A gestão de documentos na área contábil corresponde à administração do ciclo de vida dos documentos desde a produção até sua eliminação ou seu arquivamento permanente. O aspecto documental aqui trata de apresentar referencial demonstrando que o documento é uma representação de um determinado fato contábil em um suporte, considerando um contexto institucional.
As informações contábeis apenas podem ser registradas com base em documentos hábeis, principalmente diante das exigências fiscais no Brasil, não admitindo como documentos rascunho de compras, pedidos e ordens sem lastro fiscal, assim como a ausência completa de documento. Da mesma maneira, o auditor e o perito contábil trabalham para verificar as informações contábeis utilizando como prova os próprios documentos, os quais suportam as transações registradas na contabilidade. Caso não haja documento, as normas contábeis permitem o lançamento, entretanto um conjunto de evidencias deve comprovar o fato registrado - exceto na área pública. Contudo, provavelmente outros documentos relacionados ao fato serão comprovantes, ou até mesmo a confecção de novos serão esse apoio necessário para o registro. Cada situação deve ser analisada com cuidado. Nesse sentido, a gestão de documentos é fundamental para a contabilidade, como pode ser observado em interpretação técnica do CFC:
5. A escrituração contábil deve ser executada: [. .]
c. com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.
[. .]
26. Documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.
27. A documentação contábil é hábil quando revestida das características intrínsecas ou extrínsecas essenciais, definidas na legislação, na técnica- contábil ou aceitas pelos “usos e costumes”.
28. Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio magnético, desde que assinados pelo responsável pela entidade e pelo profissional da contabilidade regularmente habilitado, devendo ser submetidos ao registro público competente. (CFC, 2014, p.4)
As informações contábeis registradas representam fatos financeiros ou econômicos e devem representar fidedignamente a realidade das instituições em seu patrimônio ou resultado. Os registros na contabilidade são uma segunda forma de representação das informações já registradas em algum documento. Cada lançamento contábil corresponde ao registro desse tipo de informação e está dividido em três fases basilares: 1-Reconhecimento, 2- Mensuração e 3-Registro (que gera evidenciação). São etapas que refletem o sistema de gestão contábil.
[...] os registros documentais são as provas primordiais para as suposições ou conclusões relativas a essas atividades e às situações que elas contribuíram para criar, eliminar, manter ou modificar. A partir destas provas, as intenções, ações, transações e fatos podem ser comparados, analisados e avaliados, e seu sentido histórico pode ser estabelecido. (DURANTI, 1994, p. 2)
As informações contábeis são informações registradas (representação em um suporte), após satisfazer essas três fases mencionadas.
Destaca-se que o termo informação tem sido utilizado pelas mais diversas áreas do conhecimento de forma frequente e excessiva. Após comparar diversas definições de informação, Robredo (2003, p. 5) afirma que “tudo e seu contrário pode, de alguma forma, se relacionar com a informação”. Para a Ciência da Informação, a definição de Informação mais abrangente, segundo o autor seria:
[...] a documentação no seu sentido mais amplo possível, incluindo o registro e transmissão do conhecimento, o armazenamento, processamento, análise, organização e recuperação da informação registrada, e os processos e técnicas relacionados. (ROBREDO, 2003, p. 9).
“A experiência humana, em sua imensa diversidade, tem produzido e acumulado um grande número de registros que a testemunham e indicam os caminhos trilhados, possibilitando o seu conhecimento e reavaliação” (TESSITORE, 2003, p. 11). Quando esses dados da experiência humana são compreendidos de forma lógica, estamos diante da informação. “Esses registros da atividade humana, em toda a sua complexidade, constituem o que chamamos de documento, definido tecnicamente como o conjunto da informação e seu suporte.” (TESSITORE, 2003, p. 11).
Por sua vez, segundo Brookes (1980, p.131), a informação é uma parte da estrutura conceitual mais abrangente denominada conhecimento. A equação a seguir mostra essa relação, onde um estado estático do conhecimento -𝐾(𝑆)- é alterado para uma estrutura maior construtivista - 𝐾(𝑆 + 𝛿𝑆) - ao receber uma nova informação – 𝛿𝐼 -. Onde:
𝐾(𝑆) é o conhecimento em estado estático; 𝛿𝐾 é a variação do conhecimento;
𝛿𝐼 é a variação da informação;
𝐾(𝑆 + 𝛿𝑆) é o conhecimento estático com o conhecimento adicionado;
Figura 11: Relação entre informação e conhecimento. Fonte: adaptado a partir de Brookes (1980, p.131)
Algo que destaca na construção do conhecimento é o fato de haver uma ação sobre a informação. No caso da taxonomia de lições aprendidas, uma ferramenta de linguagem documentária que armazena riscos de distorções contábeis possui um conjunto de informações que acessa o âmbito do conhecimento no momento em que o auditor toma decisões a partir do uso dessas informações.
Figura 12: Acesso ao conhecimento através da tomada de decisão utilizando linguagem documentária. Fonte: elaboração própria.
Segundo Dodebei (2002, p. 43), a taxonomia é um instrumento de representação documentária. Observando suas bases conceituais na gestão de documentos, sua estrutura como linguagem documentária torna-se nesse estudo um suporte para a gestão de risco na auditoria contábil.
Gestão da Informação Gestão do Conhecimento Informação Dado Conhecimento Gestão Documental Tomada de Decisão
Figura 13: Taxonomia na Gestão da Informação para Apoiar a Gestão de Risco na Auditoria. Fonte: elaboração própria.
Assim, na ótica contábil combinada com a Ciência da Informação tem-se a taxonomia como instrumento de gestão de documentos proporcionando subsídio conceitual, tendo em vista a gestão da informação na auditoria contábil e a tomada de decisões táticas na perspectiva da gestão do conhecimento.
Nesse ponto é pertinente mencionar que não serão discutidas questões relacionadas ao âmbito do conhecimento e, caso haja necessidade, será realizado de maneira limitada, uma vez que o foco da pesquisa se atém às demandas da organização da informação.