual Código de Normas são os artigos 792 e 793] que diz: „§1º No livro de protocolo de escrituras serão inscritos todos os atos lavrados na

serventia. Em coluna própria, serão registrados o número e a data do protocolo, o nome dos interessados, a espécie da escritura, a data da assinatura, o livro e folhas em que foi lavrado o ato, o valor dos emolumentos e valores destinados ao Fundo de Reaparelhamento da Justiça – FRJ e as observações que se fizerem necessárias‟. A primeira frase foi redigida com o escopo de incluir no livro de protocolo todos os atos praticados pela serventia, ampliando o regramento anterior que exigia apenas o protocolo das escrituras, com ela se incluíram procurações, substabelecimentos e consequentemente as atas notariais. O protocolo é o livro (ou, mais atualmente, o suporte informático) em que são transcritos progressivamente os documentos e os atos que dão entrada no cartório (VICARI; VICARI, 2014, p. 71-72).

Brandelli (2007, p. 254-255), por sua vez, informa que, no Estado do Rio Grande do Sul, o artigo 640 do Provimento 01/98 permitia a lavratura de atas extraprotocolares, porém tal dispositivo foi alterado de forma que a ata notarial atualmente segue a forma protocolar.

Parece-nos, contudo, mais prudente o sistema uruguaio, a estimular a ata protocolar e a permitir a ata extraprotocolar que, em alguns casos, mostra-se mais adequada, como, por exemplo, na extração de documento via internet, o que possibilitaria a lavratura da ata no verso do próprio documento, ou na situação de se querer anexar algum documento à ata, o que na ata protocolar restaria dificultado ou impossibilitado (BRANDELLI, 2007, p. 255).

Considerando que o tabelião não age de ofício, manifesta-se na lavratura da ata notarial o princípio da rogação (KOLLET, 2015, p. 226).

Usualmente, o requerimento para lavratura de escritura pública se dá de forma tácita, uma vez que o artigo 215 do Código Civil é silente a respeito (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 110).

Porém, a lavratura da ata notarial exige um cuidado maior, sendo prudente que o tabelião adote um formulário de solicitação, pois iniciados os trabalhos, o resultado da ata poderá vir a desagradar o solicitante e este recusar-se a assiná-la. Ainda assim, a ata será lavrada, daí a necessidade de que o tabelião tenha alguma prova da solicitação. Por outro lado, se o solicitante assinar a ata, o requerimento pode ser descartado, uma vez que configurado no corpo da própria ata (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 110).

O artigo 818, V, do CNCGJSC estabelece que “a ata notarial conterá a assinatura do solicitante” (SANTA CATARINA, 2013).

Nesse ponto, data máxima vênia, o dispositivo supracitado parece-nos equivocado, pois o princípio do consentimento, materializado por meio da assinatura, não se aplica à ata notarial, uma vez que não há manifestação de vontade, mas sim uma descrição de fatos.

A redação em língua nacional também é um dos requisitos da ata notarial, por força da aplicação analógica do artigo 215, § 3º do Código Civil (BRASIL, 2002).

Se o solicitante da ata ou qualquer das partes não souber o idioma nacional, mas o tabelião entender a língua em que se expressa, fica dispensada a presença de intérprete, de acordo com o disposto no artigo 215, § 4º do Código Civil. Obviamente o tabelião verterá as informações para o vernáculo e fará menção de tal circunstância na ata. Em sentido oposto, no caso do tabelião não compreender o idioma, é imprescindível a participação do intérprete ou, não havendo na localidade, de pessoa idônea, quem domine o idioma (BRASIL, 2002).

Não há óbice para que conste na ata expressões estrangeiras já assimiladas na cultura nacional, sem qualquer necessidade de tradução. Na lavratura de atas notariais que envolvam constatação de conteúdo em sites redigidos em língua estrangeira, em via de regra, o tabelião pode simplesmente reproduzir o conteúdo, mesmo símbolos estranhos à grafia nacional, sem necessidade de tradução, salvo se a parte solicitar, caso em que a parte deverá providenciar um intérprete (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 109-110).

