Gerenciamento de Tempo, Custos e Qualidade

Os procedimentos atinentes ao gerenciamento do tempo, dos custos e da qualidade do processo licitatório – inicialmente independentes entre si – foram percebidos pelos participantes do grupo focal como aspectos inerentes à qualidade do projeto, mais especificamente as dimensões ―tempo‖ e ―custo‖ foram vistas como indicadores do andamento do processo. Partindo desta perspectiva, optou-se por tratar conjuntamente as três dimensões.

Assim, a fim de viabilizar tal abordagem, procedeu-se à estruturação da matriz de responsabilidades com o fito de proporcionar visão sistêmica e a formalização dos requisitos, restrições e atribuição de responsabilidade por cada etapa, tornando possível, num segundo momento, a aferição de parâmetros de tempo e custo médios.

O desenho da matriz baseou-se em cada entrega descrita e arquitetada pelos entrevistados - tanto na Estrutura Analítica do Projeto (EAP) quanto no Dicionário da EAP - e teve como resultado o quadro a seguir apresentado.

106 Quadro 26 - Matriz de Responsabilidade do Projeto.

Cód.

ENTREGA/PACOTE DE TRABALHO RESPONSÁVEL REVISOR

OUTRAS RESPONSABILIDADES

EAP

1 Processo encaminhado para análise jurídica pela Coordenador - Consultar o solicitante e DADM em caso de dúvidas ou

Advocacia Geral da União (PF / IFS) incorreções

1.1 Processo com documentos iniciais conferidos quanto à Coordenador - Consultar o solicitante e DADM em caso de dúvidas ou clareza e definição técnica e atendimento à legislação incorreções

1.2 Confecção de Estimativa de Preços Orçamentista Coordenador Consultar o solicitante e DADM.

1.3 Modalidade Licitatória definida (tradicional ou SRP) DADM DG

1.4 Codificação e Pré-empenho da despesa (pregão GADM DG Autorização da despesa

tradicional)

1.5 Minuta de Edital Pregoeiro PF/IFS

1.6 Parecer Jurídico da Contratação Procuradoria -

Federal

2 Divulgação da relação de vencedores da licitação Pregoeiro DG Publicação do Resultado do Pregão no DOU.

2.1 Adequação do edital e seus anexos aos apontamentos Pregoeiro -

da PF/IFS.

2.2 Adjudicação e homologação do resultado da licitação Pregoeiro DG

3 Contrato assinado e publicado COC DG

3.1 Proposta classificada Orçamentista Coordenador Em caso de SRP, a classificação é feita pelo Gestor de Atas.

3.2 _{Registro de Preços)} Codificação e Pré-empenho da despesa (Sistema de GADM DG

3.3 Contrato assinado e publicado no DOU COC DG Alimentação dos Sistemas de Controle do IFS Fonte: Elaborado pela autora com base em dados da pesquisa (2018)

107 A seu turno, no tocante aos mecanismos ou indicadores para aferição do progresso do projeto, no quesito ―Tempo‖, tal qual anteriormente explicitado, o grupo da pesquisa sugeriu o levantamento de dados estatísticos históricos a fim de determinar – ainda que maneira precária – o tempo médio para a execução de cada atividade e ou etapa do processo. O mesmo raciocínio foi dispensado à dimensão ―Custos‖ e, neste sentido, foi sugerida a aferição dos custos administrativos considerando as diversas nuances processo licitatório. Consoante um dos entrevistados, ocupante de função de coordenação, ―sem que haja a determinação do tempo e custo médio para a realização das contratações, baseada em critérios reais, dificilmente será possível fazer um Plano que atenda às necessidades do Campus‖.

nos moldes atuais, seria muito difícil realizar tal levantamento (custos) porque algumas atividades são desenvolvidas por servidores que não se dedicam somente a estas tarefas, a exemplo daqueles que são coordenadores de outros setores cumulativamente. Como separar de verdade quantas horas a pessoa gasta com tal atividade se ela não faz uma coisa só por vez? (ENTREVISTADO 4)

não se pode tomar pela mesma medida o servidor que é somente pregoeiro e aquele que acumula o desempenho de outras funções, a produtividade do dois será diferente. Além disso, a apuração dos custos deverá ocorrer pela média, uma vez existem servidores de cargos e faixas salariais distintas para fazer a mesma atividade. (ENTREVISTADO 2)

De qualquer forma, no que tange ao fator ―tempo‖, baseada na experiência dos envolvidos, o grupo de entrevistados informou, a título de tempo médio para cada etapa, o abaixo verificado.

