Planejamento das Comunicações

O planejamento das comunicações envolve determinar as necessidades de informações e comunicações dos interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido para eles. Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar informações, as necessidades das informações e os métodos de distribuição variam amplamente. Identificar as necessidades de informação dos interessados e determinar uma forma para atender a essas necessidades, é fator importante para o sucesso do projeto.

Na maioria dos projetos, a maior parte do planejamento das comunicações é realizado como parte das fases iniciais do projeto. Contudo, os resultados desse processo de planejamento devem ser reexaminados regularmente durante todo o projeto e revisados para garantir sua aplicação contínua.

A Figura 20 mostra as entradas, ferramentas e técnicas e saídas do Planejamento das Comunicações que são detalhadas a seguir.

Figura 20: Planejamento das Comunicações: Entradas, Ferramentas e Técnicas, e Saídas

Fonte: PMI, 2004

a) Entradas para o Planejamento das Comunicações 1. Fatores Ambientais da Empresa

Fatores ambientais da empresa são aqueles que cercam e influenciam o sucesso do projeto. Isso inclui, mas não se limita a itens como:

− Cultura e estrutura organizacional ou da empresa;

− Normas governamentais ou do setor;

− Recursos humanos existentes;

− Administração de pessoal;

− Sistema de autorização do trabalho da empresa;

− Condições do mercado;

− Tolerância a risco das partes interessadas;

− Bancos de dados comerciais;

− Sistemas de informações do gerenciamento de projetos. 2. Ativos de Processos Organizacionais

Todas e quaisquer organizações envolvidas no projeto possuem políticas, procedimentos, planos e diretrizes formais e informais, cujos reflexos devem ser considerados. Os ativos de processos organizacionais também englobam o aprendizado e o conhecimento das organizações obtidos de projetos anteriores.

Estes processos organizacionais podem ser ordenados de diversas maneiras, dependendo do tipo de setor, organização e área de aplicação.

Poderiam ser agrupados, por exemplo, nas categorias a seguir:

− Processos e procedimentos da organização para realizar o trabalho:

Processos organizacionais padrão (normas, políticas, ciclos de vida padrão do produto e do projeto, e políticas e procedimentos de qualidade); diretrizes padronizadas, instruções de trabalho, critérios de avaliação de propostas e de medição de desempenho; modelos; diretrizes e critérios para adequação do conjunto de processos padrão da organização para satisfazer às necessidades específicas do projeto; requisitos de comunicação da organização; requisitos ou diretrizes para encerramento do projeto; procedimentos de controles financeiros; procedimentos de identificação, gerenciamento e controle de problemas, defeitos e itens de ação (resolução); procedimentos de controle de mudanças, inclusive os passos para modificação das normas, políticas, planos, documentos e procedimentos oficiais da empresa e como essas mudanças serão aprovadas e validadas; procedimentos de controle de riscos, inclusive categorias de risco, impacto e definição de probabilidade e matriz de probabilidade e impacto; procedimentos para aprovar e emitir autorizações do trabalho.

− Base de conhecimento corporativo da empresa para armazenar e recuperar informações:

Banco de dados de medição de processos usado para coletar e disponibilizar os dados de medição de processos e produtos; arquivos do projeto; base de conhecimento de informações históricas de projetos anteriores e lições aprendidas; banco de dados de gerenciamento e controle de problemas e defeitos contendo o andamento, resolução e resultados de itens de ação; base de conhecimento de gerenciamento de configuração contendo as versões e as linhas de base de todas as normas, políticas, procedimentos oficiais da empresa e quaisquer documentos de projetos; banco de dados financeiro contendo informações como horas de mão-de-obra, custos incorridos, orçamentos e estouros nos custos do projeto.

3. Declaração do escopo do projeto

A declaração do escopo do projeto formaliza o escopo dos trabalhos a serem desenvolvidos, descrevendo, em detalhes, as entregas do projeto. Fornece ainda um entendimento comum do escopo do projeto a todas as partes envolvidas no projeto e fornece a linha de base para avaliar solicitações de mudanças ou trabalho adicional e verificar se estão contidos dentro ou fora dos limites do projeto.

O grau e o nível de detalhe com que uma declaração do escopo do projeto define o trabalho que será realizado e o trabalho que será excluído determina a eficácia com que a equipe de gerenciamento de projetos controlará o escopo global do projeto.

Ao longo do projeto, a declaração de escopo deve ser revisada ou refinada para refletir as mudanças acontecidas nele.

De acordo com o PMBoK (PMI, 2004) e Vargas (2005) a declaração do escopo detalhada do projeto inclui:

− Título do projeto;

− Justificativa do projeto;

− Objetivos do projeto;

− Descrição do escopo do produto;

− Expectativa do cliente/Patrocinador;

− Fatores de sucesso do projeto;

− Principais atividades e estratégias do projeto;

− Limites e exclusões do projeto;

− Entregas do projeto;

− Critérios de aceitação/aprovação de produtos;

− Restrições do projeto;

− Premissas do projeto;

− Organização inicial do projeto;

− Riscos iniciais definidos;

− Marcos do cronograma;

− Limitação de fundos;

− Estimativa de custos / Orçamento básico;

− Requisitos do gerenciamento de configuração do projeto;

− Especificações do projeto;

− Requisitos de aprovação;

− Nome do Patrocinador, do Gerente de Projeto, das integrantes do time de projeto e da pessoa que elaborou o documento;

− Registro de alterações no documento. 4. Plano de Gerenciamento do Projeto

O plano de gerenciamento do define, coordena e integra todos os planos auxiliares (Plano de gerenciamento do escopo do projeto; Plano de gerenciamento do cronograma; Plano de gerenciamento de custos; Plano de gerenciamento da qualidade; Plano de melhorias no processo; Plano de gerenciamento de pessoal; Plano de gerenciamento das comunicações; Plano de gerenciamento de riscos; Plano de gerenciamento de aquisições).

