Gestão de documentos Gestão de documentos

5.10. Gestão de documentos

Grande parte das negociações realizadas através de contratos envolve uma quantidade relativamente alta de documentos Grande parte das negociações realizadas através de contratos envolve uma quantidade relativamente alta de documentos que devem ser registrados e associados aos contratos. Além disto, também é comum a exigência de determinados tipos de que devem ser registrados e associados aos contratos. Além disto, também é comum a exigência de determinados tipos de documentos em determinadas fases do ciclo de vida do contrato para que este possa seguir seu fluxo

documentos em determinadas fases do ciclo de vida do contrato para que este possa seguir seu fluxo de processos.de processos. Alguns exemplos de documentos que podem ser associados a contratos:

Alguns exemplos de documentos que podem ser associados a contratos: 

 Termo de AdesãoTermo de Adesão 

 Termo de CompromissoTermo de Compromisso 

 Licença AmbientalLicença Ambiental

Com o objetivo de atender a estas necessidades, o ambiente de Gestão de Contratos dispõe de recursos que objetivam o Com o objetivo de atender a estas necessidades, o ambiente de Gestão de Contratos dispõe de recursos que objetivam o registro dos documentos do contrato e também o controle da transição entre situações conforme documentação registro dos documentos do contrato e também o controle da transição entre situações conforme documentação apresentada.

apresentada.

Veremos agora tais funcionalidades. Veremos agora tais funcionalidades.

5.10.1. Tipos de documentos

5.10.1. Tipos de documentos

O cadastro de tipos de documentos permite a classificação e agrupamento dos documentos que serão necessários pelos O cadastro de tipos de documentos permite a classificação e agrupamento dos documentos que serão necessários pelos contratos, além de definir alguns tratamentos que serão aplicados pelo ambiente de Gestão de Contratos relativos a gestão contratos, além de definir alguns tratamentos que serão aplicados pelo ambiente de Gestão de Contratos relativos a gestão de documentos.

de documentos.

Localização no menu do

Localização no menu do ambiente:ambiente: Atualizações -> Contratos -> Tipos de Atualizações -> Contratos -> Tipos de Documentos (CNTA060).Documentos (CNTA060). Entidades relacionadas:

Entidades relacionadas: 

 Tipos de Documentos (CN5)Tipos de Documentos (CN5)

Principais campos: Principais campos: 

 Código (CN5_CODIGO): código de identificação do tipo de documento.Código (CN5_CODIGO): código de identificação do tipo de documento. 

 Descrição (CN5_DESCRI): descrição para identificação do tipo de Descrição (CN5_DESCRI): descrição para identificação do tipo de documento.documento.

Exercício

Exercício

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Acesse o menu Atualizações -> Contratos -> Tipos de DescontoAtualizações -> Contratos -> Tipos de Desconto, acione a opção Incluir e cadastre os, acione a opção Incluir e cadastre os seguintes dados:

seguintes dados: Código: 001 Código: 001

Descrição: DESCONTO POR BOA CONDUTA Descrição: DESCONTO POR BOA CONDUTA Interf. Ped.: Sim

Interf. Ped.: Sim

Exercício

Exercício

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Acesse o menu Atualizações -> Contratos -> Tipos de DocumentoAtualizações -> Contratos -> Tipos de Documento, acione a opção Incluir e cadastre os, acione a opção Incluir e cadastre os seguintes dados:

5.10.2. Situação x Documentos

5.10.2. Situação x Documentos

Caso queira-se implementar controle sobre a transição das situações do contrato de acordo com a documentação Caso queira-se implementar controle sobre a transição das situações do contrato de acordo com a documentação apresentada, basta realizar o cadastro de Situações X Documentos, que tem como objetivo relacionar quais são os apresentada, basta realizar o cadastro de Situações X Documentos, que tem como objetivo relacionar quais são os documentos obrigatórios para mudança de situação do contrato.

documentos obrigatórios para mudança de situação do contrato.

A partir do cadastro desta entidade, o ambiente de Gestão de Contratos passará a exigir a lista de documentos cadastrada A partir do cadastro desta entidade, o ambiente de Gestão de Contratos passará a exigir a lista de documentos cadastrada para que a situação possa ser aplicada ao contrato.

para que a situação possa ser aplicada ao contrato. Localização no menu do

Localização no menu do ambiente:ambiente: Atualizações -> Contratos -> Tipos de Atualizações -> Contratos -> Tipos de Documentos (CNTA060).Documentos (CNTA060). Entidades relacionadas:

Entidades relacionadas: 

 Tipos de Documentos (CN5)Tipos de Documentos (CN5) 

 Situação X Documentos (CNJ)Situação X Documentos (CNJ)

Cabeçalho

Cabeçalho – – Principais campos: Principais campos: 

 Situação (CNJ_SITUAC): indica a situação para a qual será exigida a lista de documentos.Situação (CNJ_SITUAC): indica a situação para a qual será exigida a lista de documentos. 

 Tipo Contrat (CNJ_TPCTO): indica para qual tipo de contrato o cadastro de Situações X Documentos será válido. Se oTipo Contrat (CNJ_TPCTO): indica para qual tipo de contrato o cadastro de Situações X Documentos será válido. Se o campo estiver vazio, o cadastro será aplicado a todos os tipos de

campo estiver vazio, o cadastro será aplicado a todos os tipos de contrato.contrato. 

 ItensItens – – principais campos: principais campos: 

 Tipo Doc.: (CNJ_TPDOC): código do tipo de documento que será necessário para que a situação seja Tipo Doc.: (CNJ_TPDOC): código do tipo de documento que será necessário para que a situação seja aplicada.aplicada.

