Gerenciamento da informação e do conhecimento

Esta seção explora o tratamento dado às informações e orientações enviadas pelo setor de pagamento às escolas da circunscrição. Partindo da premissa de que grande parte da comunicação entre o setor de pagamento e as escolas ocorre por e- mails, tais e-mails devem ser lidos e estudados e, em caso de dúvidas, pressupõe- se a necessidade de solicitar esclarecimentos a quem os enviou, para, só depois, cuidar de arquivá-los da maneira mais prática e segura, visando sempre à facilidade de acesso para quem deles possa necessitar, em qualquer tempo.

Um dos questionamentos apresentados pretende saber “se, no momento em que o servidor iniciou o trabalho com a folha em sua respectiva escola, havia lá arquivo de papel ou digital organizado com orientações a respeito da execução da folha de pagamento”. O Gráfico 13 resume as respostas a esse questionamento.

Gráfico 13 – Arquivo de orientações disponíveis na Escola

Fonte: Elaborado pela autora com base no Questionário aplicado aos servidores das escolas.

Em relação à pergunta sobre as ferramentas usadas para arquivo de orientações, 42,9% afirmaram usar arquivo de papel e 57,1% usam arquivo digital e de papel. Nenhum colaborador disse fazer uso apenas de arquivo digital e nenhum afirmou não fazer uso de arquivos de papel ou digital, conforme se observa no Gráfico 14.

Gráfico 14 – Ferramentas usadas para arquivamento de informações e orientações

Fonte: Elaborado pela autora com base no Questionário aplicado aos servidores das escolas.

A Tabela 12 apresenta um resumo das respostas sobre a pergunta: “quem é o responsável, na escola, por receber e compartilhar informações e orientações sobre a folha e a vida funcional dos servidores?”.

Tabela 12 - Servidor encarregado de receber e compartilhar informações

Responsável por receber e compartilhar informações sobre designação na Escola

Incidência

Diretor (a) e secretário (a) 20

Secretário (a) 13

Diretor (a) 10

Diretor (a), secretário (a) e ATB 4

ATB 3

Equipe gestora 2

Secretária e ATB 1

Diretor e ATB 1

Diretor, Especialista e Inspetor 1

Eu 1

Total 56

Fonte: Elaborada pela autora com base no Questionário aplicado aos servidores das escolas.

Observa-se na tabela acima que, na grande maioria das escolas, quem responde por receber e compartilhar informações e novidades sobre a folha de pagamento são, em primeiro lugar, conjuntamente, diretor (a) e secretário (a), em segundo lugar, secretário (a) e, em terceiro lugar, diretor (a). Algumas situações fogem ao que se espera como, por exemplo, escolas em que o (a) ATB é responsável pela recepção e compartilhamento dessas informações, ou ainda, onde o Inspetor participa ativamente dessa recepção e compartilhamento.

A pergunta que solicitava uma informação sobre o hábito de realizar reuniões de estudo, quando chegam novas orientações e informações sobre a folha, teve como resultado que 55,4% dos colaboradores responderam que sim e 44,6%, não. O número de escolas que responderam negativamente possibilita elaborar algumas hipóteses, entre elas, a de que os erros que ocorrem com relação aos QIs de designação, em alguma medida, podem ser decorrência do fato de que as escolas não têm realizado estudos nos momentos em que surgem alterações no decorrer do ano e que, nos momentos em que ocorrem grandes volumes de designações, como é o caso do início do ano letivo, que coincide com muitas outras atividades de toda a equipe gestora, não conseguem dar conta de estudar todo material necessário para garantir um trabalho livre de erros e revestido da qualidade que se espera de uma atividade tão importante.

Os motivos apontados como causas das dificuldades pelos respondentes na execução do trabalho com a folha de pagamento são vários. A Tabela 13 contém o resumo das respostas obtidas.

Tabela 13 – Dificuldades apontadas pelos responsáveis pela execução da Folha de Pagamento nas Escolas

Dificuldades apontadas Incidência

Códigos do SISAP, usados nos QIS e guias / necessidade de atualização das tabelas de códigos do SISAP/excesso de códigos

25

Falta de informação por parte da SRE/repetição de informação/informações desencontradas/ falta de informações consistentes/ imprevistos para os quais não consegue informações em tempo hábil para envio das guias e QIs/ demora de alteração das informações no relatório e no SISAP

11

Cálculo de faltas e reposições de paralisação e greve 6

Nenhuma 6

Dúvidas, incertezas e dificuldades causadas pelas mudanças 4 Excesso de trabalho dos taxadores que os deixa sem comunicação com as

escolas durante a taxação/dificuldade para falar no pagamento (por telefone e pessoalmente)

3

Falta de treinamento pelo setor de Pagamento 3

Licenças e outros afastamentos 2

Prazo curto para realizar trabalho com as Guias de ocorrências/ Atraso/demora na liberação do relatório para escolas trabalharem

2

Implantação de sistemas sem antes treinar servidores e realizar testes. 1

Rodízio de taxadores 1

Fazer protocolo na SER 1

Dificuldade para falar na SRE por telefone. 1

Alterações no número de aulas e turmas 1

Modelos antigos para transcrição 1

Carga-horária de reposição 1

Atendimento ruim e orientação ruim por parte de “alguns” servidores do setor de Pagamento

1 Local de trabalho movimentado e ocorrências de interrupções que causam

erros

1

Preenchimento de Guias e QIs 1

Fonte: Elaborada pela autora com base no Questionário aplicado aos servidores das escolas.

Entre as dificuldades apontadas, a que tem maior incidência refere-se às codificações usadas para preencher guias, QIs e relatório, seguida de problemas inerentes às informações, seja pela falta, pelo excesso ou por contradições.

Também aparecem, com repetições consideráveis, as dificuldades referentes às constantes mudanças, as quais exigem dos servidores estudo constante dos materiais enviados pelo setor de pagamento. Entre as dificuldades, aparecem também a falta de treinamento e a dificuldade de comunicação com o setor de pagamento e com a SRE. Entre as possíveis causas das dificuldades elencamos a falta de interesse, o acúmulo de trabalho, a falta de avaliação dos responsáveis, uma vez que, de acordo com as respostas obtidas no questionário de pesquisa que compõe essa dissertação, grande parte dos servidores que trabalha com a folha de pagamento é designado, e servidores designados não passam por avaliação de desempenho.