Quadro 27 – Tempo médio estimado para as atividades do processo.

EAP ETAPA OU MARCO DO PROJETO TEMPO ESTIMADO

CUSTO ESTIMADO 1 Recebimento e conferência dos documentos iniciais do

processo 1

1 Realização de Estimativa de Preços da Contratação 22 1 Análise da viabilidade da Compra e Definição da

modalidade 2

1 Confecção de Minuta de Edital 10

1 Codificação da Despesa e Emissão de Empenho 5 2 Análise jurídica pela Procuradoria Federal / IFS 22 2 Adequação da Minuta de Edital à análise jurídica 4

108

2 Realização do Certame 15

3 Classificação da Proposta 0,1

3 Celebração do Contrato 10

TOTAL 91,1

Fonte: Elaborado com base em dados da pesquisa (2018).

Quanto ao recebimento dos artefatos iniciais do processo, o tempo estimado para esta tarefa se refere à verificação preliminar de suficiência das informações necessárias à delimitação do escopo dos itens pretendidos. Este prazo vem a ser reforçado, consoante dados da pesquisa, pela quantidade de itens orçados e pela frequente detecção de falhas na descrição destes. O Entrevistado 3 destacou que as falhas na descrição dos itens ―são apontadas responsáveis pelas divergências entre os itens pretendidos e aqueles efetivamente orçados, significando retrabalho para a equipe e atrasando o andamento das demais etapas‖. O Entrevistado 5, a seu turno, ressaltou que a insuficiência ou incorreção na descrição dos itens repercute na ―baixa capacidade de obtenção de orçamentos para elaboração de estimativas de preços, em razão do desinteresse dos fornecedores locais‖.

Acerca do estudo da viabilidade do processo e definição da modalidade de pregão para contratação, a pesquisa evidenciou que a ausência de mecanismos que subsidiem tal análise impacta a capacidade de tomada de decisão fundamentada por parte da Administração. Assim, a criação de indicadores para aferição do andamento processual intenciona suplantar a inexistência de mecanismos de monitoramento e controle da execução dos processos – apontada no diagnóstico inicial e corroborada por Castro (2014), Almeida (2016) e Dória (2018). Tais indicadores servirão ainda para subsidiar o processo de tomada de decisão pelas instâncias superiores do Campus.

Nesse contexto, após debate com o grupo, ficou estabelecido que o progresso do projeto será aferido considerando os critérios de tempo e custos, estimados para cada subatividade do EAP e utilizando o sistema de sinais a seguir verificado.

109 Quadro 28 – Indicadores de Desempenho do Projeto.

INDICADOR VERDE AMARELO VERMELHO

IndTempo T. Afer. < 90% 90 ≤ T. Afer. ≤ T. Afer. > 100%

Estimado 100% Estimado

IndCusto C. Afer. < 90% 90 ≤ C. Afer. ≤ C. Afer. > 100%

Estimado 100% Estimado

Fonte: Dados da Pesquisa (2018).

Neste contexto, vencida a etapa de levantamento e definição dos indicadores, a amostra sugeriu que o monitoramento ocorra segundo periodicidade a ser posteriormente estabelecida, por meio da comparação entre os indicadores estimados e aqueles efetivamente alcançados.

Sob esta dimensão a percepção dos entrevistados no grupo focal ressalta não apenas a inexistência de mecanismos que propiciem à Administração conhecimento acerca dos entraves à celeridade processual, e assim suplantá-los.

a importância do conhecimento do fluxo processual e de mecanismos que evidenciem problemas em seu andamento, a exemplo do tempo despendido no refazimento de estimativas de preço, tempo gasto para análise jurídica ou mesmo adequação do edital ao parecer jurídico. (ENTREVISTADO 4).

A existência de ferramentas assim possibilitam à comunidade entender o motivo da lentidão dos processos licitatórios e, por outro lado, à Administração conhecer e atuar nos problemas de cada etapa. (ENTREVISTADO 1)

Ademais, a definição de tais indicadores, subsidiariamente, busca ofertar solução à inexistência de Indicadores de Qualidade do Processo (IQP), conforme apontado no Quadro 18, na descrição do modelo atual.