ATENÇÃO:
Estas funções, bem como a sua distribuição, devem sempre de ser revistas, consoante os danos causados por um desastre
Nome(s) do(s) funcionário(s)
Função(ões)
Dr. Francisco d’Orey Manoel
Chefe de equipa
- É responsável por assegurar um sistema de comunicação entre todos os funcionários, durante
todos os procedimentos a serem executados.
- Após qualquer desastre, deve notificar todos os elementos da SCML que ache conveniente,
nomeadamente o Provedor, através da Secretária-Geral.
Dr. Nelson Moreira Antão
- Substituto do chefe de equipa em todas as tarefas que o mesmo deve desempenhar (durante e após um desastre)
Procedimentos gerais de evacuação
Funcionário [rotativo] que se
encontrar na sala de leitura
- Evacuação dos utilizadores da sala de leitura e dos W.C. do r/c.
- Em caso de incêndio ou inundação, aquando da evacuação, o funcionário deve desligar o quadro
eléctrico.
Drª. Luísa Colen (chefe de fila)
Dr. Luís Lima (cerra-fila)
- Evacuação da sala de tratamento documental (r/c), da sala de higienização e do depósito sujo.
- Em caso de incêndio ou inundação, aquando da evacuação, o cerra-fila deve desligar o quadro
eléctrico.
Dr. Nelson Moreira Antão (chefe de
fila)
Drª. Sílvia Borges Salvado (cerra-fila)
- Evacuação dos gabinetes de trabalho e depósitos (r/c);
- Auxílio na evacuação da funcionária Maria Fernanda Mendes.
Dr. João Lobo (chefe de fila)
Drª. Laurinda Carona (cerra-fila)
- Evacuação do Centro de Informação e Documentação, dos W.C. do 1º piso e da sala de estar.
Dr. Francisco d’Orey Manoel (chefe
de fila)
Vanda Santos (cerra-fila)
x
Avaliação da situação e da extensão dos danos
Dr. Francisco d’Orey Manoel e
especialista em Preservação e
Conservação
- Responsável pela avaliação da situação e pela extensão dos danos;
- Responsável pela elaboração do dossier (relatório + fotografias + fichas dos anexos VI a IX);
- Estimativa da quantidade de recursos humanos, bem como do tempo necessário para levar a cabo a
recuperação, de acordo com o desastre ocorrido.
Dr.ª Luísa Colen
- Responsável por prestar auxílio na avaliação da situação e da extensão dos danos;
- Responsável por prestar auxílio na elaboração do dossier (relatório + fotografias + fichas VI a VIII);
- Responsável por prestar auxílio na estimativa da quantidade de recursos humanos, bem como do tempo
necessário para levar a cabo a recuperação, de acordo com o desastre ocorrido.
Outras tarefas a desenvolver em simultâneo
Vanda Santos
- Responsável pelo contacto com entidades externas e com especialistas na área da Preservação e Conservação.
Maria Conceição Cardoso
Rosa Carvalha
João Correia
- Disponibilização do kit de emergência e de outros equipamentos e materiais necessários para os
procedimentos a desempenhar de seguida (carrinhos de transporte; máscaras; luvas, etc.).
Procedimentos de estabilização das condições-ambiente
Ao efectuar estres procedimentos, é possível preparar e dar início à desumidificação (I. 3.4.1.5.)
Maria Conceição Cardoso
Rosa Carvalha
João Correia
- Limpeza da(s) zona(s) afectada(s) (utilizar materiais existentes no kit de emergência);
- Abrir janelas e portas, a fim de garantir a circulação do ar;
- Ligar ventoinhas e desumidificadores.
Vanda Santos
- Leitura dos termo-higrógafos.
Protecção e/ou remoção da documentação não danificada mas que se encontre em risco iminente
Maria Conceição Cardoso
Rosa Carvalha
João Correia
- Protecção de estantes com plásticos;
- Remoção de documentação que se encontre caída no chão;
- Remoção e/ou protecção da documentação que se encontre em risco iminente.
