Gestão de stocks

Sendo a farmácia comunitária um local de dispensa de medicamentos e outros produtos, é imprescindível que seja feita uma gestão equilibrada do stock existente, evitando assim a rotura dos mesmos e garantindo uma resposta eficaz no atendimento quer de utentes habituais, quer de utentes de passagem.

Tendo isto em conta, e atendendo à rotatividade dos produtos comercializados na farmácia, são delineados valores de stock mínimo e máximo. Quando o stock mínimo é atingido, gera-se automaticamente uma encomenda no SI, que será posteriormente analisada e validada pelo responsável de compras e, enviada ao fornecedor.

Para garantir a veracidade da informação contida no SI relativa aos stocks existentes, é realizada uma verificação regular do stock físico, ajustando os valores informáticos, sempre que necessário. Esta verificação, acontece mensalmente na FCE, tendo cada colaborador, uma lista de produtos diferentes, para verificar.

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Paula Cristina Teixeira Magalhães |6 3.2. Encomendas

3.2.1. Realização de encomendas

A aquisição de medicamentos e produtos de saúde, é um dos principais processos no funcionamento de uma farmácia. Esta aquisição é influenciada por vários fatores como o histórico de vendas, níveis de stock, sazonalidade de produtos, entre outros. Por norma, os fornecedores são distribuidores grossistas ou laboratórios que enviam os seus produtos quer diretamente, quer através de um armazenista. A seleção dos fornecedores é feita de acordo com o que for mais vantajoso para a farmácia. Na FCE os principais distribuidores grossistas são: Alliance Healthcare®, OCP Portugal® e Cooprofar®.

Existem três tipos de encomendas aos distribuidores grossistas: diárias, instantâneas e do tipo via verde.

As encomendas diárias têm por base o stock mínimo de cada produto, existente na respetiva “Ficha de Produto” no SI. Quando o stock mínimo é atingido, o produto é colocado automaticamente na encomenda diária, que posteriormente irá ser avaliada pelo colaborador responsável, que irá também fazer alterações caso seja necessário. Na FCE são realizadas duas encomendas diárias a cada fornecedor, sendo uma por volta do meio dia, e outra no final da tarde.

Por outro lado, as encomendas instantâneas surgem aquando de uma necessidade, por exemplo, durante um atendimento, quando há urgência num produto e é realizada via telefone diretamente ao fornecedor.

Existem ainda as encomendas do tipo via verde, que se destinam a produtos que estão esgotados, existindo um número limite de produtos que podem ser encomendados, e depende da disponibilidade dos diferentes fornecedores.

Por fim, existem as encomendas realizadas de forma presencial ou via telefone diretamente com os delegados de informação médica dos próprios laboratórios. Trata-se geralmente de produtos sazonais, com elevada rotatividade ou marcas que a farmácia costuma trabalhar, tendo condições mais favoráveis dadas as grandes quantidades e o facto de não existir margem de lucro para o grossista. Nestas encomendas, a formalização é realizada por uma nota de encomenda cujo duplicado fica na farmácia para posterior confirmação aquando da receção, sendo necessária a criação posterior de uma encomenda manual em papel para poder fazer a sua receção via SI.

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Paula Cristina Teixeira Magalhães |7 Ao longo do estágio acompanhei várias vezes a realização das encomendas diárias, e após iniciar o atendimento ao público tive a oportunidade de realizar encomendas instantâneas quando não havia o produto na farmácia.

3.2.2. Receção e Conferência de Encomendas

Os produtos encomendados chegam à farmácia em contentores próprios designados de “banheiras” ou em caixas de cartão. A encomenda vem normalmente acompanhada da sua fatura ou guia de remessa onde estão descritos os seguintes dados: número da fatura, identificação do fornecedor e dos produtos com o respetivo Código Nacional do Produto (CNP), número de unidades, valor total a faturar, valor total de Imposto de Valor Acrescentado (IVA), Preço de Venda ao Armazenista (PVA), Preço de Venda à Farmácia (PVF), Preço de Venda ao Público (PVP), descontos, bonificações e, se aplicável, os produtos que estão em falta na encomenda com a respetiva justificação da falta.

Sendo os medicamentos psicotrópicos e estupefacientes medicamentos sujeitos a um controlo mais apertado, estes exigem uma guia de requisição específica, sendo o original arquivado na farmácia por um período de 3 anos e o duplicado devolvido ao fornecedor devidamente assinado pela DT e carimbado.

Na FCE, aquando da receção das encomendas, o primeiro passo é verificar se a encomenda se destina de facto ao estabelecimento, não tendo ocorrido nenhum erro. De seguida, a fatura da encomenda é fotocopiada (no caso de vir sem duplicado), e a encomenda é colocada em cima de um balcão, em fila, e com os produtos que devem ser armazenados no frio à frente, de forma a serem os primeiros a ser rececionados e serem imediatamente guardados.

Para fazer a receção da encomenda utiliza-se o Sifarma 2000®, no separador “Receção de Encomendas”. É escolhida a encomenda em questão e o primeiro passo é colocar o número e data da fatura. Seguidamente são inseridos todos os produtos pelo seu CNP, com a ajuda do leitor ótico, ou manualmente.

Durante a entrada dos produtos, é necessário verificar a integridade dos mesmos, bem como o respetivo prazo de validade (PV). No caso de o PV ser superior ao que consta no SI não deve ser feita nenhuma alteração. Caso contrário, ou se o stock estiver a zero, deve proceder-se à alteração do PV, sendo que deve sempre retirar-se 3 meses ao PV real, para facilitar o controlo dos PV e as devoluções dos produtos.

