Gerência das Comunicações em Projetos

Uma empresa pode se diferenciar de sua concorrência através dos mais diversos meios, porém todos eles estão sempre ligados ao uso eficiente da informação.

Se uma organização não administra bem seus fluxos de comunicação, dificilmente haverá espaço para que essa atinja ou permaneça em uma situação de liderança e obtenha bom desempenho.

Diante das mudanças que ocorrem no mundo, frutos da globalização, as empresas modernas estão atribuindo à comunicação organizacional uma importância cada vez maior, priorizando sua integração e planejamento.

Para atingir bons níveis de desempenho, uma empresa de projetos deve estruturar adequadamente o gerenciamento de seus projetos, estando esses baseados nas tecnologias de informação e comunicação, que diminuam o tempo de execução, melhore a comunicação e a documentação dos projetos, garantindo a sua sobrevivência e, conseqüentemente, aumentando a sua competitividade.

De acordo com Kunsch (2003), a comunicação integrada direciona a convergência das diversas áreas e de todas as atividades, com base numa política global claramente definida e em objetivos gerais da organização, possibilitando ações estratégicas e táticas de comunicação, com vistas à eficácia.

Esta convergência permite uma atuação sinérgica, envolvendo todos os segmentos da comunicação, que compreendem as seguintes áreas:

− Administrativa: se refere às redes formal e informal e aos diferentes fluxos;

− Institucional: envolve as atividades técnicas de relações públicas, jornalismo, editoração, propaganda institucional, identidade visual, marketing social e cultural. Fundamental para criar a identidade e unidade de um consórcio,

gerando motivação dos envolvidos;

− Mercadológica: relacionada à propaganda comercial, promoção de vendas, merchandising, venda pessoal, demonstrações de produtos, exposições e feiras comerciais, treinamento de vendedores, assessoria aos clientes e assistência pós-venda.

A comunicação interna tornou-se uma ferramenta estratégica para compatibilização dos interesses dos empregados e da empresa, através do estímulo ao diálogo, à troca de informações e de experiências e a participação de todos os níveis (ABERJE, 2001). Comunicar-se com competência tornou-se condição para o crescimento e sobrevivência das organizações.

b) No Projeto

Uma boa comunicação no projeto é um fator crítico de sucesso para gerenciar as expectativas do patrocinador e dos envolvidos. Se eles não se mantiverem bem informados sobre a situação atual do projeto, as chances de encontrarem problemas e dificuldades em relação aos diferentes níveis de expectativas serão muito maiores.

De fato, em muitos casos em que surgem conflitos, não é pelo problema em si, mas pelo fato de o cliente ou o gerente ser surpreendido.

Por estar se tratando das comunicações entre as equipes e/ou membros dos projetos e estes para com as partes externas do projeto (clientes e fornecedores), faz-se importante o tratamento dos relacionamentos entre estes. Apesar de dificilmente ser colocado em primeiro lugar a atenção aos aspectos humanos é fundamental para o desenvolvimento de um bom trabalho em qualquer tipo de organização e em qualquer assunto que envolva pessoas. Assim, não é diferente no gerenciamento de projetos.

Muitas vezes as dificuldades em projetos são causadas por omissão, lapsos de comunicação, incompetência, erros de gerenciamento, planejamento deficiente, estimativas ruins e times mal montados. Muitos destes problemas têm origem no comportamento humano e a sua solução deverá estar, portanto, nas próprias pessoas.

O bom desempenho de um sistema de gerenciamento de projetos passa pelo atendimento às necessidades e aspirações individuais e de grupo das pessoas envolvidas nos processos de mudança. No gerenciamento de projetos, como envolve mudanças e essas, muitas vezes estão associadas a desconforto, o fator humano deve ter um

tratamento cuidadoso para que o desempenho dos projetos não seja afetado negativamente. O sucesso ou insucesso no gerenciamento depende muito do próprio desempenho das pessoas, justificando–se assim a atenção especial deste trabalho ao gerenciamento dos aspectos humanos dentro de projetos.