O conteúdo do plano de gerenciamento de projeto varia de acordo com a área de aplicação e complexidade do projeto.

− O plano de gerenciamento do projeto é atualizado e revisado por meio do processo Controle integrado de mudanças. O plano de gerenciamento do projeto define como o projeto é executado, monitorado, controlado e encerrado. Esse plano inclui:

− Os processos de gerenciamento de projetos selecionados pela equipe de gerenciamento de projetos;

− O nível de implementação de cada processo selecionado;

− As descrições das ferramentas e técnicas que serão usadas para realizar esses Processos;

− Como os processos selecionados serão usados para gerenciar o projeto específico, inclusive as dependências e interações entre esses processos e as entradas e saídas essenciais;

− Como o trabalho será executado para realizar os objetivos do projeto;

− Como as mudanças serão monitoradas e controladas;

− Como o gerenciamento de configuração será realizado;

− Como a integridade das linhas de base da medição de desempenho será mantida e utilizada;

− A necessidade e as técnicas de comunicação entre as partes interessadas;

− O ciclo de vida do projeto selecionado e, para projetos com várias fases, as fases associadas do projeto;

− As principais revisões de gerenciamento em relação a conteúdo, extensão e tempo para facilitar a abordagem de problemas em aberto e de decisões pendentes;

− Restrições - fatores que limitam as opções da equipe de gerência do projeto. Quando o projeto é executado sob contrato, existem, freqüentemente, provisões contratuais específicas que afetam o planejamento da comunicação;

− Premissas - fatores que, para os propósitos do planejamento, são considerados como verdadeiros, reais ou certos. As premissas geralmente envolvem um certo grau de risco.

b) Ferramentas e técnicas para o planejamento das comunicações 1. Análises dos requisitos das comunicações

Analisando-se o tipo, o formato e o valor das informações necessárias às partes envolvidas no projeto, chega-se aos requisitos das comunicações.

Os recursos do projeto devem ser utilizados somente na comunicação das informações que contribuem para o sucesso ou nos pontos em que uma falta de comunicação pode conduzir ao fracasso. A intenção deve ser evitar sobrecarregar as partes interessadas com minúcias.

O gerente de projetos deve considerar o número de canais ou caminhos de comunicação possíveis como um indicador da complexidade das comunicações em um projeto.

O número total de canais de comunicação é n(n-1)/2, em que n = número de partes interessadas. Um componente importante do planejamento das comunicações do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá quais informações. As informações normalmente necessárias para determinar os requisitos das comunicações do projeto incluem: organogramas; a organização do projeto, as relações das responsabilidades entre as partes interessadas, disciplinas, departamentos e áreas de especialização envolvidas no projeto, logística de quantas pessoas serão envolvidas no projeto e em que locais; necessidades internas e externas de informações e informações sobre as partes interessadas.

2. Tecnologia das comunicações

As tecnologias ou métodos utilizados para transferir informações entre os elementos do projeto podem variar significativamente: desde conversas breves até encontros extensos, de simples documentos por escrito até bancos de dados que podem ser acessados on-line.

− Os fatores da tecnologia das comunicações que podem afetar o projeto incluem:

− A urgência da necessidade de informações - o sucesso depende da pronta disponibilidade e atualização de informações.

− A disponibilidade de tecnologia - os sistemas já implantados são apropriados ou as necessidades do projeto justificam as mudanças?

− A formação de pessoal esperada do projeto - ss sistemas de comunicações propostos são compatíveis com a experiência e conhecimento dos envolvidos no projeto ou serão necessários treinamento e aprendizado extensos?

− Longevidade do projeto - a tecnologia disponível poderia mudar antes do término do projeto justificando a adoção de uma tecnologia mais nova?

− O ambiente do projeto - a equipe trabalha em ambiente virtual ou com a presença física dos membros?

c) Saídas para o planejamento das comunicações 1. Plano de gerenciamento de comunicações

O plano de gerência de comunicações é um documento que fornece:

− Os requisitos de comunicação das partes interessadas

− O descritivo dos processos de gerenciamento das comunicações

− As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes

− A pessoa responsável pela comunicação das informações

− A pessoa ou os grupos que receberão as informações

− Os métodos ou tecnologias usados para armazenar e distribuir as informações

− Os eventos de comunicação (reuniões e apresentações)

− A freqüência e o prazo da comunicação

− Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo

− O método e a freqüência para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações durante o andamento do projeto

− Glossário da terminologia comum

− Exemplos de relatórios e atas de reunião

− Alocação financeira para o gerenciamento da comunicação

O plano de gerenciamento das comunicações pode adicionalmentee incluir diretrizes para reuniões de andamento do projeto, reuniões da equipe do projeto, reuniões eletrônicas e e-mails.

O plano de gerenciamento das comunicações pode ser formal ou informal, bem detalhado ou genérico de acordo com as necessidades do projeto.