Remoção da documentação de resgate prioritário dos depósitos
Sempre que um funcionário ou grupo de funcionários termine a remoção da documentação pela qual se encontra responsável, deverá
auxiliar os seus colegas a realizar este procedimento.
xi
Dr. Francisco d’Orey
- Revisão da lista de documentação de resgate prioritário, a fim de ajustar as necessidades de resgate à documentação afectada pelo desastre.
Dr. Nelson Moreira Antão
Dr. Francisco d’Orey
Maria Elisete Marcelino
Susana Sousa
Sandra Palma
João Correia
Rosa Carvalha
Dr. Luís Lima
Dr.ª Luísa Colen
Dr.ª Sílvia Borges Salvado
Maria Conceição Cardoso
Vanda Santos
- Remoção da documentação histórica de resgate prioritário de primeiro nível (este procedimento
demorará cerca de 3h45min.)
- Nos primeiros 20 minutos, os seis funcionários da equipa inicial devem retirar a documentação das
estantes, colocá-la nos carros de transporte e deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o
exterior das instalações do arquivo.
- Os membros responsáveis pela remoção da documentação em fase intermédia e da Biblioteca do Livro
Antigo da SCML de primeiro nível, após concluírem esses procedimentos, devem juntar-se a esta equipa.
Assim, existirão 12 funcionários a retirar simultaneamente a documentação história de resgate prioritário
de primeiro nível dos depósitos.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr. Luís Lima
Dr.ª Luísa Colen
Vanda Santos
- Remoção da documentação em fase intermédia de resgate prioritário de primeiro nível (este
procedimento demorará cerca de 17 minutos, pelo que após a sua conclusão estes funcionários devem
juntar-se à equipa responsável pela remoção da documentação histórica de resgate prioritário de primeiro
nível)
- Os três funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr.ª Sílvia Borges Salvado
Maria Conceição Cardoso
Rosa Carvalha
- Remoção da documentação da Biblioteca do Livro Antigo da Santa Casa da Misericórdia de
Lisboa de resgate prioritário de primeiro nível (este procedimento demorará cerca de 20 minutos, pelo
que após a sua conclusão estes funcionários devem juntar-se à equipa responsável pela remoção da
documentação histórica de resgate prioritário de primeiro nível)
- Os três funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
xii
Dr. Nelson Moreira Antão
Dr. Francisco d’Orey Manoel
Maria Elisete Marcelino
Susana Sousa
Sandra Palma
João Correia
- Remoção da documentação histórica de resgate prioritário de segundo nível (este procedimento
demorará cerca de 53 minutos)
- Os seis funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr. Luís Lima
Dr.ª Luísa Colen
Vanda Santos
- Remoção da documentação em fase intermédia de resgate prioritário de segundo nível (este
procedimento demorará cerca de 52 minutos)
- Os três funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr.ª Sílvia Borges Salvado
Maria Conceição Cardoso
Rosa Carvalha
- Remoção da documentação da Biblioteca do Livro Antigo da Santa Casa da Misericórdia de
Lisboa de resgate prioritário de segundo nível (este procedimento demorará cerca de 1 hora)
- Os três funcionários deverm retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr. Nelson Moreira Antão
Dr. Francisco d’Orey
Maria Elisete Marcelino
- Remoção da documentação histórica de resgate prioritário de terceiro nível (este procedimento
demorará cerca de 1h30 minutos, pelo que após a sua conclusão estes funcionários devem juntar-se à
equipa responsável pela remoção da documentação em fase intermédia de resgate prioritário de terceiro
nível)
- Os três funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr. Luís Lima
Dr.ª Luísa Colen
Vanda Santos
Rosa Carvalha
- Remoção da documentação em fase intermédia de resgate prioritário de terceiro nível (este
procedimento demorará cerca de 3h41minutos)
- Os seis funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
xiii
Sandra Palma
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Dr.ª Sílvia Borges Salvado
Susana Sousa
Maria Conceição Cardoso
- Remoção da documentação da Biblioteca do Livro Antigo da Santa Casa da Misericórdia de
Lisboa de resgate prioritário de terceiro nível (este procedimento demorará cerca de 2h)
- Os três funcionários devem retirar a documentação das estantes, colocá-la nos carros de transporte e
deslocá-los até ao(s) espaço(s) de recuperação ou para o exterior das instalações do arquivo.