Como se está propondo um modelo para a melhoria da comunicação do projeto, vão ser abordados os aspectos chaves para esta, tratando de questões específicas deste. A gerências das comunicações é uma das áreas de conhecimento do projeto que inclui os processos requeridos para garantir a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o armazenamento e o controle básico das informações do projeto. Fornece ligações críticas entre pessoas, idéias e informações que são necessárias para o sucesso. Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para enviar e receber comunicações na “linguagem” do projeto e devem entender como as comunicações, nas quais eles estão individualmente envolvidos afetam o projeto como um todo.

No entanto, apesar de sua importância, a comunicação é geralmente elemento comum aos principais problemas encarados em projetos.

De acordo com o estudo apresentado no “Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2005” realizado pelo PMI Rio, a comunicação é o segundo fator menos considerado pelas empresas durante a fase do planejamento dos projetos, sendo considerado apenas por 37% das 80 empresas brasileiras pesquisadas, conforme Figura 16. 50% 51% 60% 100% 36% 37% 52% 72% 98% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Riscos Comunicação Integração Aquisições/Contratos Qualidade Recursos Humanos Custo Escopo Prazo

Figura 16: Aspectos considerados no planejamento

c) Nos consórcios

No caso de um consórcio, os princípios do planejamento estratégico das comunicações abordados anteriormente tornam-se ainda mais fundamentais.

Os componentes do modelo de comunicações precisam ser considerados na discussão das comunicações do projeto. O uso desses componentes para se comunicar de forma eficaz com as partes interessadas no projeto envolve vários desafios.

Considere uma equipe multinacional de projetos altamente técnica. A comunicação bem-sucedida de um conceito técnico de um membro da equipe para outro membro da equipe em um país diferente pode envolver a codificação da mensagem na linguagem adequada, o envio da mensagem usando várias tecnologias e a decodificação dessa mensagem pelo receptor. Qualquer ruído introduzido no caminho irá comprometer o significado original da mensagem. Uma deterioração das comunicações pode ter impacto negativo no projeto.

Empresas com características próprias de cultura e ativos de processos organizacionais, tecnologia de gestão, organização do trabalho e estilos de liderança tradicionalmente adotados interagem em projetos consorciados. Trocam conhecimentos e informações, recebendo e dando ordens, influenciando e sendo influenciadas por pessoas estranhas ao seu convívio habitual, enfim, formando uma complexa rede de relações humanas.

Conhecimentos são transferidos entre unidades da própria organização (transferência intrafirmas), como entre organizações diferentes (transferência interfirmas). A transferência de conhecimentos intrafirmas sempre depende do modelo de comunicação interna entre as unidades da própria organização. É preciso que haja uma uniformização do sistema de comunicação, de modo a facilitar a troca de informações na rede de trabalho interna e entre esta e as outras unidades da organização. A comunicação interna é convidada a desenvolver mecanismos que agilizem e tornem possível essa integração dos funcionários com as mudanças que estão acontecendo dentro das empresas.

Deve ser adotado um modelo de gestão apropriado a sistemas de trabalhos cooperados, com uma complexa rede de relacionamentos interfirmas e interindivíduos, considerando as diferenças entre as culturas e os fatores ambientais das organizações.

− A ambigüidade entre individualismo e coletivismo – indica a capacidade dos indivíduos de se socializarem e, portanto, realizarem trabalho em equipe e trocarem informações com outras pessoas da sua organização ou do ambiente;

− As formas de exercitar o poder, o grau de aceitação de uma sociedade e a distribuição desigual de poderes na organização;

− O comportamento humano perante as situações de incerteza, ou seja, a reação momentânea diante da ameaça e o modo como as pessoas se defendem daquela situação, bem como a sua capacidade de regulação;

− A forma de processar a informação e elaborar as suas ações e declarações.

− A falta de um bom relacionamento interindivíduos ou interfirmas ocasiona a desconfiança mútua e a retração de informações importantes. A eliminação dessas barreiras necessariamente focaliza variedades estruturais, como linguagem, estilo de liderança e fatores culturais, entre outros.