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Paula Cristina Teixeira Magalhães |8 No que toca aos Medicamentos Sujeitos a Receita Médica (MSRM) é sempre verificado o PVP marcado na embalagem, verificando se corresponde ao faturado. Quando há uma alteração no PVP e, por isso, o produto vai passar a ser comercializado com um preço diferente, ele é armazenado no armazém com um elástico e um papel a indicar mudança de preço. Apenas passará para as gavetas de dispensa rápida quando o stock do preço anterior chegar ao zero.

Os Medicamentos Não Sujeitos a Receita Médica (MNSRM) e restantes produtos de venda livre, devem ser etiquetados após a sua receção. A etiquetagem deve proceder-se de forma cuidadosa de forma a não tapar a parte frontal do produto, nenhum local com descrições em português ou Braille, ou ocultar informações como PV, lote e composição. O PVP é determinado tendo em conta o PVF e após ser calculada a margem de comercialização.

Aquando da receção da encomenda alguns produtos podem aparecer com stock negativo, o que significa que já se encontram pagos e, por isso, são colocados numa prateleira à parte.

Após a leitura de todos os produtos, verifica-se se o número total de unidades rececionadas e o valor monetário total presentes na fatura, correspondem aos mesmos indicados no SI.

Posto isto, é impresso no verso do duplicado da fatura o registo de receção da encomenda e procede-se à arquivação deste documento e do original para a contabilidade.

A receção de encomendas foi uma das primeiras coisas que me ensinaram na FCE e que pude desde cedo começar a realizar.

3.2.3. Armazenamento

O armazenamento dos medicamentos deve ser feito de forma a que os colaboradores consigam obtê-los de forma rápida, permitindo uma maior rentabilidade. Desta forma, o tempo do atendimento pode ser utilizado quase na totalidade para o utente, e não na procura dos produtos. Na FCE, os MSRM encontram-se no interior da farmácia, de forma a não estarem acessíveis aos utentes. Por outro lado, os MNSRM estão visíveis e de fácil acesso aos utentes.

Os psicotrópicos e estupefacientes encontram-se numa gaveta especifica, fora do alcance dos utentes.

Todos os produtos, tanto a nível das gavetas de dispensa rápida como do armazém, são guardados segundo a sua forma farmacêutica, por ordem alfabética,

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Paula Cristina Teixeira Magalhães |9 havendo separação dos medicamentos de marca e medicamentos genéricos. O armazenamento é feito segundo o princípio FEFO, de forma a que os produtos com um PV mais curto, sejam os primeiros a sair. Na FCE existe um armário no corredor central onde se colocam os produtos com PV a expirar, para que estes possam ser escoados mais facilmente (desde que seguro para o utente).

As condições de temperatura e humidade da FCE são constantemente monitorizadas por aparelhos de medição específicos, garantindo que a temperatura esteja sempre entre os 18ºC e os 25ºC, com exceção dos produtos armazenados no frio que se encontram a temperaturas entre os 2ºC e os 8ºC.

O armazenamento foi a primeira atividade que desenvolvi durante o meu estágio, e ajudou-me a adaptar e familiarizar com o espaço e com o local dos medicamentos e produtos de saúde, bem como a começar a associar certos nomes à sua indicação terapêutica.

3.2.4. Controlo de Prazos de Validade

O controlo dos prazos de validade é extremamente importante, para garantir que nenhum produto chega ao utente fora de prazo. Assim, na FCE o controlo dos PV é efetuado em duas alturas, sendo uma delas diariamente aquando da receção da encomenda, como já foi referido acima. Todos os meses há também a emissão de uma listagem de produtos que estão perto do seu prazo de validade. Cada colaborador tem uma listagem diferente que deve conferir até ao final do mês, e efetuar a sua atualização, caso seja necessário. Os produtos cuja validade esteja a expirar, mas ainda estiver prevista a sua venda são colocados num armário específico, já referido anteriormente, caso contrário, são devolvidos ao armazenista.

3.2.5. Reservas e Devoluções

Em situações em que um produto não existe no stock da farmácia quer seja por rotura do mesmo, ou por nunca ter sido requisitado pelos utentes, é possível realizar uma reserva no SI. O utente, pode decidir se quer deixar o produto pago (Reserva Paga), ou não (Reserva Não Paga). Esta informação fica registada no talão duplicado emitido pela farmácia, que será colocado junto do produto, aquando da sua receção.

Durante o estágio tive oportunidade de realizar todos os passos deste processo, desde finalizar a reserva no SI, bem como anexar o talão duplicado com o produto aquando da sua entrada na farmácia.

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Paula Cristina Teixeira Magalhães |10 Em relação às devoluções, estas podem ser realizadas por diferentes motivos: o produto não foi encomendado, foi encomendado por engano, a embalagem está danificada, a quantidade recebida é maior que a encomendada, os produtos têm prazo de validade a chegar ao final, houve suspensão da comercialização por parte do INFARMED ou circulares de recolha emitidas pelo detentor da Autorização de Introdução no Mercado (AIM).

Para se proceder à devolução, existe um menu no SI designado “gestão de devoluções”, no qual se cria uma nota de devolução. Nessa nota é necessário identificar o distribuidor, o produto a devolver, a quantidade, motivo da devolução e número da fatura de origem. Posteriormente, é emitida uma nota de devolução em triplicado, sendo que a terceira via fica na farmácia e as restantes são assinadas, carimbadas e juntas com o produto que se pretende devolver. Em caso de confirmação da devolução, é emitida uma nota de crédito ou efetuada a troca do produto, caso contrário o produto volta a ser rececionado na farmácia e vai para as quebras, dando prejuízo à mesma.

No decorrer do estágio, pude acompanhar a realização de devoluções e a posterior regularização.