Depois de compreendermos a diferença entre dado, informação e conhecimento abordaremos os conceitos de Gestão de documentos (GD), Gestão da informação (GI) e Gestão do Conhecimento (GC). Embora essas gestões não sejam sinônimas e possuam suas próprias definições, existem aspectos em comum entre elas a ponto de evidenciar que a GD e a GI são partes integrantes da GC, conforme ilustra a Figura 4.
FIGURA 4 – Gestão de Documentos x Gestão da Informação x Gestão do Conhecimento
2.2.1 Gestão de documentos (GD)
O conceito gestão de documentos (GD) ou gestão documental surgiu em meados da Segunda Guerra Mundial. Neste período ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas que tornou necessária a racionalização e controle do grande volume de documentos que estavam sendo acumulados em depósitos de arquivos. Segundo Silva, P. (2010, p. 36), “o conceito gestão de documentos surge em função dos problemas detectados nas administrações públicas em gerenciar de forma eficiente sua crescente produção documental e as grandes massas documentais acumuladas”.
No decorrer do tempo foram elaborados programas de GD pelos arquivos nacionais dos Estados Unidos e Canadá visando princípios de economia e eficácia, em que a informação deveria estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e ao menor custo possível (JARDIM, 1987).
A partir disso, a GD, através de um modelo de organização de arquivos, passa a controlar os documentos desde a sua produção até encontrar a sua real finalidade, podendo ser descartado e/ou eliminado, ou ser guardado permanentemente. A GD é uma atividade permanente que garante tanto o controle de sua produção, assim como sua adequada utilização e destinação, garantindo a preservação dos documentos de valor de guarda permanente (INDOLFO; CAMPOS; OLIVEIRA, 1993).
Desta forma, vê-se que a GD compreende todo o ciclo de vida dos documentos produzidos. Conforme Rhoads (1983) para que a GD possa adquirir economia e eficácia deve envolver as fases de produção, utilização e conservação e por fim a sua destinação. Na fase de produção são administrados os elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos. Na fase de utilização e conservação há controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização. Na fase de destinação são definidos os procedimentos para implantar as propostas de guarda permanente ou eliminação de documentos, de acordo com o seu valor.
Conclui-se que os documentos permitem uma visão geral da organização em vários períodos, pois é através da preservação histórica e documental que se constrói a identidade da organização (MARIZ, 2005). E essa preservação documental faz parte da GI, uma vez que segundo Valetim et al (2008, p. 187) a GI “deve se preocupar com os documentos gerados, recebidos e utilizados para as atividades do negócio corporativo. Gestão documental ou gestão de documentos faz parte desse processo”.
2.2.2 Gestão da Informação (GI)
A GI consiste no tratamento, armazenamento e disponibilização da informação segundo os novos paradigmas da sociedade. Valetim et al. (2008) entendem a GI como:
um conjunto de ações que visa desde a identificação das necessidades informacionais, o mapeamento dos fluxos formais (conhecimento explícito) de informação nos diferentes ambientes da organização, até a coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo. (VALETIM et al, 2008, p. 187).
A GI contempla o processo de fluxo, aquisição, processamento, armazenamento, disseminação e utilização da informação. De acordo com Choo (2003a) a GI tem como finalidade aproveitar os recursos e as capacidades informacionais da organização, a fim de que a organização aprenda e se adapte às mudanças. Choo (2003a) ainda apresenta um modelo processual cíclico e contínuo em que a GI acontece em seis etapas: identificação das necessidades de informação, aquisição de informação, organização e armazenamento de informação, produtos e serviços de informação, distribuição de informações e uso das informações.
Atualmente, a GI está presente em qualquer ambiente organizacional, uma vez que as organizações cada vez mais reconhecem a importância da informação e a utilizam para inferir em processos decisórios, visando, dentre outros fatores, o marketing, a concorrência, a qualidade, o mercado, o controle gerencial, a logística, as operações e a tecnologia.
Nas últimas décadas o mundo industrializado sofreu uma transição de uma economia industrial para uma economia baseada na informação [...] Neste cenário a Gestão da Informação tornou-se para as organizações contemporâneas, uma prática gerencial fundamental, dentre outras coisas para identificar as necessidades/demandas de informação, mapear os fluxos informacionais, auxiliar a tomada de decisão e facilitar a comunicação informacional (SILVA, P., 2010, p. 42-43).