Desta maneira, o planejamento estratégico da Comunicação, principalmente em consórcios, deve ter por objetivos (Figura 17):

− Facilitar a comunicação;

− Garantir a transparência das decisões tomadas, definindo-as e justificando- as;

− Negociar objetos de interesses comuns;

− Criar uma postura individual e coletiva de flexibilidade às mudanças e absorção de novos conhecimentos;

− Estimular as pessoas à integração e troca de conhecimento e lições aprendidas.

Figura 17: Objetivos do Planejamento Estratégico das Comunicações

Fonte: Autor

A integração é o fundamento dos meios de comunicação, coordenação e controle como elemento de ligação das unidades produtivas, dos departamentos e das pessoas, criando uma maior aproximação entre os mesmos para facilitar as tomadas de decisões e ações. Ressalta-se a necessidade de adoção de mecanismos integradores em sistemas estruturais complexos, sob pena de a empresa enredar-se em um emaranhado de documentos e setores burocráticos.

O principal elemento estrutural é a dimensão do grupo. O tamanho do grupo influencia bastante no nível de interações possíveis entre as pessoas. Quanto maior o grupo, maior a riqueza de talentos e conhecimentos instalados. A comunicação interna permitirá que ele seja bem informado e que a organização antecipe respostas para suas expectativas, ajudando a administrar conflitos, buscar soluções preventivas, sensibilizar o público interno e promover consenso (KUNSCH, 2003).

Contudo, o tamanho do grupo de envolvidos faz crescer também o número de interações, podendo criar problemas na sistematização da comunicação e na convergência para o objetivo comum do grupo. Devem ser avaliados quais os tipos de relacionamentos existentes, os tipos e quantidades de departamentos, disciplinas e áreas de atividades envolvidas e a localização geográfica das pessoas. Além disso, a participação individual sofre um desequilíbrio a favor daqueles mais extrovertidos, que estão sempre apresentando seus pontos de vista, desconsiderando os mais tímidos.

Outro problema que pode ser apontado é a desmotivação individual, em vista da desproporção entre a quantidade de pessoas e os objetivos e metas a serem atingidos.

Facilitar a comunicação

Estimular a integração Agregar interesses comuns

Garantir transparência nas decisões

Criar postura coletiva

Promover a troca de conhecimentos

Concordando, Rego (1986) destaca que o uso sinérgico da comunicação, envolvendo todos os participantes da organização resultará em melhores condições do ato comunicativo, clarificando os canais, estabelecendo sistemas eficientes de coordenação, gerando respostas mais imediatas e reduzindo, substancialmente, os custos envolvidos com a comunicação.

Faz-se necessário a implantação de um sistema de informação que crie canais de comunicação formal e informal, facilitando a troca de conhecimentos e experiências entre todas as pessoas que integram a organização e entre esta e o meio exterior.

Durante a execução do projeto, as informações relevantes devem ser efetivamente distribuídas pelo método adequado para os envolvidos no momento apropriado.

Os recursos do projeto só devem ser consumidos na transmissão de informações que contribuam efetivamente para o sucesso do projeto ou nos casos em que a não transmissão ou falta da comunicação possa levar a falhas.

Conforme Dinsmore (2003) é necessária uma avaliação do valor das informações, de forma que se possa informar apenas o que é relevante para cada tipo de envolvido, já que nem toda informação é útil para todos.

A escolha dos métodos de armazenamento e distribuição de informações a serem utilizados deve considerar fatores como a urgência na distribuição da informação, a disponibilidade de tecnologia e seus custos, a duração do projeto, a familiaridade da equipe de projeto com o método e o próprio ambiente ou contexto em que opera a equipe (distribuição geográfica).

Para a distribuição eficaz das informações deverão ser considerados os sistemas de recuperação de informação (que armazenam informações do projeto e abrangem software de gerenciamento de projeto, armários de arquivos e bancos de dados eletrônicos), os métodos de distribuição disponíveis (e-mail, papel, mensagem de voz ou vídeo-conferência) e o registro das lições aprendidas, bem como, a disponibilidade destes para todos os envolvidos.

Logo, para garantir vantagem competitiva, a organização deve possuir uma comunicação integrada, compatível aos envolvidos e ao ambiente, de forma a gerar comprometimento e consenso quanto aos objetivos organizacionais.