Com relação ao reconhecimento da identidade e à qualificação do solicitante, aplica-se na lavratura da ata notarial o disposto no artigo 215, § 1º, II e II e § 5º do Código Civil (BRASIL, 2002).

Na lavratura da ata notarial, assim como na lavratura de escritura pública, o tabelião procede à qualificação e ao reconhecimento da identidade do solicitante. Entretanto, prescinde-se de tal formalidade em relação a terceiros (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 112-113).

Se no decorrer da diligência de constatação dos fatos, o tabelião se deparar com terceiros, havendo condições, é prudente que o tabelião também proceda à qualificação e verificação de identidade destes, como forma de aumentar a segurança jurídica da ata (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 112-113).

Outro requisito relevante diz respeito à capacidade para solicitar a lavratura de ata notarial.

A ata notarial pode ser requerida tanto por pessoas físicas, quanto por pessoas jurídicas, por meio de seus administradores, procuradores, prepostos, cabendo neste caso ao tabelião conferir a legitimidade da representação (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 110- 111).

Considerando que na ata notarial não exista manifestação de vontade, surge uma importante discussão acerca da necessidade de o tabelião verificar a capacidade da parte

[solicitante]; tal como deve proceder na lavratura de escrituras públicas, por força do disposto no artigo 215, § 1º, II, do Código Civil (BRASIL, 2002).

É possível a lavratura de ata notarial quando o solicitante for pessoa absolutamente ou relativamente incapaz, sem a respectiva representação ou assistência? Este é mais um dos aspectos controvertidos acerca da ata notarial que discutiremos adiante.

No que diz respeito ao local, data e hora do fato, também é um dos requisitos da lavratura da ata notarial, por força do artigo 215, § 1º, I, do Código Civil, c/c artigo 818, I, do CNCGJSC (BRASIL, 2002; SANTA CATARINA, 2013).

Os fatos podem ser constatados tanto dentro, quanto fora da serventia, em qualquer dia da semana [seja útil ou não], a qualquer horário [até mesmo fora do expediente].

Nesse sentido, dispõe o artigo 817, parágrafo único do CNCGJSC: “a realização do ato pode ocorrer fora do horário de expediente de atendimento, inclusive nos finais de semana e feriados, e não pode o tabelião negar-se a realizá-lo” (SANTA CATARINA, 2013).

Quanto ao local, Rodrigues e Ferreira (2013, p. 115) esclarecem que em diligência externa, o tabelião deve tomar o cuidado de fixar o local não como base na declaração das partes, mas sim conferi-lo com base em dados oficiais. Se durante a ata houver deslocamento entre dois ou mais lugares, o tabelião deve mencionar tal circunstância e o tempo transcorrido. No tocante ao tempo do fato e da ata, a aplicação do princípio da unidade formal do ato às atas notariais é um dos aspectos polêmicos a serem tratados no corpo deste trabalho.

Tal como a escritura pública, a ata notarial também deverá ser lida em voz alta ao solicitante e eventuais testemunhas ou, então, lida silenciosamente por cada parte, mencionando-se tais circunstâncias no corpo da ata, nos termos do artigo 215, § 1º, VI, do Código Civil c/c artigo 818, IV, do CNCGJSC.

A assinatura da parte ou do tabelião pode integrar também acessórios, como documentos ou objetos lacrados, fazendo-se a menção própria no ato. Nesses casos e nos traslados e certidões, é importante que o tabelião distinga sua assinatura também com outros traços característicos de seu sinal público, uma vez que não ficarão arquivados no cartório e se destinam a circular, fazendo prova ou provocando os seus demais efeitos frente a outras pessoas e locais (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 117).

A recusa do solicitante ou de um dos solicitantes em assinar não obsta a lavratura da ata notarial, conforme já exposto anteriormente, o tabelião mencionará no corpo da ata a recusa e o motivo, caso conheça, e finalizará o ato apondo sua assinatura (RODRIGUES; FERREIRA, 2013, p. 117).

Uma vez conhecidas a forma, estrutura e caracteres da ata notarial, abordar-se-à, a seguir, o objeto e a finalidade da ata notarial.