5.10.3. Documentos

5.10.3. Documentos

Uma vez definidos os tipos de documentos necessários para que uma situação seja aplicada aos contratos, sempre que Uma vez definidos os tipos de documentos necessários para que uma situação seja aplicada aos contratos, sempre que houver solicitação de mudança de situação do contrato para a situação em questão, o Sistema verificará se todos os houver solicitação de mudança de situação do contrato para a situação em questão, o Sistema verificará se todos os documentos necessários foram apresentados. Em caso negativo, a mudança de situação será rejeitada, e o usuário deverá documentos necessários foram apresentados. Em caso negativo, a mudança de situação será rejeitada, e o usuário deverá efetuar o registro da documentação necessária.

efetuar o registro da documentação necessária.

O cadastro dos documentos de um contrato pode ser realizado de duas formas: através do cadastro no menu do Sistema ou O cadastro dos documentos de um contrato pode ser realizado de duas formas: através do cadastro no menu do Sistema ou

Exercício

Exercício

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Acesse o menu Atualizações -> Contratos -> Situações X DocumentosAtualizações -> Contratos -> Situações X Documentos, acione a opção Incluir e cadastre, acione a opção Incluir e cadastre os seguintes dados: os seguintes dados: Cabeçalho: Cabeçalho: Situação: Vigente Situação: Vigente Itens: Itens: Tipo Doc.: 001 Tipo Doc.: 001 Tipo Doc.: 002 Tipo Doc.: 002 Código: 001 Código: 001

Descrição: DOCUMENTO TIPO 1 Descrição: DOCUMENTO TIPO 1 Código: 002

Código: 002

Descrição: DOCUMENTO TIPO 2 Descrição: DOCUMENTO TIPO 2

Localização no menu do

Localização no menu do ambiente:ambiente: Atualizações -> Contratos -> Documentos (CNTA170).Atualizações -> Contratos -> Documentos (CNTA170). Entidades relacionadas:

Entidades relacionadas: 

 Tipos de Documentos (CN5)Tipos de Documentos (CN5)   Contratos (CN9)Contratos (CN9)   Documentos (CNK)Documentos (CNK) Principais campos: Principais campos: 

 Código (CNK_CODIGO): código de identificação do documento.Código (CNK_CODIGO): código de identificação do documento. 

 Descrição (CNK_DESCRI): descrição do documento do contrato.Descrição (CNK_DESCRI): descrição do documento do contrato. 

 Contrato (CNK_CONTRA): código do contrato ao qual o documento percente.Contrato (CNK_CONTRA): código do contrato ao qual o documento percente. 

 Tp. Doc. (CNK_TPDOC): tipo de documento do qual o documento faz Tp. Doc. (CNK_TPDOC): tipo de documento do qual o documento faz parte.parte. 

 Data Emissão (CNK_DTEMIS): data de emissão do documento do contrato.Data Emissão (CNK_DTEMIS): data de emissão do documento do contrato. 

 Data Valid. (CNK_DTVALI): data de validade do documento do contrato.Data Valid. (CNK_DTVALI): data de validade do documento do contrato. 

 Obs.: (CNK_OBS) observações pertinentes ao documento.Obs.: (CNK_OBS) observações pertinentes ao documento.

A inclusão através da interface exibida na tentativa de

A inclusão através da interface exibida na tentativa de mudança da situação do contrato é mudança da situação do contrato é feita através do mesmo formuláriofeita através do mesmo formulário do cadastro de documentos, acionado a partir do clique direito do mouse na árvore de

do cadastro de documentos, acionado a partir do clique direito do mouse na árvore de documentos.documentos.

Exercício

Exercício

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Acesse o menu Atualizações -> Contratos -> DocumentosAtualizações -> Contratos -> Documentos, acione a opção Incluir e cadastre os seguintes, acione a opção Incluir e cadastre os seguintes dados: dados: Descrição: Documento 1 Descrição: Documento 1 Contrato: CTR001 Contrato: CTR001 Tipo Doc.: 001 Tipo Doc.: 001 Descrição: Documento 2 Descrição: Documento 2 Contrato: CTR001 Contrato: CTR001 Tipo Doc.: 002 Tipo Doc.: 002

Exercício Final

Exercício Final

Acesse o menu Atualizações -> Contratos -> Contratos.Atualizações -> Contratos -> Contratos.

Posicione sobre o contrato de código CTR001 e acione a opção

Posicione sobre o contrato de código CTR001 e acione a opção Situação.Situação. Selecione a situação Vigente e confirme.

Selecione a situação Vigente e confirme.

Observe a lista de documentos conforme cadastro de Situações X Documentos. Observe a lista de documentos conforme cadastro de Situações X Documentos. Confirme e observe a alteração da situação do contrato.

Confirme e observe a alteração da situação do contrato. Posicione sobre o contrato de código CTR002 e acione a opção

Posicione sobre o contrato de código CTR002 e acione a opção Situação.Situação. Selecione a situação Vigente e confirme.

Selecione a situação Vigente e confirme.

Observe a lista de documentos conforme cadastro de Situações X Documentos e cadastre os Observe a lista de documentos conforme cadastro de Situações X Documentos e cadastre os documentos pendentes.

documentos pendentes.

Confirme e observe a alteração da situação do contrato. Confirme e observe a alteração da situação do contrato. Posicione sobre o contrato de código CTR002 e acione a opção

Posicione sobre o contrato de código CTR002 e acione a opção Adiantamentos.Adiantamentos. Preencha com dados bancários quaisquer e

6.