Em um contexto em que são produzidas tantas informações torna-se necessário que estas sejam tratadas, armazenadas e disponibilizadas, de forma que estejam acessíveis aos indivíduos. Para tal, a GI visa à qualidade da informação, que deve ser íntegra, precisa e estar disponível em tempo hábil. Assim como, deve privilegiar as atividades voltadas para o acesso e uso da informação, em qualquer forma em que se apresente ou local em que se encontre, objetivando facilitar o planejamento estratégico organizacional e assim proporcionar a tomada de decisão.
Entretanto, Davenport (1998) evidencia que apesar da importância da informação para as organizações, nos ambientes informacionais existe pouca informação acessível sobre os funcionários, clientes e até mesmo sobre os próprios produtos e serviços. Nesta perspectiva, Davenport (1998) afirma que os fluxos de informação devem ser gerenciados ativamente pelos gestores da organização.
2.2.3 Gestão do Conhecimento (GC)
O tema Gestão do Conhecimento emergiu [...] das discussões fechadas entre pesquisadores da área de Ciência e Tecnologia e profissionais de P&D (Pesquisa e Desenvolvimento) das empresas, para despontar como um dos assuntos mais polêmicos e menos compreendidos (FLEURY; OLIVEIRA JÚNIOR, 2008, p.15).
Na década de 90 surgiu o conceito GC, e desde então passamos a viver em uma sociedade em que o conhecimento é um dos principais ativos de poder. Desta forma, tornou-se importante a organização e a disseminação do conhecimento. Segundo Figueiredo (2005) todo o conhecimento criado deve ser organizado e disponibilizado no intuito de gerar e multiplicar riquezas. Para que isso aconteça é indispensável que haja GC.
Davenport e Prusak (1997), dizem que a GC pode ser entendida como uma coleção de processos que governam a criação, a disseminação e a utilização do conhecimento. Na mesma linha de pensamento, Pimenta et al. (2004, p. 9), descreve que “a gestão do conhecimento deve ser como uma bússola roteadora para identificar conhecimentos pessoais que possam promover a captação, tratamento, o armazenamento, a disseminação e avaliação de conhecimentos”.
A GC se enquadra em várias definições, utilizando-se de vários ativos. Desta forma, para melhor esclarecer, Teixeira Filho (2000) faz uma excelente explanação do que pode e do que não pode ser a GC:
Gestão do conhecimento não é tecnologia. Mas pode se beneficiar, e muito, das novas tecnologias de informação e de comunicação. Gestão do Conhecimento não é criatividade e inovação, mas tem a ver com usar, de forma sistemática, as inovações geradas na empresa para um melhor posicionamento de mercado. Gestão do Conhecimento não é qualidade, mas usa técnicas e ferramentas que já foram muito usadas na modelagem de processos, nos círculos de qualidade e na abordagem de melhoria contínua. Gestão do Conhecimento não é documentação, mas tem tudo a ver com uma memória organizacional coletiva, dinâmica e compartilhada. Gestão do Conhecimento também não é gestão de Recursos Humanos, mas só se realiza com as pessoas da Organização. (TEIXEIRA FILHO, 2000, p. 5)
Ao compararmos os termos GI e GC encontramos grandes dificuldades de definição devido às convergências introduzidas nestas expressões. De acordo com Alvarenga Neto (2005) a GI é um elemento que faz parte da GC, ou seja, a GI está interligada à GC. Entretanto, embora a GI e a GC visem o compartilhamento e o uso de informação e de conhecimento, o principal diferencial entre os termos está no fato da GI concentrar-se em fluxos formais e no conhecimento explícito, enquanto a GC concentra-se em fluxos informais e o no conhecimento tácito.
Constata-se assim, que a GC abrange a GD e a GI, uma vez que além de incluir suas características, incorpora outros aspectos, temas, abordagens e preocupações como as questões de criação, uso e compartilhamento de informações e de conhecimentos, criação do contexto adequado ou contexto capacitante, dentre outros (ALVARENGA NETO, 2005).