- Cada funcionário deve preencher o campo código de referência da ficha de avaliação de documentação
danificada (anexo VII), a fim de manter o registo da documentação que saí dos depósitos.
Especialista(s) de Preservação
e Conservação
- Auxílio na identificação dos tipos de danos e, consequentemente, no agrupamento da documentação segundo o tratamento a realizar.
Preparação do(s) espaço(s) de recuperação
Com o auxílio de um especialista em Preservação e Conservação, e consoante a extensão e o tipo de danos, deve verificar-se se é possível
efectuar tratamentos à documentação nas instalações do AHSCML.
Maria Conceição Cardoso
Rosa Carvalha
João Correia
Maria Fernanda Mendes
- Disponibilização dos equipamentos e materiais necessários: mesas; estantes; ventoinhas;
desumidificadores; termo-higrógafos; colocação de papel absorvente sobre as mesas e estantes, etc.
Secagem ao ar (realizada na instituição)
Poderá ser necessário ajustar os funcionários afectos a estas funções consoante o número de documentação a tratar no AHSCML ou fora do
mesmo.
Drª. Luísa Colen
Sandra Palma
Susana Sousa
Vanda Santos
- Secagem ao ar de livros (ver I. 3.4.1.1.)
- Drª. Luísa Colen e Sandra Palma: responsáveis por concluir o preenchimento das fichas de avaliação de
documentação danificada (anexo VII) e pelo preenchimento das fichas de tratamentos a efectuar (anexo
VIII).
Dr. Nelson Moreira Antão
Dr.ª Sílvia Borges Salvado
Maria Elisete Marcelino
Maria Fernanda Mendes
- Secagem ao ar de documentação avulsa (ver I. 3.4.1.1.)
- Dr. Nelson Moreira Antão e Dr.ª Sílvia Borges: responsáveis por concluir o preenchimento das fichas de
avaliação de documentação danificada (anexo VII) e pelo preenchimento das fichas de tratamentos a
efectuar (anexo VIII).
Preparação da documentação a ser alvo de tratamentos fora da instituição
xiv
Rosa Carvalha
João Correia
respectivas etiquetas (anexos X e XI) e as fichas de relação código de referência acondicionamento – caixa de transporte (anexo IX).
– saco de
Dr. Francisco d’Orey Manoel e
Dr. Luís Lima
- Responsáveis por concluir o preenchimento das fichas de avaliação de documentação danificada (anexo
VII) e pelo preenchimento das fichas de tratamentos a efectuar (anexo VIII).
- Devem supervisionar a etiquetagem dos sacos e das caixas de transporte, bem como o preenchimento da
ficha de relação código de referência – saco de acondicionamento – caixa de transporte (anexo IX).
Reabilitação da(s) zona(s) afectada(s) pelo desastre
Todos os funcionários do AHSCML devem participar na limpeza da(s) zona(s) afectada(s) pelo desastre.
Serviços de manutenção da
SCML (se necessário)
- Reparação da estrutura do edifício;
- Reparação das condutas/canalizações.
Dr. Francisco d’Orey Manoel e
Dr.ª Luísa Colen
- Verificação da necessidade de adquirir novos materiais e equipamentos.
Vanda Santos
- Contacto com entidades externas para aquisição de novos materiais e equipamentos.
Armazenamento da documentação nos depósitos
Os funcionários deverão efectuar este procedimento agrupando-se de acordo com as equipas estabelecidas para a remoção da documentação
de resgate prioritário dos depósitos.
xv
No documento
Plano de Emergência do Arquivo Histórico da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa
(páginas 73-79)